秘书学资料

一、名词解释1、秘书：秘书是社会组织的领导者或私人从事各种社会活动的参谋、助手，是一种职务、职业名称。

2、秘书学：秘书学是以秘书工作为主要研究对象，旨在探寻、揭示秘书工作规律的一门综合性（或称边缘性）的应用科学。

3、秘书资格：也称秘书任职资格，是指从事秘书活动的主体应具备的条件和身份。

4、秘书能力：就是秘书人员从事秘书活动的各种实际本领的有机组合。

包括办事能力；交际能力；表达能力；操作能力。

其中秘书具有较强的交际能力，表现为具有联系广泛、信息灵通，运用自如地应付各种人际关系的本领；能够驾轻就熟地组织、安排好个体与集体活动的本事。

5、秘书工作的间接效益原理：秘书职能活动所取得的效益是间接的，影响着并依附于工作对象的效益。

6、秘书工作系统中介原理：秘书部门在组织的结构系统中既是组织静态的结构中介，又是组织动态运转的中介。

秘书的一切职能活动都必须在两个或两个以上的相关方面间的中介位置上进行，偏重某相关方面或者脱离某相关方面，秘书的职能作用就会减弱，或者根本无法开展只能活动和发挥职能作用。

效用：凝聚效用；兼顾效用；缓冲效用；监测效用；协调效用。

表现：既把握内情，又洞察环境；既辅佐领导，又联系群众；既参与决策，有参与执行；7、秘书事务：秘书的事务，是秘书主体直接作用于具体事务的劳作过程。

特点：服务性，繁复性；程序性；突击性；智能性。

8、辅助决策：就是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。

特点：全局性；贯穿性；综合协调性；事务性与经常性。

9、信访工作：指处理人民来信、接待人民来访的工作。

信访，是人民来信和来访的简称。

信访工作基本任务：受理；拟议；督查；协理。

新时期新任务：排忧解难；查处问题；反映情况；维护稳定。

原则：坚持调查研究、实事求是的基本原则；坚持以党和国家的方针政策、法律法规为准绳的原则；坚持思想疏导、宣传教育的原则；坚持分级负责、归口办理的原则。

10、保密工作：指对自己内部可能产生的失密、泄密所采取的一系列防范措施，并将秘密有效地控制在一定范围之内发挥效益的工作。

秘书职业的保密范围：公文保密；会议保密；信访保密；涉外保密；领导者有关信息保密；通讯保密。

11、文书处理：包括文书制作、文件收发、文件处理以及文件管理等环节的全部工作。

要求：文书处理工作在质量上要求准确；在速度上要求及时；在过程中要求严守安全保密制度。

程序包括收文处理程序和发文处理程序。

文书的标题：一般有发文机关名称、公文主旨（又称发文事由）和文种三个要素。

12、文书立卷：指文书处理部门将办理完毕、具有查考和保存价值的文书材料，按照它们在形成过程中联系组成案卷。

13、档案工作：就是管理档案和提供档案信息为社会服务的一个业务系统。

有档案收集、档案整理与保管、档案利用等业务环节构成。

14、会议：会议是人们有组织地聚集在一起讨论和研究问题的一种社会活动方式，也是各级党政机关和各类社会组织经常采用的管理方式之一。

会议规模划分：小型会议（少则三、五人，多则几十人）；中型会议（一二百人至数百人之间）；大型会议（一千人指数千人之间）；特大型会议（万人以上，如某些庆祝大会）。

15、会谈：会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、军事、科技、文化等问题正是交换意见，以期求得共识的一种会晤方式。

16、信息开发：是对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得事物发生、发展、变化的高层次信息的信息工作，以利于领导决策，提高工作效率。

17、信息利用：是通过各种有效的方式和方法，将收集、处理、储存的信息资源提供给利用者，发挥信息效用。

18、秘书工作管理：包括对秘书人员的管理和对秘书工作的管理。

其中对秘书人员的管理包括：加强秘书工作制度的建设；建立严格的秘书岗位责任制度；健全有效的秘书人员考核奖惩制度。

对秘书工作的管理包括：秘书机构的管理；秘书工作程序和方法的规范管理；秘书设备的管理。

19、办理事务：包括日常事务工作、接待工作、办理信访和保密工作。

20、日常工作：包括办公环境管理、办公用品管理、办理日常事务、安排领导活动、办理领导交办事项、做好保密工作、处理突发事项等。

其中事务办理主要指行政管理中一般的公务活动，如文件办理，通讯工作、车辆管理、印信管理等。

21、秘书工作：狭义的秘书工作，是指机关、单位的秘书（办公）部门管辖的工作，偏重于文字机要和调研信息工作。

广义的秘书工作，包括秘书工作范畴、系统所属的全部工作。

基本内容有：辅助决策；调查研究；信息收集；文书处理和撰制；组织协调；会务办理；信访办理；文书立卷；督促检查；机要保密；其他事宜。

22、秘书职能：秘书的职能是指在秘书的职责范围内一切活动所产生的整体功能，它从总体上规定着秘书人员的工作方向、活动范围和办事标准。

包括办理事务、检查督办、沟通协调、辅助决策四大职能。

二、其他的内容1、秘书的分类：根据秘书的来源和服务对象，将其分为公务秘书和私人秘书。

2、秘书工作的本质属性是“辅助性”、“从属性”，特点是服务性，综合性，政治性，机要性。

3、秘书学的研究对象：秘书机构及其职能；秘书工作内容；秘书工作渊源、演变及其发展趋势；秘书人才及其培养机制。

4、秘书的素养：坚定的政治立场；完善的智能结构5、当代秘书工作的原则：准确、及时、严谨、保密。

突出特点：随机应变性；被动主动性；组织综合性；信息集散性；公关形象性。

6、秘书工作发展趋势：工作程序制度化；工作方法规范化；技术手段现代化；秘书职业社会化；秘书队伍女性化。

7、办公自动化的要素：人；信息；设备。

8、接待工作的要求：热情周到；认真听取意见；满足正当要求；当面解答。

9、会务工作内容：组织工作；文书工作；后勤保障工作；其他工作。

10、会议文书种类：会议通知；领导讲话稿；会议记录；会议简报；会议纪要。

11、会议的后勤保障：迎送与交通；食宿管理；会场服务；财务管理；医疗卫生；文化娱乐生活。

12、会议的改革：改变观念；精简会议；提高会议效率；节俭办公；提倡电子电话会议。

13、督促检查的程序：立项送审；办理；办结上报。

督促检查的基本要求：领导重视，专人负责；突出重点，抓住典型；举一反三，连带解决有关的实际问题；维护督查工作的严肃性，做到有查必果。

14、秘书信息工作特点：特别重视政治性、全局性和先兆性的信息；为领导决策和管理服务，为中心任务服务；信息内容的广泛性。

15、信息整理常用方法：信息分类；信息筛选；信息校核。

16、秘书调研的特点：奉命性；补缺性；非常规性。

17、秘书辅助决策的任务：收集信息，提供依据；综合情况，组织协调；提供方案，论证建议；加工文字，传递实施；反馈信息，修正完善；检查实施，监督总结。

辅助决策注意事项：摆正辅助的位置；遵循决策的程序；用准决策的概念。

18、公关工作特点：广泛性；从属性；复杂性；双重性。

公关工作内容：塑造形象；协调关系。

其中协调关系的内容：协调领导与群众的关系；协调组织内部各部门之间的关系；协调组织与外部公众的关系。

19、秘书操作能力主要表现在（1）收集处理信息的能力（2）具备相关的业务技能：速记与笔记，快读与精读法，其他技能（3）运用办公设备能力：主要包括掌握计算机操作技术，复印技术，打字技术，录音技术，摄影摄像技术，微缩技术等现代化帮手段。

三、论述题1、秘书职业道德所谓职业道德，是指从事一定职业的人在其本职工作中所应遵循的具有自身职业特点的道德准则。

秘书职业道德应遵循三大原则：继承发展的原则；以社会公德为指导的原则；遵循秘书工作性质的原则。

其内容有：（1）忠于职守，第一，大而言之，要忠于党、忠于国家和人民利益，小而言之，要忠于本单位、本机关的政治利益和经济利益；第二，爱岗敬业，工作认真，办事负责；第三，辅佐领导，甘当配角。

（2）严守秘密，不该知道的秘密不要打听；不该说的机密绝对不说；不得在不利于保密的场合谈论机密；私人笔记本不记党和国家机密；未经领导批准，不得随身携带机密文件；私人通信、通电话，不的涉及党和国家机密。

（3）善于合作，首先，谦虚谨慎，宽容大度；其次，强化愉悦的合作体验，发展与他人的合作关系，要学会开放自己，悦纳他人，给人以积极的鼓励。

（4）恪守信用，不轻而易举允诺别人所托而自己哟力所不能及的事情，一旦允诺就应该尽一切力量去办到。

（5）文明礼貌，个人的文明程度直接影响领导、组织的声誉，必须加强公关意识，提高自身修养，规范言行，并在工作实践中不断完善和提高。

（6）廉洁奉公，首先，要做到自我廉洁，奉公守法，这直接关系到领导机关的形象，是加强廉正建设，改进机关作风的重要内容。

进一步，要做到“领导廉正，秘书有责”，有责任协助领导搞好廉正建设。

2、文书立卷中的“六特征”立卷法（1）问题特征：文书内容所反映的事件、事物、问题、工作性质、人物等具有共同特点。

适用广泛有很大的灵活性。

（2）时间特征：形成于同一时间的文件或内容针对同一时间的文件组合在一起立卷。

便于考察机关不同发展阶段的工作面貌。

（3）名称特征：按照公文文种，把相同文种名称的文件组合在一起。

便于分门别类区分文件，便于查找利用。

（4）作者特征：按照同一制发机关、单位或个人所制发的文件组合在一起。

保持同一作者的文件之间的联系，便于按照制发文者进行查找和利用。

（5）通讯者特征：通讯者是指文件的收发或问答双方，按通讯者立卷，既针对一个或几个问题双方机关的问复往来的文件组合在一起。

便于发映机关之间对有关问题处理的协商关系。

（6）地区特征：将内容涉及同一地区的文件材料组合在一起。

便于反映一个地区的工作情况或有关该地区的问题处理。

要根据实际情况，灵活地运用多个特征进行立卷，注意多个特征的相互联系和灵活运用。

3、会议进行阶段的组织管理基本要求是组织严密，服务周到，确保安全。

主要任务有：（1）组织会议签到；有簿册式签到、卡式签到、电子签到机等方式，签到完毕，秘书部门即应将人数、实到人数、缺席人数、缺席原因报告会议主持人。

（2）做好会议记录；会议记录是会后贯彻会议精神的依据，是形成正式文件的基础，是查证有关问题的凭证，是研究历史的原始资料。

有录音记录，详细记录，简要记录，速记等。

（3）编写会议简报；会议简报室反映会议进程、动态和主要问题的简要报告，目的在于帮助与会人员掌握会议全局，沟通信息，促进交流，使会议达到预期目的。

（4）搞好会议选举；要合适出席会议参加选举的人数，检查票箱，分发选票，宣布选票顺序，开箱清点选票，宣布选举结果。

（5）做好会议结束时的工作；有表彰、颁奖仪式和合影留念。

（6）其他工作；后勤保障、安全保密等内容。

4、秘书调研的内容见P255页政策性调研：包括制定政策、执行政策和完善政策三方面的调研。

为开展中心工作的调研：为全面把握基本情况的调研为总结历史经验教训的调研为解决专项问题的调研。