大型集团公司档案管理制度守则

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档案管理制度

第一章总则

第一条为了规范（集团）股份有限公司（以下简称公司）档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。

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1（销毁等的管理。

（2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

（3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

（4）负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。

（5）负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。

..

（6）负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录并写入OA 档案系统。

2、财务中心档案管理的职责

（1）负责配合行政部编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

（2）负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

第三章档案的分类管理

第五条档案的分类原则

公司档案分类和分类编号由行政部统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门主管和行政部审批同意后再做调整。

第六条档案的分类

档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。

1、按内容进行分类：具体各级的分类目录详见《档案分类管理流程》中具体规定。主要有：

（1）、章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。

（2）、会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。

（3）、股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。

（4）、企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。

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..

（5）、经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等。

（6）、经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。

（7）、案件资料。

（8）、行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书等）。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。

（（（（（（（2（1）纸质形式

（2）电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。

3、按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容，对照密级分类标

..

准进行确定。

（1）、绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料，如导致公司财产损失伍万元以上；资金链断裂（七天内不能恢复链接）；管理系统崩溃（三天内不能恢复运行）或组织架构动荡（高管三人以上投诉或两人以上离职的）等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于：

A、总裁指定的绝密事项资料；

B外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果；

C公司的重大经营决策、战略投资计划；

D购买或开发的科研成果和专利等资料；

E资金运作计划、协议、等相关财务资料；

F重大项目的资料。

(2)、机密：保密等级次于绝密，集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料，如导致公司财产壹万元以上伍万元以下；资金链链接不稳（七天内恢复链接的）；管理系统遭受破坏（技术平台、作业工具等三天内恢复使用的）或组织架构出现危机（高管两人以上投诉或一人离职的）等，包括但不限于：

A集团公司领导指定的机密事项资料；

B外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果；

C集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议；

D关于集团及控股子公司商业利益，发展的合同；

E公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者)；

F尚未公布的技术基本资料、材料、图纸；

G投资计划书、项目协议、项目运作方案；

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..

H 财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等；

I 集团公司人事档案、工资；

J 未公布的内部重大改革及人员变动的方案；

K 涉及总裁个人的收发文件。

3、秘密：保密等级在绝密和机密之下，集团领导、部门领导、相关人员所知的资料。但如果非法泄露，会给集团公司带来损害和影响，如导致公司财产损失1万于：

A B

C D E （4第七条档案移交的基本要求

1、资料完成了日常经营审批、传阅等相关流程，已形成档案。

2、移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。

3、结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件

..

在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。

4、原则上整理好一一对应的纸质档和电子档。

5、采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。

第八条分类档案的移交人、保管人、移交时间、移交流程等的规定，详见《档案分类管理流程》中的规定。

第九条档案移交时移交人填写《档案交接登记表》，报部门主管审核确认签字。接收人核对无误后签字确认。

第五章档案的备案管理

第十条档案的备案是指子公司向集团备案。集团各档案管理员对备案档案的管理应分公司分年度按分类顺序建立目录并立卷归档。

第十一条具体需要备案的分类档案、子公司备案人、集团受理人、备案时间等详见《档案分类管理流程》中具体规定。

第六章档案的归档管理

第十二条档案的归档原则

1、按立档单位分开建档。

2、按形成或针对的年度分开建档。

3、自有档案和备案档案分开建档。

4、按档案内容分类排序归档。

5、按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号。

6、按末级分类档案登记档案目录。

7、不相容职务档案分开归档。