公司会议管理制度(2020版)

会议管理制度

1.目的

为使公司的会议管理规范化，通过会议深入挖掘企业内部有待提高的各类问题，帮助企业提高管理品质及运营效率，提高会议质量，加强会议决议及落实执行，降低会议成本，结合公司实际，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内所有部门，以下简称“各单位”。

3.职责

3.1 企管中心行政部是公司的会议管理的归口部门，负责公司级的会议通知、组织和准备等工作。

3.2各单位负责本单位内部的会议管理。

4.主要会议安排

5.会议前期准备

5.1 会议召开前，会议召集人应确定好会议议题、会议目的、议程、会议主持人、会议记录人、参加人员、列席人员、会议时间、会议地点等事项，各单位的会议至少提前3天通知参加人员，月会、季度会、半年会、年会等大型会议至少提前半个月通知参加人员；参会人员须提前把开会所需的总结与计划、需协调的事宜准备妥当。

5.2 每月月底(一般30号前)需拟定下月各项重点会议时间，由企管中心进行梳理并报行政发布通知。

5.3 会议组织方下发会议通知，公司大型会议一般由行政部下发会议通知。会议通知的方式可采用书面、OA、好团队等，由会议召集人根据具体情况在确保通知传达到位的前提下采用合适的通知方式；会议通知须确保发至所有参会人员。

5.4 为使会议参加人员做好会前准备，提高会议效率，应尽可能将会议材料提前在会前发给参加人员。会议参加人员应保管好通知及会议材料，并按照要求做好保密工作。

5.5 会议召集人（单位）应根据需要在会前指定会议记录人员。

5.6 会议所需的水笔、黑板擦、投影仪及其他设备设施，会议召集人须提前安排人员进行准备。

6.会议期间管理

6.1 参会人员须按时参加会议，会议组织方/主持人需提前5分钟到场。迟到、早退、无故缺席者按公司行政督查管理制度进行处罚，即迟到早退者，主管级（含副级）负激励10元，经理级（含副级）负激励20元，部长（含副级）级负激励30元，总经理（含副级）级负激励50元；会议中违纪（手机响、乱走动、睡觉、无笔记、未经主持同意离开）的，一次口头警告、第二次负激励20元，第三次劝离会议，并按缺席处理；无正当理由缺席的，主管级（含副级）负激励20元，经理级（含副级）负激励40元，部长（含副级）级负激励60元，总经理（含副级）级负激励100元；对于每个月培训会无正当理由未组织开展的，部门/分子公司负责人负激励30元，无故缺席的，主管级（含副级）负激励20元，经理级（含副级）负激励40元，部长（含副级）级负激励60元，总经理（含副级）级负激励100元。

6.2 大型会议时(月会、季度/半年度会议及年会等)，所有参会人员应统一着正装出席会议，男士正装是指深色西服、深色长裤、深色皮鞋，女士着装应庄重大方；如气温较高时，男士可着浅色衬衫，深色长裤，女士不允许穿着比较暴露的服装，不允许穿拖鞋。

6.3 所有参会人员在参加会议前必须进行对会议签到表进行签字，不得代签，补签。

6.4指定的参会人员不得无故缺席，因故不能参加会议，须事先向直接领导及

会议主持人请假，经批准后若主持人要求委托他人参加的由其指派适当人员参加。不请假按照无故缺席处理，并按公司督查管理制度进行处罚。

6.5会议主持人应按会议议程安排，使会议开得简明、顺利、高效。会议的每

一个议题都要做到有决议，不能议而不决。

6.6会议安排参会人员发言的，发言人员应做好发言准备，做到主题明确、言

简意赅、节约时间。

6.7会议期间，参会人员不得随意离开会场，有事需办理的，应经会议组织方

及会议主持人同意。

6.8会议期间，参会人员须保持安静，手机须关闭或置于振动状态，特殊情况

须接听的应在得到主持人同意后，到会场外面接听。

7.会后管理

7.1 会议后由会议组织方及时对会议室进行整理，必要时进行清洁卫生，以备下一场会议所用。

7.2会议记录人员应认真做好会议记录工作，并按《中展建设股份有限公司会

议纪要》(附件一)格式在24小时内下发至所有参会人员，并同时上传至OA会议纪要流程。

7.3部门负责人应在次日部门晨会上对前日的会议内容进行宣导。

7.4 所有会议必须形成会议纪要进行下发，并提报至运营中心备案。

7.5《会议签到表》、《会议纪要》等相关会议资料存档备查。

8.会议形式创新

8.1会议应围绕高效务实、集思广益、凝聚人心等核心原则并勇于创新改革，

丰富会议形式，如沟通会、交流会、答辩会、头脑风暴等，让会议更有成效，推动工作顺利开展，从而完成即定目标。

8.2 各管理人员更要勇于思想创新，从思想上剥离原有的陈旧观念，根据市场的新形势、新风向，提取有利于本公司发展的先进理念融合到公司会议中。

9.附则

9.1本制度由企管中心负责解释，自下发之日开始实施。

附件一：会议签到表

附件二：会议纪要模版

中展建设股份有限公司会议纪要

YTX纪（2020）第*号

_______职能中心

⏹会议名称：***会

⏹会议时间：2020年*月*日

⏹会议地点：*会议室

⏹与会人员：

⏹请假人员：

⏹公干人员：

⏹会议主持：

⏹会议记录：

签发人：