第7讲 写作与书面沟通

激发受众兴趣的首要切入点
如何减少受众的抵触情绪， 消除受众的负面反馈可能给沟通带来的困难。 因为如何让消极受众转化为中立受众，甚至积极受众，是沟通中最困
难的。 如何编辑信息以激发受众兴趣 首先，要考虑的是受众会持哪些反对意见？ 其次，要注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好？
而且在论据的组织上，要具有说服力：通过提出问题、分析解决、解
决问题的逻辑思路，统筹把握整个文章的结构。
2.中间层次
在整个论证展开过程中，要遵循其系统逻辑结构。每当提出一个论点，
就必须要对这个论点按照“论点—论据—论证”的结构组织信息。
3.基础层次
每个完整的句子，都要有逻辑性。当一个句子没有表达完整之前，不
（一）受众对信息的第一反应
1.报告是否值得看?
若受众认为很有用，不但会认真地看，而且会积极采取行动。 若受众认为与自己没有关系，或没有兴趣，就会将之束之高阁。
2.那么，如何才能让受众感兴趣呢?
用主题句或在首段向受众昭示信息的重要性以及与受众的相关性； 把应付诸实施的内容尽量简化； 为使信息内容得以实施，设定一个可行的截止日期； 信息越短越好。
符合规范，不随意自造，正确使用标点符号。
7
7.1 书面沟通概述
2.清晰性
清晰的文章更能引起读者的兴趣，更能使读者正确领会作者的原义。
为此，应该注意：
文章的整体布置，包括标题、大小写、字体、页边距等； 尤其是要留下适当的空白，若是把所有的文字都挤在一起，则很难
阅读；如果是手写，则不能太潦草。
够得到真实的信息。 3.对受众来说，书面信息传递方式快速。
阅读比倾听快。 当然对整个沟通系统来说效率并不一定高。 因为这涉及信息发送者的效率问题。
4.书面沟通可以特别关注问题的细节。
而且受众可以更多地获取细节方面的信息。
5.比口头表达采用更为精确的用词。
5
7.1 书面沟通概述
价值的文字精简掉，使得文章言简意赅。
8
7.1 书面沟通概述
三. 实现写作与阅读双方的心理共识 （一）正确运用写作语气
1.语气可以揭示撰写者对待读者的态度
语气很微妙，它不仅受到文化和习俗的影响，而且有时还受到权力的
影响，如上级对下级友善的表述，反过来用于下级对上级时，会显得 傲慢无礼。
说明要直接提出要求，界限明确，是非分明，议论要直接表述事理。 文字表达上，要概念明确，判断恰当，推理合乎逻辑。如使用概念 要明确其内涵和外延，使用简缩语要坚持约定俗成的原则，判断要 性质明确、恰如其分，推理要符合事物内部的固有规律，避免牵强 与武断。
文字书写上要符合一定的标准。如用从左及右横排书写，简化字要
你对公司、公司的文化、公司的背景的认识就越深刻，写作起来就越 得心应手。 掌握各种写作技巧。优秀的撰写者往往通晓各种写作技巧，使得他们 下笔如神，妙笔生辉。 树立写作的自信心。坚信只要自己不断勤学苦练，定能越写越好。 就写作问题多与他人交流。要重视你的上司或同事的反馈信息方面的 问题和技巧经常与他们交流，从而提高自己的写作水平。
正确的语气不仅有助于读者正确理解，而且还有利于展示撰写者及其
组织的良好形象，保持良好信誉，从而建立与读者的良好关系。
2.因此，正确的语气应该遵循以下原则：
专业但不能僵硬
友善但不虚伪
自信但不傲慢 礼貌但不卑微
9
7.1 书面沟通概述
（二）克服写作心理障碍
1.写作障碍及原因
二.书面沟通的基本原则 （一）管理角度写作的基本原则
1.正确性：写作的首要原则
写出的文章材料要真实可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。 尤其是对文章主旨的把握，一定要明确写作的意图，正确地传递想要
传递的信息，实现有效沟通。
正确性还取决于表述上的准确性，这又取决于以下因素：
在表达方式上，要符合文章样式的需要。如叙述要讲求事实的概括，
可以埋名隐姓
不太可能受到约束或显得保守 搞得好，富有创造力； 搞得不好，也可能产生极大的破坏力 语言不整洁，错误较多 比传统书面沟通花的准备时间少 可能与组织中的各层次接触 可以使用情感符号来显示非语言性 的信息传达 可能比传统书面沟通的机密性差 比书面沟通传递速度快
6
7.1 书面沟通概述
字。
19
7.2 文字组织原则与技能
二.书面沟通的文字组织技能 （一）书面沟通的语言逻辑性，表现在三个层次上:
1.最高层次
整个文章或报告的前后逻辑性要强，要融为一体，一气呵成。 首先要确定文章所要达到的目标。为此，要充分地收集各方面具有说
服力、与主题紧密相关的材料来佐证或论证你的观点。
2.书面沟通基础：写作水平
要达到良好的书面沟通效果，必须具有一定的条件： 较强的写作能力，能够以恰当的形式成文，在恰当的时间以恰当的
方式送至恰当的对象。 一旦发生差错，纠正的困难和所需付出的代价往往也较大。 比如一份不切实际的公司章程，一份有失公正的合同，都会对企业 产生长远的不利影响。
运用你所写的内容。
13
7.2 文字组织原则与技能
2.受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验
从亲身体验直接掌握的知识往往比间接从书本中学到的知识更实际、
更可信。 尽管有些人会把这些经验视为例外、谬论或侥幸，我们自己则会视之 为将来更好地开展工作的基础。
要想改变受众对某一信息的认知，必须：
组织信息的内容。
3.完整性
完整地表达想要表达的思想、观点，完整地描述事实。 为了完整地表述，应该反复检查思考，不断增补重要的事项。
4.简洁性
“简洁”似乎与“完整”是一对矛盾，这其实是个“度”的把握问题： “完整”是为了表达想要沟通的重要方面，但并不意味着要把所有
的事实、观点罗列纸上。
可以通过排序的方法把不太重要的事项删除，把琐碎的、没有太大
18
7.2 文字组织原则与技能
2.其次，注意文章的语言、结构和格式
在信息的编辑时，要注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好。
具体在做法上，考虑以下五个方面的问题: 受众喜欢何种写作风格。根据对受众的了解，选择不近不远、友善
的风格;
避免使用激进或禁忌的词汇令受众产生反感;
了解受众所需信息的具体程度; 根据受众个性和文化背景的不同选择直接的或间接的信息结构; 根据受众对于表达方式（包括长度、版式、脚注等）的偏好编辑文
对不同个体进行分析。在决定书面沟通前，有必要根据以往与读者的
交流经历对其进行个体分析，以便增强针对性，实现有效沟通。
11
7.2 文字组织原则与技能
一.受众导向的文字组织原则
受众导向的文字组织原则包括三个方面：
一是受众对信息的第一反应会是什么？ 二是受众到底需要多少信息？ 三是以何种方式编辑信息以激发受众兴趣？
内容;
说明你的建议是现有最好的解决办法，当然这也不是十全十美的。
17
7.2 文字组织原则与技能
强调双方的一致点
在讲双方之间的一致之处时，不妨向受众提供你们共同的经历、兴
趣、目标和价值观。 因为一致的感觉有时比文件的内容更能说服对方。 具体在沟通相互之间一致点时，建议:
*采用生动、短篇、有趣的故事谈论你们的共同之处； *写作风格应尽量友善、非正式; *文章结束语和敬称等要让读者感觉到在群体中的归属感。
单位和个人。 无需其他的一些辅助条件。比如会议需要安排时间、地点和招待会议 参与者。演讲也是一样，良好的演讲环境是个必备条件。身体语官则 更有诸多限制，而书面无需此类讲究。
4
7.1 书面沟通概述
（二）书面沟通的作用
1.沟通信息的内容便于记录，并能得到永久保存。
2.由于易于保存，且不易被“污染”，可以不在沟通现场的受众能
12
7.2 文字组织原则与技能
（二）受众到底需要多少信息
这要具体分析三个问题:
受众对于讨论的主题知道多少？ 受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验？ 需要提供哪些信息？
1.受众对于讨论的主题知道多少？
如果你所提供的信息完全是新的内容，必须做到： 通过下定义、概念解释、举例子等方法将主题表达清楚； 将新的信息与受众己有的常识相联系； 通过分段或加小标题的方式使信息易于理解； 用文件草稿在传递对象的抽样人群中进行试读，看他们是否领会和
在表达的信息中先对受众的早期认知予以认可； 用理论、统计数据说明长期和短期效果之间的差别，或证明受众的
经验在此不适用；
在不伤面子的前提下，提示受众情况己经发生变化，态度和方法也
要作相应的变化。
14
7.2 文字组织原则与技能
3. 需要提供哪些信息？
为了弄清楚受众所需要借助的信息背景，要做好：
要轻易断开；一个段落内部不要前一句和后一句出现完全不同、或不 相关的表述。
20
7.2 文字组织原则与技能
（二）如何增强文章的说服力
1.通过运用演绎、归纳等推理方式增强文章的说服力
一篇文章的思维模式，直观地反映出了沟通者的思维方式和技巧。
这里简要地以例子进一步探讨如何通过论证、论据和结构的有机结合，
障碍主要有：
一是在写作前无从入手。可能是由于没有收集到足够的材料…… 二是写作过程中思维中断，使得写作活动中止。 第三个原因可能是作者缺乏一些写作的基本知识，比如对应用文书
的格式没有完全掌握。
10
7.1 书面沟通概述
2.要克服写作的心理障碍，撰写者必须做到：
积极参与公司的活动。与公司其他成员交流得越多，沟通得越充分，
第
7讲
写作与书面沟通
本讲主要内容：
书面沟通及其作用（书面语言：最可靠的沟通方式） 各种书面沟通媒介的比较 管理角度写作的基本原则
实现写作与阅读双方的心理共识
受众导向的文字组织原则与文字组织技能 书面沟通写作过程的五个阶段 书面沟通的写作规范 管理公文的书写（报告的书写与长篇正式报告格式简介）
（三）各种书面沟通媒介的比较
纸张、传真
读者参与程度低，反应慢 对于信息的接受情况缺乏控制
电子邮件、电子会议系统 读者参与程度高，反应快 能立即接收到信息，且能自行控制
难以埋名隐姓
更可能受到约束和较为保守 搞得好，可能更为清晰； 搞得不好，则过于死板 要求更符合逻辑和语法规范 需要更多的时间准备 不太可能与组织中的各层次接触 缺乏非语言性沟通，没有口头沟通 那么丰富 机密性差 传递速度慢
16
7.2 文字组织原则与技能
1.要站在受众的立场给他们提供积极信息。
具体策略:
把好消息放在第一段; 把受众可能得到的好处甚至放在好消息之前; 开头先讲你们之间的共同点和一致之处;
观点要清楚明确;
不要使用煽动性的言论; 减少说明或要求等内容的篇幅，若可能，在下次沟通时再提出此类
3
7.1 书面沟通概述
3.书面沟通的优点
有充分的思考时间。可以在经过认真思考之后，把想要表达的写下来，
边写边想，边写边改，在初稿完成之后，再重新审阅、修改、调整。 甚至可以放置一段较长的时间后再拿出来修改，这样可容易发现一些 隐藏的错误，使最终的作品正确、简明、清晰、完备。
可以实现多向信息传递。比如一个通知，可以复制多份，发送到相关
用“如你所知”或“正如你记得的那样”的字眼开始提醒对方的有
关信息，避免让对方觉得你认为他们根本就不懂你在说什么； 把已为大家接受的或显而易见的内容放在你的句子中；
需要提示的内容过长时，可以用加小标题、单独成段，或列入文件
和备忘录的附录等形式表达。
15
7.2 文字组织原则与技能
（三）以何种方式编辑信息以激发受众兴趣
Fra Baidu bibliotek 7.1 书面沟通概述
一.书面沟通及其作用 （一）书面语言：最可靠的沟通方式
1. “口说无凭，落笔为准”
商业活动中，都要以书面记录方式加以认同，并约束大家行为 内部：公司章程，规章制度，职务说明书，计划，单据，申请…… 外部：财务报告，市场调研报告，对外的商务信函…… 以文字表述，最有效整理思路，建构严密信息逻辑。