工程采购流程

请购单填写流程规则

1．原材料的采购申请，一般由生产（使用）部门根据生产计划的需要提出请购单，生产部门负责人签字核准后送材料仓库。材料仓库拿到请购单后，与库存核对确定该项采购是否有必要，如必要，由材料仓库负责人签字同意，交采购部门。

2．实行按最低存量及经济订货批量控制的原材料采购，由材料保管人员提出采购申请，由材料仓库负责人签字同意，交采购部门。

3．固定资产的采购申请应年度预算方案，由使用部门提出，经项目管理人员同意，交采购部门。

4．临时性物品采购，由使用部门提出采购申请，并应详列采购需求的原因及要求，由使用部门负责人签字核准，交采购部门。金额较大时应由项目管理人员审批。

采购、订货环节的流程规则

1．采购部门应审核请购单上的下列事项：要求购入材料用途明确（包括哪个部门使用，何时要用）；根据生产进度计划编制的用料数量计算正确；库存数量已低于最低储备量。2．采购部门批准请购单后，据此编制采购计划，采购计划应提前作出以避免临时采购。

3.采购部门在接到请购单后，应检查请购数量是否在控制限额的范围内以及请购单是否经适当的人员签字同意。如果认为请购合理，应按所掌握的市场价格，对采购所需资金作出估算并签字后交财务部门核准。

4．询价。采购部门接到财务部门审批后的请购单，根据请购单对请购物品数量、质量的要求，向不同的供应商（至少3家以上）进行询价。内容包括价格、质量指标、折扣和付款条件及交货时间，（营业执照复印件，资质证明，报价单汇总表等证明文件）均需加盖本公司公章并留底备查。

5．选择供应商。根据采购部门所提供的资料，订货部门进行统一会审，会审时参与人员不得少于2人，对不同供应商所提供的产品质量、价格、付款条件进行认真比较，并将最后选定此供应商的理由做会议记录，以备查用。材料员不得参与选定供应商。6．法律顾问审核订购合同，将审核后的合同交于项目经理审批，审批后由订货部门与选定的供应商签订。

7．采购部门在接到收料单后，若发现货物数量的质量不符合订购要求，应及时与供应商联系，并根据情况按以下程序进行控制。

（1）数量不足一般要求供应商予以补足。质量上的问题，应决定是退货还是要求供应商给予适当的折让。

（2）采购部门决定退货，应编制退货通知单，收到供应商的收料单后，连同退货通知单送交财务。

材料入库验收控制流程

1．收货部门在货运单上签字之前，应通过计数、过磅或测量等方法来证明货运单上所列示的数量，同时还应在可能的范围内对物货的质量进行检验（如检验有无因运输损失而导致的缺陷等）。

2．对货物的质量检验需要有较高的专业知识或必须经过仪器才能进行检验时，应由质检部门进行检验，并在检验报告单上签字，该报告单应构成收料单内容。

3．每次收到的货物都必须在检验之后填制事先顺序编号的收料单。收料单至少包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原订购单编号等。收料单分送采购部门、财务部门。

付款环节的内部会计控制流程

1．财务部门应根据仓管部门开进来的收料单以及与材料供应商所提供的送货单进行核对。

2．企业应当建立预付款和货款的授权批准制度，为加强预付账款和应付货款的管理，有关供应商的付款额度由项目经理审批同意后方可付款。

3．财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，经审核一致并持有项目负责人签字同意的付款申请书方可付款。例如，财务部门在接到收料单后，应与购货合同、发票核对。按照合同规定的付款条件付款并登记有关账簿记录。付款应以经核对、核准的单证为依据进行控制。

4．应当加强应付账款和应付票据的管理，由财务人员按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可结算与支付。

5．及时与材料供应商核对账款，避免出现差错。

6．将快要到期的应付款项及时上报项目负责人，以便做出付款计划，避免因违约交纳滞纳金。