会议会务工作流程清单Checklist.xls
会务会议工作流程清单
会议负责人
与会人员 会议议程 确定酒店
流程制定
制定流程 准备会议 明确人员分工
资料
准备与收集
会议通知
撰写通知
回执收集
确定参会人员信息 确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式 整理通讯录 与会人员通讯录和会务组人员通讯录 制定专人收集讲师的课件；如需要述职，提前收 集述职材料；会议签到表；人员通讯录；房间温 馨提示卡；会场指示牌；电子版资料，包括会议 议程、会议指引（外部）、回执、会议使用流程 （Word/Excel/PPT等） 确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到 一定的文件夹，并告知相关人员；确定会议所需 的几台电脑，并制定专人保管 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋，并准备笔和本 签到的时候发放到参会人员手中 联系酒店，确定房间类型及个数，安排人员住宿 的房间号，询问酒店是否包括早餐 确定到达时间，地点，人员姓名和电话 预订车辆和司机 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员；注明 就餐人数，就餐性质
摄影把关 摄影 现场抓拍
检查会场情况 场内负责人 设备就绪
茶水
茶水供给到位
会中准备
会场收拾
清洁整理会场
提神饮料的准备
准备咖啡
水果 场外负责人 食品
紧急事件
专家会议指引 专家会议 麦克风 Nhomakorabea会议地点指引 会议记录 麦克风传递 就餐地点指引
指引与会人员到会议地点参加会议 录音笔录音，人员现场记录 若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人 带领与会人员到制定地点就餐，提起和主持人沟 通，以整齐的队伍排列进入就餐地点。 会务组人员安排人员就餐，并确定有无饭菜不足 等现象；参与人员离开后，会务组人员用20-30分 钟轮班就餐。 会议后尽早整理会议纪要 经领导审阅后通过邮件发布
会务工作流程工作清单
设备类
产品礼品类 公司产品展示；礼品准备； 舞蹈节目 租赁类 场内VI 场外VI 邀请函 宣传手册 信息发布 主持稿 主讲人PPT 舞蹈节目人员的聘请安排 主持人；礼仪小姐；演出服装、化妆；投影仪（LED屏 幕）、灯光音响；摄影录像； LED背景图、讲台、横幅、场内座位图、嘉宾讲师牌、 签到表 Logo袋子、签到处背景、签到墙、咨询台、指引牌、 用餐图、温馨提示、易拉宝 制作易企秀邀请函（电子版）、嘉宾邀请函（书面） 宣传手册、会议流程等纸面印刷 公众号文章预热、邀请文章推送、朋友圈发布图文、 微信群信息发布； 主持人稿件准备， 主讲嘉宾演讲PPT准备 确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式 跟踪确认参会人员，安排专人跟踪接待 为来访客人联系酒店、确定房间类型及个数，询问酒 店是否包括早餐 确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间 预订车辆
参会人员
参会人员 邀请确认 酒店预订
接机
序 列 24 25
组别
工作任务
工作内容
公司食堂；填写客餐申请单并交食堂人员
负责人
完成时间
晚宴/宴会
外面餐馆；餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆 预订、酒水准备 茶点：填写客餐申请并交食堂人员，通知物业人员安 排茶点摆放处
后勤组 26 27
回程机票预 回程人员姓名、航班；联系前台确认出票 订 会议礼品预 如有需要，提前确定赠送礼品样式及数量、联系总办 订 协助 会后活动安 联系活动场所，车辆预订 排
会前筹备工作
序 列 1 2 3 4 5 6 酒店组 组别 工作任务 工作内容 负责人 完成时间 酒店主要负 对接酒店主要负责人 责人 酒店设备对 会议布场；VI布局；测试灯光，音响，LED屏幕 接 网络通讯 安保 活动报备 手机4G信号强弱，Wifi有线网络连接 酒店安保事宜 活动是否需要报备
大型会议会务工作流程清单
会场 会场布置 摄影 回程安排 礼品 会后活动安排 人员报到 摄影联系
自备数码相机 会议现场抓拍用 回程机票预订 会议礼品预订
活动地点及人 联系活动场所，车辆预订 数 人员报到 资料发放 直接前往酒 工作模块 设备 会场 专家会议指引 工作任务 设备就绪 具体内容 责任人 3 6:30--8:00 3 4 8:20-8:40 时间节点 是否完成 检查会议使用电脑、投影设备、音响 设备、网线等是否就绪 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬 检查会场情况 挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 、礼品是否到位 会议地点指引 指引与会人员到会议地点参加会议 查看会场中携带笔记本人数，是否需 笔记本电脑使 要充电器，网线等,通知物业管理处接 用协助 待人员协助 茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位 摄影把关 现场抓拍 专家会议 会议第一天工 作 【 11月11日】 麦克风 会场收拾 午餐 会议记录 麦克风传递 清洁整理会场 与总办专业摄影人员沟通场景拍摄， 照片效果把关 用自备数码相机抓拍会场情况 录音笔录音，人员现场记录 若台下代表需发言，明确麦克风传递 负责人 恢复会场卫生、设备设施维护、是否 有物品遗漏
就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐 会场、设备准备 设备就绪、会 设备复查，会场布置 场状况 经理会议指引 会议地点指引 指引与会人员到XXXXXXXXXX参加会议 电脑与网络、茶 水、摄影、会议 会议过程开展 同上午会议过程 记录、麦克风 会场收拾 清洁整理会场 恢复会场卫生、设备设施维护、是否 有物品遗漏 招待宴会 就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐 组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车 观看二人转表演 观看表演 组织入座、紧急情况处理、组织出场
欢迎牌指引牌座位牌是否到位若有需要提前确定赠送礼品样式及数量联系总办叶穗芬协助部门例会及培训会务工作流程清单环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成会议当天工作设备设备就绪会场检查会场情况签到签到表资料分发准备好资料人员签到后发放电脑与网络茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位摄影摄影把关现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况会议记录会议记录录音笔录音人员现场记录麦克风麦克风传递若台下代表需发言明确麦克风传递负责人午餐就餐确认致电食堂确认就餐人数保障午餐供应就餐地点指引指引与会人员到制定地点就餐茶点准时送达联系食堂确保茶点准时送达下午茶时间告知与会人员茶点摆放点合影大合照拍摄会后组织全体人员合影礼品礼品分发将礼品派发给与会人员会后会场收拾会场清理回收并清空会场资料检查是否有物品遗忘晚宴酒水将提前准备好的酒水放到车上车辆确定接送人员的车辆到位清点人数上车到达餐馆时分别清点人数点菜根据现场情况点菜也可提前点好晚宴后晚宴后确保所有人员都能安全到达目的地会议后期工作宣传报道宣传资料准备稿件撰写及照片整理宣传报道发布会议纪要纪要整理会议后尽早整理会议纪要邮件发布经领导审阅后通过邮件发布后续工作跟进会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销会务工作总结工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理检查会议使用电脑投影设备音响设备网线等是否就绪桌椅摆放
大型会议会务工作流程清单
大型会议会务工作流程清单
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8 / 19
9 / 19
10 / 19
11 / 19
12 / 19
13 / 19
组织
人员上车联系车辆到位，
人带领人员上车
观看表演组织入座、
处理、组织出场
组织
人员返程车辆、人员到齐，全送达酒店
组织
人员上车联系车辆到位，人带领人员上车
参观一汽与一汽本次活动负
责人合作组织参观
14 / 19
生产车间及园区
就餐地点指引带领与会人员到华天大酒店中餐厅就餐
组织
人员上车联系车辆到位，人带领人员上车
参观
一汽生产与一汽本次活动负
责人合作组织参观
15 / 19
16 / 19
车间及园区
组织
返程
组织人员结束参观、安全送达逸夫楼会场 布置
闭幕
会场 设备、条幅、施座位牌等
摄
影、照相、
人员仍按第一天安
排
17 / 19
18 / 19
19 / 19。
01_会务工作流程清单
会场
会场布置 联系新闻报道组 参会对象签到 会场服务 会场记录 报道新闻稿 会务工作总结
新闻报道 签到 会议期间 会场 会议记录 宣传报道 会后工作 后续跟进
会前准备
资料
将会务工作人员分工情况填入此表 根据会议内容和主题，议程起草通知 确定参会人员人数及单位、姓名、性别、职务 确定参会人员信息 、联络方式等 整理参会人员名单 内容同上 会议电子版资料准备：包括会议使用文档正式 准备与收集 版，会务指引，参会人员名单、签到表等 资料打印 会议室确定 对会议资料进行编辑，核稿；列出需打印资料 清单、份数，交政府采购定点文印处印刷 落实投影、会标（横幅）、座位牌、茶水等 落实并检查会标、投影、座位牌、会议资料、 话筒、签到席、茶水是否到位，接待调研、考 察等会议时欢迎词、指引牌等是否落实 对接新闻报道人员，预提供新闻报道素材，准 备会议摄影摄像工作（或自行安排摄像） 落实人员负责签到工作，引导参会人员及时就 坐，跟进提醒可能迟到参会对象等 对会场设备、茶水、记者等及时跟进服务，对 会风会纪进行检查，做好提前离场人员登记； 会后回收并清空资料，检查是否有物品遗留等 专人负责会议记录，录音笔录音 审核报道组报道稿，同时报政务信息 会后进行会务工作总结，梳理工作出色之处及 不足之处，对会议部置的工作跟进管理督促
会务工作流程清单
环节 工作模块 会议确认 会议内容（主 题）确定 工作任务 会议名称 会议时间 会议地点 参会人员 会议议程 准备会议 会议通知 回执收集 明确人员分工 撰写通知 具体内容 根据会议内容、主初步预定会议室 确定参会人员层级、范围，预估人数等 根据会议主题，确定会议主持人，主报告人， 具体会议议程等 责任人 时间节点 联系电话 是否完成
会务工作流程CHECKLIST
责任人
时间节点
是否完 成
资料
会议前期 准备
住宿 接机
打印 装订 发放 酒店预定 接机
餐饮
就餐形式、地点确 定
文具
文具准备及领取
会场
会议室预定
摄影 礼品 人员报道
摄影联系 自备数码相机 会议礼品预定
人员报道 资料发放
设备
设备就绪
会场
检查会场情况
签到
签到表 资料分发
电脑与网络
笔记本电脑使用协 助
茶水
会议名称： 会议时间： 会务组成员及联系方式：
环节 工作模块 工作任务
会议类型
会议时间
会议确认
会议事由确 定
会议室预定 与会人员 会议议程
确定酒店
准备会议 明确人员分工
资料
准备与收集
会议通知
撰写通知
确定参会人员信息 回执收集
整理通讯录
准备与收集
储存
资料
印刷
会务工作流程CHECKLIST
具体要求
对应内容
后续工作跟 会务工作总结 进
工作任务跟踪整理
备注
茶水供给到位
摄影
摄影把关 现场抓怕
会议记录
会议记录
会议当天 工作
麦克风 午餐
麦克风传递 就餐确认 就餐地点指引
茶点
准时送达 下午茶时间
合影
大合照拍摄礼品会后会场 拾礼品发放 会场清理
晚宴
宣传报道 会议纪要 会议后期 工作
酒水 车辆 清点人数 点菜 晚宴后 宣传资料准备 宣传报道发放 纪要整理 邮件发布 会务费用结算
大型会议会务活动工作流程清单表-整理版
会议名称会议时间会议地点会议室预订根据会议形式及人数预订会议室与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等确定酒店根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表资料准备与收集电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT 等）会议通知撰写通知附：资料（参见上一行）确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录（内容同上）准备与收集电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋发放发送邮件住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间预订车辆公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处文具文具准备及领取准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证会议室预订投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水会场布置桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位摄影联系与总办专业人员联系摄影事宜自备数码相机会议现场抓拍用回程安排回程机票预订回程人员姓名、航班；联系前台确认出票礼品会议礼品预订若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办叶穗芬协助会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订人员报到直接前往酒店报到资料发放包括会议材料、代表证等接机就餐形式、地点确定会议事由确定回执收集资料接机餐饮会场摄影人员报到会议确认会议前期准备设备设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪3会场检查会场情况桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位3专家会议指引会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议48:20-8:40电脑与网络笔记本电脑使用协助查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知物业管理处接待人员协助1茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位1摄影把关与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关1现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况2专家会议会议记录录音笔录音，人员现场记录2麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人1会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏311:40-12:00午餐就餐地点指引带领与会人员到XX酒店就餐411:40-12:00会场、设备准备设备就绪、会场状况设备复查，会场布置412:40-13:10经理会议指引会议地点指引指引与会人员到XX参加会议413:20-13:40电脑与网络、茶水、摄影、会议记录、麦克风会议过程开展同上午会议过程814:00-17:00会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏317:10-17:40招待宴会就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐417:10-17:30组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车19:00-19:20观看表演组织入座、紧急情况处理、组织出场20:00-22:00组织人员返程车辆、人员到齐，安全送达酒店22:10-22:30组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车7:50-8:10参观一汽生产车间及园区与一汽本次活动负责人合作组织参观8:30-11:00午餐就餐地点指引带领与会人员到xx大酒店中餐厅就餐11:00-11:20组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车12:30-12:40参观一汽生产车间及园区与一汽本次活动负责人合作组织参观13:00-14:30组织返程组织人员结束参观、安全送达逸夫楼会场14:50-15:20布置闭幕会场设备、条幅、桌椅设施座位牌等14:00-15:00摄影、照相、茶水、会议记人员仍按第一天安排16:00-17:00会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏17:10-17:30闭幕晚宴就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐17:10-17:30宣传资料准备稿件撰写及照片整理宣传报道发布将稿件及照片发送至总裁办企业文化组，进行宣传报道纪要整理会议后尽早整理会议纪要邮件发布经领导审阅后通过邮件发布会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销会务工作总结组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处后续工作跟进56:30--8:009:00-11:30会议后期工作摄影观看二人转表演参观一汽参观XXXX会议闭幕活动宣传报道会议纪要会议第一天工作【X月X日】会议第二天工作【X月X日】环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成深圳中海会务-大型会议会务工作流程清单工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理后续工作跟进作。
会议会务工作流程清单
桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬 检查会场情况 挂；指引牌、桌牌、茶水、礼品是否 到位 会议地点指引 指引与会人员到会议地点参加会议 茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位 现场抓拍 会议记录 麦克风传递 用自备相机抓拍会场情况 录音笔录音，人员现场记录 若台下代表需发言，明确麦克风传递 负责人
会议事由确定
明确人员分工 将具体人员分工填入此表 准备与收集
资料
确定参会人员 确定与会人数、姓名、性别、职务、 信息 联络方式 电子版资料，包括会议使用文档正式 准备与收集 版、会务指引（内部）、通讯录、签 到表 确定会议用电脑，将所有需要展示的 储存 资料储存到一定的文件夹，并告知相 关人员 联系广告公司，确定价格、印刷完成 印刷 及送货时间 打印 装订 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋 联系酒店，确定房间类型及个数，询 问酒店是否包括早餐 确定接送领导名单、联络方式及航班 到达时间 安排司机 餐厅预定：提前到现场踩点、点菜、 就餐形式、地 车辆预订、酒水准备 点确定 茶点：通知服务人员安排茶点摆放处 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白 文具准备及领 板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代 取 表证 会议室预订 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌 、指引牌、座位牌、茶水 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢 迎牌、指引牌、座位牌是否到位 会场设备供电保证、器材准备到位 若有需要，提前确定赠送礼品样式及 数量，备好置于制定地点
会议指引 茶水 会中服务 摄影 高级会议 麦克风 用餐 会场、设备准备 招待宴会 会场收拾 宣传报道
就餐地点指引 带领与会人员到酒店就餐 设备就绪、会 设备复查，会场布置 场状况 就餐地点指引 带领与会人员到酒店就餐 恢复会场卫生、设备设施维护、是否 清洁整理会场 有物品遗漏 宣传资料准备 稿件撰写及照片整理 宣传报道发布 纪要整理 邮件发布 将稿件及照片发送至总公司办公室/分 公司综合管理部 会议后尽早整理会议纪要 经领导审阅后通过邮件发布
会务工作流程清单表
时限要求
是否完成
1、现场会：（1）要根据会议主题，提前确定好考察项目，准备好参观现场。每个考察点要有生产场面和项目效果图
解决好现场脏乱差臭、凹凸不平等问题，抓好考察点绿化、美化、亮化、净化工作，确保整洁、整齐；及时上报参观
点简介，落实参观线路；制作悬挂好横幅，门口摆放宣传牌。（2）要做好“一对一”接待。对省领导及省直部门、兄弟县市的与会代
作职责 各项准备工作责任到人，明确所需物品清单，备好工
作用车 确定需提供协助服务单位和部门，明确责任人
名称、时间、地点、人员，发文单位，签发 核准参会人数和出席领导人数、职务、排序、座次，
特别是有发言任务的单位和人员要落实好 根据会议主题，撰写会议所需相关材料，包括讲话、
主持词、会议议程、典型发言、决议决定等 所有文字材料及时送领导审阅审核
它 工作。（4）做好考察现场演示工作。准备工作就绪后，要组织交警、直播员、解说员、志愿者，到考察现场实地演示，确保每个应 注 意
2、党代会：要准备党旗、党徽等，需要安排人员食宿的，要提前确定人员信息，包括姓名、单位及职务、交通方式 等，并根据人数提前联系确定宾馆、餐厅，规定标准，安排车辆，确定接待责任人和路线引领组织人员，印制会议指
负责录音及文字记录
负责引领及递送奖品 交警指挥、电力保障、信访维稳、治安、医疗、城管
执法等
责任部门 责任人 时限要求 是否完成
检查 会议资料 会 会议设备 会议物品 前
工作人员 到位
环节 工作模块
会 会场秩序
前
设备运行 会 中
会场情况
文件资料 音响话筒 电脑投影 空调灯光 会标条幅 主席台 休息室 卫生间 会场内 会场外 会场内人员 会场外人员 工作任务 车辆引导 签到发放资料 人员就座
大型会议会务工作流程清单(详尽版)
环节工作模块工作任务会议名称会议时间会议地点会议场所与会人员会议议程确定酒店电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word、Excel、PPT等）明确人员分工确定参会人员信息整理通讯录回执收集确定参会人员信息确定参会人员信息整理通讯录准备和收集存储打印装订发放住宿预订、安排酒店预订接送（飞机、火车、汽车）接送入住酒店餐饮就餐形式地点确定文具文具准备及领取会议场所预订会场布置会议事由确定回执收集资料会场大摄像联系摄影工作回程安排回程接送，车票预订礼品会议礼品预订会后活动安排活动地点及人数人员报到资料发放路线设定展厅布置解说对接组织人员参观、考察设备设备调试、就绪会场检查会场情况嘉宾、客户会场指引会场指引电脑及网络笔记本电脑使用协助茶水茶水供应摄像工作摄影工作礼仪指引，麦克风礼仪指引会议闭幕布置闭幕会场摄影，照相，茶水，会议记录会场撤展清洁整理会场就餐宴会就餐地点指引组织人员旅游回程安排回程接送，车票预订宣传计划表摄影、摄像人员报到参观第六工业园/集团双创展厅摄影、摄像旅游安排宣传报道发布纪要整理内部发布会务费用结账报销会务工作总结工作任务跟踪管理会议纪要后续工作跟进销售跟进宣传报道大型会议会务工作流程清单具体内容责任人时间节点根据会议形式及规模预定会议室场所确定与会人员类别及通知邀约方式（纸质邀请函、微信邀请函、电话邀约、邮件邀约、上门拜访邀约等）明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人（发言嘉宾邀约等）根据与会人员的类型及规模预定酒店房间、用餐、会场等，提前致电酒店人员做好准备将具体人员分工填入此表电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word、Excel、PPT等）整理通讯录整理通讯录电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word、Excel、PPT等）电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表确定会议用电脑，将所有需要展示的资料存储到一定的文件夹，并告知相关人员列出打印清单及打印份数将文件整理装入资料袋通过内部邮件、内容微信共享等多种形式共享资料，确保收到，并要求查阅、回复联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐确定接送人员名单（嘉宾、客户），联络方式及航班、车次到达时间·（根据会务时长、具体安排安排就餐，根据用餐地点做以下工作）食堂：确定用餐规模，提前联系场地、菜单、酒水等，并办理手续，与食堂工作人员做好对接，做好接待工作，如有需要需提桌外面就餐：酒店预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预定、酒水准备，与酒店工作人员对接，做好接待工作，如有需要需提前茶点水果：提前安排，并告知工作人员做好摆放或上桌准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、激光笔、录音笔、代表证等投影、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水等桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位等与总办专业人员联系摄像事宜，提前沟通流程，提前与主持人对接会议现场抓拍，最少安排2人，相机提前充电、清空存储卡，提前准备读卡器等回程人员姓名、车次确认，联系前台确认出票，工作人员送达乘坐返程若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系预订联系活动场所，车辆预定直接前往酒店报道包括会议材料，代表证等明确行车路线，工作人员跟车，指引司机，向嘉宾明确考察行程，与嘉宾客商互动，提前准备互动话术和考察地点迎宾布置提前做好，包括停车、道旗、彩虹门、指引牌摆放等负责解说的工作人员做好提前对接，所需资料提前准备，包括小蜜蜂，话筒等1.领队，提前准备好小蜜蜂，手举牌等，保证人员集中不掉队；2.联系车辆到位，各车领队组织人员上车有序组织展厅考察，注意组织有序，保证人员不掉队，集中返程检查会议使用电脑、投影设备，音响设备，网线等是否就绪，对相关文件播放进行预演、调试桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位等指引与会嘉宾、客户进行会场参加会议热水或矿泉水，安排专门人员就位流程沟通，摄影机位安排，全程或者重要环节沟通，主持人沟通等摄影工作分工，重要讲话及场景抓拍礼仪指引嘉宾致辞，传递麦克风设备、条幅、桌椅设施座位牌等人员按此前安排不变恢复会场卫生，设备设施维护，是否有物品遗漏带领人员前往酒店就餐，提前做好摆桌，人员安排，工作人员陪同等1.领队，提前准备好小蜜蜂，手举牌等，保证人员集中不掉队；2.联系车辆到位，各车领队组织人员上车有序组织旅游，注意组织有序，保证人员不掉队，集中返程，与旅行社对接好回程人员姓名、车次确认，联系前台确认出票，工作人员送达乘坐返程按照前期准备的宣传计划进行宣传，稿件撰写、照片整理1.本司媒介发布，稿件由评审组审核，通过本司的微信，网站等发布2.合作媒体发布。
清单
会议名称会议时间会议地点明确分工明确牵头部门，综合部负责会务接待工作的统一归口管理，业务部门负责对具体公务接待工作的管理和实施与会人员确定与会人员类别，以及我司出席的领导，报备综合部会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主持人、主讲人等会议室预订根据会议形式及人数预订会议室会议通知撰写通知确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录内容同上准备与收集1、电子版资料，包括会议议程、会议指引、回执、通讯录等。
2、会议使用文档（Word/Excel/PPT 等）必须经相关领导审核储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问客房是否安静、包括早餐确定接机人员名单、联络方式及航班/高铁到达时间，确认上车地点预订车辆（公司公务车辆、神州专车）协助客人入住酒店公司饭堂：填写客餐申请单并交饭堂管理员，安排就餐专区（准备餐前小食、茶水）外部用餐：提前预订、提前到现场踩点，预定车辆发送短信温馨提醒短信示例：尊敬的来宾，欢迎您参加我司举办的xxx会议，会议时间为xx月xx日xx时xx分，地点安排在xx。
欢迎联系会务组xxx，电话xxxxxxxxxxx。
座位牌确认名字准确、摆放欢迎辞楼道、大堂会场欢迎辞现场投影茶水、纸巾瓷杯、纸杯、支装水、纸巾会议指引会议议程、双方介绍等会议材料摆放会议材料签到表按需准备文具便签纸、签字笔等横幅电子横幅或者横幅悬挂茶歇饼干、小点心、咖啡、水果等设备准备手提电脑、排插、投影笔、激光笔、录音笔、充电器、充电宝、U盘等会议事由确定回执收集资料接机餐饮准备会议会议确认会议前期准备就餐形式、地点确定接机现场设备调试投影仪、电脑、座麦、移动麦克风、音响设备等网络提供网络账号、密码走道灯光打开走道的灯洗手间做好洗手间指引，备好厕纸、擦手纸检查会场情况确认会场清洁、桌椅摆放、文具摆放、横幅、欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位车位预订车位提前一天报车牌号码，停放在专区摄影摄影联系会后上传到公司图片库会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订穿着接待穿着得体大方，重要会议着商务装设备设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪会场检查会场情况桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅、欢迎辞、座位牌、茶水是否到位控梯建议客梯会前到大堂迎接；会后送客会议地点指引会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议电脑与网络笔记本电脑使用协助查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器、充电宝、排插、U盘等茶水茶水供给到位瓷杯、纸杯（红茶）、支装水摄影摄影把关会中拍摄（包括领导致辞、每一议程，尤其签约仪式等重要环节）；会后集体留念会议记录会议记录录音笔录音，人员现场记录现场设备麦克风、音响等打开走道灯光、会场灯光、麦克风、音响等公司饭堂专区就餐外部用餐做好车辆接送（公司公务车辆、神州专车、e代驾），专人提前到会场做好准备中午休息接送客人回酒店休息；准备午休地方设备就绪、会场状况恢复会场卫生、设备复查，会场布置晚餐就餐地点指引做好车辆接送，专人提前到会场做好准备会后活动活动地点及人数联系活动场所，做好车辆接送回程安排送机安排人员送客人到机场、高铁站宣传报道宣传报道发布当天撰写稿件及整理照片，进行宣传报道会议纪要纪要整理会议后尽早整理会议纪要并发布报销对会务期间发生的费用进行结账报销会务工作总结组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理后续工作跟进会议后期工作午餐会议当天工作中场休息。
会议会务工作流程清单
会议会务工作流程清单会议会务工作是指为会议的顺利召开提供各种支持和服务的工作。
会务工作对于会议的成功举办起着至关重要的作用，它是会议顺利进行的保障和支撑。
下面是一个会议会务工作流程清单，以帮助组织者更好地规划和组织会议。
1.初期筹备阶段a.确定会议目的和主题b.确定会议日期、地点和时间c.确定会议预算d.制定会议筹备计划和时间表e.成立组织团队和分工任务2.基础设施准备阶段a.选择并预订会议场地b.确定会议室布置和座位安排c.协调酒店住宿和用餐事宜d.租赁和安装会议设备和技术（投影仪、音响等）e.制定会议材料和礼品清单，并进行采购3.媒体宣传和推广阶段a.制定会议宣传方案和计划c.制作会议宣传材料（海报、宣传册等）e.策划并组织会前推广活动4.参会人员管理和注册阶段a.制定参会人员邀请名单b.发送邀请函并进行跟进c.建立参会人员注册系统并进行注册d.安排参会人员交通和住宿e.对注册人员进行确认和邀请函发送f.准备参会人员注册资料包5.会议议程安排和演讲嘉宾邀请阶段a.制定会议议程并安排演讲嘉宾c.与演讲嘉宾进行日程安排和确认d.安排演讲嘉宾的交通和住宿e.协调会议议程和演讲嘉宾之间的时间安排6.监督和协调会议供应商阶段a.与会议供应商签订合同和安排付款事宜b.监督和协调会议供应商的工作（酒店、餐饮、设备等）c.与会议供应商沟通和解决问题d.确保会议供应商按时提供所需服务和设备e.对会议供应商的工作进行评估和反馈7.会场布置和现场管理阶段a.会议场地布置和装饰b.会议签到和注册c.现场引导和指引参会人员d.会议设备的调试和运行e.现场礼仪和安全事项的管理8.会议后事宜和总结阶段a.收集会议反馈意见和建议b.撰写会议总结报告和结论c.进行会议后的相关工作（发放会议资料、证书等）d.整理会议档案和资料以上是一个较为全面的会议会务工作流程清单，组织者可以根据自身情况进行适当的修改和调整。
一个完善的会议会务工作流程对于保证会议的顺利进行和提升参会人员的满意度至关重要。
会议流程及对照检查表
准备引导人员
准备座位牌
准备摄影设备
准备苹果、安卓接口手机充电器（备用）
准备新闻通稿
准备茶歇（根据需要）
准备会议餐（根据需要）
准备车辆
将文件整理放入会议夹板或装入资料袋
摆放文具、纸巾碟、纸巾、茶杯、茶叶、水壶、水壶垫
会议 摆放话筒
会场 摆放座位牌
布置 放置横幅、背景墙
放置指引牌
责任人 完成情况 备注
会议 会场 布置
大中型会议会务检查表（承办）
项目
细则 确认
确定会议人数 确定参会人员类别 确定会场形式
确定会议预算，事前审批
确定是否需要茶歇
确定是否需要会议餐
明确人员分工
准备会议议程
准备会议指引（外部）
准备会议通知、回执
准备会议PPT
准备会议文稿
确定与会人数、姓名、职务、联络方式、前来方式
提前开空调 检查停车场车位情况 检查一楼门口、电梯、楼梯间、楼道、会场卫生 检查洗手间卫生 检查文具、纸巾碟、纸巾、茶杯、茶叶、水壶、水壶垫 会议 检查雨伞 准备 检查会议资料、会务材料 工作 检查电脑、投影设备、网络 检查 检查话筒、备用电池 检查座位牌 检查指引牌 检查会场桌椅 检查茶歇、开水 一楼前台人员（根据需要） 四楼前台引导人员（2名） 四楼楼道中部引导人员（2名） 会场门口引导人员（2名） 会议茶水服务人员（2名） 会议记录（速记、录音笔） 会议 拍摄会议照片 现场 会务现场服务（根据需要，2名） 茶歇服务（根据需要） 提前准备会议餐及场地 会议餐就餐场地指引 会议结束指引（2名） 提前准备车辆、车辆排序 提前按电梯，指引（1名） 检查参会人员是否有物品遗漏 恢复会场卫生、桌椅摆放、设备设施维护 会后 稿件撰写及照片整理 工作 对会务期间发生的费用进行结账报销 了解参会人员反馈 组织相关会务人员进行工作总结
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会议名称会议时间会议地点会议室预订
根据会议形式及人数预订会议室与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等
确定酒店
根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表资料准备与收集电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT 等）会议通知撰写通知
附：资料（参见上一行）
确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录（内容同上）
准备与收集
电子版资料，包括会议使用文档正式
版、会务指引（内部）、通讯录、签到表
储存
确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员
印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间
打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋发放
发送邮件
住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐
确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间预订车辆
公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员
外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩
点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处
文具
文具准备及领
取
准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白
板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代
表证会议室预订
投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水
会场布置
桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位摄影联系
与总办专业人员联系摄影事宜自备数码相机会议现场抓拍用回程安排回程机票预订回程人员姓名、航班；联系前台确认出票
礼品会议礼品预订
若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办叶穗芬协助
会后活动安排活动地点及人
数联系活动场所，车辆预订
人员报到直接前往酒店报到资料发放
包括会议材料、代表证等
会议确认
会议前期准备
就餐形式、地点确定
会场
接机
摄影人员报到
会议事由确定
回执收集
资料
接机
餐饮
设备设备就绪
检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪
3
会场检查会场情况桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬
挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水
、礼品是否到位3专家会议指引
会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议4
8:20-8:40电脑与网络
笔记本电脑使
用协助
查看会场中携带笔记本人数，是否需
要充电器，网线等,通知物业管理处接
待人员协助1茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位1摄影把关与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关
1现场抓拍
用自备数码相机抓拍会场情况2专家会议
会议记录录音笔录音，人员现场记录2麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人
1
会场收拾清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏
311:40-12:00午餐
就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐411:40-12:00会场、设备准备设备就绪、会
场状况
设备复查，会场布置
412:40-13:10经理会议指引会议地点指引指引与会人员到逸夫楼516参加会议413:20-13:40电脑与网络、茶
水、摄影、会议记录、麦克风
会议过程开展同上午会议过程814:00-17:00会场收拾清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否
有物品遗漏
317:10-17:40招待宴会就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐
417:10-17:30组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车
19:00-19:20观看表演
组织入座、紧急情况处理、组织出场
20:00-22:00组织人员返程车辆、人员到齐，安全送达酒店22:10-22:30组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车
7:50-8:10参观一汽生产
车间及园区
与一汽本次活动负责人合作组织参观
8:30-11:00午餐
就餐地点指引
带领与会人员到华天大酒店中餐厅就
餐11:00-11:20组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车
12:30-12:40参观一汽生产
车间及园区
与一汽本次活动负责人合作组织参观
13:00-14:30组织返程
组织人员结束参观、安全送达逸夫楼
会场14:50-15:20布置闭幕会场设备、条幅、桌椅设施座位牌等
14:00-15:00摄影、照相、
茶水、会议记
人员仍按第一天安排
16:00-17:00会场收拾清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否
有物品遗漏17:10-17:30闭幕晚宴
就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐17:10-17:30会议后期工作
宣传资料准备稿件撰写及照片整理宣传报道发布将稿件及照片发送至总裁办企业文化组，进行宣传报道纪要整理会议后尽早整理会议纪要邮件发布
经领导审阅后通过邮件发布
会务费用结账
报销
对会务期间发生的费用进行结账报销
会务工作总结
组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处
摄影
会议第一天工作 【11月11日】
会议第二天工作 【11月12日】
宣传报道
会议纪要
后续工作跟进
会议闭幕活动9:00-11:30
6:30--8:00观看二人转表演5参观一汽
参观伪满皇宫
环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成
工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理
后续工作跟进。