DCC文件管理教材(共 42张PPT)

相关说明
工作表单
文件编制表格 / / / / 《文件分发回收记录》 《文件更改申请通知 单》
关联部门 编制部门 分管领导 总经理 编制部门 DCC 企业办 知识产权
《文件/记录销毁申 请表》 《文件/记录销毁申 请表》 《文件分发回收记录》
《文件/记录销毁申 请表》
使用部门 DCC
3.1 文件使用部门当出现文件遗失时，可说明原因， 并提出申请； 3.2 企业办/知识产权部审核提交申请； 3.3根据申请重新发放文件，并做好发放登记；
受控文件类型
手册
程序文件
操作规程 作业指导书 企业标准 检验标准 APQP FMEA
年度质量目标
目标、指标及管理方案 年度培训计划 岗位职责要求 工程/工艺更改书 外部客户文件 年度内外审资料
表格
年度管理评审
文件编制、审批权限
文件类型 手册文件 程序文件 标准类文件 公司 管理类文件 部门 管理类文件 表单 编制、修订、 废止 手册编写小组 手册编写小组 /各部门 职责部门 提出部门 企管部 编号提供 企管部 企管部 审核 管理者代表 管理者代表 技术部 知识产权部 批准 总经理 总经理 总经理 总经理 分管领导 分管领导 总经理 / 备案部门 企管部 企管部 知识产权 部 企管部 企管部 企管部 文件分发、 回收 企管部
文件控制范围
CHECK 检查/审核 APPLICATION 申请/编制 APPROVAL 批准
RETENTION 保留
范围
ISSUANCE 发行
UPDATE
CANCEL 取消 RECALL 回收
更新
文件级别
1) 手册(manual---MA)——质量、环境、职业健康 主要功能是将管理层的方针及目标以文件形式告诉 全体员工或顾客 2) 程序文件(procedure---PR)—文件控制程序 是指导员工如何进行及完成手册内容所表达的方针 及目标的文件 3) 支持文件 (work instruction---WI)——SOP，SIP， 岗位要求 详细说明特定作业是如何运作的关系 4) 记录表格(record---RE) 是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的 文件
对公司/部门文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、 更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场 所使用的文件均为有效版本。

按规章办事； 按文件控制程序处理文件, 并按要求分发文件到每个部门； 控制文件及编号； 确保所有发出的受控文件均有“受控文件”印章，此印章复 印无效； 确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场； 对部门文件进行分类整理、检索、保存；
ISO9001:2008、ISO14001:2004、 TS16949:2009
DCC文件管理
纲要
文控职责 文控范围 文件级别 受控文件类型
文件编制、审批权限
文件编号 文件发行、修订、作废、遗失处理流程 文件分类整理、检索、保存 记录的填写、整理、检索、保存
文控职责
企管部 知识产权 部
知识产权部 企管部 企管部
分管领导
部门负责人 部门负责人
企管部
编制部门 编制部门
编制部门 编制部门
企管部
文件编号原则
第一、二级文件编码规则
NO. 文件类型 公司代码 文件类型 顺序号 例如/参考
1
方针、目标、 手册文件
TP
MA
001-999
TP-MA-001 质量手册
TP-PR-001 TP-EP-014 文件控制程序 化学品管理程序
2
程序文件
TP
PR
001-999
文件编号原则
第三级文件编码规则（公司级）
NO. 文件类型 公司代码 文件类别 顺序号 例如/参考
1
企业标准
TP/OC
QB
001-999
OC-QB-001/2009 D101检验标准
2
技术文件
TP/OC
TC
001-999
/
3
管理文件
TP/OC
WI
001-999
/
文件编号原则
第四阶文件编码规则 NO. 文件类型 公司代码 部门代码 文件类别 顺序号 例如/参考
1
记录表单
TP/OC
QC/HR/MF 等
RE
001-999
TP/HR-RE-001 年度培训计划 TP/HR-RE-002 培训执行表
文件发行、修订、作废、遗失处理流程
流程图 职责权限
各部门 DCC 分管领导 分管领导 总经理 DCC 编制部门 各职责部门编制文件 管理类文件向企业办索取编码，技术类文件向知识产权部 索取编码 管理类文件提交分管领导审核，体系类文件提交管代审核， 技术类文件提交技术部/知识产权部审核 管理类文件可由分管领导批准/总经理批准；体系类文件及 技术类文件由总经理批准； 管理类、体系类文到企业办备案；技术类文件到知识产权 部备案；受控文件需盖受控印章后下发； 文件备案后，编制部门将批准后文件下发到相关联部门； 有作废文件的，同时收回作废文件； 1.文件修订由文件中涉及到的关联部门提出，并 填写《文件更改申请通知单》说明修订原因； 2.文件修订原因得到编制部门或相关领导同意后 进行文件修订； 2.1 当出现文件需作废时，编制部门提出《文件/记录销毁 申请表》，说明原因，提交申请； 2.2 《文件/记录销毁申请表》提交分管领导审核，上一级 领导批准； 2.3 各文件编制部门负责回收下发的作废文件；技术类文 件由知识产权部回收；公司管理类文件及体系文件由企业 办回收； 2.4 对回收后的作废文件，DCC要及时销毁，并注销相应 文件编号；
第三阶文件编码规则（部门级） NO. 文件类型 公司代码 部门代码 文件类别 顺序号 例如/参考
1
技术类文件
TP/OC
QC/HR/MF 等
QC/HR/MF 等
QB/TC
001-999
TP/QC-TC-028 水分仪操作规程
TP/QC-WI-015 废水管理方案
2
管理类文件
TP/OC
WI
001-999
《文件分发回收记录》
记录填写、整理、检索

记录:
记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分.
ห้องสมุดไป่ตู้
所谓过程状态主要针对产品质量的形成过程和体系的运行过程，而过程结果则是指 体系运行效果和产品满足质量要求的程度。 根据记录的上述特性，记录在组织的质量管理体系中发挥着重要的作用。