采购制度及流程

物资管理制度汇编

第一章总则

第一条物资管理，是成本管理的核心内容之一。为了进一步提高采购

效率，严格控制物资采购综合成本的要求，结合公司已有的管理制

度，特制定本管理制度。用以规范物资采购、验收、发放和库存管理等

方面的管理，使之严谨、科学、节约、高效，强化公司的市场核心竞争

力。

第二条本制度适用于公司工程技术部门。

第二章供应商开发过程的管理

第一条供应商开发的原则：供应商的开发必须满足货比多家（三

家以上）的比较原则，坚定不移的贯彻房产公司总经理室“以合理的价

格购买质量最好的产品”的采购宗旨，严格成本控制。

开拓一批具有市场影响力、能提供优质服务、有效降低物资采购成本的

战略性合作供应商。

第二条物资部门必须做好需求信息的收集

1、工程技术部门必须提前做好相应工程物资需求信息的收集，

了解各楼盘销售定位和成本要求，以便提前准备供应商的开发、拓展

工作。杜绝等到申购计划出现后才进行供应商资源开发、洽谈的现

象，以至影响工程建设的进度。

2、工程技术部门必须针对本部门负责的材料，对各工程物资需

求信息作出整理，形成专门的年度需求预测报告。对各种材

料的需求量、需求时间、节点、档次、成本作出分析和判断。

并以此为拓展供应商的依据。

第三条供应商资源开发的计划

1、工程技术部门要定期对现有合作伙伴进行检讨,检讨范围包括

供货价格、服务水平、结款要求、供货能力、供货质量、工程覆盖范

围等，对现有供应商的优、缺点进行总结。

2、工程技术部门依据项目年度需求作出供应商拓展、开发的年

计划书，对所要达到的目标进行设定，就大宗、关键材料开发一批战

略合作供应商，其计划向总经理室领导汇报。

第四条供应商信息资源的收集和评估

1、优质供应商信息的收集、整理由专人负责，并形成常制。信

息来源于已合作的供应商、兄弟公司推荐、工程现场考察、网络、媒

体等各方面。收集范围应围绕工程实际需求。

2、被收集对象即为潜在供应商，其资质必须满足下列要求：

(1)必须具备独立、有效的企业法人资质。

(2)其经营范围必须符合国家相关政策。

(3)其产品技术、质量必须符合国家相关标准。

(4)其服务能力、覆盖范围满足对应工程项目的要求。

3、信息资源收集的结果必须及时进行整理、汇报。

4、由工程技术部门的负责人，对已收集供应商进行明确评判，

将有合作意向的列入备选开发供应商之列。

5、工程技术部门必须建立、完善信息资源库，对已合作的供应

商及参与过竞标（或竞价）的供应商档案应及时收集整理，应录

入的内容包括：公司简介，产品范围，联系资料，合作项目，产品价

格、产品档次。

第五条供应商的考察

1、为规避合作风险，待开发的供应商必须经过考察验证，其方

式可为到对方生产现场考察或工程案例现场考察，考察过程由

采购主办人员组织，由本部门负责人、对应技术人员、对应房

产公司人员组成。特殊情况下现场考察可免，通过洽谈验证。

2、考察验证的内容必须涉及到公司的资质、产品类别（档次）

资产、产能、技术质量标准、价格模式、管理模式、服务能力、经济

实力等方面内容。

3、考察结果的评定

考察过程中，根据考察结果填制《供应商评价表》附表

CKF-2）。并对供应商的符合性进行评定，评定内容由采购主

办人员作出，部门负责领导审定。并移交公司办公室汇编存档。

4、只有经考察、评定符合我公司合作需求的供应商，才能纳入

到采购竞标竟价的供应商范畴，并邀请参与采购竞标竟价。

第六条供应商材料样板确认的规定

1、接受采购申请时，必须向对应房产公司及工程项目部获取相

关楼盘定位、产品成本、品牌、质量、技术、数量及交期方面的要求。

2、有外观和特别技术要求的产品如属于首次申购，须供应商呈

送材料样板及相关资料，并经确认。

3、针对房产要求，邀请各家已纳入竞标竟价范围的供应商呈送

样板并报价，在产品价格、款式、付款条件等各方面得到房产公司总经

理室的确认后。参与竞标竟价的供应商不少于三家

特殊情况另议）。

4、供应商样板及资质得到房产公司的确认后，才能进入最终商

务谈判程序。

5、经确认的样板需一式三份，即房产公司一份，工程技术部一

份、用料方一份。特殊情况可免。

第七条采购商务谈判过程管理的规定

1、商务谈判前的准备：商务谈判是指双方进行就双方合作条款

落实进行的谈判，商务谈判进行前，必须对各家供应商进行现场考察

（特殊情况可免，如往次曾考察过，双方已非常了解）对各供应商报价

资料进行整理，并做成《物资采购比价表》附表（CKF-1 ）；草拟合

同稿，对我方合作底线进行设定。就一采购项目所邀请参与谈判的供应

商不能少于三家。

2、商务谈判过程的实施：商务谈判归口于对应工程技术部采购

员实施，由采购业务主办人员组织，过程由本部门负责人全程控制，对

价格、结算条件、技术标准、售后服务等重要内容依照合同稿逐条进

行，过程内容由对应分管公司总经理室派员记录。谈判原则上在本公

司进行。

3、对合作条款的特别要求：必须坚定不移的坚持成本最低原则；

结算条款必须符合本公司的财务制度要求。

4、商务谈判原则：必须满足公正、保密的原则。任何人不得将

过程信息向第三方泄露。

5、谈判结果的整理：谈判结束后，采购业务主办人员必须对谈判结

果进行整理，就各供应商的合作条件以《物资采购比价审批表》

（附表CKF-01 ）的方式进行对比，由工程技术部门负责人呈送

总经理室汇报、选择、批准。其流程：经办人T工程技术部预算员