公文及督办管理办法

公文及督办管理办法

第一章总则

第一条为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，督促各项已决策工作高效、及时开展和完成，特制定本办法。

第二条公司综合部是公文处理和事务督办的责任部门，负责公司的公文处理和事务督办工作。综合部对公司公文进行统一收发、编号、分办、传递、用印、立卷、存档和销毁。

第二章公文处理

第三条依照公司实际情况，公文分为三大类：

(一)收文类

1、各级政府部门及业务主管机关发布的对公司具有指示性、指导性、规定性的各类政策、法规文件。

2、公司股东会、董事会、监事会、股东单位向公司发出的公文。

3、被控股企业向公司及公司内部管理机构（如企业管理委员会、招投标领导小组等）报送的公文。

4、与公司具有法律、经济关系或相关业务联系的单位向公司发出的公文。

(二)发文类

1、公司向对公司具有业务指导关系的政府部门及其业务主管部门报送的请示、报告等公文。

2、公司向股东会、董事会、监事会、股东单位发出的报告、议案、请示、通知等公文。

3、公司向与公司具有法律、经济关系的单位发出的通知、通告、公函等公文。

4、公司内部发布的及向被控股公司发出制度、规定、办法、通知、决定、通报、批复等具有规定性、指令性、指示性、知照性的公文。

5、公司内部部门之间、公司内部与外部相关机构之间印发、传递的商洽性、证明性、知照性的公函、证明信、说明、通知等公文。

(三)专项类

1、法定代表人授权委托书。

2、办公例会及各种专题会会议纪要。

第四条各公司级领导（包括董事长、总经理、副总经理、总师）的公文处理责任：

(一)审定、签发以公司、部门名义印发的重要公文并承担其法律和行政责任。

(二)阅处重要收文并指示处置原则与方法。

(三)直接承办最重要的收文。

第五条综合部部长的公文处理责任：

(一)审核各类综合性公文，并承担其相应的行政责任。

(二)阅处或经总经理明确授权代为阅处部分收文并指示处置原则与方

法。

(三)拟办和承办重要的收文。

(四)制定公司公文处理方面的规章制度和标准并督促检查实施情况，组织规划公文处理流程，建立公文处理质量与效率保障体系，确保公文处理的质量与效率。

(五)协调公司内外行文关系，指导解决公司内部公文处理中的一般随机事件。

第六条其他部门负责人的公文处理责任：

(一)审核本部门分管业务范围内发出的公司公文，并承担相应的行政责任。

(二)阅处由本部门直接办理的收文并确定具体处置方案。

(三)拟办和承办重要收文。

(四)督导本部门的公文处理工作，保证其质量，确保工作效率，向公司领导或综合部反映公文处理中的有关问题，解决本部门公文处理中的矛盾和问题等。

第七条专职文秘人员的公文处理责任：

(一)分类集中承担公文处理作业，特别是其中具有管理性质的作业，即收发、分办、启封、登记、编号、摘编、用印、归卷、清退、销毁、保管、提供借阅利用、组织传阅、催办、查办、印制、注发、对外传递以及审核公文等。

(二)组织公文的具体运转过程，初步审核公司的各类公文。

(三)辅助设计、制定公文处理的制度、标准和规程等。

第八条部门内勤人员的公文处理责任：

(一)分类集中承担部门内部公文处理作业，特别是其中具有管理性质的作业，即收发、分办、启封、登记、编号、摘编、用印、归卷、清退、销毁、保管、提供借阅利用、组织传阅、催办、查办、印制、注发、对外传递等，并对报送公文进行初步审核。

(二)组织部门内部公文的具体运转过程。

第九条一般业务人员的公文处理责任：

(一)按规定时限阅读处理收文，提供办理意见。

(二)具体承接办理公文，解决其中涉及的问题。

(三)起草和修改具体承办的公文

第十条必须按工作关系行文。具体要求是：上级向下级发出指导性、质询性、规定性的下行文件；下级只能以自己的名义向上级呈送陈述性、呈请性的上行文件；有平行关系和不相隶属关系的部门和单位之间只能相互送发商洽性、知照性、证明性的平行文件。

第十一条严格按照公司文件处理流程和公文规范格式行文。一般不得越级行文。公司内部各部门之间传递公文时，应按公司组织结构层次逐级上传下达文件。报海科建公司董事长、总经理、副总经理阅批的各类公文由海科建综合部统一处理。

第十二条行文前要对有关问题协商一致。各部门行文，如内容涉及公司其

他部门分管的业务和职权范围，必须对其中的有关问题协商一致，否则一律不得按自己的意见各自行文。

第十三条收文处理流程为：（公文请示处理单样本见附件3）

签收---登记---拟办---阅批---分办---归档

第十四条收文管理方式为：

(一)设置详细的分类文件夹存放。

(二)在领导审阅、批示后，如有对上级机关或其它主管单位的发文进行下发批示，一律复印下发。

(三)各部门对接收到的文件，必须进行签收。

第十五条对收文的归档管理按公司发布的档案管理的有关规定执行。

第十六条公司发文处理流程为：

(一)拟稿：由业务经办部门拟稿，稿件必需是规范的打印件，用纸规范，填写文件签发单(见附件2)，同时将文件电子版一并交综合部。

(二)会签：如公文内容涉及其他有关部门的职权范围，需进行部门负责人间的会签(如没有会签内容可省此步骤)。

(三)核稿：公司发文须经拟稿部门负责人、主管领导审核，部门发文须经部门负责人审核，综合部对文稿进行全面核查。

(四)签发：公司发文由公司总经理或总经理授权的公司领导签发，公司内部管理机构发文由机构负责人签发，部门发文由部门主管领导签发。

(五)修改、排版：综合部文秘人员或拟稿人依领导修改意见对文件电子