福建省GMP现场检查缺陷项目整改和整改材料撰写指导原则

福建省药品生产质量管理规范现场检查

缺陷项目整改和整改材料撰写指导原则（试行）

为加强药品生产企业质量安全风险管理，提高实施药品生产质量管理规范（简称“药品GMP”）水平，指导企业采取有效措施进行缺陷整改，规范整改方案、整改报告撰写，根据《药品生产质量管理规范认证管理办法》，特制订本指导原则。

一、总则

1、本指导原则适用于药品许可检查、GMP认证、跟踪检查、飞行检查、有因检查和日常监督检查中企业缺陷项目的整改。企业自检发现缺陷项目的整改也可参照此指导原则实施。

2、被检查企业应在现场检查结束后对存在的缺陷项目立即开展整改工作。应成立由企业负责人牵头、各部门负责人参与的整改小组，启动纠正和预防措施管理程序：按照药品GMP风险管理理念，对缺陷产生的原因要进行充分的分析，并且找出主要的原因，提出切实可行和操作性强的纠正和预防措施。必要时应采取检查、检验和留样观察或采取召回措施。

3、应该对缺陷及整改进行充分的风险评估，区分是系统缺陷还是个例缺陷，进行三个层次的风险评估。

3.1要对缺陷带来的风险进行充分评估，评估至少应包括以下内容：

3.1.1该缺陷带来的直接后果；

3.1.2该缺陷可能发生频率的高低；

3.1.3该缺陷涉及的范围，是否涉及本次检查范围外的产品；

3.1.4该缺陷是否对产品质量产生直接的不良影响；

3.1.5该缺陷是否对产品质量存在潜在的风险；

3.1.6该缺陷是否对生产安全产生直接的不良影响或潜在的风险；

3.1.7风险的高低程度。

3.2要对采取的纠正和预防措施能否将缺陷带来的风险降到可接受的程度进行评估。

3.3要对采取的纠正和预防措施有没有带来新的风险进行评估。

4、缺陷整改的材料应该归档齐全。所有的证据能证明所采取的纠正和预防措施（计划）已进行跟踪，已经整改或已得到落实（当整改所需时间跨度较长可能超过一个月时）。

5、企业完成缺陷整改后，应开展自查复核，并形成整改报告（含纠正和预防措施管理实施汇总表）报送省局，同时抄送企业所在地设区市食品药品监管局和县级食品药品监管局。

6、所报材料不得弄虚作假，严禁任何虚假、欺骗行为，否则应承担相应的后果。

二、整改材料的格式要求

1、整改材料应由整改报告正文和附件两部分组成，应以公司正式文件形式上报（其格式应包括发文文号及签发人等）。

2、正文是指整改报告（含纠正和预防措施实施汇总表），其内容至少应包括：缺陷的由来、缺陷的描述、产生缺陷的原因分析、采取的整改措施、责任单位（人）及完成时间、验证时间、验证人、验证结果、批准人。整改报告应内容真实完整、表达清楚、文字通顺、用语准确，充分如实反映企业的整改情况，并加盖企业公章。

3、附件部分是指纠正、预防措施实施记录和与正文内容及实施记录相对应的证明性材料，现场及硬件项目的整改可附整改前后对比照片。

三、纠正和预防措施管理的技术要求

纠正和预防措施管理程序由纠正和预防措施的启动、不合格原因的调查、纠正预防措施的制定、纠正和预防措施审核和审批、纠正和预防措施执行、纠正和预防措施跟踪确认、纠正和预防措施关闭等七个步骤组成。每个步骤均有相应的记录。

1、纠正和预防措施的启动、调查记录：

它至少包含：

1.1缺陷的来源和缺陷现象的描述：缺陷发生的时间、地点、过程、结果。

1.2前因后果的调查：

1.2.1 涉及的物料、产品、设备仪器、场所设施、岗位、人员、文件、记录；

1.2.2 历史上是否有同类纠正预防措施；

1.2.3对直接涉及的产品质量的影响；

1.2.4对上市许可文件/注册文件的影响；

1.2.5 对其他产品质量的影响；

1.2.6 对验证状态的影响；

1.2.7对客户质量协议的影响；

1.2.8对已经上市产品质量调查。

1.3产生的原因分析：

1.3.1可以采取5M1E（人、机、料、法、环、测量）方法，通过鱼刺图对涉及的缺陷进行全面原因分析，不应停留在缺陷产生的表面现象，应查找缺陷发生的根本原因或管理层面的原因。

1.3.2对发生的缺陷原因应至少从以下方面进行分析：

人员方面：应分析是否配备了足够的人员；相关人员的能力是否胜任该岗位的需要；相关人员是否受到了应有培训考核；培训的内容是否切合实际并已被熟练掌握等。

硬件方面：应主要从厂房与设施的设计、设备选型、施工安装、日常维护等因素进行原因分析，并审阅支持该硬件的文件系统。

软件方面：应分析是否制订了相应的文件；相应的文件内容是否完善、合理；相应的文件是否已组织培训；员工是否按照相应的文件进行了操作、培训考核及记录；质量管理部门是否进行了有效的监督；相应的法律法规是否在生产和质量管理过程中得到了有效地贯彻和落实。

1.3.3根据原因分析结果确定该缺陷是由于系统原因造成还是偶然发生的个例。

2.纠正和预防措施的制定、审核、批准记录：

2.1应该根据风险评估和根本原因分析的结果进行纠正，制定切实可行的纠正措施和预防措施。

纠正是指“为消除已发现的缺陷所采取的措施”，是针对某一缺陷事件进行的处置。简单地说就是将缺陷事件改变为合格事件。

纠正措施是指“为消除已发现的缺陷或其他不期望情况的原因所采取的措施”，是针对产生的原因进行的处置，其目的是消除缺陷项目原因，防止类似不合格现象再次发生，具有持续改进的作用。简单地说就是为消除已发现的不符合原因所采取的措施。

预防措施是指“为消除确定潜在不合格及其原因的措施”，是防止不合格发生的措施。简单地说就是为消除潜在的不符合原因所采取的措施。

2.2对拟采取的纠正和预防措施进行评估：

2.2.1责任人和完成期限应明确；

2.2.2可有效地解决问题和缺陷；

2.2.3纠正和预防措施有较强的系统性；

2.2.4能较好地防止类似的不合格现象再次发生；

2.2.5制定的纠正和预防措施具有针对性及可操作性；

2.2.6针对缺陷项目的原因分析全面和系统，不流于形式；

2.2.7存在的缺陷对已经生产或上市的产品产生质量风险的，应明确是否需要采取进一步的控制措施，包括拒绝放行、停止销售、召回、销毁等；

2.2.8 采取纠正和预防措施不会产生新的风险或经过风险评估在可接受范围内，并且评价是否需要备案或报批。

2.3应该由QA负责审核，并报质量负责人批准。

3、纠正和预防措施的执行和跟踪检查记录：