书写邮件的注意事项
电子邮件书写规范与礼仪指南
电子邮件书写规范与礼仪指南在现代通讯方式中，电子邮件已经成为人们沟通的重要工具之一。
然而，由于电子邮件的特殊性，我们在书写邮件时需要遵循一定的规范与礼仪。
本文将从邮件格式、称呼、正文内容、附件使用等方面，介绍电子邮件的书写规范与礼仪指南，以帮助大家提高邮件交流的质量和效果。
一、邮件格式1.主题（Subject）：邮件主题应简洁明了，准确概括邮件内容，并突出重点。
避免使用太长或含糊不清的主题，以便收件人快速理解邮件的重要性与原因。
2.收件人（To）：在填写收件人时，应当确保邮件发送至正确的人员。
对于多人抄送的情况，应当谨慎选择抄送对象，并告知收件人是否需要回复全体抄送的邮件。
3.抄送（CC）：在必要的情况下，可以抄送一些其他相关人员，但要注意抄送的必要性和合理性。
避免过多的抄送造成信息冗余和不必要的骚扰。
4.密送（BCC）：只有在特殊情况下，需要向某人发送邮件却不想让其他收件人知道时，才使用密送。
但使用密送应慎重，尊重隐私。
二、称呼1.称呼准确：在邮件中使用收件人的正确称呼，避免使用错别字或称呼不准确的问题。
如果对方没有明确提供称呼，可以使用尊敬的职务或姓氏来代替。
2.提及发件人：在回复邮件时，要注意先提及发件人的姓名或称呼，以示礼貌和尊重。
3.客套话：根据邮件的目的和内容，适当使用客套话，表达礼貌和尊重。
例如，使用“您好”、“非常感谢”、“请您注意”等客套语句。
三、正文内容1.简洁明了：邮件内容应简洁明了，突出重点，避免冗长的叙述和废话。
尽量使用简洁的语言，使读者能够快速理解邮件的主旨。
2.逻辑清晰：在写邮件时，要注意内容的逻辑结构，合理划分段落，以方便读者理解和阅读。
可以使用段落标题、编号或者分条列举等方式，使邮件逻辑更加清晰。
3.注意语法和拼写：要在写邮件时注意语法的正确性和拼写的准确性。
可以使用拼写检查工具或语法检查工具来避免常见的错误和疏忽。
四、附件使用1.合理选择附件：当邮件需要附上文件或图片时，要注意附件的格式和大小。
写信的正确格式
写信的正确格式在如今这个信息飞速传递的时代，电子邮件、即时通讯软件等成为了人们交流的主要方式。
然而，写信这种传统的交流方式，依然有着它独特的魅力和价值。
一封格式正确、书写规范的信件，不仅能够清晰地表达我们的想法和情感，还能展现出我们的修养和对收信人的尊重。
那么，写信的正确格式到底是怎样的呢？让我们一起来了解一下。
一、信封的格式首先，我们来看看信封的格式。
信封就像是信件的“外衣”，它的格式正确与否直接影响到信件能否准确无误地送达收件人手中。
1、收件人的地址收件人的地址应该写在信封的左上角，要写得详细准确，包括省、市、区（县）、街道（乡镇）、门牌号等信息。
按照从大到小的顺序依次书写，每行末尾不需要加标点符号。
2、收件人的姓名收件人的姓名写在信封的中间位置，字体要稍大一些。
如果是给单位或组织写信，就在姓名后面加上相应的称呼，如“＿____先生/女士收”、“＿____单位/组织收”。
3、寄件人的地址和姓名寄件人的地址和姓名写在信封的右下角，同样要写得详细清楚。
这是为了在信件无法送达时能够方便退回给寄件人。
4、邮政编码邮政编码通常写在收件人地址的上方和寄件人地址的下方，分别对应收件地和寄件地的邮政编码。
邮政编码能够帮助邮局更快速、准确地分拣信件。
二、信纸的格式接下来，我们进入信纸的内部，了解一下信纸的格式。
1、称呼称呼是写信时对收件人的称谓，要顶格写在信纸的第一行。
称呼要根据收件人的身份和关系来选择，比如“亲爱的爸爸”、“尊敬的老师”、“敬爱的爷爷”等等。
如果是写给不太熟悉的人或者长辈，要用尊称；如果是写给朋友或者同龄人，可以用比较亲切的称呼。
2、问候语问候语写在称呼的下一行，空两格。
常见的问候语有“您好！”、“你好！”、“近来身体可好？”等等。
问候语要表达出对收件人的关心和问候。
3、正文正文是信件的主体部分，要另起一行空两格开始写。
在正文中，要把自己想要表达的事情、想法、感受等清晰、有条理地写出来。
注意语言要简洁明了，避免冗长和啰嗦。
邮件注意事项
邮件注意事项
1. 注意邮件的格式和排版，避免出现错别字、语法错误、拼写错误等，保证语言规范、简洁明了。
2. 在邮件主题中简要概括邮件内容，便于读者快速了解邮件主题和内容。
3. 每封邮件都要明确收件人和抄送人的身份及相关信息，并进行正确分类、分组。
4. 确认邮件发送前是否适合发送邮件，避免在敏感时间段和敏感情况下发送邮件。
5. 遵循礼貌和文明的原则，使邮件内容显得亲和、有礼貌、合理信，让读者感受到你的尊重和关怀。
6. 遵守机密和保密协议，确保邮件的机密性和保密性，并以正确的方式传递信息。
7. 关注邮件回复及反馈速度，并确保信息沟通的连续性和有效性。
8. 不发送涉及有争议或违法行为的邮件内容，并确保没有轻率相信、使用恶意软件、涉及诈骗或黑客攻击。
9. 针对不同的收件人，采用适合的、生动的邮件语言方式，并确保信息与目标群体口味保持一致。
10. 遵守邮件通信的规章制度，确保邮件信息的合法性和合规性，也利于监督和管理。
工作邮件的规范与注意事项
正文内容
正文的核心部分，层次分 明、简单易懂。
3
1
2
下一页
正文中内容的格式
首行
第一个首行在称呼语下面隔一行。 每段文字的首行向右缩2个汉字，
第二行从左边顶格书写。
内容
要求主次分明，先总体表达，再 分层次说明，多用“第一/第二/
第三…”的格式。
字体
宋体，黑色 字号一般选择10-16号。 邮箱默认的字体都适用。
2
04 时间
如果带有时间性质的邮件，要在主题中标 明时间，比如月报日报周报等。
二、内容
02
正文
01
称呼
03
附件
04
结束语
05
@
署名
01 称呼
2)如果只知道对方的 姓氏： 1. 对方是技术型的， 可称呼：姓氏+工； 2. 对方不是技术型的， 不确定职位，可称呼： 姓氏+老师。
4)如果为群发收件人可 直接称呼为 Dear all或 者大家好/各位好/三位 （数量 ）好。
工作邮件的规范
与注意事项
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开始
2024/10/24
目录
CONTENTS
01. TWO 内容
04. ONE 主题
02. FOUR 范文
05. FIVE 其他
03. THREE 地址栏
06. Content
一、主题
No.1
主旨 简短扼要
No.2 目的 明确直观
• 长度不宜冗长
• 尽量在标题前注明目的。
数量
• 可多个不同的签名。 • 慎重引用短语或者公司宣传文
化作为签名的一部分。
行数
• 和正文字体匹配，简体中文 或者英文。
商务电子邮件撰写礼仪
收件人、抄送人的区别收件人、Biblioteka 送人的区别：在功能上无特别区别
在指向上有所区别：主要是为了区分收件人的 主次用。 收件人：指的是你邮件的主送人，可以是一个 或多个 抄送人：需要告知的人，比如其他相关人员、
有关主送、抄送机关的规范
2．不应当抄送的情况 （1）请示邮件不得抄送其下级部门或个人； （2）接受抄送公文的部门或个人不必再向其他 机关转抄、转送； （3）凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。
电子邮件的其他重要事项
邮件主题
• 如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议 分开不同的电邮传送
• 也就是说，每封信的主题最好只有一个，这样对方 会比较好针对单纯的主题加以回信。
语感:
• 1.采用主动的语气。让收信者知道，是谁应该 来做这件事情。
A.你对这件事情有什么想法? B.有谁可以提供意见给我? 看得出来吗?A比B来得主动而明确。 2.动词比名词更有力量。 • C.让我们做个计划吧! D.让我们计划这件事情。 在D句里，计划两个字被用在动词的表现，会 比C句用在名词有力量。
格式上的要求：
（5）署名：写完信之后，在信的右下角 写上发信人的姓名叫做署名（如邮件已设 置自动签名，可省略）
（6）日期 发信的日期可写在具名的后边， 也可以另起一行（因电子邮件的即时性， 可省略）
商务电子邮件的礼仪规范
一、电子邮件是一种商务文本，应当认真撰写：
1. 主题要明确 收件人见到它便对整个电子邮件一目了然 了
有关主送、抄送机关的规范
确定上行文主送人的规范是： 1．请示：一般只写一个主送人，需要同时送其 他人的，应当用抄送形式。
写邮件格式及注意事项
写邮件格式及注意事项写邮件格式及注意事项一、事务邮件：X经理/总：您好！非常荣幸能够代表我公司与您联系。
我是XXXX公司的XXX（职位）的XXX（姓名），今天将您所感兴趣的我司产品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电话：*********，或联系XXX（该客户的具体主管以上负责人）手机号：XXXX。
恭祝商祺！XXX二、问候邮件：例一：X经理/总：您好！在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！（在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利！）XXX公司XX敬上例二：X经理/总：您好！生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。
祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！XXX公司XX敬上例三：X经理/总：您好！一份真诚，能胜万两黄金；一缕温暖，能抵万里寒霜；一句真心的问候，送来我最美好祝愿：忙碌的日子不要忘记照顾自己的'身体，祝您身体健康，工作顺利！XXX公司XX敬上例四：X经理/总：新年好！值此2012新年来临之际，XXXX（公司）向贵公司表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福，感谢您长期以来对我们的支持和信任！在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。
未来的中国是服务的王国，得服务真谛者得天下！你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、融洽、激情的消费天空。
您的标准就是我们努力的方向。
在私下直言批评的是我们的真朋友！请提高您对我们的标准！让我们共同携手创造明天、后天!我们的团队还很幼稚，需要指点、批评、鼓励等各种成长的“营养素”，这是您赐予我们最有价值的礼物。
愿我们成为您生命中的礼物，虽然不期而至闯入您的世界，但从此为您打开全新的一扇窗——那一片天空下，生命真挚而温暖，彼此尊重、呵护，彼此温暖。
邮件的注意事项
邮件的注意事项
1、邮件一定要有“问好”，这是最基本的礼貌。
【hi XX】、【dear XX】等等的问候语，一定要有
2、邮件一定要有正文
2.1 涉及【需求提报】的，一定要简明扼要写明你的需求内容
2.2 涉及【工作反馈】的，一定要尽量量化数据反馈，尽量少一些口语化内容
2.3 涉及内容较多的，务必分点列清楚
2.4 一定是正文写清楚了，才会有对应附件。
下回不要发只贴附件的邮件，太low太随意了
3、邮件一定要有签名落款
不管是初始邮件还是转发邮件还是回复邮件，一定要附带自己的签名落款
这是写邮件的完整逻辑，尤其涉及多个收件人时，很容易出现混乱。
良好的邮件签名落款，能让人知道邮件正文到底是谁回复的
4、邮件正文细节
4.1 内容涉及多项工作及多个对接人时
内容最后一定要用@XX 提醒对应人员对应字体颜色调整，提醒相关人员关注
4.2 正文重点工作事项，尤其是临近deadline的工作内容，做相关字体加粗及颜色调整，提醒收件人重点关注
4.3 务必分清抄送与收件的区别。
抄送就是抄送，收件就是收件。
不一样！。
英语邮件注意事项
英语邮件注意事项
1. 主题应简明扼要、有意义，能够让收件人一眼看出邮件的主要内容和目的。
2. 内容要清晰明了，结构合理，不要使用过多缩写、专业术语或行业俚语，以免让收件人产生困惑。
3. 用词要准确得体，注意使用礼貌用语，以及不要使用过于形式化或口语化的用语。
4. 遵循礼貌原则，对收件人表示尊重和感谢，不要使用粗鲁或威胁的语言。
5. 确保邮件的格式整齐，包括拼写和语法方面的错误，避免使用过多或不必要的标点符号。
6. 检查邮件中涉及的信息是否准确无误，包括收件人的名称、地址和邮编等。
7. 根据邮件的目的，选择合适的附件格式和大小，并在附件名称中注明内容和日期等相关信息。
8. 尽可能简洁明了，不要使用过于庞杂的章节内容，因为阅读邮件的人很可能需要在短时间内快速浏览邮件。
9. 避免使用有侮辱性或歧视性的内容，并在邮件中尊重他人的信仰、文化和价值观等。
10. 注意邮件的时间，尽量在收到邮件之后24小时内回复，除非有特殊原因，否则保持及时回复以尊重对方的时间和劳动成果。
邮件书写规范及注意事项
邮件书写规范及注意事项在现代社会中，邮件已成为日常工作和生活中必不可少的通信工具。
正确地书写邮件可以提高沟通效率，避免误解和不必要的麻烦。
本文将为您介绍邮件书写的规范和注意事项，帮助您更好地处理邮件沟通。
1. 主题简明扼要邮件的主题应该简明扼要地概括邮件的内容。
一个好的主题能够使收件人快速了解邮件的主要内容，同时也方便日后检索和归档。
避免使用模糊不清的主题，例如“请求”、“重要事项”等，而应该使用具体的词语来描述邮件内容，例如“关于会议时间调整的建议”。
2. 尊称礼貌用语在邮件的开头和结尾应使用适当的尊称和礼貌用语，显示对收件人的尊重和友好。
例如，“尊敬的XX先生/女士”、“您好”、“感谢您的关注与支持”等。
避免使用不礼貌或随意的称呼，例如直接称呼对方名字或不加称谓的问候。
3. 语言简洁明了邮件应该用简洁明了的语言表达信息，避免冗长和复杂的句子。
使用清晰的段落和适当的分隔符可以让邮件更易读。
同时，避免使用不必要的缩写和术语，以免造成理解困难。
4. 逻辑层次清晰在邮件中，逻辑层次的清晰度对于信息的传递和理解非常重要。
可以通过使用标题、段落和列表等方式，将邮件内容分成清晰的模块，使得读者更容易跟随和理解。
5. 避免大段落和长篇幅在邮件中，应避免使用过长的段落和大段的文字。
过长的段落和长篇幅的文字容易让读者产生疲劳和无法集中注意力的感觉。
可以通过分段和重点标记来突出关键信息，提高邮件的可读性。
6. 准确明确的表达意图邮件应准确明确地表达自己的意图和要求。
使用简洁的语言和明确的词句，避免使用模糊、含糊不清的表达方式。
如果有需要附加文件或者需要对方采取行动，请在邮件中明确指出。
7. 注意语法和拼写错误在书写邮件时，应注意语法和拼写的准确性。
错误的语法和拼写会给读者留下不专业或不认真的印象。
使用拼写检查工具或者仔细校对可以帮助您避免这类错误。
8. 回复及时、友好在收到他人的邮件后，尽量在合理的时间内回复邮件。
电子邮件书写要求及注意事项
六:郵件書寫注意事項(3)
盡量避免一些模棱兩可的詞或短語，這種 表達無疑會使讀者產生誤解，影响沟通.
七:郵件書寫範本
六:郵件書寫注意事項(2)
避免使用太多的標點符號,我們經常會看到一 些電子信件中夾雜了許多的標點符號，特別是 驚嘆號的使用 ！！！！！若真要強調事情， 應該在用詞遣字上特別強調，而不應使用太多 不必要的標點符號。 電子郵件一定要注明標題（Subject），因為 有許多使用者是以標題來決定是否繼續詳讀信 件的內容。此外，郵件標題應儘量寫得具描述 性，或是與內容相關的主旨大意，讓人一望即 知，以便對方快速瞭解與記憶。
一:關於電子郵件的幾個觀念
二:郵件書寫3W1H原則
三:關於附件要求
四:關於郵件版面布)
打電話會不會比發郵件更好些？ 附件一般超過2M需壓縮後再傳送. 回復群發郵件的時候，是否需要“全部回 覆”？如果是的話，想想是否真的需要讓 每個人都看到你的回復. 你的聯繫方式有沒有附在郵件末尾？如果 沒有，考慮加上。
邮件书写规范及注意事项
避免使用过于复杂的语言
要点一
总结词
在撰写邮件时，应避免使用过于复杂或晦涩的语言，以免 让收件人产生困惑或误解。尽量使用简单、易懂的词汇和 句子结构，以提高邮件的可读性和理解度。
要点二
详细描述
避免使用过于专业的术语或行话，以免让非专业人士产生 困惑。如果必须使用专业术语，应在邮件中对其进行解释 或定义。同时，避免使用长句或复合句，尽量使用短句和 简单句，以便收件人更快地理解邮件内容。此外，对于重 要的信息或数据，可以使用列表或表格等形式进行呈现， 以便收件人更好地理解和记忆。
使用适当的语气和措辞
总结词
在书写邮件时，应注意使用适当的语气和措辞，以保持专业和礼貌的态度。根据邮件的目的和收件人，选择适当 的措辞和语气，以增加邮件的可读性和影响力。
详细描述
根据邮件的性质（如正式、非正式、私人等），选择适当的措辞和语气。对于正式邮件，措辞应严谨、准确，语 气应保持专业和礼貌；对于非正式邮件，措辞可以相对轻松、友好，但仍然要注意避免过于随意或不礼貌的表达。 同时，要注意尊重收件人的文化和背景，避免使用可能引起误解或冒犯的措辞。
04
邮件写作的常见问题及解决 方案
邮件标题不清晰或过长
总结词
邮件标题应简明扼要，清晰地反映邮件主题，避免使用过于 冗长或模糊的标题。
详细描述
标题应控制在30字以内，避免使用过多的标点符号和特殊字 符。标题应准确反映邮件内容，使收件人能够快速理解邮件 的主题。
收件人或抄送人选择不当
总结词
在选择收件人和抄送人时，应确保邮 件发送给正确的对象，避免发送给不 相关的人员或错误的对象。
05
邮件写作的实例分析
一封有效的商务邮件
01
02
电子邮件书写格式及基本礼仪
目 录
一、电子邮件概述 二、基本礼仪
1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、邮件回复
三、注意事项 四、邮件常用语句
2
一、电子邮件概述
3
电子邮件概述
在使用电子邮件对内进行联络时，应当遵守一定的礼 义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的Email， 顺利的进行对内联络。 撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。 三种方式各有所长，但在撰写格式方面都分为邮件主 题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、邮件 回复。
答案。 3. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅
，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
13
三、注意事项
14
注意事项（1）
1、乱码 现在有很多不同的邮件软件，有的邮件有HTML格式，有的邮件不能正常显示汉 字。在使用邮件软件的时候请做适当的设定之后，再发送邮件。 2、附件 最好不要将Word文档、Excel文档、图像等直接添加到邮箱的附件中。可能因为 Word文档、Excel文档等的版本不同，对方无法正常使用该文档。而且，即使脑 可能会有感染病毒的危险。附件最好使用谁都能用的文档。而且添加的附件最好 控制在100K左右。超大附件用QQ邮箱发。 3、CC（抄送） 在发送电子邮件的时候，一定要CC（抄送）给相关人员。按照业务范围及工作职 责直接抄送上级主管领导。 4、发邮件无主题，或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。 后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无 关，导致收件人一头雾水，无法快速辨认。
15
注意事项（2）
商务邮件礼节注意
商务邮件礼节注意在商务邮件往来中，遵守礼节是非常重要的。
良好的邮件礼节可以增进沟通效果，建立良好的商业关系。
以下是一些商务邮件礼节的注意事项：1. 使用专业的邮件地址：在商务邮件中，应该使用专业的邮件地址，避免使用个人邮件地址或者幽默可爱的邮件地址。
邮件地址最好包含你的姓名或者公司名称，例如：***************。
2. 使用礼貌的称呼：在邮件的开头，应该使用礼貌的称呼，比如尊敬的XXX先生/女士，尊敬的团队，避免直接称呼对方的名字，以免显得太过亲近。
3. 简洁明了的邮件主题：邮件主题应该简洁明了，能够准确反映邮件内容。
避免使用太过模糊或者不相关的主题，以免对方无法准确理解信件内容。
4. 使用礼貌的语言：在邮件中使用礼貌、正式的语言，注意用词得体，不要使用粗俗或者不专业的语言。
尊重对方是建立良好商业关系的基础。
5. 注意邮件格式：邮件格式应该整洁美观，段落分明，避免出现拼写错误或者语法错误。
在商务邮件中，尽量使用正式的字体和格式，保持邮件整洁。
6. 及时回复邮件：在收到商务邮件后，尽量及时回复对方，即使暂时无法解决问题，也可以简单回复一下表示接收到邮件。
避免长时间不回复邮件，以免对方误解。
7. 注意隐私保护：在邮件中避免泄露个人或者公司的隐私信息，同时也要注意保护对方的隐私信息。
保护隐私是尊重对方的表现。
总之，在商务邮件往来中，遵守礼节是非常重要的。
通过遵守邮件礼节，可以增进沟通效果，建立良好的商业关系。
希望以上几点注意事项对你在商务邮件中有所帮助。
感谢你的阅读。
公司邮件书写格式
公司邮件书写格式一、信头信息公司邮件书写格式中，信头信息是信件的开头，用于表明发件人和收件人的姓名、职位、公司名称和联系方式等内容。
信头信息通常位于信件的左上角或右上角，格式如下所示：发件人姓名发件人职位发件人公司名称发件人联系方式（电话/邮箱）收件人姓名收件人职位收件人公司名称收件人联系方式（电话/邮箱）二、称呼语在公司邮件中，对于不同的收件人身份，应使用相应的称呼语，以显示出礼貌和尊重。
以下是几种常见的称呼语：1. 尊称（对上级、客户等）：尊敬的/敬启的 + 收件人姓氏/职位/称呼，2. 非尊称（对同级、下级等）：亲爱的/朋友/同事 + 收件人的名字或姓氏，三、电子邮件主体1. 开头段落：在公司邮件的开头段落中，应简洁明了地说明发邮件的目的和背景，并表达相应的问候或称谓。
举例如下：我写信是想就某某事宜与您商讨，请您审阅并提供反馈。
希望您一切顺利。
最近听说您在某会议上的出色演讲，我对此表示钦佩。
2. 内容段落：在电子邮件的内容段落中，应清楚地陈述事实、说明问题、提出建议或请求，并提供支持材料和相关信息。
3. 结尾段落：在结尾段落中，应表达感谢之情并适当提供后续行动建议或请对方回复等等。
举例如下：感谢您的时间和关注，期待您的回复。
如有任何疑问，请随时与我联系。
四、正式落款语公司邮件的最后需要使用正式的落款语表示发件人的身份和联系方式。
落款语位于邮件的右下角，常见的正式落款语有以下几种：1. 正式商务邮件：此致敬礼发件人姓名发件人职位发件人公司名称发件人联系方式（电话/邮箱）2. 内部邮件：祝工作愉快！此致敬礼发件人姓名发件人职位发件人部门发件人联系方式（电话/邮箱）五、附件如果公司邮件的内容需要附带文件、图片或其他相关资料，应明确提醒收件人有附件，并简要介绍附件内容。
可以使用以下格式提示：附件请见正文后的附件部分。
感谢您的关注，请查收附件，内含相关报告。
六、邮件审阅与回复在公司邮件中，需要审阅邮件并及时回复。
邮件的正式格式
邮件的正式格式
【实用版】
目录
1.邮件的正式格式概述
2.邮件的基本组成部分
3.邮件的书写规范
4.邮件的结尾敬词和签名
5.邮件的注意事项
正文
邮件的正式格式是指在书写电子邮件时需要遵循的一种规范，它包括邮件的基本组成部分、书写规范、结尾敬词和签名以及一些需要注意的事项。
首先，邮件的基本组成部分包括：发件人地址、收件人地址、主题、正文和附件。
发件人地址和收件人地址应该准确无误，主题要简洁明了，正文内容要清晰有条理，附件要按照需要添加。
其次，邮件的书写规范要求使用正式的、礼貌的语言，避免使用过于口语化的表达。
邮件的开头应该有称呼，结尾要有敬词。
邮件中的段落应该分明，每段之间留有空白，句子之间也要有一定的间距。
再次，邮件的结尾敬词和签名是邮件格式的重要组成部分。
敬词应该根据收件人的身份和关系选择，例如“敬启者”、“亲爱的 XX”等。
签名应该放在敬词之下，格式为“您的名字”。
最后，邮件的注意事项包括：避免使用过于复杂的句子和生僻的词汇，以免造成理解困难；不要使用过多的表情符号和图片，以免显得不够专业；邮件中不要透露过多的个人信息，以防泄露隐私。
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正式电子邮件模板及写作注意事项
公式：电子邮件=整理留存+简洁明确+尊重客气+有来有往+正确使用功能
模板：
1.主要功能是传递信息、作为工作记录。
故务必养成发送、整理、保留电子邮件的习惯
2.无论给谁写电子邮件，请加上标题
3.不要直接转发别人的邮件，不添加任何正文内容
4.如果转发邮件，请注意邮件中是不是有隐私信息
5.如果你是收件人，请回复
6.如果你是被抄送的人，一般需要知晓即可
7.邮件可抄送给领导，但抄送前大致先跟领导汇报一下，在得到授权后进行
8.邮件的关键是让收件人知道自己做什么，而不是表达你想做什么
9.附件别超过4个，不要忘记给附件命名
10.邮件中会有标注紧急或重要的标志，可适当使用
11.邮件开头写一个合适的称呼：职务、老师、温馨的名字、英文名；若群发，可写“各位亲爱的同事”
12.邮件正文尽可能简洁、明了、准确
13.正文如果有很多内容，请分行或用“1、2、3”之类区分。
多加检查，若有错误，可标注日期
14.不要用昨天今天明天，时间要准确
15.邮件结尾时，别忘了客气；注意重名
16.别忘了给自己邮件设置一个签名。
写邮件注意事项
Email是目前日常工作中最为快捷便利的沟通工具，但往往由于他的便利性，很容易使人养成随随便便的不良习惯，为使Email发挥更好的作用，现将有关注意事项列举如下：1. 邮件一定要有简单清晰的标题，让对方一眼可以看出主要邮件主要的内容和目的。
在通过多次邮件来往后，一定要随着交流的核心问题改变而及时改变邮件的主题，不可以一直用一个主题一直在谈双方之间所有延伸的话题。
2. 邮件开头一定要有合适的称呼，特别是在给客户或长辈写邮件时，一定要加“尊敬的***”，或者用“您好，***”开头显得更亲密和随便一点。
没有称呼的邮件是不礼貌的，特别是当邮件发给不止一个人时，如果没有称呼，收件人不知道你在和谁说话。
3. 邮件的内容一定要简单、真实，有事说事，没事就问个好，总之要让人看出你的真诚态度和专业精神。
邮件用词一定要平常、恰当，不要用一些一般人不认识的字词和过于溢美的词组。
4. 在邮件正文中，一定要重点突出，段落分明，每段的行数最好不多于5行，否则别人还没有开始看就被黑压压的一片文字给吓倒了。
5. 如果属于转发给对方，而不一定需要对方做任何决定或回复的，可以简单的在邮件的开头写上“供参考”或“FYI”。
6. 给客户的邮件结尾，应该带上简单的期望或祝福，尽量用词平常或者找点和你和他相关的话语。
对于辈分较高或重要的人物，可在后面加上“致礼!”以表示对他们的特别敬意。
7. 邮件的签名一定要清晰完整，包含姓名、职务、电话、手机、邮件等等，还有公司的一些简单的介绍信息，以便接收者能很快回忆起公司、人和事，能够随时找到你的相关联系方式。
8. 邮件的字体不可太大，也不可太小，一般建议英文用Arial（宋体）字体10号，中文用宋体10号，字体颜色用湛蓝色。
9. 为使所有邮件安全保存，须另外单独指定一个文件夹，用原指定的“我的文档”下面的文件夹不安全。
10. 及时备份邮件的通讯薄，以便在重装系统后所有的邮件地址消失。
11. 来不及阅读的邮件和阅读后来不及处理的邮件，一定要保持“未读”标记。
书信邮件格式注意事项
书信邮件格式注意事项书信和邮件是我们日常生活中经常使用的交流方式。
书信需要传达亲切的情感和详细的信息，而邮件则更加便捷。
无论是书信还是邮件，都需要注意一些格式上的问题。
本文将介绍书信和邮件的格式注意事项，帮助读者更好地表达自己的情感和需求。
一、书信格式注意事项1.信头：书信的第一行，通常包括姓名、地址、电话号码和发件日期等信息。
这些信息应简明扼要，不得超过两到三个句子。
2.称呼：书信中应使用对收信人的恰当称呼，例如“亲爱的XX先生/女士”。
如果收信人不止一个，可以在称呼中加以区分，例如“亲爱的第一个收信人先生/女士，敬爱的第二个收信人先生/女士”。
3.礼貌用语：书信中应使用礼貌的用语，例如“敬爱的”、“尊敬的”等。
此外，可以根据收信人的身份和关系选择不同的称呼或礼貌程度。
4.主题：书信的主题应简短明了，能准确表达出自己的想法和感受。
避免使用过于复杂或含糊不清的语言。
5.段落：书信的段落应使用清晰的布局，避免出现过于拥挤或混乱的情况。
每个段落应包含一个主题句，并且避免使用过于冗长的句子。
6.标点符号：书信中应避免使用过多的标点符号，例如逗号、句号、引号、冒号等。
这些标点符号可能会使文本显得过于冗长和分散，影响阅读体验。
7.附件：如果有需要，可以在书信中添加附件，例如照片、文件等。
附加的内容应与主题相关，并确保文档格式规范。
二、邮件格式注意事项1.主题：邮件的主题应简短明了，能准确表达出邮件的主要内容。
主题不能包含任何符号或特殊字符，如“敬爱的”、“尊敬的”等。
2.收件人：邮件的收件人应使用正确的格式，包括姓名、地址、电话号码和电子邮件地址等。
如果有多个收件人，应使用逗号分隔。
3.称呼：书信中应避免使用收件人的称呼，如“亲爱的XX先生/女士”。
邮件中可以使用收件人的称呼，但应尊重对方的意愿，避免给人留下不适的印象。
4.主题：邮件的主题应简短明了，能准确表达出邮件的主要内容。
主题不能包含任何符号或特殊字符，如“敬爱的”、“尊敬的”等。
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外企的邮件制度。
几个要点：
一、书面胜于口头
1.你做过什么；
2.要去做什么；
3.需要别人做什么。
邮件发出去，以后起争执了就是证据，年终盘点也知道你每天都干了些什么。
Writtenisalwaysbetterthanoral（书面强于口头）。
长此以往，极度锻炼商务英语。
二、搞清楚TO，CC，BCC，FW
1.TO——收件人。
也就是要主要阅读这邮件的人放TO；
——抄送（相关人员）等，需要了解信息，你的直接主管如果
是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领导支持的，一定
要CC，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了
事也没人挺你。
就算领导没时间看也没关系，别的收件人
看到也是一样的效果。
他如果不给你面子就等于不给你老
板面子。
3. BCC——加密抄送人（放你的下属）。
举例来说，你需要别的部
门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得到
老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行
得怎么样，你要你的下属去跟进。
很多人会犯的错误就
是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起多
么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。
再口头嘱咐一
句，下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。
多说一句，永远别高估你下属的智慧，所以该做什么，什么时候要做好一定要交代清楚，别指望下属能在几件事情之中清楚地知道要先做哪件；还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起做，一定要分清楚谁做什么，别指望下属能自我协调，否则很可能“三个和尚没水吃”。
3.FW——转发。
身为一个领导，用得最多的就是转发。
z每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。
转发后加个批示XXX，pls.follow.（请处理）简单明了。
z有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。
z还有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。
注：最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅写个FYI （foryourinformation，仅供参考），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。
三、关于回复（Re）
礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。
只回复一个人是极度不礼貌的。
四、关于已读回执
为什么要求对方给已读回执？通常两个功能：
1. 很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个很重要，是内容
重要而不是时间紧迫，因为如果是需要在限定的时间内读，就需要用邮件的优先级功能了。
2. 是个人目的看收件人究竟打开过没有。
对不同的邮件系统，Outlook，Lotus……这个设置并不一样，有的邮件系统是收件人一旦打开会自动发送已读回执，且没有任何记录可查（在已发送邮件里面是不会出现的）；但也有的系统是询问后根据你的选择发送的，已发邮件有迹可查。
如果是前者自动发送，那么你可以实现功能一及二；如果是后者，可能什么都无法实现。
收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。
实践表明，即使是自动发送已读回执，如果收件人刻意避免，还是可以操作的，在preview（预览）状态下看完邮件，根本就不需要打开，只要不双击打开，就不会自动发送已读回执。
注：这个功能也只是防君子不防小人。
五、关于优先级
加了感叹号（优先级）的邮件，红色显示总归会引起阅读者的重视，但是发这样的邮件一定要看是否必要。
真正失火了要救，发这种邮件是无济于事的。
所谓重要，需要发件人很好地判断。
六、关于群发
企业邮件系统的好处就是每个staff（员工）都赫然在录，不需要像私人的addressbook（通讯录），要自己维护，所以群发起来特别顺手。
但不是任何事情都需要群发。
你可能觉得收件人可以自己选择是否删除，而实际上邮件数量多的人收到这种不相关
的邮件是很恼火的，并不是每个人都有秘书可以帮忙删除掉这些无关的信息。
一般来说，我们可以接受的群发事由不过是：z HR（人力资源）的通知；
z Admin（主管）的通知；
z某重要人物的离职；
z来自GMoffice（总经理室）的公文……
最厌恶的群发是：
z某人休假通知；
z改手机号码通知；
z saygoodbye的散文……要知道这些不是每个人都感兴趣，难听点说就是不要把自己看得太重要。
七、关于自动回复
邮件的自动回复功能，是指outoftheoffice（不在办公室）的自动回复。
这是一个很好的功能，不赞成每封邮件都自动设置回复，但是一旦休假了，谁takecare（负责）你的工作，你几时回来，urgentcase（紧急任务）如何联络你，放在自动回复里是很方便的。
真正需要找你的人一旦发了邮件给你就能知道你已经休假了，而不需要你事先群发每个人你的休假决定。
八、关于签名档
专业一点的公司都会要求统一的签名档，你的名字、职位、+电话、传真、邮件，可能还有公司的Logo或者网址。
如何写邮件？
你改了电话，只需要改签名档就可以了，经常找你的那几个人，你可以单独发邮件甚至短信通知，而绝对没必要群发。
每个公司一般都有内部的通讯录，经常会翻新一下，你记住通知负责的人翻新就可以了。
如何给领导写邮件？
1. 汇报工作
总结自己干了些什么，做了多少和别人觉得你做了多少很多时候不能画等号，而很遗憾的现状是——评价一个人的performance （绩效）取决的是后者。
邮件正文需要提纲挈领，如果你一定要把自己做的事情事无巨细，请写在附件里。
要知道领导的时间远比你的宝贵。
2. 请求批示
写清楚什么事，如果领导完全不知道的事，还需要补充背景资料，切忌自以为领导什么都知道。
很重要的一条是不要自作聪明加上许多自己的分析，要知道领导不会比你笨，至少不要表现出来。
更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。
这个需要一点技巧，汇报了一个问题，然后委婉地说自己的看法，最后的决定却是领导的。
一个懂得解决问题的才是manager（领导），只会反映问题的不过是staff而已。
当然前因后果实在太复杂的话，还是带上相关资料面对面汇
报更节约时间。
时刻记住当一封邮件需要的阅读时间超过十分钟，电话或者facetoface（面谈）会是更经济的选择。
3. 转发资料
可能你作了什么报告，领导忽然需要调用，你发过去，最重要的就是写清楚主题。
如果要谄媚一点，还可以打印好拿过去方便领导看。
但电子版发过去更好。
注：再次强调邮件主题的重要性，发邮件必须要有主题，因为所有文件都要存档，以后查找就是按主题搜索。
领导的信息存储量更大，没有一个正确的主题是很不职业的。
幸好现在Lotus有Edit功能了，总算可以把空白的主题自己改正。
所谓细节决定成败，这些都是细节，却也可以是一个人良好的职业习惯。