(档案管理)档案归档要求

档案归档要求一、施工单位负责收集、整理各自承包项目在开工前和施工过程中形成的施工组织设计、技术交底、安全措施，建筑、安装的开、复工报告，拆迁安置、通道砍伐、青苗赔偿、线路跨越、图纸会检、安全文明施工实施细则及审批、输变电工程施工创优实施细则、强制性条文执行计划和实施文件、工程变更文件、施工记录、试验报告、原材料及构件质量证明、质量检查及评定、数码影像资料、设备开箱文件、设备调试文件、设备出厂合格证明文件、启动投运方案、调度命名、杆塔设计编号与运行编号、有关合同（协议）等文件材料。

负责向设计单位提供竣工草图及全部变更设计文件作为设计单位编制竣工图的依据，并对编制好的竣工图进行审核、组卷、移交。

负责对设备厂家移交的设备出厂质量证明文件材料进行统一整理、组卷、移交。

按照档案管理要求，将上述文件材料全部整理、组卷、编目，自查后送监理单位和建设管理单位进行审核。

审核合格后向运行单位移交，并向建设管理单位报告移交情况，提交移交清册。

二、条调试单位根据承担的工作任务，负责完成系统调试大纲、调试方案、措施、调试报告的编制和报审等。

按照档案管理要求整理、组卷、编目，向运行单位移交，并向建设管理单位报告移交情况，提交移交清册。

归档范围、保管期限、归属与流向一、在移交纸质文件的同时，应移交同步形成的电子文件，确保纸质文件和电子文件一一对应。

电子档案录入“国家电网档案信息管理平台”离线录入端软件，并刻录成光盘移交。

二、项目文件的整理要求（一）凡本单位的发文、主送或抄送本单位的收文，要求以原件归档。

（二）合同、协议及工程启动验收签证书等需双方或多方履行签字手续的文件，签字方均应以正本归档。

（三）原材料及构件出厂证明、试验报告、复测报告，要求报告单、证明材料字迹清楚、内容规范、数据准确，以原件归档。

少量原材料出厂证明不能取得原件时，需供货商在复印件上盖鲜章，注明购买单位、数量、型号、（炉）批次、购买日期、经办人、原件留存处等信息。

水泥、钢材等主要原材料的使用都应编制跟踪台帐，说明在工程项目中的使用场合、位置，使其具有可追溯性。

（四）外文（或少数民族文字）材料，若有汉译文的应与汉译文一并归档；无译文的外文材料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。

（五）工程前期管理性文件材料的原件，应保存在档案形成单位，其他单位可以用副本或复印件归档。

（六）设计变更通知单、工程变更申请单等要求齐全、完整,且应做到一事一单，若一张变更单涉及多张不在同一卷册的图纸，应注明相应的施工图号。

施工单位应对全部设计变更材料逐一进行审查核对，并分别加盖“已执行”或“未执行”图章。

如整份变更材料已执行则在该变更材料标题处盖“已执行”章（见图1），未执行则盖“未执行”章。

若一份变更材料中有部分条款未执行，则分别在已执行或未执行条款的条号处盖“已执行”或“未执行”章。

（七）施工质量处理缺陷报告，要求有闭环的详细记录（有调查报告、分析处理意见、处理结论及消缺记录、复检意见与结论等）。

三、项目文件的组卷要求（一）组卷的原则，先按分类表进行类目划分，一般划分到四级类目，再在相同类目下进行组卷。

若工程较小，分类号可以划分到三级类。

（二）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。

（三）卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，保管期限从长。

（四）施工记录、隐蔽项目验收、质量检查及评定等施工文件应按单项工程或单位工程整理、组卷。

（五）设计文件应按设计阶段、专业整理、组卷。

设备文件按工程项目、台件等组卷。

（六）管理性文件按问题、时间或项目依据整理、组卷。

（七）竣工验收文件按时间或专题整理、组卷。

（八）建设项目文件、监理文件、施工技术文件可根据数量的多少组成一卷或多卷；竣工图按专业进行立卷。

四、内文件的排列要求（一）卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复文在前，请示文在后；转发文在前，被转发文在后；报审表在前，报审附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（二）征地文件材料，要求所签拆迁协议确定的面积与所征地面积相等，按文件形成的规律排列，依次为征地红线图、征地申报表、拆迁协议、拆迁安置表、赔偿协议等。

（三）招、投标书、中标通知书、议定书等按文件形成的规律分类、立卷，不中标的投标书不作为归档范围。

（四）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

（五）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测、试验记录、评定、验收、证明等排列。

（六）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维护等顺序排列。

（七）安装调试项目按专业、分项目排列、立卷。

调试方案（大纲、措施）与调试报告分开立卷。

（八）设备出厂技术资料排列顺序按设备出厂合格证、商检记录、装箱单、工具单、备品备件单、设备说明书、维护手册排列。

（九）竣工图按专业、图号排列。

（十）施工过程中产生的各种记录性、验评性文件应加封面和封底，封面注明项目名称、文件标题和形成单位、形成时间并加盖形成单位的公章。

五、卷的编目要求（一）卷内文件页号的编写卷内文件以件为单位进行页号编写，有书写内容的页面均应编写页号。

每件文件的页号从“001”开始，正面编写在右下角，背面编写在左下角，图纸的页号编写在标题栏外右下角，卷内各文件之间不连续编页号。

案卷内封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

成套图样自成一卷的，原目录可代替卷内目录，但应编写页号；印刷成册的文件材料与其他文件材料组成一卷的，应排在其他文件材料之后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必新编写页号，可在备考表中注明总页数。

（三）卷内目录的编制卷内目录排列在卷内文件首页之前，填写内容如下：——序号：用阿拉伯数字从1 起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；——文件编号：填写文件材料文号或图样的图号，或设备代号；——责任者：填写文件材料形成部门或主要责任者。

有多个责任者时，选择一个主要责任者，加“等”；——文件材料题名：填写文件材料全称；——日期：填写文件材料的形成日期，格式如：2010.2.1；——页数：填写每份文件材料的页数，格式如：15；——备注：需要时填写。

（四）案卷封面的编制案卷封面采用案卷内封面形式，放在卷内目录之前，填写内容如下：——档号：依据《国家电网公司供电企业档案分类表（6～9 大类）》填写，由目录代号、分类号和案卷号三组代码组成，各号之间用“－”分隔。

目录代号由六位阿拉伯数字组成。

线路工程（82、83、85），第一位数标识电压等级，第二至四位数标识同一电压等级下建设项目的顺序号，第五至六位标识标段号，“00”表示未分标段，“01～99”表示第1 至99 标段；上述工程设备类（92、93、95）的目录代号，随其所属的建设项目编制。

变电、换流站（所）工程（84、86），第一位数字标识电压等级，第二至四位数字标识同一电压等级下建设项目的顺序号，第五至六位数字标识工期号，“01”表示新建工程，“02～99”表示扩建工程；上述工程设备类（94、96）的目录号，随其所属的建设项目编制。

目录代号由运行单位在项目正式开工后，竣工验收前通知各参建单。

——案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。

由项目名称+标段（划分了工程标段的填）+结构、部分、部件、阶段的名称内容组成。

归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。

——立卷单位：填写组卷单位(部门)或项目负责部门。

——起止日期：应填写卷内全部文件材料的形成最早至最晚期（例如：2009.10.8－2010.2.1），如果日期只有一个的也要标注起止日期（例如：2010.2.1－2010.2.1），竣工图填写竣工图编制时日期。

——保管期限：依照附录中规定的保管期限填写。

——密级：填写卷内文件材料的最高密级，无密级则不填。

（五）案卷脊背的编制案卷脊背包括如下内容：保管期限、档号和案卷题名。

档案的接收单位应根据本单位库存档案情况预先确定目录代号（项目代号），并提前告知立卷单位，由立卷单位按要求填写案卷内封面和脊背的档号。

（六）卷内备考表的编制卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，应注明卷内文件的总件数、总页数和不同载体文件的数量，并说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷日期、检查日期等；立卷人由负责立卷人签名，检查人由审核者签名。

立卷日期应填写完成立卷的日期。

互见号应填写反映同一内容不同载体档案的档号，档号后应注明其载体形式并用括号括起。

六、卷的装订要求文字材料必须按件装订，做到右边和下边齐，无倒页，不漏订，边界小的文件在装订前要贴边，防止遮挡字迹。

为便于查阅，卷内文件原则上以一个标题内容为一件来进行装订，不同文件不能装订在一起。

图纸不装订。

装订时要剔除金属物、塑料夹，案卷左右厚薄不一时，应在装订线一侧夹垫纸质物支托。

一般采用棉线在左侧三孔一线装订，棉线装订打结于反面，装订长度为18 厘米，上下两孔距中孔9 厘米，装订线距页边2.5 厘米，装订结实、整齐、美观。

对页数少的文件也可使用质量可靠的不锈钢钉装订。

卷内除装订用不锈钢钉外不能有其他金属物。

归档模板见川电办[2010]37号 79页---87页（竣工文件） 91页（竣工图）92页---112页（厂家资料）竣工档案移交签证书见川电办[2010]37号 168页---173页。