财务信息化一定要跟内控紧密结合

财务信息化一定要跟内控紧密结合

由中国CFO发展中心联合北大光华管理学院共同举办的”第四届中国国际财务领袖高峰论坛”于1月10日在北京大学举行。金融界网站作为独家财经门户，全程直播。世邦魏理仕（中国）财务总监王皓女士参会并参与了“CFO的经营创新力”的主题讨论。以下为发言文字实录：

王皓：大家好，很高兴能有机会跟大家一起来分享一下这些年对财务、财务信息化方面的理解。首先介绍一下世邦魏理仕，世邦魏理仕英文是CDRE，是做物业管理服务和房地产类的咨询，基本上是咨询服务类的公司，比如说高档写字楼的管理，物业管理，还有买楼卖楼，还有办公室的租赁，办公室的买卖，所有跟房地产服务类相关的咨询服务类，都会有涉及。因为现在的开发商都需要综合体项目，不是只卖一个商业，做商业的时候，它也要做小区，也可能要做写字楼，就需要综合的管理，所以我们公司基本上提供全方位的房地产方面的咨询管理服务，就这种类型公司来说，它其实是服务型的公司，它的特点，不同于前面几位财务老总他们的公司类型，属于只是以人为资产的公司，所以它这种公司的控制方式，也会比较特别。我在刚加入CDRE的时候，正赶上财务软件的更换，当时我刚来的时候，是用好多的软件，有记帐、采购、业务开单、报销系统，这些东西全不连在一起，每个月我们财务部门的人，月末的时候就加班，不停的倒数，先把数从软件里倒出来，再导入到财务系统里去，不停的查东西，一开始把我搞晕了，一会儿找我盖章，一会儿找我签字，因为每个系统里都要留下一个痕迹，前几个月，都没搞明白这个流程是怎样的，后来很幸运的我参与了整个公司的财务系统的更换，更换了以后，我们从原来的系统，换成了Oracle，Oracle系统整合了所有的流程，首先从人力，因为我们人是最多的，全部基本上是人是资本，从人员招聘开始，从第一个人离职以后，系统里自动把它作为一个离职状态，就会有新的人加入，新的人从招聘的第一步开始准备招聘，一直要多少预算，给他什么时候入职，这个人定义在什么职位，在哪个部门工作，他的办公室在哪，所有人员信息，一致的输入到系统里来，等到这个人员入职，就流到我财务系统，这个人的工资，什么职位，哪个部门，他的成本就到财务系统，包括他所有的奖金这些都在财务系统里有了，接下来采购，采购也是一样，所有的业务部门，他会自己在业务系统采购，跟着审批流程走，走到最后，到我财务系统的时候，它已经是完整的，就需要我检查一下，整个是不是合规，合同是不是按照规定已经签署了，发票是不是已经到了，是不是高付款期了，我基本上点一个按钮就记帐了，整个记帐的流程，不需要人员的介入，我们有一个叫OCR系统，用扫描发票，自动把发票直接在扫描仪上扫描一下，发票自动记录到系统里来，有了供应商的名称，金额，是增值税还是营业税，所有的这些信息都进来了，进来了以后，它会通知业务部门的人说，你的发票到了，你到发票系统自己定义，发票应该寄到哪个部门，谁来承担这个费用，自动就会跟着审批流，承担费用的主管，自动批这个费用，批了以后，自动到我财务部付钱了，基本上整个流程，他会结合内部控制，还有包括财务，所有的记帐，它都是在一起的。还有包括开单，销售人员你去开单的时候，他在系统里选择销售类型是什么，我的客户是哪一个，哪一个办公室的，我分多少钱，他都写好了，写好了之后，主管审批，审批没问题，也到我的财务系统里来，我只确认这个是可以确认的，就点确认就记帐了。员工报销也是员工自己填自己的报销，每一项填好以后，点申请，确认这些费用，应该由他们部门承担的，自动归到他们部门里来，自动归到我们系统。对于销售的那一部分，应收账款的部门，最主要的就是看，我这笔销售收入是不是应该确认，合同是不是已经签了，销售的所有条件是否满足，最多的工作跟业务部门沟通说，你这笔销售，因为所有的订单都是销售人员自己下的，我们最主要的工作保证这个收入，正确的时间，正确的金额确认到财务系统里来，用到正确的税率，对于采购，还有员工报销也是一样的，我们的应付账款部门，最主要的工作，就是要确认我这个供应商，首先他是合规的供应商，我们这笔合同跟供应商签署的合同是合规的，我们这笔报销，在正确的时

间录入到正确的系统里来，确认，银行是正确的，我们就可以自动支付的整个流程了。还有包括员工的报销也是一样的，员工的报销做的这些费用，票据，还有最主要的外资企业，可能对反腐要求比较多，跟反腐相关的，员工报销的时候，有没有请客户吃饭，多少钱，有没有请政府的人吃饭，这些都重新申报，这些在财务部门做合规性的审核。所以说我认为，我们未来财务信息化的系统，一定要跟内部控制是紧密结合在一起的，所有的内控体系，每一个审批环节，应该结合到整个庞大的体系里来，不管是人员招聘的审批流程，还是整个财务费用的报销流程付款的流程，销售的流程，每个流程都应该有相应的控制点在控制。同时，当然结合另一个前提，你要保证正确的人，他在正确职位的人审批，我也发现过，有很多老板他自己懒得去批，就把他的权限授权给他自己的秘书，让他秘书做这些事情，这些情况下，我们就需要用额外的手段，比如说我们要定期监控他的报销系统登录人员的情况，还有他报销过程中，有没有不合规的情况，我们通过额外的财务手段，还有非系统的监控，来保证所有的系统和非系统的控制，我们是在一致性的情况下，我们做的。这是我感觉到，我在这一年多，在CDRE财务信息化流程上面，体会比较深的一块。

还有一块，对于内部控制这块，我刚才讲到，我们这边对于内部控制，主要有两块，一块是反腐，在CDRE来说我们财务人员有很大一块精力，都用在反腐方面的检查，不管是合同的签署，需要有条款，以及客户筛选的时候，如果是政府的客户，有政府背景的或者国有企业的话，都需要进行特别的申报，还有逢年过节你收一些礼物的话，超过500块钱礼物，都要去申报的，如果没有申报被发现的话，那是要被开除的，这些东西我相信不能百分之百防范住所有的风险，但是我相信至少在很大程度上，对大家的一个警示，还有包括每个季度，我们都会有反腐的培训和内部控制的培训，还有职业导致的培训，从国外的网站上，还有电话会议方方面面的，每天对我们的轰炸。

还有一块是内部控制，我们每个季度都有内部控制的申报，我们有一套完整的内部控制的申报表，还有一套文字描述的东西，每个季度，如果你的内部控制有任何的调整，有任何的改变，你都要去申报，你都要在你的系统里面，去做描述。我觉得这些东西，其实还是很繁琐的，因为到每个季度末，我们部门的人会觉得特痛苦，因为花的时间特别多，在文字上的东西上。从另一个角度来说，我理解，这种内部控制，更多的时间，他需要用语言或者是用流程的东西，要把它描述下来，才能让你真正的你在检查和你在做的时候，你才能做一个梳理，你才能知道，是不是按照合规的方式去做你日常的运营。这基本上是我对财务的理解。谢谢大家！