不动产登记档案整合和集约化管理初探

不动产登记档案整合和集约化管理初探

发表时间：2017-04-20T11:55:19.010Z 来源：《基层建设》2017年2期作者：颜焕英[导读] 摘要：从对不动产进行整合，推行全新的登记制度以来，社会各界加强了对不动产登记档案的重视，不动产登记档案的整合和集约化管理工作提上了重要日程。

蒙自市不动产登记中心 661199

摘要：从对不动产进行整合，推行全新的登记制度以来，社会各界加强了对不动产登记档案的重视，不动产登记档案的整合和集约化管理工作提上了重要日程。本文主要从三方面分析了对不动产档案进行整合和集约化管理的必要性，叙述了对不动产进行整合和集约化管理的主要内容，并分析了在对不动产进行整合和集约化的管理过程中遇到的问题，以希望能对不动产的整合、集约化管理工作有所助益。

关键词：不动产登记档案；整合；集约化；管理

1 对不动产登记档案进行整合和集约化管理的必要性

1.1 物权登记依托档案

不动产登记档案室登记机构在不动产物权登记过程中形成的，包括不动产登记薄、登记机构登记审核过程中形成的材料和申请人提交的原始凭证。不动产登记档案室登记机构对不动产物权进行动态管理的工具，同时也是开展不动产物权登记的基础和依据。离开不动产登记档案，物权登记就是无源之水、无本之木。

不动产登记机构统一后，登记职责整合到一个部门，要实行高效、快捷的“一站式、一条龙”登记服务，离不开不动产登记档案的整合、集中保管。

1.2 便民服务需要档案

整合不动产登记并制定具有统一性的不动产登记制度，主要是为了减轻人民群众的负担，为人民群众登记不动产提供更加方便、快捷的途径。通过不动产登记档案的相关要求，对不动产的物权归属进行明确，提供了不动产归属的有效、合法的物权证明。对不动产物权进行登记之后，不仅能起到保护权利人不动产所有权的作用，还维护了不动产权利人的合法权益，进一步维持了社会的稳定。在明确不动产物权和不动产登记过程中，相关的不动产登记档案在数量上占有绝对优势，在处理不动产登记问题对不动产登记档案的利用率是最高的。因此，就需要对不动产登记档案进行整合，通过科学的手段对不动产登记档案进行重新分类，然后集中进行储存，方便相关人员的进行查阅，大大节省了不动产登记档案的查阅时间。

1.3 管理需要整合集约

对不动产机构的登记职责进行重新划分之后，原存放于国土部门、房管部门、林业部门、农业部门、海洋部门等的不动产物权登记的资料成果不在适合于存放在原来的部门。不动产登记档案的分散存放，不仅不利于不动产登记档案相关管理人员的管理，也提高了不动产登记档案保护工作的难度。为解决这一问题，就需要对分散于各个部门中相关的不动产登记档案进行统一、全面的整合，统一保存，对不动产登记档案进行集约化的管理模式。

2 不动产登记档案进行整合集约的内容

2.1 对部门进行整合

在实行不动产机构统一化管理之后，相关部门可以根据实际需求建立不同的档案馆，将不动产登记档案进行统一存放，并安排专人进行管理，提高相关部门对不动产登记档案的的规范管理的能力。在实际的不动产档案管理过程中，相关部门还可以根据不动产登记的类型，分别建立土地、房屋、林地等相关的不动产登记档案管理科室。也可以以不动产原有的登记簿为基础进行不动产登记档案管理模式的探索，确定最适宜的不动产登记档案管理模式。相关机构应全面贯彻整合和集约化的管理模式，对不动产登记档案进行规范、标准、统一的管理。

2.2 对管理人员进行整合

不动产登记档案管理机构在开展整合和集约化管理初期，可以启用原先的不动产登记管理人员参与到不动产登记档案的整合和集约化管理工作中，利用原先的档案管理人员的经验带动新模式档案管理人员的管理工作，以完成不动产登记档案管理模式的过渡。不动产登记档案整合和集约化管理，需要业务熟练，拥有较高档案管理水平的管理人员才能得以顺利实行。因此，不动产登记档案管理部门需要加强对管理人员专业化管理知识和管理能力的学习，加强对管理人员不动产业务方面的相关知识的培训。

2.3 对档案进行集约整合

将不动产登记相关的档案集中整合，在高度集中管理下实现对不动产登记档案的集约化管理。在进行不动产登记档案的集约化管理时，可以将不同类型的档案集中在档案室内，并对档案进行标准、规范的集约化管理。这样不仅有利于不动产登记档案整合工作的顺利进行，还节省了不动产登记档案管理部门、管理人员、管理设备的投入，通过统一而规范的集约化管理，很大程度上提高了不动产登记档案管理水平。通过整合、集约化的管理模式，大大节省了在不动产档案管理上的重复投入，为不动产登记工作的稳定开展提供了保障。

3 不动产档案进行集约整合的困难

3.1 移交档案之前的整理和交接工作

不动产登记档案的质量直接影响到后期的管理工作和档案利用率，因此需要对原先储存于各个不同的部门的不动产登记档案进行统一的分类、装订、造册、交接，设立档案室对不动产档案进行统一储存，并规范管理模式，有助于提高不动产登记档案的管理水平。不动产登记档案的类型多种多样，因此，在制定方案之间，应对其进行全面的调查研究，及时地发现问题并提出解决方案。在进行不动产登记档案的交接工作时，应先对权属清晰且资料相对完整、准确的不动产登记档案进行交接，然后再处理存在问题的不动产登记档案。

3.2 接收档案之后整合入库工作

接受完毕之后，需要对不动产档案进行入库集约化处理。首先应根据不动产的类型做好分类工作，根据所属的土地、房屋、林地等进行档案的细化分类。并根据登记簿的相关内容，生成不动产登记档案的电子信息，将其录入计算机，建立不动产登记档案的电子化平台，便于对不动产登记档案的管理和利用。然后对已经划分好的不动产登记档案进行编号，借助条形码、二维码等多媒体技术，在计算机上生成相应的、唯一的关联码。用多媒体技术对不动产登记档案进行扫码操作，建立影像和数据库，并导入计算机系统中，便于后期的管理和对不动产档案的利用。最后，对不动产登记档案进行进一步检查，然后入库。