业务部门日常管理制度文件

业务部门日常管理制度

为了强化业务部门日常业务管理，规范业务部门经营活动，杜绝不利于公司利益的经营行为，合理规避风险，根据公司业务特点，特制定以下细则。

一、商品请购管理

1、各部门按需进行商品请购的申请，填明请购的时间、要求到货时间、请购产品的品牌、

规格、型号、数量、建议价格，其中商品的建议价格为必填项。由部门经办人、产品经理、部门经理、采购部经理签字确认后上传到经营财务部进行审签，单据生效后留存财务一份，由采购人员进行商品询价。

2、项目类产品在请购前需向采购部、经营财务部提交各部门签字确认后的开工报告方可申

请采购。

3、项目类产品在施工过程中如发生增项情况，需在请购单生成前对原开工报告进行变更，

经各部门经理签字确认后，方可申请采购。

4、请购单由业务部门经理签字后为生效确认，如需他人代签，需部门负责人签发“授权书”

同时经主管副总经理批准后方可代签，并于当日传于采购部及财务部。

5、请购生效后，如发生请购变更，需进行请购单变更，不得在原单据进行修改，审签流程

与第一条类同。

二、实物库存管理

1、出库管理：

A.对入库手续齐全的到货商品，库房保管员应及时通知业务人员，办理出库手续；

B.尚未办理入库手续的到货商品，库房保管员不具有处置权，业务人员不得擅自提货；

C.直达商品及物资的出库办理程序等同于实物商品，库房保管员应在出库单据上标注“直

达”字样，并注明直达单位；

2、商品责任划分：

A.出库手续办理完毕后，商品直接责任转移至业务部门实物负责人。实物负责人应对所负

责的商品及商品包装妥善保管，保证其安全性、完好性，不得擅自将商品借于他人及其他部门，不得擅自开封损坏，出现非人为损坏及质量问题的商品应及时返还物流中心，并办理相关手续；

B.如发生人为损坏，由行为人按价赔偿；

C.出库手续办理后，库房保管员对库房内暂存商品仍负有监管职责，有义务与业务部门实

物负责人配合，保证商品存放安全；

3、其他业务管理

A.调拨：公司间各业务部门因业务需要，可进行商品调拨。由调出部门实物负责人填写调

拨单，调拨单上应写明商品名称、数量、成本价。双方实物负责人签字确认后，调拨单生效，实物责任转移至调入方；

B.领用：

1、内部领用

由领用部门出具领用单，领用单注明商品名称、数量、进价。由领用人部门经理、办公室主任签字许可后，领用单生效；

2、赠送领用

公司发生赠送行为时，由实物负责人出具领用单，注明商品名称、数量、进价及对方单位。由领用人部门经理、主管副总经理、营销总监、公司总经理签字许可后，领用单生效，方可付出商品；

4、月末库存管理

A．经营财务部每月最后一天协助业务部门实物负责人进行实物盘点，盘点表应按实物填写；B．盘点后实物负责人应在二天内，完成自行对帐及与财务人员的对帐工作；

C．盘点日后二天内，业务部门实物负责人应出具盘点汇总表、当月赊销表、应收及质保金表。库存表需注明库存原因，存在三超数据的说明超期原因及处理办法；

D．盘点表中要将零成本及取得的赠送商品列入其中，其销售及领用、调拨手续等同于其他商品。

5、送货管理

A．为保障公司资金正常运转，各业务部门不允许出现实物库存，除因到货时间较晚、天气原因或甲方特别要求等客观因素外，当日到货商品要求当日送出；

B．为规范、规避、统一送货流程，公司所有业务部门需送客户的商品均由技服中心统一提货、送货，技服中心按照比率对所需部门收取送货费。

C．各部需送货时，由业务人员签写送货签收单，注明单位、联系人、联系电话、商品名称、型号、序列号、数量等，交由技服中心送货人员，送货人员持单去库房提货；

D．提货过程需认真仔细，保管员有检查、验货的责任；

E．送货活动发生后，送货签收单应当日返回，偏远单位的单据返还日期不超过二天；F．送货人员应保证商品的安全送达及对方签收人的真实性；

6、超期管理

商品出库日后二个月，纳入超期库存范围，管理办法参照《三超管理规定》。

三、赊销业务管理

1、送货签收单返还公司后，赊销业务即确认发生。业务部门帐务负责人与财务人员按送货

签收单内容及时登记赊销明细；

2、特殊业务发生的送货行为，无法取得买方签字的，必须向部门经理及财务人员说明原因。

正常填写送货签收单，得到业务部门经理签字、主管副总经理、营销总监签字确认后，赊销行为方可生效；

3、项目类、工程类发生的送货行为，不能一一取得送货签收单的，需经办人员填制进场签

收单，按批次取得甲方人员签字后，及时上传财务，赊销生效；

4、因业务结算需求，需要对赊销进行部门间调拨的，调拨手续等同于实物调拨，调拨单生

效后，赊销业务转入调入部门，调入部门帐务负责人对其登记仍以该赊销初次发生日期为准；

5、因业务需求，需要对赊销内商品进行领用的，领用签字流程等同于实物领用，领用单生

效后，如属部门自用商品以进价计入部门运行费，如属客户所需商品以进价计入部门日

常营销费；

6、超期管理：A：商品销售业务：送货之日起二个月后纳入三超范围；

B：工程施工项目：公司内验结束一个月后，项目内所有工程物料纳入三超范围。

C: 针对长城公司、辽河区单位无计划运行项目（提前供货的情况）由营销总监批准后适当调整为送货之日起三个月后纳入三超范围。

管理办法参照《三超管理规定》。

四、销售业务管理

1、业务人员在开具发票前，对已供货商品填制销货单。开具时要认真、准确填写商品的规

格、型号、数量、单价、金额、客户信息，已签合同的注明合同号，冲预交款的要标注预交款的发生日期；

2、合同内商品销货时，销货单要与合同单项一一对应；

3、零星采购销售毛利率不能低于25%，低于此毛利率的需经其部门经理签字批准，平价销

售的需经部门经理签字批准，销货单方可生效；工程类项目销货允许平价填制销货单，毛利统一加在一项商品内;

4、对于不符合合同供货明细的销货单，财务部不予审核，合同变更单提交后，方予以计入

业务部门收入；

5、对于前期已收预交款，后续供货的业务，要求业务人员及时与甲方核对帐目，及时对帐