集团总工办资料及档案管理办法

某集团总工办资料及

档案管理试行办法

第一章总则

第一条为规范总工办资料及档案管理工作，特别是项目前期资料及档案的管理工作，充分发挥资料及档案在工作中的作用，按集团公司《档案管理办法》、《技术管理办法》及行业相关档案管理规定，特制定本办法。

第二条总工办资料及档案是指在技术管理、项目前期等工作中直接形成具有保存和利用价值的文件材料，工程项目前期档案是我公司档案的重要组成部分。

第三条总工办资料及档案管理的基本原则是：统一管理，及时收集，适时移交，合理利用。

第二章档案管理体制、职责及分工

第四条在集团公司的统一领导下，总工办主任负责本部门资料及档案管理工作，各主管负责本管辖项目文件资料的收集工作，兼职档案员负责资料及档案归档工作，总工办档案管理工作网络图见附件1。

第五条总工办负责本部门的资料及档案管理工作，其主要职责是加强本部门技术管理及项目前期文件材料的收集、保管工作，及时向集团公司移交项目前期工作中产生的文件材料。

第六条兼职档案员资格

（一）兼职档案员需经档案管理知识、档案管理制度和工程项目知识培训合格后，方

能上岗。

（二）兼职档案管理人员应保持相对稳定

第三章资料及档案收集、归档和移交

第七条资料及档案收集范围

（一）总工办评先材料、创优争先活动材料、工会方面工作材料，协会、学会、社团方面工作形成的具有保存价值的文件材料。

（二）部门管理工作形成的总经理办公会议材料、工作简报、会议记录、纪要、工作计划、总结、考核工作形成的文件和材料，招标文件和招标限价审查工作收集或形成的记录及资料，部门岗位职责、职工教育、进修、培训方面文件及材料。

（三）前期工作中的项目建议书、项目可行性研究报告、工程初步设计报告、技术审查意见、项目请示、批复、协议、合同等文件及资料。

（四）参与生产企业技术改造及解决相关技术问题形成的资料。

（五）参与工程建设技术审查、方案调整、重大设计变更工作中形成的材料，参与解决建设工程技术问题工作中收集的资料。

第八条资料归档时间

在每项工作结束或告一段落后必须及时归档。

第九条归档要求

（一）归档的文件材料应齐全完整，能准确地反映管理工作、项目前期工作、参与工程建设活动及其他各项活动的真实内容和过程。

（二）编制较为完整的案卷分类目录并编号（分类编号方案见附件2，分类表见附件3），卷内文件暂按归卷时间顺序编目。

（三）形成的文件材料，一般归档一式一份，对重要的和使用频繁的应适当增加保存份数。

（四）凡归档的文件材料，应做到线条、字迹工整、清晰、纸质优良、签署完备。书写材料用碳素墨水或蓝黑墨水，禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水书写，以利于资料及档案的保存。

第四章项目前期工作资料及档案管理

第十条项目前期工作资料及档案是指从建设项目的提出、立项、可行性研究、初步设计阶段的勘察、设计、审查、审批过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像及电子文件等各种不同形式文件材料。

第十一条基本建设项目前期工作资料及档案是总工办档案的重要组成部分，应加强收集、归档、整理、保管和移交工作。

第十二条资料的收集应做到与项目前期工作同步进行。

第十三条基本建设项目前期工作资料及档案的移交。

工程前期工作结束时，按照相关规定将项目前期工作文件材料移交给项目工程建设管

理部门，对本部门有利用价值的资料留一份复制件。设计报告及设计图电子版本与纸质档案同时移交。

基本建设项目前期资料及档案移交时，移交单位要编制档案移交清册和案卷目录，交接双方在清点核对确认后，在移交清册上签字、盖章，交接双方单位负责人签字。档案移交清册应一式四份，交接双方各存两份。

第五章档案信息利用

第十四条要充分发挥部门管理、前期工作、审查、咨询等技术活动过程中形成文件的作用，积极开发档案信息为部门各项工作服务。

第十五条建立健全档案查阅、借阅和审批制度(参见附件4)，严格执行档案查阅、借阅审批程序，建立档案借阅登记台帐，并统计档案利用效果。

第六章其他

第十六条本办法自发布之日起试行。

附件１：

集团公司总工办

资料档案管理网络图

附件2：

集团公司总工办

资料及档案分类编号方案

为提高部门资料及档案管理水平，促进资料及档案管理规范化，使档案能更好地为部门各项工作服务，特制定本方案。

第一条档案分类

1．一级类目的设置。根据总工办资料及档案特点，一级类目共设置五个，有些档案难以归入以下大类的，可根据实际需要增设一级类目。

A 党群工作类

B 部门管理类

C生产技术类

D前期工作类

E 基本建设类

2．二级及二级以下类目的设置。二级及二级以下类目按部门管理职能和资料及档案的形成特点设置。分类表中设置的二级类目，是部门资料及档案分类的基本二级类目，可结合实际需要增设或减少二级类目。二级以下类目设置，可参照分类表中的基本范围，结合工作特点按实际确定，但分类层次不宜过多。

2.1 党群工作类、部门管理类、生产技术管理类档案分别按时间--问题分类设置二级及二级以下类目。

2.2 前期工作类和基本建设类档案二级类目按专业设置，三级类目按项目项目设置。

3．类目标识：

3.1 一级1类目标识：采用大写英文字母A、B、C、D、E。

3.2 二级及二级以下类目二级类目编号：采用阿拉伯数字01～99标识。

3.3 阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号“．”隔离开，大写汉语拼音字母与阿拉伯数字之间不加间隔号。

4. 类目标识示意：

例1：2010年部门总经理办公会议材料

B 部门管理工作类(一级类目)

B01 管理工作综合(二级类目)

例2：金佛山水利工程项目建议书

D前期工作类(一级类目)

D01前期工作水利水电专业(二级类目)

D01.01前期工作项目(三级类目)

第二条资料及案卷排架

（一）党群工作类、部门管理类、生产技术管理类档案，分别按大类、年度、问题排架，即把同一大类的案卷首先按年度分排，在各年度内，再将同一问题的案卷按时间顺序排列。

（二）前期工作类、基本建设类分别按大类、专业、项目（一个项目、一项工程、一台设备仪器）排架。

第三条资料及档号编制

（一）部门资料及档案的档号由分类号、案卷号组成。