会务接待手册说明.doc

会务接待手册

2015 年5 月

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目录

一、手册阐明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 3

二、有关会议的阐明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 3

三、会议程序⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 5

会前作业（按次序） .......................................................... .5

议题及参会人员规模的承认 (5)

会议场所的选定 (5)

会议告诉的起草 (5)

申报会议预算 (5)

人员承认 (5)

设备预备（常用，依据不同会议及实际状况进行调整） (5)

预订 (6)

车辆组织 (6)

起草会务组作业组织表 (6)

会务宣扬品的制造 (6)

食物的采买 (6)

辅导服务员的作业 (6)

会中作业（按次序） (7)

会议室确保 (7)

报告人员的确保 (7)

用餐的确保 (7)

住宿的确保 (8)

会后作业（按次序） (8)

离会车辆组织 (8)

退房 (8)

设备拾掇 (8)

结账 (8)

设备偿还 (8)

费用报销 (8)

会务总结 (8)

四、留意事项⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 8

附件：

附件一：会议告诉款式 (10)

附件二：会务告诉款式 (11)

附件三：会议预算 /结算清单款式 (14)

附件四：会务分工明细表 (15)

附件五：会议报到表 (17)

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一、手册阐明

《会务招待手册》内容首要包含组织一次会议中所应做好的各项作业（会前、会中、会后）及留意事项，以便于会务人员把握会议服务的各项流程，更好地为

会议做好服务确保作业。

二、有关会议的阐明

1. 适用规模：本手册所指会议是指公司或部分牵头组织的各类会议。

2. 会议告诉应包含以下几项内容：

3. 会议意图：清晰阐明举办此次会议要抵达的作用；

4. 会议时刻：应包含会议的开端时刻和完毕时刻；

5. 会议地址：会议地址应清晰标出，假如会议地址在公司外部，与会人员

并不了解，会议告诉中应附上会议地址示意图；

6. 会议议程：依据会议内容不同，可分为报告、通报、研讨等内容。每项

会议议程应列出本项议程的报告人、参会人员、列席人员和主持人的名

单。组织会议人员在承认与会人员时，应在清晰会议意图基础上承认哪

些人有必要参会，努力做到既不因或人的缺席影响会议作用，也不影响与

本次会议关系不大的人员的正常作业。一起又给相关人员以学习、观摩

的时机。

7. 会议留意事项：

（1）着装要求：应以穿着整齐、大方得当为首要准则，有必要佩戴作业牌。如有正装的着装要求需求清晰指出。

（2）会议要求：会议组织者依据会议的性质和内容承认会议内容是要

录像、摄像。尽量保存第一手资料，并作为公司发展史的一部分

存档。会议如需保密，应做好保密作业。

（3）对请假的要求：清晰参会人员因特别原因无法参会需求向会议会

议会务组指定人请假，待给假后方可请假。会议组织者不得请假。

（4）交通、食宿：假如会议需求组织组织与会人员的交通和食宿，应

承认住宿人员名单，执行人员抵达报导时刻，做好车辆接送组织

与食宿组织挂号。

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流程图：

人员

会议组织部分会务组相关部分补白时序

开端

承认会议议题、意图、内容、

选址及承认会前

时刻、参会人员规模

咨询酒店会议室及客房信息等。

起草会议告诉

批阅 N

修正

反应

发布

Y

人员承认、会议预算

接纳

1. 预订会议室、用餐、会议设备。

会议预备

2. 与会人员接送的车辆组织。

3. 了解会议地址周边餐饮文娱

起草会务告诉

信息。

会议议程制造

4. 如有住宿需求，应预订客房。

食物采买

场所安置与了解

会议期间会议室、与会人员、用

会中

会间服务

餐、文娱、住宿的确保作业。

设备拾掇

设备偿还

1. 费用结算。

会后

2. 人员脱离车辆组织。

费用报销

3. 退房手续处理。

会务总结

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三、会议程序

* 会前工作（按顺序）

1. 议题及参会人员规模的承认

2. 会议场所的选定：会前至少十个作业日承认好会议地址，并具体了解场

地的具体费用规范。要求外部环境整齐幽雅、治安好、内部设备齐全；

（1）会议室的布局合理，灯火、音响、空调、投影仪等设备齐全。

（2）住宿（套间、单人间、标间）、餐饮等完备。

阐明：对契合上述条件的场所应先初选 2-3 个地址进行归纳比较，提交会议

组织部分承认后作后续作业。

3. 会议告诉的起草：

（1）应在会前一周承认本次会议的议程，其间包含会议的具体时刻、首要内容及组织、议题报告人、参会人员及列席人员等事项。

（2）结合会议议程起草会议告诉，其间应注明会议的时刻、地址、主持人、议程、会议的留意事项（包含着装要求、内容保密要求、会议文件的

要求、请假的要求、会议的纪律等）及道路图，并在会前十天宣布。

（3）会议所需文件、资料、说话的预备、起草、批阅、打印。

4. 申报会议预算：

依据会议的长短及对参会人员状况的承认，作如下费用明细。会议室费用、

住宿费用、餐饮费用、文娱费用、生果食物费、交通费、相关费用、机动费用等。会议预算要求在会前四天完结，经会议组织部分审理后，报公司总经理批阅。

5. 人员承认：

结合会议告诉中所注明的参会人员名单，与其承认住宿、交通（往复）状况。

6. 设备预备（常用设备，依据不同会议及实际状况进行调整）

设备明细数量设备明细数量设备明细数量

投影仪1 台U盘1 个文件夹若干

投影幕布1 台激光笔2 个桌牌若干

笔记本电脑1 台录音笔1 个订书器、订书钉1 个

长线接线板至少2 个笔记本、笔若干打印、复印一体机1 个

白板（笔、攃）至少1 套话筒1 个其他物品若干