书写邮件的注意事项

外企的邮件制度。几个要点：

一、书面胜于口头

1.你做过什么；

2.要去做什么；

3.需要别人做什么。

邮件发出去，以后起争执了就是证据，年终盘点也知道你每天都干了些什么。Writtenisalwaysbetterthanoral（书面强于口头）。

长此以往，极度锻炼商务英语。

二、搞清楚TO，CC，BCC，FW

1.TO——收件人。也就是要主要阅读这邮件的人放TO；

——抄送（相关人员）等，需要了解信息，你的直接主管如果

是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领导支持的，一定

要CC，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了

事也没人挺你。就算领导没时间看也没关系，别的收件人

看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老

板面子。

3. BCC——加密抄送人（放你的下属）。举例来说，你需要别的部

门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得到

老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行

得怎么样，你要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就

是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起多

么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一

句，下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。

多说一句，永远别高估你下属的智慧，所以该做什么，什么时候要做好一定要交代清楚，别指望下属能在几件事情之中清楚地知道要先做哪件；还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起做，一定要分清楚谁做什么，别指望下属能自我协调，否则很可能“三个和尚没水吃”。

3.FW——转发。身为一个领导，用得最多的就是转发。

z每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示XXX，pls.follow.（请处理）简单明了。

z有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。

z还有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。

注：最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅写个FYI （foryourinformation，仅供参考），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。

三、关于回复（Re）

礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。

四、关于已读回执

为什么要求对方给已读回执？通常两个功能：

1. 很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个很重要，是内容

重要而不是时间紧迫，因为如果是需要在限定的时间内读，就需要用邮件的优先级功能了。

2. 是个人目的看收件人究竟打开过没有。

对不同的邮件系统，Outlook，Lotus……这个设置并不一样，有的邮件系统是收件人一旦打开会自动发送已读回执，且没有任何记录可查（在已发送邮件里面是不会出现的）；但也有的系统是询问后根据你的选择发送的，已发邮件有迹可查。如果是前者自动发送，那么你可以实现功能一及二；如果是后者，可能什么都无法实现。收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。

实践表明，即使是自动发送已读回执，如果收件人刻意避免，还是可以操作的，在preview（预览）状态下看完邮件，根本就不需要打开，只要不双击打开，就不会自动发送已读回执。

注：这个功能也只是防君子不防小人。

五、关于优先级

加了感叹号（优先级）的邮件，红色显示总归会引起阅读者的重视，但是发这样的邮件一定要看是否必要。真正失火了要救，发这种邮件是无济于事的。所谓重要，需要发件人很好地判断。

六、关于群发

企业邮件系统的好处就是每个staff（员工）都赫然在录，不需要像私人的addressbook（通讯录），要自己维护，所以群发起来特别顺手。但不是任何事情都需要群发。你可能觉得收件人可以自己选择是否删除，而实际上邮件数量多的人收到这种不相关

的邮件是很恼火的，并不是每个人都有秘书可以帮忙删除掉这些无关的信息。

一般来说，我们可以接受的群发事由不过是：z HR（人力资源）的通知；

z Admin（主管）的通知；

z某重要人物的离职；

z来自GMoffice（总经理室）的公文……

最厌恶的群发是：

z某人休假通知；

z改手机号码通知；

z saygoodbye的散文……要知道这些不是每个人都感兴趣，难听点说就是不要把自己看得太重要。

七、关于自动回复

邮件的自动回复功能，是指outoftheoffice（不在办公室）的自动回复。这是一个很好的功能，不赞成每封邮件都自动设置回复，但是一旦休假了，谁takecare（负责）你的工作，你几时回来，urgentcase（紧急任务）如何联络你，放在自动回复里是很方便的。真正需要找你的人一旦发了邮件给你就能知道你已经休假了，而不需要你事先群发每个人你的休假决定。

八、关于签名档

专业一点的公司都会要求统一的签名档，你的名字、职位、+电话、传真、邮件，可能还有公司的Logo或者网址。

如何写邮件？

你改了电话，只需要改签名档就可以了，经常找你的那几个人，你可以单独发邮件甚至短信通知，而绝对没必要群发。

每个公司一般都有内部的通讯录，经常会翻新一下，你记住通知负责的人翻新就可以了。

如何给领导写邮件？

1. 汇报工作

总结自己干了些什么，做了多少和别人觉得你做了多少很多时候不能画等号，而很遗憾的现状是——评价一个人的performance （绩效）取决的是后者。邮件正文需要提纲挈领，如果你一定要把自己做的事情事无巨细，请写在附件里。要知道领导的时间远比你的宝贵。

2. 请求批示

写清楚什么事，如果领导完全不知道的事，还需要补充背景资料，切忌自以为领导什么都知道。很重要的一条是不要自作聪明加上许多自己的分析，要知道领导不会比你笨，至少不要表现出来。更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。这个需要一点技巧，汇报了一个问题，然后委婉地说自己的看法，最后的决定却是领导的。一个懂得解决问题的才是manager（领导），只会反映问题的不过是staff而已。

当然前因后果实在太复杂的话，还是带上相关资料面对面汇