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物资资料管理制度

物资资料管理制度

1目的: 规范工程项目各阶段物资档案管理, 便于物资档案及时整理、归档、移交。

2物资档案分类: 物资档案分为物资文件、物资记录、物资财务

收支存明细帐、财务凭证、归档资料等。

3物资文件资料的管理内容

3.1 管材、型材、板材、焊材应提供出厂材质报告,合金材料应有光谱分析的复试报告。

3.2 水泥出厂合格证必须提供7天、 28天抗压、抗折强度试验报告及复试报告。

3.3 防水材料应提供合格证及复试报告,内容包括: 品种、标号、吸水性、不透水性、耐热度、拉力、柔度和试验批量等内容。

3.4 胶结材料应提供出厂合格证和试验报告, 应包括: 针入度、软化点、延伸度、出厂日期、生产厂、品种、牌号、数量等内容。

3.5 保温材料质证要求: 工程主体结构使用的保温材料应提供出厂合格证和国家技术检测部门出具的性能测试报告。甲方或监理有复检要求时还应提供复试报告。

3.6 装置性材料如电缆、阀门、管件、弹簧、补偿器等应提供产品合格证, 需要时提供试验报告。

3.7 各种表计、灯具、开关、插座和高、中、低压开关柜( 盘) 、避雷器、变压器、继电器、电机、散热器、风机、水泵、特殊砌筑材料、铸铁管、硬聚乙烯管等材料(或产品)要有出厂合格证。

3.8 提供抄件时应注明抄件单位和抄件人及原件编号(原则上

不允许抄件)。提供复印件时应加盖供货单位公章。

4 工程项目各阶段物资档案管理

4.1 项目成立阶段

4.1.1 在成立阶段, 物资资办事处要建立、健全以下物资档案、记录( 由公司物资部提供) :

( 1) 物资办事处在该现场的受控文件清单

( 2) 合格分承包方名单

( 3) 程序文件

( 4) 物资管理制度

( 5) 物资标准及物资作业文件

4.1.2 根据工程承包特点, 对于项目需用而未下发的文件, 物资办事处可提出申请清单, 向公司物资部申请下发。

4.2 项目实施阶段

4.2.1 物资办事处根据工程项目承包范围, 要建立、健全以下质量记录, 并注明未涉及哪些质量记录:

( 1) 合格分承包方名单( 物资办事处提供调查表报公司, 物资部审批后下发)

( 2) 接收文件登记表

( 3) 物资合同台帐

( 4) 物资档案登记表

( 5) 文件发放登记表

( 6) 整改通知单

( 7) 材料需用计划表

( 8) 采购计划单

( 9) 检验、测量和试验设备管理台帐及检定报告( 10) 材料到货记录

( 11) 物资进货检验记录

( 12) 物资器材盘点表( 或盘点记录)

( 13) 试验委托单

( 14) 物资辅助跟踪记录或可追溯性物资登记台帐( 15) 物资材质台帐

( 16) 不合格品评审表

( 17) 不合格品登记台帐

( 18) 设备到货记录

( 19) 设备开箱检验记录

( 20) 设备入库单

( 21) 设备出库单

( 22) 设备维护记录

( 23) 顾客提供产品不适用( 丢失、损坏) 报告单( 24) 设备挪用审批单

( 25) 紧急放行申请表

( 26) 降级使用审批表

( 27) 物资运输记录

( 28) 焊条库温湿度记录

( 29) 设备资料移交记录

( 30) 物资调拨单( 统一管理, 季度归档)

( 31) 废旧物资处理凭证( 统一管理, 季度归档)

( 32) 物资收支存帐卡 ( 财务帐本)

( 33) 资金动态统计表 (月报)

( 34) 主要物资收支存报表( 月报)

( 35) 机电设备统计报表( 半年、年报)

( 36) 物资综合指标统计表( 月报)

( 37) 比质比价或招议标情况统计表( 季报)

( 38) 主要材料实际消耗统计分析表( 平时编制、汇总)

( 39) 新增物资编码记录( 电子版) ( 季报)

( 40) 该地区价格信息( 地区中准价信息)

4.2.2 办事处应将物资的”到货情况、检验情况、库存情况”等有关记录及时上网, 做到信息与项目部共享, 并将物资材质证明原件及时移交给项目部资料室, 以便统一借阅和移交。

4.2.3 公司物资部在工程各阶段对各项目物资办事处的档案管理情况进行监督、检查、指导,确保物资档案的编制、归档符合公司的要求。

4.2.4公司物资部负责更新、回收下发给物资办事处的管理制度、程序文件、作业文件; 指导、整理、归档各现场物资财务帐本。物资办事处使用计算机仓储管理软件的要定期备份仓储软件收支存数据, 年底财务过帐后将手工帐归档、微机数据备份, 在

工程结尾封帐前要使用磁带、刻录光盘备份所有财务和管理数据。项目结尾阶段对下发文件、质量记录进行归档, 整理归档目录, 并编制以下质量记录:

( 1) 工程剩余设备、专用工具、备品备件移交清单( 移交业主)

( 2) 业主提供剩余材料移交清单

( 3) 工程物资造价明细表( 配合项目部)

( 4) 工程移交投产物资移交资料( 按系统工程准备材质单)

( 5) 资料移交归档记录: 业主采购的材料、构件、部件、设备出厂证明及质量检定证明。

4.3 项目工程移交阶段: 项目投产移交时, 物资办事处要按照档案管理的要求对该工程的质量记录进行归档、移交, 并编制”主要材料实际消耗统计分析表”, 以反映该项目工程各种材料的实际消耗情况。

4.3.1各物资办事处经过物资部向公司档案室移交以下资料( 已移交项目部的用移交凭证代替)

( 1) 重要物资供应文件: 招标、投标、合同、协议

( 2) 工程材料实际消耗资料

( 3) 统计、报表

( 4) 装箱单

( 5) 设备开箱检验记录

( 6) 物资收支存明细帐