(O管理)—EBS采购功能点操作手册

（O管理）—EBS采购功能点操作手册PO模块功能点操作手册作者：韩业邦李亚军创建日期：2012年3月6日更新日期：2012年3月7日版本：1.0文档控制更新记录审阅分发目录文档控制i更新记录i审阅i分发ii一、采购设置51.1财务选项51.2采购选项：81.3订单类型111.4行类型12二、供应商管理142.1供应商信息录入及维护14 2.2供应商合并192.3合并供应商列表20三、请购203.1采购请购203.2内部请购22四、询价224.1询价单224.2自动创建24五、报价265.1报价单265.2报价分析28六、采购296.1标准采购订单296.2计划采购订单336.3合同采购订单346.4一揽子采购协议376.5自动创建396.6采购发放41七、审批与安全控制437.1职务、职位弹性域设置437.2职务、职位设置467.3人员设置、人员分配职务和职位52 7.4审批职位层次587.5安全性结构607.6安全性控制627.7审批组627.8审批分配657.9审批通知687.10授权规则71八、采购接收738.1三种接收途径738.2接收更正788.3采购退货798.4内部请购内部销售时请购单的接收81九、采购期间819.1采购期间控制81十、采购事务查询8310.1采购订单查询8310.2请购单查询8410.3审批历史记录查询8510.4接收事务处理查询87十一、采购与应付8811.1二、三、四维匹配8811.2应付发票匹配接收或者采购88一、采购设置1.1财务选项概念系统的财务选项设置主要为EBS系统的应付模块、采购模块、资产模块提供控制和协调机制及相关默认值。

由于采购模块所必需的供应商定义是在应付模块中完成的原因，为了保证采购系统具有可用的定义的供应商，并能够顺利向应付模块传送会计信息，必须在启用采购模块系统前对财务选项做正确的设置。

设置：路径：采购>设置>组织>财务选项负债：对于输入的所有新供应商，系统会将此帐户作为默认负债帐户分配给他们。

预付款：供应商地点发票的对应预付款帐户和说明。

应得折扣：如果选择将折扣分配到系统的应得折扣帐户，系统会使用此帐户来记录付款的应得折扣。

费用结算：系统将此帐户用作临时帐户，记录有关使用发票导入程序从自助费用管理系统导入的信用卡事务处理信息。

设置“会计”页签主要是为供应商、应付发票提供相关默认总账账户及应付系统需使用的某些特定账户。

将来期间：仅表示应付系统可自动打开的将来期间，一经设定便不可更改。

收货/收单地点：对应于系统默认值的收货/收单地点的名称。

库存组织：输入库存组织，该组织中定义的物料可用于采购管理系统。

发运方式：与供应商一起使用的承运人。

运费条款：供应商的运费条款可以标识是我们支付收到货物的运费，还是供应商支付。

财务选项的设置是按业务实体OU隔离的，采购系统也是按业务实体OU进行隔离的。

“供应商——采购”页签中，库存组织为必填字段，它为“采购系统”的可用物料限定了物料“主组织”。

采购系统只能为这里输入的库存组织的“主组织”定义的物料执行采购，即“采购系统会以这里输入的库存组织的主组织验证物料的可用性”。

发运方式：发运方式字段可用的值取决于已选定“库存组织”的已分配“发运方式”；由于Oracle的“发运方式”定义是捆绑“承运人”定义进行的，故指定了“发运方式”实际就是指定了承运人。

发运方式、FOB、运费条款将为相关采购单据提供默认值。

费用报销地址：为员工费用报表选择用于付款的默认地址：住宅或办公室。

系统会为输入的每个新员工使用此默认值。

使用审批层次结构：要使用职位和职位层次结构来确定采购管理系统中的单据审批路径，请启用此选项。

如果要根据主管结构来确定审批路径，请禁用此选项。

方法：我们可以人工输入员工编号，或让系统生成连续员工编号。

自动：在输入新员工时系，统会自动为每个员工分配唯一连续编号；人工：在输入员工时亲自输入员工编号；使用国家标识号：系统会自动输入员工的国家标识号作为员工编号。

下一自动编号：如果选择“自动员工编号”方法，请输入起始值（需要系统将其用于生成唯一连续员工编号）。

在输入编号并保存所做的更改之后，系统会显示下一个编号使用请购单保留款：要为申请保留资金，启需用此选项。

如果启用了此选项，采购管理系统会创建日记帐分录并将其传送至总帐管理系统，以便为采购申请保留资金。

完成时保留：如果启用了“使用申请保留款”，请指明是否需要申请编制人可以选择保留资金。

如果未启用此选项，则只有申请审批人才可以选择保留资金。

使用PO保留款：要为采购订单、与发票匹配的采购订单和接收，以及基本发票（不与采购订单匹配）保留资金，请启用此选项。

如果启用了此选项，则在审批与发票匹配的采购订单和接收期间，采购管理系统会为采购订单保留资金，而应付款管理系统会为差异保留资金。

如果启用了此选项，但输入的某个采购订单不与发票匹配，则应付款管理系统仍将在审批期间为该采购订单保留资金。

在创建会计分录时，系统将冲销应付款管理系统的所有保留款。

如果启用了“使用申请保留款”，则还必须启用此选项。

单击“税”标签，输入成员国、增值税登记编号等参数值，其中成员国是指公司或组织所在地，增值税登记号是指组织的增值税登记号。

“人力资源”页签可以设置是否“使用审批层次结构”来决定采购单据的审批路径。

如不选定，则表示采购单据将使用员工的“主管”结构来进行审批。

“员工编号”方法默认自业务组定义时的“员工编号生成”方法设置。

1.2采购选项：概念“采购选项”是采购系统的一项重要的基础设置工作，其中大部分选项在系统安装时均有默认置。

它包括以下几个方面的内容：单据控制、单据默认值、接收会计、单据编号等内容。

设置：路径：采购>设置>组织>采购选项由于“采购选项”是按业务实体来隔离的，它允许选择不同的OU，切换上下文环境以完成不同OU的相关采购设置。

“价格允差百分比”或“价格允差金额”，检查采购订单行价格或金额不应高于采购申请PR行价格的比率或金额差值，否则系统将发出警告。

如果同时选定“强制价格允差”或“强制价允差金额”，则将只能创建而不能审批超出此允差的采购订单，“价格允差”与“金额允差”两者之中，只要有一个允差控制被违反，则控制条件即满足。

“强制全部批量”用于控制“内部申购”行的物料，由于采购系统的内部申购行默认使用物料的“发放单位”，当以非“发放单位”输入需求数量。

选项有三：“无”表示不转换单位及舍入取整；“自动”表示强制转换单位及舍入取整；“建议”表示系统将发出是否转换单位及“舍入”的询问信息，由用户决定。

“接收关闭点”表示采购的发运行接收功能被关闭的流程环节点，可选“已接受、已入库、已接收”。

在“接收关闭点”达到“接收关闭允差”的数量要求，PO行采购任务已经完成。

“取消申请”的选项有三：“始终”表示在取消采购订单的同时一并取消采购申请；“决不”表示在取消采购订单时，不取消采购申请，并可用之重新Autocreate 采购订单；“可选”表示在取消采购订单时，系统将发出信息，由用户自行决定。

通知一揽子PO是否存在：如果希望系统在我们创建申请、采购订单或一揽子采购协议行时通知现有的一揽子采购协议，请选定“存在一揽子PO时通知”。

允许更新产品说明：对于每个物料，可以定义是否允许在创建申请、RFQ、报价单或采购订单行期间更新其说明。

此更新仅影响正在创建的行。

要求询价：指定在采购订单上为物料自动创建相应的申请行之前，是否必须要求询价。

我们可以为每个物料或申请行改写此值。

“申请导入分组依据”表示每次在运行采购系统的“PR导入流程”，从“PR开放接口表”向正式导入数据时，按何种依据对PR数据进行分组，每组PR数据将分配一个PR编号，可用选项为“全部、采购员、类别、物料、地点或供应商”。

系统的默认值是物料。

“匹配审批层”可选值有三：“双向”表示在对相应发票付款前，采购订单和发票数量必须在允差范围内相互匹配；“三维”在对相应发票付款前，采购订单、接收和发票数量必须在允差范围内进行匹配；“四维”在对相应发票付款前，采购订单、接收、检验和发票数量必须在允差范围内进行匹配。

“分段价格类型”表示将默认到一揽子采购协议的分段价格类型，可选值有：“累计”表示价格分段适用于物料的所有发放的发运累计数量；“非累计”价格分段适用于物料的单一发放的发运数量。

“开票结算允差”表示供应商开来的发票物料行数理与采购订单发运行数量比较的允差比例，即如果采购订单发运行的已开单数量已在“开票结算允差”之内，系统将自动关闭发运行。

报价警告延迟：输入报价警告延迟，即在报价单到期之前提前接收到期警告的天数。

在报价单距离到期日尚余此处提供的天数时，我们将在“通知”窗口中收到以下消息：报价单有效期或距离到期日尚余：[数字]。

接收关闭允差：输入发运的接收关闭允差百分比。

如果在接收关闭点时发运处于接收关闭允差范围内，采购管理系统将自动关闭发运以便接收货物。

行类型：选择申请、询价、报价单和采购订单行的默认行类型。

“应计费用物料”字段可选值：“接收时”表示立即产生会计分配（在“查看接收事务处理”界面可通过工具栏“查看会计科目”查看到会计分配），“期末”则表示系统不会在接收时产生会计分配（无法通过“查看会计科目”进行查看），只能在期末运行“接收应计——期末”流程时才产生会计分配。

“应计库存物料”字段可选值只有“接收时”一个，表示立即为接收产生会计分配。

“自动抵销方法”是指系统的接收会计功能自动创建并使用“接收检验账户”的具体方式。

可选值有：“无”表示直接使用“接收选项”中定义的“接收库存账户”作为接收检验账户，系统无需另行创建；“平衡”表示系统需自动创建一个“接收检验账户”，该账户以“接收库存账户”为基础，使用。