机关档案管理工作培训PPT
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机关档案管理的主要环节 一、建立档案工作管理体制 二、建立档案管理制度 三、档案管理的具体环节
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一、建立档案工作管理体制 1.明确档案工作领导 2.设置档案工作机构 3.配备档案工作人员 4. 建立档案工作网络体系
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二、建立档案管理制度
1、归档制度 2、整理制度 3、统计制度 4、鉴定与销毁制度 5、保管制度 6、保密制度 7、利用制度 8、交接制度
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三、机关档案管理主要环节
第一环节 第二环节 第三环节 第四环节 第五环节 第六环节
收集 整理 鉴定 保管 利用 统计
化分散为集中 化零散为系统 化庞杂为质优 化易损为长远 化死材料为活信息 档案状况数字化
国家机关、社会组织或个人在社会活 动中直接形成的有价值的各种形式的历史 记录。
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二、档案的特性 档案产生的主体：多元性
个人、党政机关、企事业单位、社会组织
档案的本质属性:原始记录性 凭证作用、参考价值
档案表现的形式:多样性
载体多样：甲骨、青铜、石材、竹简 纸张、胶带、光盘
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5.档案库房管理要求 八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害 气体、防虫、防光、防尘、防盗。 纸质档案适宜温度：14℃ ～ 24℃； 相对湿度: 45% ～ 60% 电子文件适宜温度：15℃ ～ 27℃； 相对湿度: 40% ～ 60%
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档案统计工作是以表册、指标数字等 形式揭示档案和档案工作的有关情况的一 项业务工作。是定量和科学的方法搜集、 整理、研究和人提供档案统计资料的工作。 填写统计台帐
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第六环节 鉴定
目的：化庞杂为质优 关键词 价值 1.成立档案鉴定工作机构
单位应成立由主管领导、职能部门和档案人 员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文 件保管期限和到期档案定。
机关档案管理工作培训
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主要内容
第一部分 第二部分 第三部分 第四部分
什么是档案 机关档案室和档案人员的基本职责 机关档案管理的主要环节 归档范围和保管期限划分
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什么是档案
一、档案的定义 二、档案的特性 三、档案与文件的区别
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耐久字迹
书写材料 破损件 易退变件
声像档案
重大活动重要会议 重要职能活动和工作成果
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第二环节 整理
目的： 化零散为系统 关键词：系统
档案的整理就是按照一定原则对档案 实体进行系统分类、组合、排列、编号和 基本编目，使之有序化的过程。
机关档案的整理工作，主要包括机关 文件的平时归卷与调整、文件组卷、排列、 目录的编制、局部案卷或保管单位的调整等 项工作内容。
2. 制定档案保管期限表
档案保管期限表根据《机关文件材料归档范
围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第
８号）编制，各单位应根据文件对本单位、国家
和d社ocin/su会ndae_m所eng 具有的现实和今后工作查考、凭证作用，
3.组织源自文库展档案鉴定工作 单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴
形式多样：文字、图表、声音、图像
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三、档案与文件的区别
• 处理完毕的文件才成为档案
• 对日后工作有查考价值利用价值的文件 才有必要作为档案保存
• 通过立卷归档集中整理保存起来的文件 才能转化为档案
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机关档案室和档案人员的工作职责
机关档案室的主要职责： （一）建立健全本单位的档案工作规章制度； （二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归 档； （三）集中统一管理本单位档案，并按照规定向 综合档案馆移交档案； （四）监督指导所属机构的档案工作。
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第三环节 保管
目的： 化易损为长远 关键词 安全
档案保管工作的具体任务： 防止档案的损坏, 延长档案的寿命, 维护档案的安全。
1.档案库房建设要求 2.档案用房配备与安排 3.编制存放示意图 docin/sundae_meng
４.档案库房基本设施设备： 去湿降温设备（去湿机、空调机） 温湿度记录仪+每日记录 白炽灯 小开窗+厚型防光窗帘 消防设备 防盗门窗（三铁：铁门、铁窗、铁柜） 档案装具（密集架、铁皮柜、防磁柜等） 防虫药物
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档案人员的主要职责： （一）负责本机关档案材料的立卷归档和保管工 作，确保归档案文件材料收集齐全、整理规范、 科学保管； （二）负责本机关综合档案室的日常管理，确保 档案安全； （三）负责本机关室藏档案的查阅利用，迅速、 准确提供档案资料； （四）负责本系统档案业务指导工作。
一、 档案 的定义 《中华人民共和国档案法》中档案的定义：
档案，是指过去和现在的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术 、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会 有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式 的历史记录。
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国家档案局行业标准DA/T-2000《档案工作 基本术语》中档案的定义：
第四环节 编研利用
目的： 化死材料为活信息 关键词 服务 档案的编研
档案编研工作的主要内容：编辑档案 史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘 汇编，编写档案参考资料。如全宗介绍、 大事记。
档案利用服务工作的含义：提供档案 信息，为机关各项工作服务。
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第五环节 统计 目的：档案状况数字化 关键词 数字
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第一环节：收集 目的：化分散为集中 关键词：齐全完整
❖制度约束规范收 ❖办理完毕马上收 ❖会议文件及时收 ❖帐外文件催促收 ❖人员变动提前收 ❖责任到人督促收 ❖发现不齐补充收
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收集环节注意事宜： 齐全完整
反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整 有密切联系的同一组文件必须齐全完整 文件过程齐全完整
机关档案管理的主要环节 一、建立档案工作管理体制 二、建立档案管理制度 三、档案管理的具体环节
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一、建立档案工作管理体制 1.明确档案工作领导 2.设置档案工作机构 3.配备档案工作人员 4. 建立档案工作网络体系
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二、建立档案管理制度
1、归档制度 2、整理制度 3、统计制度 4、鉴定与销毁制度 5、保管制度 6、保密制度 7、利用制度 8、交接制度
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三、机关档案管理主要环节
第一环节 第二环节 第三环节 第四环节 第五环节 第六环节
收集 整理 鉴定 保管 利用 统计
化分散为集中 化零散为系统 化庞杂为质优 化易损为长远 化死材料为活信息 档案状况数字化
国家机关、社会组织或个人在社会活 动中直接形成的有价值的各种形式的历史 记录。
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二、档案的特性 档案产生的主体：多元性
个人、党政机关、企事业单位、社会组织
档案的本质属性:原始记录性 凭证作用、参考价值
档案表现的形式:多样性
载体多样：甲骨、青铜、石材、竹简 纸张、胶带、光盘
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5.档案库房管理要求 八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害 气体、防虫、防光、防尘、防盗。 纸质档案适宜温度：14℃ ～ 24℃； 相对湿度: 45% ～ 60% 电子文件适宜温度：15℃ ～ 27℃； 相对湿度: 40% ～ 60%
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档案统计工作是以表册、指标数字等 形式揭示档案和档案工作的有关情况的一 项业务工作。是定量和科学的方法搜集、 整理、研究和人提供档案统计资料的工作。 填写统计台帐
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第六环节 鉴定
目的：化庞杂为质优 关键词 价值 1.成立档案鉴定工作机构
单位应成立由主管领导、职能部门和档案人 员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文 件保管期限和到期档案定。
机关档案管理工作培训
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主要内容
第一部分 第二部分 第三部分 第四部分
什么是档案 机关档案室和档案人员的基本职责 机关档案管理的主要环节 归档范围和保管期限划分
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什么是档案
一、档案的定义 二、档案的特性 三、档案与文件的区别
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耐久字迹
书写材料 破损件 易退变件
声像档案
重大活动重要会议 重要职能活动和工作成果
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第二环节 整理
目的： 化零散为系统 关键词：系统
档案的整理就是按照一定原则对档案 实体进行系统分类、组合、排列、编号和 基本编目，使之有序化的过程。
机关档案的整理工作，主要包括机关 文件的平时归卷与调整、文件组卷、排列、 目录的编制、局部案卷或保管单位的调整等 项工作内容。
2. 制定档案保管期限表
档案保管期限表根据《机关文件材料归档范
围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第
８号）编制，各单位应根据文件对本单位、国家
和d社ocin/su会ndae_m所eng 具有的现实和今后工作查考、凭证作用，
3.组织源自文库展档案鉴定工作 单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴
形式多样：文字、图表、声音、图像
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三、档案与文件的区别
• 处理完毕的文件才成为档案
• 对日后工作有查考价值利用价值的文件 才有必要作为档案保存
• 通过立卷归档集中整理保存起来的文件 才能转化为档案
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机关档案室和档案人员的工作职责
机关档案室的主要职责： （一）建立健全本单位的档案工作规章制度； （二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归 档； （三）集中统一管理本单位档案，并按照规定向 综合档案馆移交档案； （四）监督指导所属机构的档案工作。
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第三环节 保管
目的： 化易损为长远 关键词 安全
档案保管工作的具体任务： 防止档案的损坏, 延长档案的寿命, 维护档案的安全。
1.档案库房建设要求 2.档案用房配备与安排 3.编制存放示意图 docin/sundae_meng
４.档案库房基本设施设备： 去湿降温设备（去湿机、空调机） 温湿度记录仪+每日记录 白炽灯 小开窗+厚型防光窗帘 消防设备 防盗门窗（三铁：铁门、铁窗、铁柜） 档案装具（密集架、铁皮柜、防磁柜等） 防虫药物
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档案人员的主要职责： （一）负责本机关档案材料的立卷归档和保管工 作，确保归档案文件材料收集齐全、整理规范、 科学保管； （二）负责本机关综合档案室的日常管理，确保 档案安全； （三）负责本机关室藏档案的查阅利用，迅速、 准确提供档案资料； （四）负责本系统档案业务指导工作。
一、 档案 的定义 《中华人民共和国档案法》中档案的定义：
档案，是指过去和现在的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术 、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会 有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式 的历史记录。
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国家档案局行业标准DA/T-2000《档案工作 基本术语》中档案的定义：
第四环节 编研利用
目的： 化死材料为活信息 关键词 服务 档案的编研
档案编研工作的主要内容：编辑档案 史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘 汇编，编写档案参考资料。如全宗介绍、 大事记。
档案利用服务工作的含义：提供档案 信息，为机关各项工作服务。
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第五环节 统计 目的：档案状况数字化 关键词 数字
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第一环节：收集 目的：化分散为集中 关键词：齐全完整
❖制度约束规范收 ❖办理完毕马上收 ❖会议文件及时收 ❖帐外文件催促收 ❖人员变动提前收 ❖责任到人督促收 ❖发现不齐补充收
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收集环节注意事宜： 齐全完整
反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整 有密切联系的同一组文件必须齐全完整 文件过程齐全完整