监理资料信息管理及归档制度

监理资料信息管理及归档制度

常州大学机械石油楼、配电房/储运泵房工程

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档

制

度

项目监理机构（章）：_________________

专业监理工程师：__________________

总监理工程师：____________________

日期：_____________________________

总则:

1、为加强建设工程监理工作的标准化、规范化管理，提高项目监理机构的工作水平, 为工程项目

建设有关部门分析、指导和评价工程项目建设监理工作质量提供准确、可靠的依据并以备追溯，需建立健全工程项目建设监理资料档案制度。本项目监理部确定由总监指导和一名专职资料员具体负责资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等工作。

2、资料室由专人管理，按《城建档案要求》的要求，建立档案

二、监理工作的流程

2.1档案建立

2.1.1监理资料与信息管理职责分工

监理资料分程序资料、内部资料、往来资料；

程序资料为开停工报审、方案报审、工序、材料报验等；

内部资料为监理规划、细则、月报、质量评估、总结等；

往来资料为合同管理、业主来文、政府行政部门检查记录等；

程序资料应由施工单位申报，专业监理工程师或总监理工程师审查完成签批后，资料员核查后归档；

内部资料由总监或专业监理工程师在总监指导下完成，总监盖章后，资料员归档；往来资料资料员按公司及规范要求归档；

2.1.2资料的收发管理制度

2.1.2.1资料的收发文应采用公司配发的专用收发文表式；；

2.1.2.2资料的收发文前应仔细核对收发文编号、事由、签章等是否与收发内容相符；

2.1.2.3资料的收发文时应登记详细记录：收发文时间、收文人、事由、往来单位、编号等。其中收文人应本人签字确认；

2.1.2.4资料的收发文后应及时通知相关负责人。

2.1.3资料的存放、归档管理制度

2.1.

3.1存档的工程文件的内容必须真实、有效、完整、准确、系统，与工程实际相符合;

2.1.

3.2存档的文件应手续完备，尽量采用原件，如为复印件应加盖原件审核章，并标注原件存放处；

2.1.

3.3存档的文件需进行审查，字迹清晰，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写材料。复印件不得出现模糊无法辨认的情况。存档使用的纸张应使用标准纸，不应使用方格纸、作业纸等；

2.1.

3.4存档资料内容中有图有文字的，应文字页在前图在后。文字页较多的应进行编号;

2.1.

3.5监理四版表示使用的文件编号需符合在求，例：1208008,代表12年8月第008号;

2.1.

3.6资料存放时应按照资料盒名称分类、盒内目录顺序排放。目录应上墙方便查阅，

有分类有目录，按编目归档；

2.1.

3.7资料盒脊背应按照公司要求含有：公司名称标识、项目名称、资料盒编号、料盒内容标注，其布置方式应满足规范要求；

2.1.

3.8资料盒脊背应准确、标准化、宽度应与资料盒大小相符；

2.1.

3.9资料在分部工程完成后应及时整理、封存。

2.2档案立卷

2.2.1资料员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装钉、编制目录，装袋（盒）入档。

2.2.2凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其它资料，项目监理部可根据需要决定是否留存。

2.3档案补充

2.3.1外来文件、函件由资料员分类编号登记并形成来文登记，项目监理部有关领导阅后，即立卷归档。

2.3.2项目监理部发出的文件，由资料员分类编号登记并形成发文记录，资料齐全经相关领导审批后，即立卷归档。

2.4档案查阅

项目监理部以外人员来项目部查阅资料档案，必须经由项目监理部领导同意方可到

资料室查阅资料，未经同意不得将资料带出资料室，如若需借出必须经相关领导同意并立下借据注明借阅时间，在注明时间内完好无损地归还资料室。

2.5档案安全保密

2.5.1资料室资料柜由专人负责管理，保持整洁、干燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

2.5.2资料管理人员不得外泄档案中的机密，资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱扔乱抛，应按保密纸处理或销毁。

三、监理技术文件的交付及责任

1、监理单位对工程技术文件的形成、收集、组卷有组织、审核的责任，应及时对工程

技术文件进行检查、审核、签证、盖章，组织承包单位完成交工技术文件的归档工作。

2、需要移交公司监理资料的工程及移交资料内容要求：

（1）需要移交公司监理资料的工程分类：

A类：住宅及公用建筑工程（28层及以上，单项面积3万卅及以上，小区建筑面积12万卅及以上）。

厂房：18米跨度及以上。

省、市优质工程目标工程，省文明工地目标工程。

B类：级别A类以下工程。

（2）移交资料内容要求：

A类工程按本办法附表一及附表二中全部资料内容；

B类工程只需要按照附表四移交公司有关需要存档的文件内容。

3、工程竣工后，按附表二中案卷题名内容进行整理，并在每个档案盒的侧面贴好案卷

题名（200X 30毫米标签纸，详见附表一）,每个案卷（档案盒）内应有详细文件目录。

（1）对于群体工程，当一个档案盒装不下该案卷文件时，可以分上、中、下册或按流水序号进行分册。

（2）检验批验收记录及其工序报验单不需要存档，水电分项、（子）分部工程验收记录和土建并入一个案卷(案卷七)。

(3)图纸不需要交公司，因工程特殊情况确实需要暂时留存的设计图纸，应折叠整齐交到公

司。

4、工程完工后,现场监理部应及时将监理资料整理移交给公司，并填写好资料交接验收记录

单，办理移交手续。