如何正确写工作电子邮件ppt
合集下载
邮件使用规范完整版PPT教学课件
• 正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系 的邮件）都有统一的格式设计，这样体现 了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者 多个部门都需要与用户发生通信联系时， 这种效应更加明显
例：
XXX 征图新视(江苏)科技有限公司 研发中心视觉系统部 地址：常州市武进经济开发区 锦华路258-6号 总机电话：0 传真：1
复杂事务的回复
• 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理， 一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待。
出差或休假时的邮 件回复
• 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符
在商务信函里面使用:) 之类的笑脸字符会显得比较轻佻，Business Email 不是情书，所以:)之类的 最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定轻松气氛的场合。
邮件使用规范
2020/12/11
1
目录
邮件使用规范
（一）需要发送邮件的情况 （二）邮件格式——标题、正文、结尾签名 （三）邮件的使用——收件、发件、回复 （四）使用邮箱的好习惯、坏习惯
2020/12/11
2
（一）需要发送邮件的情况
1、正式工作报告 2、部门之间事务往来 3、通知 4、知识推荐和信息传递 5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、难以简单用口头表达说明清楚的事项
✓ 根据收件人与自己的等级关系，熟悉 程度等，选择恰当的语气陈述，多使 用请、谢谢等词语；
✓ 如果事情复杂，最好使用1、2、3、4 列几个段落分别说明；
✓ 合理利用图片，表格等形式来辅助陈 述；
✓ 对于重要信息可以通过大写、改变颜 色、加粗等合理提示；
✓ 如果写英文邮件，特别注意要区分大 小写
例：
XXX 征图新视(江苏)科技有限公司 研发中心视觉系统部 地址：常州市武进经济开发区 锦华路258-6号 总机电话：0 传真：1
复杂事务的回复
• 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理， 一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待。
出差或休假时的邮 件回复
• 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符
在商务信函里面使用:) 之类的笑脸字符会显得比较轻佻，Business Email 不是情书，所以:)之类的 最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定轻松气氛的场合。
邮件使用规范
2020/12/11
1
目录
邮件使用规范
（一）需要发送邮件的情况 （二）邮件格式——标题、正文、结尾签名 （三）邮件的使用——收件、发件、回复 （四）使用邮箱的好习惯、坏习惯
2020/12/11
2
（一）需要发送邮件的情况
1、正式工作报告 2、部门之间事务往来 3、通知 4、知识推荐和信息传递 5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、难以简单用口头表达说明清楚的事项
✓ 根据收件人与自己的等级关系，熟悉 程度等，选择恰当的语气陈述，多使 用请、谢谢等词语；
✓ 如果事情复杂，最好使用1、2、3、4 列几个段落分别说明；
✓ 合理利用图片，表格等形式来辅助陈 述；
✓ 对于重要信息可以通过大写、改变颜 色、加粗等合理提示；
✓ 如果写英文邮件，特别注意要区分大 小写
电子邮件礼仪.ppt
？这样处理邮客件？户恰这邮当样件处恰吗理当吗
1、现在忙，抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说 3、出差或休假中，不能回复邮件 4、同一问题，反复回复邮件
回复邮件是我们与别人沟通交流的重要方式， 及时准确是要实现的目标。
(1) 收到重要邮件后， 应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；
职场故事：女秘书PK老板事件
职场故事：女秘书PK老板事件
本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了 更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、E MC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收 到了这封邮件。
瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工 作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道 没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中 也无人会接受。
勿对别人回答过度期望，当然更不应对 Nhomakorabea别人的回答不屑一顾。
经过这一系列的交流，大家对电 子邮件中的礼仪应该有初步的认 识了。归结到底，两句话：
➢ 只发有必要的邮件!
➢ 让邮件为你的工作带来价值!
☺关注细节提升品质
认真收邮件 用心发邮件 从做事中品味乐趣，体现价值!
☺关注细节提升品质
1、单击“通讯 录”
通讯录的管理
--添加联系人
2、单击“新建联系 人”
3、填写相关资 料，单击“保存”
1、单击“通讯 录”
通讯簿的管理
--联系人分组
2、单击 “新建联系 组”
3、填写相 关资料， 单击“保 存”
九鼎
设置姓名
--自己的姓名
1、单击“设置”
2、选中“邮箱 设置”，单击 “个人资料”
工作邮件的规范与注意事项
正文内容
正文的核心部分，层次分 明、简单易懂。
3
1
2
下一页
正文中内容的格式
首行
第一个首行在称呼语下面隔一行。 每段文字的首行向右缩2个汉字，
第二行从左边顶格书写。
内容
要求主次分明，先总体表达，再 分层次说明，多用“第一/第二/
第三…”的格式。
字体
宋体，黑色 字号一般选择10-16号。 邮箱默认的字体都适用。
2
04 时间
如果带有时间性质的邮件，要在主题中标 明时间，比如月报日报周报等。
二、内容
02
正文
01
称呼
03
附件
04
结束语
05
@
署名
01 称呼
2)如果只知道对方的 姓氏： 1. 对方是技术型的， 可称呼：姓氏+工； 2. 对方不是技术型的， 不确定职位，可称呼： 姓氏+老师。
4)如果为群发收件人可 直接称呼为 Dear all或 者大家好/各位好/三位 （数量 ）好。
工作邮件的规范
与注意事项
想知道更多吗？
开始
2024/10/24
目录
CONTENTS
01. TWO 内容
04. ONE 主题
02. FOUR 范文
05. FIVE 其他
03. THREE 地址栏
06. Content
一、主题
No.1
主旨 简短扼要
No.2 目的 明确直观
• 长度不宜冗长
• 尽量在标题前注明目的。
数量
• 可多个不同的签名。 • 慎重引用短语或者公司宣传文
化作为签名的一部分。
行数
• 和正文字体匹配，简体中文 或者英文。
2.7电子邮件(教学课件)-《应用文写作基础》 (2)
上一页 下一页 返回
任务八 个人简历
• 四、个人简历的示例
上一页
返回
上一页 下一页 返回
任务七 电子邮件
• 三、任务要求
• （一）电子邮件地址的组成和格式
• 如ｓｕｐｅｒ１３１４＠ｓｏｈｕ.ｃｏｍ、７８７９５６２３＠ｑ ｑ.ｃｏｍ、ｈｕａｙｕａｎ１９９０１２０８＠ｙａｈｏｏ.ｃｏｍ. ｃｎ等。
• （二）电子邮件的构成 • 电子邮件包括收件人、主题、称呼、正文、结语、签名。
操作维护
上一页 下一页 返回
任务八 个人简历
• 工作描述：音响、灯光设备操作维护 • 离职原因：勤工俭学、毕业离校语言能力 • 外 语：英语一般普通话水平：良好 • 粤语水平：良好 • 工作能力及其他专长
上一页 下一页 返回
任务八 个人简历
• 熟悉Ｗｉｎｄｏｗｓ系统各版本、计算机软硬件、网络维护知识、Ｏ ｆｆｉｃｅ系列基本操作、网页基础制作、ＶｉｓｕａｌＢａｓｉｃ、 Ｐｈｏｔｏｓｈｏｐ系列、ＡｄｏｂｅＰｒｅｍｅｒｅ等。
上一页 下一页 返回
任务八 个人简历
• 三、任务要求
• （一）个人简历的撰写 • 简历的规格和版式 • （１）简历的篇幅最好在１～２页纸； • （２）在中文简历中，小标题和姓名可以用黑体，而正文一般用宋体； • （３）排版时要尽量做到整齐、大方、简洁。
上一页 下一页 返回
任务八 个人简历
• （二）简历各要素撰写 • １.个人信息 • 必填信息：姓名、联系方式（手机、地址、Ｅ－ｍａｉｌ）； • 可选信息：性别、年龄、民族、籍贯、政治面貌、照片。 • ２.教育背景 • 必填信息：受教育时间段、学校、学院、专业、学历等； • 可选信息：主修课程、辅修课程、研究方向等。
• 二、案例分析
任务八 个人简历
• 四、个人简历的示例
上一页
返回
上一页 下一页 返回
任务七 电子邮件
• 三、任务要求
• （一）电子邮件地址的组成和格式
• 如ｓｕｐｅｒ１３１４＠ｓｏｈｕ.ｃｏｍ、７８７９５６２３＠ｑ ｑ.ｃｏｍ、ｈｕａｙｕａｎ１９９０１２０８＠ｙａｈｏｏ.ｃｏｍ. ｃｎ等。
• （二）电子邮件的构成 • 电子邮件包括收件人、主题、称呼、正文、结语、签名。
操作维护
上一页 下一页 返回
任务八 个人简历
• 工作描述：音响、灯光设备操作维护 • 离职原因：勤工俭学、毕业离校语言能力 • 外 语：英语一般普通话水平：良好 • 粤语水平：良好 • 工作能力及其他专长
上一页 下一页 返回
任务八 个人简历
• 熟悉Ｗｉｎｄｏｗｓ系统各版本、计算机软硬件、网络维护知识、Ｏ ｆｆｉｃｅ系列基本操作、网页基础制作、ＶｉｓｕａｌＢａｓｉｃ、 Ｐｈｏｔｏｓｈｏｐ系列、ＡｄｏｂｅＰｒｅｍｅｒｅ等。
上一页 下一页 返回
任务八 个人简历
• 三、任务要求
• （一）个人简历的撰写 • 简历的规格和版式 • （１）简历的篇幅最好在１～２页纸； • （２）在中文简历中，小标题和姓名可以用黑体，而正文一般用宋体； • （３）排版时要尽量做到整齐、大方、简洁。
上一页 下一页 返回
任务八 个人简历
• （二）简历各要素撰写 • １.个人信息 • 必填信息：姓名、联系方式（手机、地址、Ｅ－ｍａｉｌ）； • 可选信息：性别、年龄、民族、籍贯、政治面貌、照片。 • ２.教育背景 • 必填信息：受教育时间段、学校、学院、专业、学历等； • 可选信息：主修课程、辅修课程、研究方向等。
• 二、案例分析
如何正确发邮件精品PPT课件
13
3.3邮件内容之邮件正文3
4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一
封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这 将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结， 删减瘦身，突出有用信息。
22
5.4 回复邮件的技巧
5.要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体） 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了； 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。 称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 关于格式，称呼是第一行顶格写。
10
3.2 邮件内容之称呼与问候
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是 面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL.
们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住： 及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
20
5.2 回复邮件的技巧
2. 进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要
用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反 复交流，浪费资源。 3. 回复不得少于10个字
3.3邮件内容之邮件正文3
4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一
封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这 将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结， 删减瘦身，突出有用信息。
22
5.4 回复邮件的技巧
5.要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体） 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了； 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。 称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 关于格式，称呼是第一行顶格写。
10
3.2 邮件内容之称呼与问候
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是 面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL.
们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住： 及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
20
5.2 回复邮件的技巧
2. 进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要
用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反 复交流，浪费资源。 3. 回复不得少于10个字
邮件礼仪及写作方式ppt课件
电子邮件使用规范
大纲
一、电子邮件的重要性 二、电子邮件的书写格式 三、邮件正文的撰写规则 四、电子邮件使用注意事 项
2
一、电子邮件的重要性
（一）为什么要使用电子邮件并规范 电子邮件礼仪 （二）什么样的情形下需要发送邮件
3
为什么电子邮件很重要？
（一）电子邮件是一种正式、便捷的沟通方式 （二）电子邮件是最好的工作记录 （三）电子邮件是最好的文件中转站 （四）电子邮件是展示组织形象的窗口
突出重点：通过背景色，粗体，字体颜色的改变突出重点
17
附件处理要科学
1）若邮件带有附件，应在正文内提示收件人查看附件； 2）正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时， 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
附件处理要科学
3）附件文件应按有意义的名字命名；如：项目名称；文件是什 么；今天的日期；如果有之前的版本，加上你的缩写名字，如： 卫生健康_村医培训_7月18日_OYH。 4）能够贴在正文里面的附件，尽量都贴出来。让收件人可以一 目了然。
21
电子邮件使用注意事项
1、正确使用发送，抄送与密送 2、收件人的排列应遵循一定的规则 3、回复邮件时的注意事项 4、关于Email的五个习惯
22
正确使用发送、抄送与密送
• 收件人( To List)需要回复或采取行动的人，不 要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”
• 抄送( CC List)需要了解此邮件事项相关的人
10
祝福语和署名的书写格式
写完邮件的正文空一行，在正文的左下角写下祝 福语和发件人的姓名
11
大纲
一、电子邮件的重要性 二、电子邮件的书写格式 三、邮件正文的撰写规则 四、电子邮件使用注意事 项
大纲
一、电子邮件的重要性 二、电子邮件的书写格式 三、邮件正文的撰写规则 四、电子邮件使用注意事 项
2
一、电子邮件的重要性
（一）为什么要使用电子邮件并规范 电子邮件礼仪 （二）什么样的情形下需要发送邮件
3
为什么电子邮件很重要？
（一）电子邮件是一种正式、便捷的沟通方式 （二）电子邮件是最好的工作记录 （三）电子邮件是最好的文件中转站 （四）电子邮件是展示组织形象的窗口
突出重点：通过背景色，粗体，字体颜色的改变突出重点
17
附件处理要科学
1）若邮件带有附件，应在正文内提示收件人查看附件； 2）正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时， 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
附件处理要科学
3）附件文件应按有意义的名字命名；如：项目名称；文件是什 么；今天的日期；如果有之前的版本，加上你的缩写名字，如： 卫生健康_村医培训_7月18日_OYH。 4）能够贴在正文里面的附件，尽量都贴出来。让收件人可以一 目了然。
21
电子邮件使用注意事项
1、正确使用发送，抄送与密送 2、收件人的排列应遵循一定的规则 3、回复邮件时的注意事项 4、关于Email的五个习惯
22
正确使用发送、抄送与密送
• 收件人( To List)需要回复或采取行动的人，不 要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”
• 抄送( CC List)需要了解此邮件事项相关的人
10
祝福语和署名的书写格式
写完邮件的正文空一行，在正文的左下角写下祝 福语和发件人的姓名
11
大纲
一、电子邮件的重要性 二、电子邮件的书写格式 三、邮件正文的撰写规则 四、电子邮件使用注意事 项
电子邮件礼仪-职场邮件PPT培训课件
致谢信应简洁明了，避免冗长 的表述和过多的客套话。
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
电子邮件书写规范.ppt
标准格式和基本要求
? 附件 1、文档资料一定要加上公司 logo,一般是加在页眉 处，应掌握好 logo的比例尺寸，达到美观的效果；
2、行文格式要统一，务必整洁规范； 3、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查 看附件，在写完邮件后注意检查附件是否上传好； 4、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多 个附件时。附件数目不宜超过 4个，不宜过大， 数目较多时应打包压缩成一个文件； 5、附件文件名称应按有意义的名字命名。
Conciseness——简洁原则
正文写作中应遵循的 5C原则、明确 、完整，提供读者所需要的信息，尤 其像询问贸易条件等需要回函的电子 邮件，更需要清楚完整，只有包含具 体信息的邮件，才能达到良好的沟通 效果。邮件是否完整，可以用5W1H来 检验，即who，when，where，what ，why和how。
? 邮件签名的字体大小、颜色与正文统一 ? 邮件签名中不要带公司 logo,以简洁大方为主
? 可针对不同的发送对象选择使用不同的邮件 签名
标准格式范例
Dear ×××，
您好！
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××
电子邮件书写规范
1 电子邮件书写格式 电子邮件的组成部分 标准格式和基本要求
2 电子邮件书写原则 正文写作中应遵循的5C原则 回复电子邮件时的注意事项
电子邮件的基本组成部分
邮件 地址
写件人 Email 地址，收件人 Email 地址，抄送收件 人Email 地址，秘密抄送收件人 Email 地址
三、邮件正文
? 称呼 称呼要准确、礼貌得体，符合商务礼仪习惯。 如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title 作 为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用 Dear+全名，如邮件为一封通函，则用 Dear All作为邮件称呼。
职场邮件编写技巧PPT
版权归玉柴联合动力股份有限公司所有
第22页
内容
语气
结构
标题
正 文
正文是一封邮件表述事情的核心部分，内容应简明扼要， 行文通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让 人晦涩难懂的语句。
称呼 正文 附件 结尾 回复 发送
版权归玉柴联合动力股份有限公司所有
第23页
内容
语气
结构
标题
正文应简明扼要
第30页
内容
语气
结构
提高邮件的易读性和说服力
标题 称呼 正文
内容上
所有必需的信息
附件 结尾 回复 格式上
三个“凡是”
语言上
信息化的语言最有说服力
发送
凡是能分段，尽量分段 凡是能用小标题，尽量用小标题 凡是能用清单，尽量31页
内容
语气
结构
附件
1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
不熟悉的人：
切忌不能直呼其名，更不要明显的套近乎，显得熟络；在多个收 件人的情况下可以称呼大家、All。
开头的问候语：
常见的开头写“尊敬的各位领导、王主管您好、各位同事好”。
版权归玉柴联合动力股份有限公司所有
第21页
内容
语气
结构
称呼中的两忌： 一忌不称呼：
不要一上来就直接说事情，给人的感觉是“你应该知道我是谁” 有的至多用个“你好”这些都是不礼貌的做法。 正确的做法是：如果对方有职位要称呼职位（姓氏+职位）， 如果不清楚职位，可用姓氏+工/哥/姐。当然十分熟悉的情况下， 可以用双方习惯的称呼方式，而这种情况仅限于非正式邮件。
正文应简明扼要的说清 楚事情，如果具体内容确实 很多，正文应作摘要介绍， 单独写个文件作为附件进行 详细描述。
第22页
内容
语气
结构
标题
正 文
正文是一封邮件表述事情的核心部分，内容应简明扼要， 行文通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让 人晦涩难懂的语句。
称呼 正文 附件 结尾 回复 发送
版权归玉柴联合动力股份有限公司所有
第23页
内容
语气
结构
标题
正文应简明扼要
第30页
内容
语气
结构
提高邮件的易读性和说服力
标题 称呼 正文
内容上
所有必需的信息
附件 结尾 回复 格式上
三个“凡是”
语言上
信息化的语言最有说服力
发送
凡是能分段，尽量分段 凡是能用小标题，尽量用小标题 凡是能用清单，尽量31页
内容
语气
结构
附件
1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
不熟悉的人：
切忌不能直呼其名，更不要明显的套近乎，显得熟络；在多个收 件人的情况下可以称呼大家、All。
开头的问候语：
常见的开头写“尊敬的各位领导、王主管您好、各位同事好”。
版权归玉柴联合动力股份有限公司所有
第21页
内容
语气
结构
称呼中的两忌： 一忌不称呼：
不要一上来就直接说事情，给人的感觉是“你应该知道我是谁” 有的至多用个“你好”这些都是不礼貌的做法。 正确的做法是：如果对方有职位要称呼职位（姓氏+职位）， 如果不清楚职位，可用姓氏+工/哥/姐。当然十分熟悉的情况下， 可以用双方习惯的称呼方式，而这种情况仅限于非正式邮件。
正文应简明扼要的说清 楚事情，如果具体内容确实 很多，正文应作摘要介绍， 单独写个文件作为附件进行 详细描述。
邮件培训(PPT41页)
（会议请求和邮件提醒都会弹窗提醒，不一样的是，邮件提醒是自己设的， 会议请求是会议发起人写完发给参会人，参会人收到邮件后，不需要设置也 会定时弹窗提醒）
参会人收到会议请求：
四、设置待办事项
先照前面的工作界面设置把边栏打开-在待办事项框里右击-新建-填上截止 日期、类别、内容、提醒时间（所有的提醒都可设为单次或周期）
2）有效交流的6C：
即清楚（clearly）、简明扼要 （chiefly）、有礼貌（courtly）、有建设性 （constructly）、正确（correctly）、完整（completely）。
3）人际沟通的2要素：
以真诚的沟通与感谢为前提，对事不对人；以委婉的方式指出讨论的分歧。
五、附件
• 必要时添加附件，能不添加尽量避免
人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向 他的。
2、要使用适当的称谓 多人收件可以使用统称，如：各位好，各部门，大家好，
To all等等； 如果对方有职务，可按职务尊称对方，如：XX领导好，
XX总等；对于级别高于自己的人士不宜称呼全名，平级或日 常同事可以适当亲切一些。
四、正文
简明扼要，行文通顺
七、邮件过滤器
Foxmail的“邮件过滤器”可以帮助用户完成一系列的自动操作，例如可以 将收到的某个邮件杂志的邮件全部自动保存到某个指定的邮箱目录中，也可以 做到针对某些符合判断条件的邮件自动进行回复等操作，甚至可以把符合特定 条件的邮件直接在服务器删除 。
右键选定的帐号“过滤器”， 就可以进入邮件过滤器的设定 界面。此功能相当于Outlook express 中的“邮件规则”。
对于正文段落格式是否要 首先缩进2格，就看各人 习惯。只是段落分明、条 理清晰就好。
参会人收到会议请求：
四、设置待办事项
先照前面的工作界面设置把边栏打开-在待办事项框里右击-新建-填上截止 日期、类别、内容、提醒时间（所有的提醒都可设为单次或周期）
2）有效交流的6C：
即清楚（clearly）、简明扼要 （chiefly）、有礼貌（courtly）、有建设性 （constructly）、正确（correctly）、完整（completely）。
3）人际沟通的2要素：
以真诚的沟通与感谢为前提，对事不对人；以委婉的方式指出讨论的分歧。
五、附件
• 必要时添加附件，能不添加尽量避免
人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向 他的。
2、要使用适当的称谓 多人收件可以使用统称，如：各位好，各部门，大家好，
To all等等； 如果对方有职务，可按职务尊称对方，如：XX领导好，
XX总等；对于级别高于自己的人士不宜称呼全名，平级或日 常同事可以适当亲切一些。
四、正文
简明扼要，行文通顺
七、邮件过滤器
Foxmail的“邮件过滤器”可以帮助用户完成一系列的自动操作，例如可以 将收到的某个邮件杂志的邮件全部自动保存到某个指定的邮箱目录中，也可以 做到针对某些符合判断条件的邮件自动进行回复等操作，甚至可以把符合特定 条件的邮件直接在服务器删除 。
右键选定的帐号“过滤器”， 就可以进入邮件过滤器的设定 界面。此功能相当于Outlook express 中的“邮件规则”。
对于正文段落格式是否要 首先缩进2格，就看各人 习惯。只是段落分明、条 理清晰就好。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
如何写工作电子邮件
-
1、电子邮件的构成 2、邮件礼仪及注意事项
-
电子邮件的构成
1、收件人 抄送 密送 2、主题 3、正文 4、附件 5、署名
-
一、收件人 抄送 密送
to：收件人 你邮件的发送对象 cc：抄送 上司等需要知悉邮件内容的对象 bcc：密送 工作邮件一般无
发给谁？
参与者：一定想清楚谁是参与人，需要发送给哪些人，抄送给哪些人。 （1）跨部门的一定要抄送给对方主管，当然还得抄送给自己的直属主管 和部门的主管。 （2）发送会议记录的时候，参会人员是收件人，应该参会而没有参会的 人是抄送人。
以下附件是关于会议议程变更的文档， 请查收。
如有问题，请尽快与我联系！！！ 以上！！！-
四、署名
注明部门、职位、姓名 别忘了留下联系方式（邮箱、电话）
在署名中,如果是英文名字,建议附上中文名字。
-
五、附件
1、附件名要清晰明了，不要忘传、错传 。
2、邮件正文中写明附件的主要内容和发送目的，即：附件是什么，想让对 方做什么 。 3、多项同类附件要压成一份压缩文件，例如：同款产品的多张图片 4、尽量减小附件大小 ・通过zip等压缩 ・图片变换为JPG，GIF（BMP的容量很大） ・减少图片的大小・・・在ppt中将图片拉小是不起作用的！ ・减少图片像素(例：1024色⇒256色) ・将PPT变换为PDF ・太大的文件不要使用附件，使用链接 5、不要发送执行文件作为附件,执行文件容易引起病毒.有可能被病毒替换
-
点击添加抄 送
点击添加密 送
-
二、主题 邮件必须要有主题,不能空着，主题要求简洁明了，突出关键字。 要表述简洁，具体到所针对的层面。 收你邮件的人不一定每封邮件都读的，尤其是领导，通常会根据 标题选择性按顺序查看 ，可使用［请批示］［请审阅］ ［请回 复］ ［请参考］ ［请协调］ ［紧急］等。
-
小结
收件人(TO:) 抄送(CC:)
主题(Subject)
-
3、为了使邮件内容条理清晰，注意分段，一个要点占一个 自然段，清晰直观。各个段落之间要插入一行空行。 4、表述需完整：再简单的内容也要完整表述，以免造成误 解，影响执行效率和效果。
-
• 5、如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和 用途。
• 6、加上结束语，结尾要总结，再次明确需求，如 是“请知悉”即可，还是要求有所反馈，如需确 认或反馈，一定要在结尾明确“需要确认”或反 馈的具体期限和要求等
例子
-
三、正文
1、收件人 抄送人
称呼要正确：人名书写正确；称谓合理（如内部以职位或 大家通用称谓来称呼，外部以先生女士相称）；称呼要包 含所有收件人
2、开场白
-
3、内容
1、在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要 ，并求沟通效益。 2、结论先行，先下结论，把结论和重点放在首位，让人一 目了然。 在写邮件内容的时候，邮件内容一定不要过多，一行的内容 也不宜过长。
6、关于超大附件 腾讯企业邮箱普通邮件附件大小是50M.使用超大附件功能， 最大附件可以达到1G. 支持同时上传多个附件，每个附件大小限制为1G。超 大附件的有效时间为7天可以发往任何的邮箱地址，不受对方邮箱大小限制。
-
邮件礼仪及注意事项
1、发送电子邮件必须注意礼貌，用词要得当，以免引起误解或给收信 人留下不好的印象。 2、意见有反馈：对于他人提出的意见，在正文中要予以反馈和解决， 不能仅是表示感谢。 不要使用背景图片.使得文字看不清楚,而且在某些系统中无法显示图片. 3、正式的工作邮件s New Roman.要简洁,不需要太多的色彩. 4、,中文使用中文的字体,英文使用英文的字体.或者统一使用系统默认的 简单格式,例如宋体. 5、,图片,图表,尽量插入到邮件中，有利于效率. 6、,回复邮件请附上对方的来信,方便对方理解处理. 7、可以少量的使用网络符号: ) , 不要滥用,毕竟是工作而不是网络聊天 呵. 8、如果是报告、方案，无论给老板，还是给同事，要不给合作伙伴， 记得最后说“请审阅”三个字， 9、不要用晦涩难懂的缩写或生僻字以免产生误解，也不要用俚语。
-
先下结论！最好一个画面显示全部内容！ ^_^
TO：刘经理 王主管 CC：杨东东
结论
<背景> . .
TO：刘经理 王主管 CC：杨东东
结论
<背景> . .
--!
-
1、加上 结束语
TO：刘经理 王主管 CC：杨东东 各位领导：
你们好！我是人事部的李丫丫，本周 原本固定周三下午的人事部例会，改为 周四上午。
-
1、电子邮件的构成 2、邮件礼仪及注意事项
-
电子邮件的构成
1、收件人 抄送 密送 2、主题 3、正文 4、附件 5、署名
-
一、收件人 抄送 密送
to：收件人 你邮件的发送对象 cc：抄送 上司等需要知悉邮件内容的对象 bcc：密送 工作邮件一般无
发给谁？
参与者：一定想清楚谁是参与人，需要发送给哪些人，抄送给哪些人。 （1）跨部门的一定要抄送给对方主管，当然还得抄送给自己的直属主管 和部门的主管。 （2）发送会议记录的时候，参会人员是收件人，应该参会而没有参会的 人是抄送人。
以下附件是关于会议议程变更的文档， 请查收。
如有问题，请尽快与我联系！！！ 以上！！！-
四、署名
注明部门、职位、姓名 别忘了留下联系方式（邮箱、电话）
在署名中,如果是英文名字,建议附上中文名字。
-
五、附件
1、附件名要清晰明了，不要忘传、错传 。
2、邮件正文中写明附件的主要内容和发送目的，即：附件是什么，想让对 方做什么 。 3、多项同类附件要压成一份压缩文件，例如：同款产品的多张图片 4、尽量减小附件大小 ・通过zip等压缩 ・图片变换为JPG，GIF（BMP的容量很大） ・减少图片的大小・・・在ppt中将图片拉小是不起作用的！ ・减少图片像素(例：1024色⇒256色) ・将PPT变换为PDF ・太大的文件不要使用附件，使用链接 5、不要发送执行文件作为附件,执行文件容易引起病毒.有可能被病毒替换
-
点击添加抄 送
点击添加密 送
-
二、主题 邮件必须要有主题,不能空着，主题要求简洁明了，突出关键字。 要表述简洁，具体到所针对的层面。 收你邮件的人不一定每封邮件都读的，尤其是领导，通常会根据 标题选择性按顺序查看 ，可使用［请批示］［请审阅］ ［请回 复］ ［请参考］ ［请协调］ ［紧急］等。
-
小结
收件人(TO:) 抄送(CC:)
主题(Subject)
-
3、为了使邮件内容条理清晰，注意分段，一个要点占一个 自然段，清晰直观。各个段落之间要插入一行空行。 4、表述需完整：再简单的内容也要完整表述，以免造成误 解，影响执行效率和效果。
-
• 5、如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和 用途。
• 6、加上结束语，结尾要总结，再次明确需求，如 是“请知悉”即可，还是要求有所反馈，如需确 认或反馈，一定要在结尾明确“需要确认”或反 馈的具体期限和要求等
例子
-
三、正文
1、收件人 抄送人
称呼要正确：人名书写正确；称谓合理（如内部以职位或 大家通用称谓来称呼，外部以先生女士相称）；称呼要包 含所有收件人
2、开场白
-
3、内容
1、在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要 ，并求沟通效益。 2、结论先行，先下结论，把结论和重点放在首位，让人一 目了然。 在写邮件内容的时候，邮件内容一定不要过多，一行的内容 也不宜过长。
6、关于超大附件 腾讯企业邮箱普通邮件附件大小是50M.使用超大附件功能， 最大附件可以达到1G. 支持同时上传多个附件，每个附件大小限制为1G。超 大附件的有效时间为7天可以发往任何的邮箱地址，不受对方邮箱大小限制。
-
邮件礼仪及注意事项
1、发送电子邮件必须注意礼貌，用词要得当，以免引起误解或给收信 人留下不好的印象。 2、意见有反馈：对于他人提出的意见，在正文中要予以反馈和解决， 不能仅是表示感谢。 不要使用背景图片.使得文字看不清楚,而且在某些系统中无法显示图片. 3、正式的工作邮件s New Roman.要简洁,不需要太多的色彩. 4、,中文使用中文的字体,英文使用英文的字体.或者统一使用系统默认的 简单格式,例如宋体. 5、,图片,图表,尽量插入到邮件中，有利于效率. 6、,回复邮件请附上对方的来信,方便对方理解处理. 7、可以少量的使用网络符号: ) , 不要滥用,毕竟是工作而不是网络聊天 呵. 8、如果是报告、方案，无论给老板，还是给同事，要不给合作伙伴， 记得最后说“请审阅”三个字， 9、不要用晦涩难懂的缩写或生僻字以免产生误解，也不要用俚语。
-
先下结论！最好一个画面显示全部内容！ ^_^
TO：刘经理 王主管 CC：杨东东
结论
<背景> . .
TO：刘经理 王主管 CC：杨东东
结论
<背景> . .
--!
-
1、加上 结束语
TO：刘经理 王主管 CC：杨东东 各位领导：
你们好！我是人事部的李丫丫，本周 原本固定周三下午的人事部例会，改为 周四上午。