档案分类编号标准

公司标准

档案分类编号标准

201XX—XX—XX XXXXXX

前言

本标准依据DB37/T180—93《工业企业档案分类编号规则》、市《企业档案分类编号办法》编制。

本标准的附录1《档案分类及编号大纲》，附录2档号标识示意为本标准的附录。

本标准由公司档案室起草和负责解释。

档案分类编号标准

1 范围

本标准规定了档案的分类及档号编制的一般方法和要求。

本标准适用于公司各部门的档案分类与编号。

2 规范性引用文件

本标准引用了DB37/T180—93《工业企业档案分类编号规则》、《企业档案分类编号办法》的有关内容。

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1 档案分类是根据档案的共同特点和差异点，将档案区分为不同类别的逻辑方法。

3.2 档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

4 档案分类

4.1 档案的分类原则是：以公司全部档案为对象，依据单位职能，按照档案形成规律，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。

4.2 一级类目设置

4.2.1 档案设置9个一级类目，即管理类、工程建设类、产品类、科研类、设备仪器类、会计（审计）类、实物类、照片类、电子类。

4.2.2 职工档案按国家有关规定执行

4.2.3 管理类档案互有联系的文件按卷管理，其它按件管理。

4.3 二级及二级以下类目设置

除管理类、会计类外，其他类别的二级及二级以下类目根据公司各类档案形成特点设置。

4.3.1 管理类二级类目按年度设置；三级类目按保管期限设置。

4.3.2 工程建设类二级类目按工程项目；三级类目按工程阶段（立项、设计、施工、竣工）。

4.3.3 产品类二级类目按盒型（条盒、小盒）设置；三级类目按品牌设置。

4.3.4 科研类二级类目按科研课题设置;三级科目按年度设置。

4.3.5 设备仪器类二级类目按设备仪器种类（专用设备、通用设备、检测设备、其它）设置；三级类目按单台（套）设置。

4.3.6 会计类二级类目按其种类(凭证、帐簿、会计报表、其他)设置；三级类目按年度设置。

4.3.7 实物类二级类目按其种类(产品样品类、实体性科技成果、证书类、印章类、牌匾类、荣誉类、纪念品类、书画类、其它类)设置；三级类目按年度设置。

4.3.8 照片类二级类目按年度设置；三级类目按保管期限设置。

4.3.9 电子类二级类目按年度设置。

5 档号编制

档号由类目号、案卷(件)顺序号组成。

5.1 类目号的编制

5.1.1 一级类目采用大写汉语拼音字母标识，即管理类— GL、工程建设类—GJ、产品类—CP、科研类—KY、设备仪器类—SB、会计类— KJ、实物类— SW、照片类— ZP(SP数码照片)、电子类— QT。

5.1.2 二级及二级以下类目采用阿拉伯数字标示。

5.2 案卷(件)号的编制

档案分别以最低一级类目编写案卷(件)顺序号。

5.2.1 同为数或者阿拉伯数字表示的类目层次间用间隔号“·”隔开。

5.2.2 类目号与案卷(件)号之间用“—”隔开。

5.2.3 档号标识示意（见附录2）

6 档案排架

6.1 按照档案一级类目设置分别进行排架。

6.2 各类档案按其二级及二级以下类目设置上架排列。

6.2.1 管理类档案按照年度上架，在同一年度内再按永久、30年、10年的顺序排列。

6.2.2 基本建设类、设备仪器类、产品类、科研类档案分别按其属类上架，按最低一级类目顺序排列。

6.2.3 会计类档案按会计凭证、账簿、会计报表、其它分别进行上架，按年度顺序排列。

6.2.4 实物类、电子类档案按二级类目上架，再按年度顺序排列。

6.2.6 职工类按照国家应该规定进行。

6.3 档案排架依据从左至右、自上而下的顺序进行。

7 附录

档案分类及编号大纲

档号标识示意

2.1 管理类 2.2 工程建设类

GL2013·1—1 GJ1·1—001

第1件(顺序号) 第1卷(顺序号)

保管期限号(三级类目) 立项阶段(三级类目)

年度号(二级类目) 工程 (二级类目)

管理类(一级类目) 工程建设类(一级类目)

2.3 设备仪器类 2.4 产品类

SB1·1—1 CP 1·1—1

第1卷(顺序号) 第1卷(顺序号)

XX机(三级类目) XX(三级类目)

专用设备(二级类目) 条盒(二级类)

设备仪器类(一级类目) 产品类(一级类目)

2.5 科研类 2.6 会计类

KY2.2013—001 KJ 3·2013—001

第一件（顺序号）年度报表(顺序号)

年度号(三级类目) 年度号(三级类目)

专利证书(二级类目) 会计报表(二级类目)

科研类(一级类目) 会计类(一级类目)

2.7 实物类 2.8 电子类

SW3.2013—1 QT2013—001

第1件(顺序号)

年度号 (二级类目) 第1盘(顺序号)

证书(二级类目) 年度号 (二级类目)

实物类(一级类目) 电子类(一级类目)

2.9 照片类

ZP(SP)2013·1—00001

第1张(顺序号)

保管期限号(三级类目)

年度号 (二级类目)

照片类(一级类目)