会务接待手册(pdf 28页)
接待手册范本
接待手册范本目录第一篇总则第一节定义第二节职责第二篇常规接待工作第一章接待参考标准第一节一级接待第二节二级接待第三节三级接待第二章接待程序第一节来访信息确认第二节领导评估第三节前期策划及准备第四节接待组织实施第五节接待后期工作第三章接待原则及注意事项第一节接待基本原则第二节座次原则第三节接待人员注意事项附录: 接待常用模板模版1：来访预约单模版2：参观场所放行、拍摄申请模板3：铭牌模板4：欢迎牌模报5：接待检查清单模板6：领导版接待安排表模板7：工作人员版接待安排表前言接待工作是外部联系的“窗口”，内部沟通的“桥梁”。
对于企业而言，接待工作就是企业的门面、喉舌，是企业形象的缩影，更重要的是，接待工作对企业业务拓展，加强横、纵向的经济、技术合作等都有着重要意义和深远影响。
本文所述的我司接待工作，主要是指我司各部门对政府部门、业务监管部门、客户、供应商、投资机构及投资者、业务合作伙伴等单位或个人来访公司所开展的一系列活动。
主要包括会务、参观、招待等。
但不包括外部合作单位派驻公司跟踪业务、外单位常驻公司人员以及公司内部各单位安排的参观、访问活动等。
随着公司的发展壮大和知名度的提升，外部来访数量越来越多，级别也越来越高，而公司目前接待工作，组织、安排相对而言随意性、变动性很大，无具体可遵循的接待标准，接待信息传递以及具体接待安排效率较低，接待档案的建立和维护等诸多后续环节并不系统和完善。
为了建立企业接待标准，进一步完善和规范公司接待工作，合理调配接待资源，使公司接待工作有章可依、有度可依，特编写此《接待手册》。
本手册主要内容有：接待流程、接待标准、接待原则及注意事项、接待常用资料模板等。
本手册内容还将不断完善、丰富，后续集团公司所有接待需参照手册中的标准实施。
由于第一次编写和发布，不足之处在所难免，恳请广大领导、同事批评、指正。
第一篇总则第一节定义一、接待主管部门，指负责公司接待体系建设与管理的部门。
二、接待组织部门，指根据来访对象及业务相关性实施具体接待计划并对整个接待过程直接负责的部门。
接待手册范例
接待手册范例目录1. 简介2. 接待准备3. 接待流程4. 接待礼仪5. 行程安排6. 餐饮安排7. 小贴士1. 简介本接待手册旨在为接待工作人员提供必要的指南和准则，以确保每一位来宾得到优质的服务和体验。
接待工作是公司形象的重要组成部分，因此我们应以专业、友好和周到的态度对待每一位访客。
2. 接待准备在接待访客之前，接待人员应做好充分的准备工作，包括但不限于：- 确定访客的到访时间和目的- 预留会议室或其他必要的场所- 提前准备好相关资料和文件- 了解访客的喜好和特殊需求3. 接待流程接到访客到达通知后，接待人员应按照以下流程进行接待：1. 热情迎接，用简单的问候语表示欢迎2. 确认访客身份并登记信息3. 提供接待工作所需的相关指引和资料4. 安排会议或活动的具体细节，如时间、地点、主题等5. 指引访客前往会议室或其他场所并为其安排座位6. 在会议或活动结束后道别访客，并向其表示感谢4. 接待礼仪接待工作人员应遵守以下礼仪准则：- 穿着整洁、得体的服装- 提供及时、准确的信息- 起立迎接访客，向其表示尊敬- 尊重访客的隐私和个人空间- 为访客提供便利和帮助5. 行程安排为了使访客的行程顺利和愉快，接待人员应为其安排合理的行程，并提供足够的帮助和指导。
行程安排包括但不限于以下方面：- 提供交通信息和建议- 预订酒店或提供住宿建议- 安排观光和旅游活动- 提供一份详细的日程安排6. 餐饮安排根据访客的偏好和特殊需求，接待人员应合理安排餐饮服务，并提供多样化的选择。
在安排餐饮时，应注意以下事项：- 了解访客的饮食惯和偏好- 预定餐厅或提供餐饮推荐- 提供特殊饮食要求的选择7. 小贴士为了确保接待工作的顺利进行，以下是一些实用的小贴士：- 提前准备好相关资料和文件- 主动了解访客的特殊需求和要求- 保持耐心和友善的态度- 随时提供帮助和指导- 及时跟进安排和事务本接待手册提供了一些基本的接待准则和指引，接待工作人员应根据实际情况和特殊需求作出适当的调整和安排。
接待手册模板
省、自警、自励，始终保持共产党人的蓬勃朝气、昂扬锐气和浩然正气，以自身的 模范行动实践为民服务的根本宗旨。
党的十六届四中全会通过《中共中央关于加强党的执政能力建设的决定》中， 明确提出了加强党风廉政建设，深入开展反腐败斗争是我党提高党的执政能力，巩 固党的执政地位的一项重大政治任务。实践证明，党的作风关系党的形象，关系人 心向背，关系党的事业全局，作为一名普通民警，我们应自觉自愿拥护党的领导， 旗帜鲜明地维护党的形象，各负其责，支持和参与党风廉政建设和深入开展反腐败 斗争，做到廉洁自律，自觉纠正部门和行业不正之风，切实解决群众反映强烈的突 出问题，加强自身业务学习，牢固树立正确的世界观、人生观、价值观，自觉增强 廉政意识，增强纪律和法制观念，做遵纪守法、廉洁从政、勤政为民，切实转变作 风、务实高效、开拓创新的模范。牢固树立“发展才是硬道理”的思想，牢牢把握发 展经济这个中心，正确认识和处理好经济建设与党风廉政建设的辩证统一关系。与 基层党组织从思想上、行动上保持一致，自觉抵制腐败，做到管住自己的口 ，管住 自己的手，管住自己的腿，大力弘扬无私奉献精神和党员干部廉洁自律、严于律已 的表率作用。
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各项工作，从源头上防治腐败;正确处理好惩治和预防腐败的关系;充分发挥反腐倡 廉领导体制和工作机制的作用，形成惩治和预防腐败的整体合力。
党风廉政建设和反腐败斗争是全党的一项重大政治任务，是一项社会性的系统 工程。我们每一个人要从自己的工作性质、业务特点出发，彻底转变“反腐败是额外 负担”“我们小民警不存在也不需要反腐倡廉”的错误想法，积极主动地承担起反腐倡 廉职责，确保全局的党风廉政建设和反腐败斗争工作平衡发展。我作为公安局的一 名普通民警，一是要认真学习党的路线方针、政策，学习专业知识 ，不断提高自身
接待手册(标准模板)
接待手册(标准模板)服务指南XX欢迎您参加XXXXXXX项目检查总结会。
我们为您提供热情周到的服务，希望您能在本次会议中取得圆满成功。
请注意天气变化，增减衣物，保持身体健康。
为了顺利进行会议，请您按照《服务指南》准时参加各项活动，并遵守有关活动时间安排。
会议文件资料请妥善保管。
报到时间为2019年10月14日08:30-14:00，报到地点为XX酒店一楼大厅。
具体行程详见日程安排。
天气预报如下：10月13日：阵雨，14-17℃，微风10月14日：阵雨转中雨，13-16℃，微风10月15日：阵雨转大雨，11-15℃，微风10月16日：阵雨，11-14℃，微风以下是本次会议的日程安排：10月13日（星期日）13:30从XX出发到XX15:30入住XX酒店17:30.XXXX(车牌号)到XX机场接XX专家XX18:30晚餐（XX酒店）10月14日（星期一）07:30早餐（XX酒店）08:30检查团分二组考察第一组(1号车、5号车)前往XXXXXXXXXX考察（车程约20分钟）8：50考察XXXXXXXXXX养殖农民专业合作社、标准户、中转羊场11:20考察团乘车返回XX12:00中餐（XX酒店）第二组（3号车、4号车、6号车）前往二里镇XXX考察（车程约90分钟）10:00考察XXX、标准户、中转羊场11:30考察团乘车返回XX13:00中餐（XX酒二楼餐厅）以上是本次会议的安排，如有疑问，请联系工作人员。
祝本次会议圆满成功！10月15日（星期二）上午10点，检查团在XX酒店二楼大会议室听取了XXXX、XXXX、XXXX、XXXXX的汇报，内容包括项目执行情况和XXXXXX项目总结会。
下午2点30分，团队再次在同一地点召开项目第十一次检查总结会。
晚上6点30分，检查团在XX酒店用餐。
10月16日（星期三）早上7点半，参会人员在XX酒店二楼餐厅享用早餐。
随后，检查团进行内部活动。
中午12点，团队在XXXXX酒店用餐。
大型企业商务会议会务接待流程完全手册.doc
大型企业商务会议会务接待流程完全手册一、会务工作总体思路（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。
（二）责任到人：每项任务均有专人负责。
（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。
（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。
二、会前准备（一）成立会务组1.会务组组长：总体负责。
2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。
3.后勤保障小组：负责会议的会场、吃饭、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。
备注：任务分解后形成《会务接待方案》。
（二）明确会议概况1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：（1）会议主题（2）级别与规模（3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务）（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）注：日程安排形成会务指南。
（5）会议经费申批：根据会议概况，按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费，签报领导批准。
（三）下发会议通知、登记代表名单1.责任人：文秘材料小组。
2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。
通知内容应包括：（1）会议主题（2）参会人员（3）会期安排（4）会议地点与联系电话（5）会务组联系人与联系电话（6）报到日期（7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等）（8）会议回执（附表2）（9）会址交通导引3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。
会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。
登记内容应包括：（1）单位（2）姓名（3）职务（4）性别（5）民族（6）到达航班与到达时间（7）是否要求接站登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待指南》。
（四）选定会议地点1.责任人：后勤保障小组。
2.责任：联系几家宾馆（先前最好有一些基本了解），实地考察、比较。
会务接待手册说明.doc
会务接待手册2015 年5 月1/ 17目录一、手册阐明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 3二、有关会议的阐明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 3三、会议程序⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 5会前作业（按次序） .......................................................... .5议题及参会人员规模的承认 (5)会议场所的选定 (5)会议告诉的起草 (5)申报会议预算 (5)人员承认 (5)设备预备（常用，依据不同会议及实际状况进行调整） (5)预订 (6)车辆组织 (6)起草会务组作业组织表 (6)会务宣扬品的制造 (6)食物的采买 (6)辅导服务员的作业 (6)会中作业（按次序） (7)会议室确保 (7)报告人员的确保 (7)用餐的确保 (7)住宿的确保 (8)会后作业（按次序） (8)离会车辆组织 (8)退房 (8)设备拾掇 (8)结账 (8)设备偿还 (8)费用报销 (8)会务总结 (8)四、留意事项⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 8附件：附件一：会议告诉款式 (10)附件二：会务告诉款式 (11)附件三：会议预算 /结算清单款式 (14)附件四：会务分工明细表 (15)附件五：会议报到表 (17)2/ 17一、手册阐明《会务招待手册》内容首要包含组织一次会议中所应做好的各项作业（会前、会中、会后）及留意事项，以便于会务人员把握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务确保作业。
二、有关会议的阐明1. 适用规模：本手册所指会议是指公司或部分牵头组织的各类会议。
2. 会议告诉应包含以下几项内容：3. 会议意图：清晰阐明举办此次会议要抵达的作用；4. 会议时刻：应包含会议的开端时刻和完毕时刻；5. 会议地址：会议地址应清晰标出，假如会议地址在公司外部，与会人员并不了解，会议告诉中应附上会议地址示意图；6. 会议议程：依据会议内容不同，可分为报告、通报、研讨等内容。
接待手册(标准版)
接待手册(标准版)
接待前准备
- 确定接待时间、地点；
- 确定接待对象，了解他们的身份信息，职业、所属单位等；
- 根据接待对象的身份确定接待程度，如提供哪些服务、准备哪些礼物等；
- 确认接待人员，制定好接待计划。
接待礼仪
- 提前做好会场布置等准备工作；
- 热情洋溢地接待每一位来宾，礼貌用语不可或缺；
- 在接待时主动递上名片、桌牌等物，并注意礼仪；
- 注意穿着、发型、体态等形象问题，积极传递对企业的正面形象。
接待须知
- 了解所接待的对象，遵守相应的礼仪；
- 了解公司相关政策，不可越规矩行事；
- 面对意见和质疑，应及时解答并妥善处理；
- 注意保护客户和企业的利益，不可许诺不可兑现的条件；
- 有礼貌地安排好日程，合理组织接待时间。
接待技巧
- 多提问、多倾听，对来宾提出的问题进行妥善解答；
- 避免在接待时使用行业术语和专业词汇，以方便客户听懂；
- 注意细节，如去清洗手，穿上干净的衣服等，千万不可在客户面前留下不良印象；
- 细心聆听客户意见，及时吸收他们的建议和意见。
接待后工作
- 反馈接待的情况并记录下来，有需要的话及时向上级领导报告；
- 对有意愿合作的客户提供有关企业的资料和服务；
- 记录接待成果，并加以分析和总结。
会务接待工作手册
会务接待工作手册目录第一章接待工作 .三、交通四、会谈五、参观六、住宿七、餐饮第二章会务工作一、准备二、材料三、食宿四、交通五、场地六、其他七、会务工作中一些注意事项第一章接待工作接待工作是展示****风貌、显示管理水平的主要工作之一，也是完成各项业务工作的重要组成部分。
接待工作一般都具有较严格的计划性，但有时也会有突发和易变的特点，这就要求接待部门的工作既热情周到，耐心细致，又有条不紊，井然有序。
同时，在接待工作中，应严格遵守上级单位和公司的有关规定。
一、接待工作基本要素接待工作主要应注意5W要素：What（什么事）、When（什么时间）、Who（什么人）、How （怎样做）和Where（什么地方）。
1、What（事由）首先应了解客人来访的目的。
这是接待工作的基础，因为随后一切工作都必须依此而进行，通常包括以下几种：商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。
2、When（时间）这是指客人来访的日期和时间，包括到达时间、在我单位逗留时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。
3、Who（人员）人员是指来宾的基本组成情况，包括人数、姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族等，尤其应了解来访客人中最高领导的情况。
同时，根据来访事由和人员情况，确定我方出面接待人员，一般应把握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待的最高领导。
34、How（方式）方式则是指接待所采用的形式，这主要由接待的事由来决定。
不同的事由将决定接待地点的选取和布臵。
5、Where（地点）地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。
来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。
例如：举行大会或典礼，当级别较高的客人来访时，可在正式会场旁备一小型休息室，供双方领导在会前小憩和见面。
所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出席的人数，达到既能融洽交流又相对宽松的效果。
另外，就近原则也是要考虑的因素，使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或顺路，可以节约时间和精力。
接待工作指引与操作手册范本
接待工作指引与操作手册第一章接待工作总则一、接待工作的目的和意义接待工作也是生产力。
通过热情、周到、细致的接待工作,可以树立平安优秀的品牌形象,保持和外顺的交往关系,促进长期稳定的业务发展。
二、接待工作的原则和要求〔一〕接待工作的原则诚恳热情、以礼相待宾客至上、细致周到认真负责、有始有终外有别、讲效对口接待、分工负责遵守纪律、严守〔二〕接待工作的要求1.接待工作标准化同一层面〔集团总部层面、子公司总部层面、子公司各二级机构层面等等〕的接待工作应实现资源配置、服务模式和操作流程的标准化和一致性,不得由于地域差异而出现执行标准差异的情况。
2.接待工作流程化接待工作必须流程化、规化。
接待过程的每一个步骤都应经过细致的考虑和周密的部署,做到事前有准备,接待有步骤,结束有反馈。
〔接待标准化流程见第二章〕3.接待工作责任制各单位分管行政的班子成员〔及以上领导〕为本单位的接待工作总负责人和总协调人；各单位办公室〔行政部门〕主持工作的领导为接待责任人；各单位还应根据实际情况,培养和配备专〔兼〕职接待联络员,负责落实具体接待事宜。
三、接待分类根据来访单位和人员的性质、级别及办理业务的种类等,接待分为不同的种类。
不同的接待种类,应提供不同的接待服务。
接待工作按照对象划分,可分为部接待〔包括上级单位、同级单位、下级单位等〕、外部接待〔包括政府及监管部门、同业、客户、合作单位等〕。
按照容划分,可分为指导检查类、参观交流类、媒体来访类、活动会议类等。
按照应对情况划分,可分为预约接待、突发来访等。
为了规接待分类,平安系统通行的接待分类标准为接待的重要性。
根据重要性不同,可分为以下四类接待：1.一类接待：政府及监管部门指导和视察工作、VIP客户来访、行业外友好单位工作交流等由本单位高层领导〔集团层面为执委会执委层以上、子公司总部层面为班子成员、二级机构为一把手〕参与的高端接待。
2.二类接待：即以各职能部门对口接待的外部业务洽谈、参观会晤及平安系统相关单位之间的交流参观等。
会务接待操作手册
会务接待操作手册 Document serial number【LGGKGB-LGG98YT-LGGT8CB-LGUT-会议接待操作手册一、会场的选定与布置（一）会场选择标准1、根据主办方的具体要求安排（若没有要求则选择交通方便、环境优美安静、有知名度的地方以体现主办方对客户的重视）；2、会场最好具备同时开会、住宿、就餐的条件，会场要求整体环境舒适、温度适宜、无噪音、光线充足；3、要有足够的坐席，具有数码投影仪与幕布，音响效果好、有白板、立式讲台、饮水机、产品展示柜等；4、就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，每张餐桌有餐桌号，便于对号入座，酒水及菜式提前预定（按领导指定标准，如果没有指定则备齐白酒、红酒、洋酒，10菜1汤/桌标准）。
（二）会场布置1、导引牌：从一进会场开始首先要有导引牌，另外主题导引牌、会场导引牌、卫生间的导引牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等；2、条幅：会场门前空旷而且允许挂条幅可挂上一条欢迎主题的条幅，为吸引眼球、突出主题，如“高时，只为生活更美好”；3、招贴：“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿打电话和走动”等警示语分别贴在会场明显处。
4、30人以下的会议接待可以省去以上部分，换由专人指引。
二、会务筹备（一）会议物资的准备1、来宾资料袋内容公司简介、会议流程、招商手册、产品图册、联系人名单、纸笔；2、会务组资料接车/机名单（飞机、火车时刻及具体车辆安排），来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，工作人员通讯录；3、物资准备（1）常用物资：电脑、饮用水、一次性水杯、照相机、DV机、便签纸、剪刀、胶纸（宽窄均备）、白板笔、宣传资料等；（2）产品样品：根据客户或会议所需的项目准备相关石材；（3）常用药品：感冒、发烧、消炎、肠胃药等。
（二）人员分组与协调1、总指挥（总经理或行政总监）主要是会议前期的组织、后期服务和总协调；2、会务组长（主办方部门负责人）细节的安排和处理，同时注重会议议程和时间安排，熟悉各个环节的操作情况，协调各组工作及突发事件处理；3、会场组（行政部经理）会场秩序的调节、摄影、摄像、讲课进程的安排、会场现场的业务处理、会场；负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理；4、后勤组（行政部成员）用餐协调、与酒店的事务性安排，参会人员的往返接送，票务安排、会议各种费用结算、支付等；5、司机组（司机队）负责来宾接送服务及物资运送。
公司会议接待手册
××××××××××接待手册2019年××月● ××目录日程安排……………………………………………………×会议议程……………………………………………………×人员名单……………………………………………………×会务组名单…………………………………………………×服务指南……………………………………………………×温馨提示（天气预报）……………………………………×日程安排××月××日（星期×）×:×（时间）××（事项）地点：××陪同人员（参加人员）：×××、××××:×（时间）××（事项）地点：××陪同人员（参加人员）：×××、×××××月××日（星期×）×:×（时间）××（事项）地点：××陪同人员（参加人员）：×××、××××:×（时间）××（事项）地点：××陪同人员（参加人员）：×××、×××会议议程一、会议目的××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
会务接待手册说明
会务接待手册2015年 5月目录一、手册说明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯3二、有关会议的说明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯3三、会议程序⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯5会前工作（按顺序） (5)议题及参会人员范围的确定 (5)会议场所的选定 (5)会议通知的起草 (5)申报会议预算 (5)人员确认 (5)设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整） (5)预定 (6)车辆安排 (6)起草会务组工作安排表 (6)会务宣传品的制作 (6)食品的采买 (6)指导服务员的工作 (6)会中工作（按顺序） (7)会议室保障 (7)汇报人员的保障 (7)用餐的保障 (7)住宿的保障 (8)会后工作（按顺序） (8)离会车辆安排 (8)退房 (8)设备整理 (8)结账 (8)设备归还 (8)费用报销 (8)会务总结 (8)四、注意事项⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯8附件：附件一：会议通知样式 (10)附件二：会务通知样式 (11)附件三：会议预算 / 结算清单样式 (14)附件四：会务分工明细表 (15)附件五：会议签到表 (17)一、手册说明《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前、会中、会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作。
二、有关会议的说明1.适用范围：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会议。
2.会议通知应包括以下几项内容：3.会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果；4.会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间；5.会议地点：会议地点应明确标出，如果会议地点在公司外部，与会人员并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图；6.会议议程：根据会议内容不同，可分为汇报、通报、研讨等内容。
每项会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单。
组织会议人员在确定与会人员时，应在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，努力做到既不因某人的缺席影响会议效果，也不影响与本次会议关系不大的人员的正常工作。
会议活动接待手册模板
××部×××部长一行来X考察日程安排xx省商务厅二〇一二年八月目录日程安排 (1)×××一行名单及住房安排 (5)xx省陪同领导及工作人员……（）乘车安排…………………………（）宾馆电话及用餐说明……………（）xx省概况………………………（）×××公司简介…………………（）×××公司简介…………………（）×××公司简介…………………（）××市概况………………………（）××××××简介………………（）天气预报…………………………（）日程安排8月×日（星期一） 15:56 ×××部长一行乘坐××航班抵达xx 机场（×××、×××等前往迎接） 16:10 乘车赴××宾馆18:00 xx 省领导会见××部×××部长一行（地点：××宾馆×层××厅；参加人：×××、×××、×××、×××、×××）18:30 省政府欢迎晚宴（地点：××宾馆×××宴会厅；参加人：×××、×××、×××、×××、×××；议程：姓名加职务（下同）×××主持，×××致欢迎辞）8月×日（星期二）7:00 自助早餐（地点：9号楼一层大宴会厅，×××陪同）8:30 ××××××活动或会议地点：××宾馆×层1号会议室参加人：×××部长一行；×××、×××，省商务厅、省发改委、省经信委、省国资委、XX海关、XX出入境检验检疫局等有关部门负责人主持人：×××议程：1.×××致欢迎辞并简要介绍xx省情2.×××汇报XX商务工作情况3.×××讲话4.×××讲话12:00 自助午餐（地点：××××××，×××、×××陪同）15:00 ×××专项工作汇报会地点：××××××参加人：××××××等主持人：×××议程：1.××××××2.××××××3.×××××18:00 省商务厅宴请（地点：××××××）19:30 乘车前往XX大剧院20:15 观看×××演出（×××、×××陪同）21:50 返××宾馆8月×日（星期三）7:00 自助早餐（地点：××××××，×××陪同）8:30 乘车赴××××××公司（×××、×××陪同）8:50 ××××××公司负责人在门口迎接9:00 考察××××××公司9:45 乘车赴×××公司9:55 ×××公司负责人在门口迎接10:05 考察×××公司10:50 乘车返×××宾馆12:00 自助午餐（地点：××××××，×××陪同）14:30 乘车赴×××（×××、×××陪同）15:15 ××市政府领导在×××高速出口迎接15:30 参观××××17:30 乘车返XX18:30 欢送晚宴（地点：××××××，参加人：×××、×××）20:00 赴XX武宿机场21:00 乘××××航班返京（×××、×××等送行）（说明：日期顶格，时间左空1字、右空1字，后跟活动内容，回行时首字与日期后的第一个字对齐。
会务接待手册1.0版模板知识交流
会务接待服务手册以制度管人，以流程管事人员分工管理协调组总联络人：物料准备联络人：流程管控联络人:客户总联络人：讲师总联络人：财务总联络人：执行组接站：报名收费：收取照片：报到资料发放：现场引导：多媒体设备准备与调试：资料上传与平台管理：考勤签到：课件与教学评分表发放：桌签更换：课前接待及介绍讲师：现场摄影：现场服务：现场样书展示：课后送老师：物料制作：开、毕业典礼准备：司机：自由人：会务接待流程（一）会中执行工作1.接站·负责人：·工作职责负责将学员安全接至报到处·操作流程（1）掌握客户到达时间及联系方式，提前15分钟到接站地点（如机场、火车站、公交车站等）等待；（2）接到客户后应积极主动热情，必要时应主动帮助客户提行李；（3）将客户接至报名处，引导其进入报名流程；（4）若客户是自己乘车至报名处，应为客户提供及时准确的交通信息，并叮嘱客户保存好乘车票据，及时为其报销。
·注意事项（1）接站人员应亲自将学员接至报到处，并引导学员进行报到及入住（2）如果接站人员因客户量较大无法亲自接至报到处，应及时和协调人员或者现场接待引导人员沟通，做好学员的交接工作（3）若单批次学员较多时，建议接站人员和学员沟通后选派一个学员代表统筹同批次学员的报到事宜，其余学员由现场的引导人员进行临时招待安抚2.报到收费·负责人：·工作职责负责收取报名费及开票·操作流程（1）询问客户有效信息（如缴费人数、开票信息等），向其说明详细的收费款项及收费金额；（2）收取费用。
若是现金支付应当面点清钱款，并及时整理入库；若是电子货币支付，应仔细核对数据。
（3）开票。
开票前应再次向客户核对开票信息，若现场无法开票，应做好票据信息登记工作并开具相应的收款收据作为兑换发票的凭证，同时，应向客户做好解释工作。
（4）引导客户至照片收取处·注意事项（1）开发票时务必跟学员核对好开票信息3.收取照片·负责人：·工作职责收取学员证件照，补拍证件照·操作流程（1）客户缴纳完费用后便进入到此流程，此流程建议安排两人（2）提前准备好照片登记名册、照片收纳袋、照相机、签字笔（3）若客户自带照片，则令其在照片背后注明姓名、籍贯等信息，然后装袋；若客户未带照片则登记入册，然后为其补拍照片；（4）补拍照片时，一人专司登记，一人专司拍照。
会务接待工作的礼仪规范实用手册
会务接待工作的礼仪规范实用手册（图文）一、关于接待工作1、如何迎接客人？一是确定迎送规格。
通常遵循身份相当的原则，即主要迎送人与主宾身份相当，当不可能完全对等时，可灵活变通，由职位相当的人或由副职出面。
其他迎送人员不宜过多.二是掌握到达和离开的时间.准确掌握来宾到达和离开的时间,及早通知全体迎送人员和有关单位.如有变化,应及时通知有关人员.迎接人员应提前到达迎接地点，不能太早，更不能太迟，甚至迟到。
送行人员则应在客人离开之前到达送行地点. 三是适时献上鲜花。
迎接普通来宾，一般不需要献花。
迎接十分重要的来宾，可以献花.所献之花要用鲜花，并保持花束整洁、鲜艳。
忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。
献花的时间，通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上.可以只献给主宾，也可向所有来宾分别献花.四是不同的客人按不同的方式迎接。
对大批客人的迎接，可事先准备特定的标志,让客人从远处即可看清；对首次前来，又不认识的客人，应主动打听，并自我介绍；而对比较熟悉的客人,则不必介绍,仅向前握手，互致问候即可。
五是留下一定时间.客人抵达住处后,不要马上安排活动，要给对方留下一定的时间，然后再安排活动.2、如何称呼、介绍和握手？关于称呼.国际上,对男子通常称先生，对女子通常称夫人、女士、小姐.其中对已婚女子称夫人，对未婚女子称小姐;而对不了解婚姻状况的女子可称小姐,年纪稍大的可称女士.对地位高的官方人士,还可直接称其职务、阁下。
迎接一批客人，如何介绍呢?是先介绍客人，还是先介绍主人？通常由礼宾工作人员或欢迎人员中身份最高者，先将前来欢迎的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾.在介绍两个人互相认识时，怎么介绍呢?是先介绍男士，还是先介绍女士？是先介绍年幼者,还是先介绍年长者?是先介绍身份低者，还是先介绍身份高者？是先介绍未婚女士，还是先介绍已婚女士？西方是先卑后尊，我国是先尊后卑，西方与我国正好相反.伴随介绍客人，就是如何握手的问题？伸手次序：由尊者决定。
会务接待流程手册
创艺文化会务接待流程手册一、会务工作总体思路（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。
（二）责任到人：每项任务均有专人负责。
（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。
（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。
二、会前准备（一）成立会务组1.会务组组长：总体负责。
2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。
3.后勤保障小组：负责会议的会场、餐饮、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。
（二）明确会议概况1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：（1）会议主题（2）级别与规模（3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务）（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）（三）下发会议通知、登记来宾名单1.责任人：文秘材料小组。
2.责任：在落实以上各项工作后，起草邀请函内容应包括：（1）主题（2）参与人员（3）时间安排（4）地点与联系（5）会务组联系人与联系（6）有关事项3.落实：会议通知以（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。
会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议来宾登记表》制作会议名册。
登记内容应包括：（1）单位（2）姓名（3）职务（4）性别（5）民族（6）到达航班与到达时间登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待明细》。
（五）准备会议材料、用品1.责任人：两组分工协作。
2.材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。
除正式上会材料外，还应包括：（1）嘉宾名单（附房间号）（2）日程安排，各项活动地点及注意事项等3.会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：（1）现场LED欢迎词（2）企业相关资料文件（3）花卉、水果及方便食品（可由酒店准备，或自行购置、分发）（8）药箱（备常用药品）（六）餐饮安排1.责任人：后勤保障小组。
2.责任：与酒店紧密协调，尽早落实以下工作：（1）就餐人数（2）餐品选定（3）烟、酒水准备（4）车辆安排（七）会场安排1.责任人：后勤保障小组。
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会务接待手册 （1.0版）2011年2月目录一、手册说明 (4)二、有关会议的说明 (4)三、会议程序 (8)会前工作（按顺序） (8)议题及参会人员范围的确定 (8)会议场所的选定： (8)会议通知的起草 (8)申报会议预算 (8)人员确认 (8)设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整） (9)预定 (9)车辆安排 (9)会务通知起草 (9)起草会务组工作安排表 (9)会务宣传品的制作 (10)食品的采买 (10)指导服务员工作 (10)会议场地布置与熟悉 (10)会中工作（按顺序） (11)会议室保障 (11)汇报人员的保障 (11)用餐的保障 (11)娱乐的保障 (11)住宿的保障 (11)会后工作（按顺序） (12)离会车辆安排 (12)退房 (12)设备整理 (12)结帐 (12)设备归还 (12)费用报销 (12)会务总结 (12)四、注意事项 (12)附件： (13)附件一：会议通知样式 (14)附件二：会务通知样式 (15)附件三：会议期间公司领导行程安排 (20)附件四：会议预算/结算清单样式 (21)附件五：会务分工明细表 (22)附件六：会议签到表 (24)附件七：酒店对照选择表 (25)附件八：会议酒店信息确认函件（编号001号、002号） (26)一、手册说明《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作。
二、有关会议的说明适用范围：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会议，部门内部会议不做要求，可做参考。
有关名词解释如下：汇报人：对会议议题的内容进行阐述，并回答参会人员的问题，参与讨论；主持人：对会议的进程进行整体控制，保证会议目标实现；参会人员：对会议议程参与讨论和决策列席人：列席会议，但不参与会议议题的讨论和决策；与会人员：参会人员、汇报人员、列席人员和主持人等参加会议人员的总称；会议通知起草与发送：会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备，一项会议的召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用，因此在组织会议前应有充分的客户意识，使与会人员能够准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现；会议通知应该包括以下几项内容：会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果；会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间；由多个部门参加的会议：上午的会议定为9:00开始，下午的会议定为14:00开始，均提前十分钟作为会议签到时间。
由于特殊情况无法按以上规定时间开始的会议，需由会议组织者在会前通知中明确说明。
为保证会议效率和质量，在议题和内容有限的情况下，每场会议时间一般应控制在2小时以内。
会议地点：会议地点应该明确标出，如果会议地点在公司外部，与会人员并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图；会议议程：根据会议内容的不同，可分为汇报、通报、研讨等内容；每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单；组织会议人员在确定与会人员时，应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，哪些人可参加可不参加；努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果，也不影响与本次会议关系不大的人员的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的机会；会议注意事项着装要求：应以衣着整洁、得体大方为主要原则，必须佩带工作牌；如有正装的着装要求需要明确指出；会议内容保密要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。
例如：涉及公司商业秘密的会议，参会人员如果委托他人代替参加会议，必须事先报会议主办部门批准。
除主办会议部门外，一律不得录音、摄像。
会议中使用的文件一律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走的必须履行相应的登记手续。
等等。
对会议文件的要求：会议组织人员根据会议的目的、规模的等内容确定是否要用P P T文件，是否需要文本文件，需要多少份，其它特殊需求也要一并注明。
汇报部门在制作P P T文件时，首页应该包括本次议程的时间安排和会议注意事项，使与会人员清楚本次会议的议程；同时，制作P P T文件应该使用公司标准模版，为保证投影效果清楚，应注意色彩的搭配；对请假的要求：明确参会人员如果因特殊原因无法参会需要向会议会务组指定人请假，待准假后方可请假。
其它需要特殊说明的会议注意事项：会议通知的发送：跨部门的会议，会议组织部门应该提前3个工作日发出会议通知，并由会务组成员电话通知到位；以便与会人员能够事先调整好时间安排并为参会做好准备；会议纪律：与会人员应按时参会并签到；与会人员如果因特殊原因需要在会议中途离开会场，需要向会议主持人请假并得到允许；会务组织：会议预算：会议应本着高效，节约的原则进行；在每次会议准备期间，会议组织部门要统计参会人数、了解会议宗旨、整理会议预算，并报公司领导审批；交通、食宿：如果会议需要安排组织与会人员的交通和食宿，应确定住宿人员名单，落实人员到达报到时间，做好车辆接送安排与食宿安排登记。
会议期间的用餐原则上按工作餐安排。
流程图：三、会议程序*会前工作（按顺序）F议题及参会人员范围的确定F会议场所的选定：在会前至少十个工作日确定好会议地点，并详细了解场地的具体费用标准。
要求外部环境整洁幽雅，治安好；内部设施齐备：Ø会议室的布局，光线明暗，灯光，音响，空调等Ø住宿（套间、单人间、标间）、餐饮、娱乐；说明：对符合上述条件的场所应先初选2-3个地点，进行综合比较，提交会议组织部门确定后作后续工作。
F会议通知的起草应在会前一周确定本次会议的议程，其中包括会议的具体时间、主要内容及安排、议题汇报人、参会人员及列席人员等事项。
结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间、地点、主持人、议程、会议的注意事项（必须包括着装要求、内容保密要求、会议文件的要求、请假的要求、会议的纪律等）及路线图，并在会前十天发出。
F申报会议预算依据会议的长短及对参会人员情况的确认，做如下费用明细：包括：会议室费用、住宿费用、餐饮费用、娱乐费用、水果食品费、交通费、相关费用、机动费用等。
会议预算要求在会前四天完成，经会议组织部门审阅后，报公司总经理审批。
F人员确认结合会议通知中所注明的参会人员名单，与其确认住宿、交通（往返）情况。
A中心半年会及年度会议，参会的人员均要安排做好接机、送机及住宿的安排工作。
F设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整）设备明细数量设备明细数量投影仪1台U盘1个投影幕布（大）1台激光笔2个笔记本电脑1台电池依据会议长短长线接线板至少2个打印机及驱动程序1套白板（笔、擦）至少3套A4复印纸2包曲别针2合订书机1个宽带透明胶2卷订书钉2合文件夹若干水笔若干其他物品若干F预定依据征询结果，进行预定，其中要求确定的有：会议室、房间、餐饮、娱乐。
要求：会议室要确认是否有音响设备及白板。
F车辆安排依据会议议程确定车辆的安排。
要求明确到达方式（飞机、火车、汽车）、到达时间、地点、路线，并将安排情况通知会务车辆调度人。
F会务通知起草在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，起草会议的会务通知，要求所有安排详细并确定。
应包括会议时间、地点、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图（注：要包含会议通知的所有内容）。
会务通知要求至少在会前四天完成。
会务通知要求在会前三天发给参会人员。
F起草会务组工作安排表在所发会务通知的基础上，按会务流程分解会务工作，要求尽量详细并将任务落实到人。
在会议正式召开前，召集相关部门（参会部门、综合管理部、有使用到的相关资源）至少召开三次会务工作碰头会。
F会务宣传品的制作依据会议名称制作相应的签到背景板、签到台、温馨提示卡等，并根据会议议程需要制作相应的宣传品。
F食品的采买依据会议的长短，采购相应的水果（客房如需安排水果应尽量选用方便剥皮的水果，会议茶歇可选用需要刀切的水果）、干果及小点心，参考明细如下：客房水果茶歇水果点心香蕉、桔子、草莓，青枣、李子等西瓜、火龙果、哈密瓜、柑、桃等咖啡、牛奶、小面包、饼干、巧克力架、萨其玛等F指导服务员工作确定每次会议需有2-3名服务人员。
通知服务人员每15分钟续茶。
指导服务人员水果及点心的准备和摆放情况。
F会议场地布置与熟悉事先与酒店人员联系，保证服务人员的及时到位。
在抵达酒店后将会议所用水果及点心交由服务人员清洗并在会前30分钟摆放完毕。
摆放指路导示牌，指明会议室及会务组的地点，会务人员需在会前30分钟布置好签到台，做好会议签到准备。
所有会议所需用品必需在会前2小时运到会场；会议室所需用品（投影仪、幕布、白板、激光笔）需在会前30分钟摆放并调试完毕。
会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完毕。
会议室内的茶水需在会前10分钟开始冲泡。
通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料。
*会中工作（按顺序）F会议室保障会议的全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务工作。
每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。
协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作。
在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资料收发。
及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整。
F汇报人员的保障落实汇报人员及时到会；了解汇报部门资料的准备情况，并协助做好准备工作（如笔记本电脑，资料准备等）。
落实汇报人员用餐情况。
落实汇报人员返回情况。
F用餐的保障要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间。
要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上桌，尽量减少等待的时间。
如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐。
F娱乐的保障事先应了解会场周边的娱乐情况，包括地点、预约联系电话、路程等。
要有1名会务人员进行保障。
F住宿的保障提前与酒店沟通房间及房卡的取用程序，尽量先取得房卡；在需要住宿的人员抵达酒店时，要及时做好签到，收集身份证并提供相应房间的房卡，待酒店将身份证登记后再予以退还住宿人。
在当晚要与总台确定设定好第二天早上及中午的叫醒时间。
会议期间落实住宿人的时间安排，确定退房时间，做好与酒店的房卡交接。
*会后工作（按顺序）F离会车辆安排全部会议结束后，做好参会人数返程车辆安排工作。
A确定尚需要住宿的人员名单及客房号码，做好用餐及退房安排。
F退房在会议最后一天的中午12：00之前，将所有住宿房间的房卡收齐后，办理退房手续，并向酒店索要住宿清单。
F设备整理在送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作。
F结帐在确认所有会议项目均以结束后，结帐并开具发票。