物业公司业主投诉处理和回访制度
物业公司投诉处理制度和回访管理制度
物业公司投诉处理制度和回访管理制度一、投诉处理制度投诉是物业服务过程中不可避免的问题，为了能够及时妥善地解决投诉，提高业主满意度，物业公司制定了以下投诉处理制度：1.投诉受理：(2)物业公司设立专门的投诉处理部门，负责及时受理投诉，并进行登记备案。
2.投诉处理：(1)物业公司需在24小时内对投诉进行回复并开展调查。
(2)物业公司对于涉及业主权益的投诉，应及时沟通并提出解决方案，如果需要进行整改，要设立具体的整改计划，并向业主保证问题会得到解决。
(3)物业公司应加强与相关部门（如保安、清洁等）的沟通协调，确保问题得到有效解决。
(4)物业公司要保护业主的投诉隐私，不得将投诉信息泄露给第三方。
3.投诉记录和报告：(1)物业公司要做好投诉的记录和报告工作，包括投诉的类型、投诉的内容和投诉的解决情况等。
(2)对于重大的投诉事件，物业公司应及时向上级主管部门报告，并及时采取措施解决问题。
4.投诉统计和分析：(1)物业公司需要对投诉情况进行定期统计和分析，以便及时发现问题并采取改进措施。
(2)物业公司要建立健全的投诉数据库，对投诉进行分类、整理和归档，为日后的问题解决提供依据。
回访是一种重要的管理手段，可以及时掌握用户体验，发现问题并及时解决。
为了提升物业服务质量，物业公司制定了以下回访管理制度：1.回访对象：(1)物业公司要对投诉情况进行回访，以了解业主对解决结果的满意度。
(2)物业公司还要对入住新业主进行回访，以了解业主对物业服务的满意度，并及时发现问题并解决。
2.回访形式：(2)物业公司可根据业主的需求和意愿，选择适合的回访方式。
3.回访频率：(1)物业公司要根据业主的情况和需求，制定回访频率，一般每季度进行一次回访。
(2)对于投诉较多或新入住的业主，物业公司可增加回访频率，以更好地了解业主的需求和意见。
4.回访记录和分析：(1)物业公司要做好回访的记录工作，包括回访的时间、回访的内容和业主的反馈等。
(2)物业公司要进行回访结果的分析，根据业主的反馈和意见，及时调整并改进物业服务。
物业管理制度如何处理业主投诉
物业管理制度如何处理业主投诉在物业管理的日常工作中，业主投诉是不可避免的一部分。
如何妥善处理业主投诉，对于维护良好的业主关系、提升物业服务质量以及保障物业的正常运营都具有至关重要的意义。
首先，要建立一个畅通有效的投诉渠道。
这是处理业主投诉的基础。
可以通过多种方式来实现，比如设立专门的投诉电话，保证在工作时间内有人接听；开设线上投诉平台，方便业主随时提交投诉；在小区内设置固定的投诉信箱，定期查看处理。
同时，要确保业主清楚地知道这些投诉渠道的存在和使用方法，可以通过在小区公告栏张贴通知、在业主群发布消息、在物业合同中明确等方式进行告知。
当业主提出投诉后，物业工作人员要做到及时响应。
无论投诉的方式和时间如何，都应在第一时间给予业主反馈，让业主感受到被重视。
比如，接到电话投诉时，要先表示感谢业主的反馈，并告知会尽快处理；对于线上和信箱的投诉，也要在规定的时间内（如 24 小时内）回复业主已收到投诉，正在处理中。
接下来，就是认真倾听业主的投诉内容。
物业工作人员要有耐心，让业主充分表达自己的不满和诉求，不要打断业主的讲话。
在倾听的过程中，要做好记录，包括投诉的时间、地点、具体问题、业主的要求等关键信息，确保对投诉内容有全面准确的了解。
了解完投诉内容后，要对投诉进行分类和评估。
根据投诉的性质和紧急程度，将其分为不同的类别，如紧急投诉（如停水停电等影响业主正常生活的问题）、重要投诉（如房屋质量问题等）和一般投诉（如小区卫生清洁不及时等）。
对于紧急投诉，要立即安排人员处理；重要投诉要制定详细的解决方案，并及时与业主沟通处理进度；一般投诉则按照正常的工作流程进行处理。
在处理投诉的过程中，要保持与业主的沟通。
定期向业主反馈处理的进展情况，让业主知道物业正在积极解决问题。
如果需要较长时间才能解决，要向业主说明原因，并给出预计的解决时间。
同时，要听取业主的意见和建议，对于合理的部分要予以采纳，让业主感受到自己的参与和意见被重视。
物业公司业主投诉处理和回访制度范文（3篇）
物业公司业主投诉处理和回访制度范文为了加强物业公司与业主的联系，及时为业主排忧解难，把管理工作置于业主的监督之下，提高物业服务质量，特建立接待业主投诉处理和回访制度，以规范对处理业主投诉的工作行为的管理。
一、适用范围适用于物业公司层面对投诉的处理，确保业主的投诉能及时、准确、合理地得到解决。
其内容包括:1、业主来访接待室负责对物业所未解决的业主投诉进行协调与处理。
2、业主来访接待室负责对比较重要的业主投诉进行协调与处理。
3、对业主投诉的紧急维修内容转报处理。
二、管理标准1、受理投诉耐心，处理投诉及时，事后应有回访。
2、有处理记录，做到事事有着落，件件有回音。
三、处理投诉工作内容1、业主来访接待室接到客户投诉后，应首先向业主表示歉意，并在《业主投诉记录》上做好登记。
2、对不能马上回复或解答的问题，业主来访接待室将投诉情况向物业员反应，物业员根据投诉内容进行核实之后通知相关单位限期解决，特殊情况向经理汇报。
3、针对业主反映的问题，物业员判断业主反映问题的责任部门，属于管理或服务不到位的，沟通责任部门或请示主管领导解决问题;属于外单位责任范围的，积极协调相关部门帮助业主解决问题。
对业主反映的问题，不能立即答复的，应确定具体答复时间。
4、相关部门在处理完投诉后，要迅速将处理结果报业主来访接待室,安排回访，做好总结评价工作。
5、对业主的恶意投诉，做到坚持原则并耐心解释。
6、投诉记录由物业员进行统一管理。
三、投诉规避1、逐步完成管理规约的签订工作，或根据《物业管理条例》和上级管理制度的规定，明确物业公司和业主或使用人的权力义务，防止以后不必要的麻烦。
2、对物业的公共部位和共用设备设施安排合理的日常维护、检修，使问题减少到最低点。
3、经常开展物业服务满意度反馈调查和便民服务，了解业主需求，及时发现问题、解决问题。
4、对新入住业主应及时交予管理规约书、业主手册、装修手册，并予以解释，降低投诉率。
四、投诉受理1、业主投诉以投诉热线、来访和网络三种方式进行受理。
物业公司业主投诉处理和回访制度（三篇）
物业公司业主投诉处理和回访制度第一章总则第一条根据《物业管理条例》的规定，制定本制度，明确物业公司对业主投诉的处理程序和回访制度。
第二条本制度适用于物业公司管理的小区内的业主投诉处理和回访工作。
第三条物业公司应建立健全业主投诉处理和回访制度，保证业主的合法权益，并提高物业服务质量。
第四条物业公司应建立健全业主投诉处理和回访制度的宣传教育制度，定期进行培训和宣传，提高物业员工的服务意识和业务水平。
第五条物业公司应设立投诉处理和回访部门，并配备专业的人员，负责接受、处理和回访业主投诉。
第六条物业公司应建立业主投诉处理和回访制度的监督机制，定期进行评估和改进，确保制度的有效实施。
第七条物业公司应公布业主投诉处理和回访制度，并向业主提供投诉联系方式和投诉处理进展的信息公告栏。
第二章业主投诉处理程序第八条业主对物业公司的服务不满意或存在问题，可向物业公司进行投诉。
第九条业主投诉可以书面形式、口头形式或在线投诉方式进行，物业公司应妥善处理。
第十条物业公司接到业主投诉后，应立即记录投诉内容，并及时向投诉人进行反馈。
第十一条物业公司应设立专门的投诉处理小组，负责分析和处理业主投诉。
第十二条投诉处理小组应对业主投诉内容进行核实，并依法办理事宜。
第十三条投诉处理小组应及时向业主反馈处理进展情况，并提供解决方案。
第十四条如果业主对投诉处理结果不满意，可以向物业公司申请复核或向物业主管部门投诉。
第十五条物业公司应配合业主投诉复核和物业主管部门的调查工作，并积极解决问题。
第十六条物业公司应将投诉处理结果及时公布，并定期向业主提供投诉受理和处理情况的统计报告。
第十七条物业公司应对投诉处理工作进行总结和评估，并及时进行改进和调整。
第三章业主投诉回访制度第十八条物业公司应主动回访已投诉的业主，了解投诉问题是否得到解决。
第十九条物业公司应通过电话、短信、邮件等形式进行回访，了解业主的满意度和建议意见。
第二十条物业公司应设立专职回访人员，负责回访工作，并及时整理和分析回访结果。
物业公司处理业主投诉的流程标准
物业公司处理业主投诉的流程标准投诉是客户的权利。
作为服务性行业要想杜绝投诉是不可能的。
物业公司必须以一种正面的心态来理解客户的投诉，它是改善服务的基础，通过客户的投诉可以看出不足。
在此基础上，应当加强双方的沟通，做到相互理解，相互支持。
本文介绍一下物业公司处理业主投诉的流程标准。
一，物业处理业主投诉服务流程顾客（业主）投诉处理服务标准标准1：来访诉求来访投诉是指业主认为由于我们工作上的失职、失误、失度、失控伤害了他们的自尊或利益，或因非本单位能力范围内解决的问题，顾客单方面认为由管理处处理，而没有满足其需求而当面向服务人员提出的意见。
这就要求接待人员在接待过程中认真对待、快速反应、及时反馈消除业主对我们工作的误解，重新与顾客建立信任和谐的业主关系。
一般业主1、服务中心及办公室人员依照《服务中心来访接待流程》进行热情接待；2、服务人员在接待中与业主的距离约为1米左右，态度诚恳，真诚地看着对方的眼睛，不要有不耐烦的表情出现，并耐心倾听顾客投诉情况，不轻易打断顾客，待其将情况说明后，再与其沟通；3、待投诉者讲完后，要进一步问清有关情况；4、对于业主不清楚、不理解的问题，首先向业主说明实际情况，争取顾客的谅解，以免造成误解。
情绪激动业主是指在投诉过程中脾气相对急躁、情绪较为激动的业主。
对待此类型的业主服务人员要以包容的心态，认真对待他们的投诉。
现场当班员工的表情、行为和语言：1、接待情绪较激动顾客时，服务人员调整与对方的距离约为1.5米左右，态度诚恳，真诚地看着对方的眼睛，不要有愤怒的表情出现；2、耐心等待其情绪稍缓，再与其沟通，如“先生／小姐您好，我们理解您的感受，请用理性的行为处理事情”；3、当向顾客解释无效或是处理的问题达不到顾客满足，再或者已接待3-5分钟之久，顾客情绪仍很激动时，立即将服务上移，并告知顾客：“尽快安排我们的主任与您沟通，共同设法妥善处理您的要求”，以征询顾客意见；4、获同意后，在顾客面前联系客服主任或者其他同事［用语如下：“××经理，请速到××来，这里有顾客需要您协助帮忙”］，并在联系、确认完毕后告知对方已经和上级取得联系：“请您稍等一下，我们的经理马上过来”；5、在服务中心经理来了之后，主动向顾客介绍［用语如下：您好，这是我们的××经理。
物业公司住户投诉处理办法
物业公司住户投诉处理办法下面是某企业住户投诉处理办法，供读者参考。
第1章总则制度名称住户投诉处理办法编 号执行部门第1条目的规范投诉处理工作，确保住户的各类投诉能得到及时、合理的解决。
第2条适用范围适用于住户针对公司管理服务工作的投诉处理。
第3条职责1. 服务中心经理负责处理重要投诉。
2. 服务中心主管负责协助经理处理一般轻微投诉及每月的投诉统计、分析和汇报工作。
3. 服务中心经理应指定接待员负责投诉接待工作，接待员应做好接待记录以及回访工作。
4. 各部门协助服务中心处理本部门的被投诉事件，并及时向服务中心反馈投诉处理信息。
第2章处理要点第4条 处理投诉的基本原则。
接待投诉时，接待人员应严格遵守“礼貌、乐观、热情、友善、耐心、平等” 12字服务方针，严禁 与住户辩论、争吵。
第5条 接待人员应先进行投诉界定1. 重大投诉(1) 公司承诺或合同规定提供的服务没有实施或实施效果有明显差错，经住户多次提出而得不到 解决的投诉。
(2) 由于公司责任给住户造成重大经济损失或人身伤害的投诉。
(3) 有效投诉在一个月内得不到合理解决的投诉。
2. 重要投诉重要投诉是指因公司的管理服务工作不到位、有过失而引起的投诉。
3. 轻微投诉轻微投诉是指因公司的设施、设备和管理水平有限而给住户造成了生活、工作上的轻微不便(而非人为因素造成的影响）可以通过改进而较易得到解决的投诉。
第6条投诉的处理承诺1.重大投诉，当天呈送公司总经理进入处置程序。
2.重要投诉，接待后一小时内转呈主管经理进入处置程序。
3.轻微投诉，不超过两天二或在住户要求的期限内解决。
第3章投诉接待第7条当接到住户投诉时，接待员首先代表被投诉部门向住户表示歉意，并立即在“住户投诉意见表”中作好详细记录。
记录包括以下内容：1.投诉事件发生的时间、地点；2.被投诉人或被投诉部门；3.投诉事件的发生经过（简单明了地叙述）；4.住户的要求；5.住户的联系方式、方法；第8条接待住户时应注意以下事项。
物业公司业主投诉处理和回访制度
物业公司业主投诉处理和回访制度一、引言本文旨在探讨物业公司的业主投诉处理和回访制度。
业主投诉处理和回访制度对于物业公司来说至关重要，它不仅能够及时解决业主的问题，提升业主满意度，还能够促进物业公司的发展和长远发展。
因此，建立健全的业主投诉处理和回访制度对于物业公司来说是非常必要的。
二、业主投诉处理制度1. 设立投诉渠道物业公司应该明确设立业主投诉渠道，方便业主进行投诉。
可以通过电话、邮件、在线平台等多种方式来接收业主的投诉，并确保投诉渠道的畅通性。
2. 及时受理投诉物业公司应该设立专门的投诉受理人员，负责受理业主的投诉。
受理投诉的人员应具备良好的沟通能力和业务知识，能够准确理解业主的问题，并及时向相关部门转达。
3. 快速处理投诉物业公司应该在接受投诉后，及时跟进并处理业主的问题。
处理投诉的过程中，应该注意及时与业主进行沟通，了解业主的需求和意见，并根据实际情况给予相应的解决方案。
4. 督促问题解决物业公司应该建立一套完善的督促机制，确保投诉问题得到及时解决。
可以设立定期会议，对未解决的投诉问题进行跟踪和整改，并及时向业主汇报处理结果。
5. 客观公正处理物业公司应该客观公正地处理业主的投诉，不偏袒任何一方。
在处理投诉问题时，应收集相关证据，听取双方的陈述，并根据实际情况做出公正的裁决。
三、业主投诉回访制度1. 设立回访标准物业公司应该建立明确的回访标准，规定回访的时间、内容和频率。
回访的目的是了解业主对投诉处理的满意度，从而改进工作，并提高业主满意度。
2. 定期回访业主物业公司应该定期对已经处理过投诉的业主进行回访，了解他们对物业公司处理投诉的满意度，并听取他们的意见和建议。
回访的频率可以根据投诉的严重程度来确定。
3. 关注未回访业主对于未回访的业主，物业公司应该主动联系并进行回访。
通过回访未回访业主，可以了解他们对投诉处理的意见和建议，进一步改善业主满意度。
4. 汇总回访结果物业公司应该将回访结果进行汇总和分析，及时发现问题并采取相应的措施改进。
物业公司业主投诉处理和回访制度模版
物业公司业主投诉处理和回访制度模版一、引言在管理物业公司的过程中，业主的投诉是不可避免的。
为了更好地处理和回访业主投诉，我们物业公司制定了一套完善的投诉处理和回访制度。
本文将介绍该制度的详细内容。
二、投诉处理制度1. 接收投诉a) 在业主投诉时，物业公司应及时安排专人接收投诉并记录相关信息。
b) 接收投诉的人员应具备良好的沟通能力和服务态度，耐心听取业主的诉求。
2. 投诉登记a) 物业公司应设立专门的投诉登记系统，用于记录投诉的时间、内容、投诉人信息等重要信息。
b) 所有接收投诉的人员均应及时将投诉信息录入系统，并向业主确认所记录的信息是否准确。
3. 问题调查a) 物业公司应针对每一项投诉进行问题调查，了解投诉的真实情况。
b) 调查人员应与涉事人员进行沟通，搜集相关证据，以便更准确地了解问题的原因和解决方案。
4. 问题处理a) 根据问题调查的结果，物业公司应及时采取相应的解决措施，并向投诉人进行反馈。
b) 物业公司应设立问题处理的时间要求，力求在规定的时间内解决问题。
5. 投诉记录和统计a) 物业公司应建立完善的投诉记录和统计机制，记录每一次投诉处理的结果。
b) 统计部门应定期对投诉处理情况进行统计分析，找出常见问题，并提出相应的改进建议。
三、回访制度1. 回访对象选择a) 物业公司应选择一定比例的已处理投诉的业主进行回访，以了解他们对问题处理结果的满意度。
b) 回访对象的选择应公正、客观，确保涵盖各个问题类型的业主。
2. 回访时间安排a) 回访应在问题处理完毕后的一个合适的时间进行，以便业主对问题处理结果有更为客观的评价。
b) 物业公司应提前通知回访对象，并根据他们的意见确定具体的回访时间。
3. 回访方式a) 物业公司可以通过电话、邮件、面谈等多种方式进行回访，根据实际情况选择最为方便有效的方式。
b) 物业公司应向回访对象表达诚挚的关怀，并对他们的意见和建议进行详细记录。
4. 回访结果分析a) 物业公司应对回访结果进行分类和整理，以便更好地了解业主对问题处理的满意度和改进的建议。
投诉处理及回访制度
投诉处理及回访制度为加强物业公司与业主联系，及时为业主排忧解难，管理工作置身于业主监督之中，及时总结经验教训，提高服务质量，建立来访接待制度，受理业主投诉并定期进行回访。
一、客服中心工作人员在接到业主。
住户投诉后，应在《回访记录本》上进行记录，对于业主，住户提出的合理要求能够及时解决的投诉要马上解决并做好记录，有不能及时解决的应及时上报部门经理处理。
二、客服中心经理对于属于自己的处理权限内的投诉要及时作好记录:对于超越自己权限的投诉事件应及时向公司经理汇报，并提出初步处理意见，待经理做出明确指示后，妥善处理并在《回访记录本》上“处理结果”一栏做好记录，三、客服中心经理接到相关部门对于客服人员的投诉，应及时对于客服人员发出《投诉处理单》及时解决，并将投诉处理结果反馈至公司综合办公室处理。
四、一般投诉应在3日内回复业主、住户;业主、住户直接向服务公司经理的投诉，由公司经理亲自与相关部门经理处理并由负责处理的人亲自填写《投诉回访记录表》。
五、客服中心应对业主服务随机调查和回访，及时了解业主的感受和服务需求。
六、对业主的回访，可以针对综合服务，也可以对专项服务(如维修、保洁、绿化等)进行回访;回访形式可以通过电话回访，也可以亲自到业主家中进行回访。
七、回访人员在进行回访时，要礼貌用语，首先向业主问好，其次要说明意图和来意，对于业主的意见和建议及时进行记录八、对于业主对公司各部门提出的意见，要综合分析，并及时将业主的意见和建议向相关部门反馈，以进一步提高服务水平。
九、客服中心对于各项工作分项列出(如屋面漏水、外墙开裂、门禁系统、单元门维修、电梯故障、私搭乱建、更换水表电池、更换单元门锁、小区卫生及绿化情况)进行回访。
十、回访中对于业主的询问、建议如不能及时答复，应及时上报公司领导并应告知回复时间。
十一、回访后，对于反馈的情况，要求、建议、投诉及时整理并进行综合分析，拿出改进措施方案，落后到人进行实施。
十二、回访时间1、投诉事件应在处理完毕后三天内进行回访;2、维修工程应在完成维修工程一个月内进行回访;3、特约服务应在合同中期阶段及结束后各进行一次回访;4、社区文化应在组织完后一个月内进行回访;5、其他服务工作在完成一周内进行回访;十三、回访率1、投诉时间的回访率要求达到100%;2、维修服务，特约服务和求助服务的回访率要求分别为:派工单在20张以上的，按固定值5张回访:派工单在20-50张之间的，抽取派工单总量的30%进行回访;派工单在50-100张之间的，抽取派工单总量的15%进行回访;派工单在100张以上的，均按固定值20张回访;3、对重要服务做针对性回访，如屋面漏水、墙外开裂等维修后，应随时观察效果，专人定期仔细检查，并作专项记录;4、收到客户对服务仍存在缺陷的再次投诉时，服务中心应在24小时内安排特殊措施。
物业回访管理制度
物业回访管理制度一、引言物业回访是指在业主从物业公司处获得满意服务后，由物业公司主动与业主进行的回访活动。
通过回访，物业公司可以了解业主对服务质量的满意度，及时发现问题并采取措施进行改进。
本文档旨在规范物业回访管理制度，以提高服务质量和客户满意度。
二、回访目的和对象2.1 回访目的物业回访的主要目的是了解业主对服务的评价和需求，及时发现并解决问题，提高业主满意度，增强物业公司与业主之间的沟通和信任。
2.2 回访对象回访对象包括以下几类：1.业主：对于新入住的业主，进行入住后的满意度调查和问题解答；2.售后服务用户：对于已完成维修或保养服务的用户，进行满意度调查和问题解答；3.投诉对象：对于被投诉过的业主，进行问题解答和投诉处理情况反馈。
三、回访方式和频率3.1 回访方式物业回访可以采用以下方式进行：1.面访回访：由物业工作人员亲自上门进行回访，与业主进行面对面的交流；2.电话回访：通过电话与业主进行回访，便捷高效；3.网络回访：可以通过邮件、即时通讯工具或者在线调查问卷等方式进行回访；4.邮寄回访：将调查问卷邮寄给业主，并要求业主填写后寄回。
3.2 回访频率物业回访的频率应根据情况进行灵活安排，一般可以采取以下原则：1.对于新入住的业主，应在入住后一个月内进行回访；2.对于售后服务用户，应在服务完成后的一周内进行回访；3.对于投诉对象，应在投诉解决后的一周内进行回访。
四、回访内容和记录4.1 回访内容物业回访的内容应包括以下方面：1.评价服务质量：了解业主对物业公司提供的服务质量的评价，包括维修、保洁、安保等方面；2.解决问题：了解业主遇到的问题，并及时采取措施进行解决，确保业主满意；3.收集意见和建议：征求业主对物业管理的意见和建议，用于改进服务质量；4.宣传推广：向业主介绍物业公司的新业务和活动，提高业主对物业公司的了解度。
4.2 回访记录物业回访应进行详细的记录，包括以下内容：1.回访时间和方式；2.回访对象；3.问题和反馈；4.解决措施和效果；5.意见和建议；6.其他相关信息。
物业服务中心业主回访制度范文
物业服务中心业主回访制度范文一、背景介绍作为物业服务中心，我们旨在提供优质、便利、高效的服务，以满足业主的需求。
为了更好地了解业主对服务的满意度、问题和建议，我们制定了业主回访制度。
通过回访，我们可以及时改进服务质量，增强业主的满意度，提升整体服务水平。
二、回访目的1.了解业主对我们服务的满意度，收集他们的意见和建议，及时发现问题并解决；2.加深与业主的沟通和交流，提升业主对物业的信任感和满意度；3.对业主提出的问题和建议进行跟踪和处理，确保问题得到解决；4.根据业主的反馈，进行服务质量评估，制定改进措施。
三、回访对象针对新业主、投诉业主、重大活动后（如小区活动、维修等）的所有业主进行回访。
四、回访频率1.新业主：入住后第一个月进行一次回访；2.投诉业主：问题解决后的一个月进行一次回访；3.重大活动后的回访：活动结束后的一个月进行一次回访。
五、回访方式1.电话回访：通过电话联系业主进行回访，了解他们对服务的满意度、问题和建议；2.上门回访：派遣工作人员上门拜访业主，与他们面对面交流，了解他们的需求和意见。
六、回访内容1.服务满意度调查：询问业主对我们提供的服务满意度，了解他们对服务的评价和感受；2.问题和建议收集：询问业主是否遇到问题，并及时记录和跟踪，向相关部门转达并解决；3.其他需求了解：了解业主对未来服务的需求和期望，收集他们的宝贵意见和建议；4.感谢和回馈：向业主表示感谢，传递公司提供更优质服务的承诺，并根据情况提供一定的回馈措施。
七、回访记录与分析1.回访记录：对每次回访进行详细记录，包括业主姓名、联系方式、回访时间、沟通内容等；2.回访分析：根据回访记录，进行回访数据的统计和分析，提取业主的主要问题和需求，制定改进计划；3.回访报告：定期对回访结果进行总结和分析，并向公司领导和相关部门汇报，以促进改进和优化服务。
八、问题处理与改进1.问题处理流程：对于业主反馈的问题，要及时记录、跟踪和处理，确保问题得到妥善解决；2.改进措施制定：根据业主的反馈和需求，制定相应的改进措施，并督促相关部门及时执行；3.改进效果评估：对已实施的改进措施进行评估，以确保问题得到根本解决，并持续改进服务质量。
物业公司业主投诉处理和回访制度范文
物业公司业主投诉处理和回访制度范文第一章总则第一条为了规范物业公司业主投诉处理和回访工作，加强与业主的沟通与信任，提供更优质的服务，制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司管理的小区。
物业公司应当依据本制度建立并健全内部投诉处理和回访机制，为业主提供投诉渠道，并及时、有效地解决业主投诉问题。
第三条物业公司应当建立健全业主投诉处理和回访工作的组织机构和人员，明确职责和权限。
第四条物业公司应当积极引导业主依法维权，维护业主的合法权益。
第二章投诉处理第五条业主投诉问题应当尽快解决，原则上不超过3个工作日。
如有特殊情况需要延长处理时间，应当及时告知业主并给出合理解释。
第六条物业公司应当设立投诉处理部门或指定专人负责投诉处理工作。
物业公司应当向业主公示投诉处理部门的联系方式，并在小区内设置投诉处理点。
第七条业主可以通过书面、电话、在线留言、微信等方式向物业公司提出投诉。
物业公司应当建立投诉登记制度，及时记录投诉内容、投诉人、联系方式及投诉时间。
第八条物业公司应当对投诉进行初步核实，确保投诉内容真实可信。
如需要进一步调查，物业公司应当在核实期限内告知业主，并及时反馈调查结果。
第九条物业公司应当建立投诉处理档案，包括投诉记录、调查报告、处理决定等。
投诉处理档案应当保存至少2年。
第十条物业公司应当根据投诉情况及时采取相应的措施，确保投诉问题得以解决。
如有需要，物业公司可向相关部门协助处理。
第十一条物业公司应当确保投诉处理过程的透明与公正，不得以业主身份、投诉对象或其他因素为由，对业主的投诉进行歧视或压制。
第三章回访管理第十二条物业公司应当在解决业主投诉后，按照约定的时间和方式进行回访。
回访的目的是了解业主对投诉处理结果的满意程度，及时发现问题并改进工作。
第十三条回访工作可以通过电话、短信、邮件等方式进行。
物业公司应当事先与业主确认回访方式，并确保回访工作顺利进行。
第十四条物业公司应当制定回访调查表，明确回访的内容和评分标准。
物业服务中心业主回访制度范文（3篇）
物业服务中心业主回访制度范文为了确保业主回访工作的落实,提高物业管理服务的质量和服务满意率,特制定本制度。
一、管理处负责人主管回访工作。
机电班长(机电工)、协管队长(协管员)、保洁班长(保洁员)协助进行回访工作。
二、业主回访主要分为四类:(一)对业主、物业使用人投诉处理后的回访;(二)对业主、物业使用人报修处理后的回访;(三)对业主、物业使用人征询意见后的回访;(四)定期回访。
三、回访要本着耐心诚恳的态度,并认真填写《业主回访记录单》。
四、对业主、物业使用人投诉处理后,管理处负责人必须主动电话或上门进行回访,做好记录,一般不超过____小时。
主要征询对投诉处理的意见及效果与防止出现类似的问题的预防措施。
五、对业主、物业使用人报修后的回访,主要由机电人员负责。
对回访中发现不合格服务要进行纠正。
六、向业主、物业使用人征询服务意见后的回访,主要由管理处负责人负责,要验证服务评价的真实性与可靠性,验证维修服务、特约服务、有偿服务的质量,尤其是对不满意评价的需____%回访,进行更具体的意见征询与沟通,并表示歉意与表明改进的措施。
对评价好的表达谢意。
管理处每个月都要对业主、物业使用人定期进行回访。
定期回访的主要内容是服务质量的意见与服务的建议。
应合理安排时间,抽样与有针对性意见的回访相结合。
全年回访户应达到小区住户的____%。
七、《业主回访记录单》应妥善保管,并逐年整理归档。
物业服务中心业主回访制度范文（2）一、背景为了进一步提升物业服务质量，营造良好的物业管理环境，我中心特制定了业主回访制度。
通过业主回访，可以及时了解业主对物业服务的评价和意见反馈，及时解决问题，改进服务，提升业主满意度和忠诚度。
二、目的1. 了解业主对物业服务的满意度和需求，及时发现存在的问题；2. 及时解决业主的投诉和问题，确保业主的权益得到保障；3. 收集业主的意见和建议，为物业服务的改进提供参考；4. 提升业主满意度和忠诚度，增强业主对物业服务中心的信任。
物业回访制度模板
物业回访制度模板一、总则为确保业主利益，规范服务程序，提高服务标准，物业公司特制定如下回访制度。
本制度适用于对业主的各类咨询、误解、投诉等问题进行记录、解释、答复和跟进，以提升业主满意度，改进服务质量。
二、回访内容与流程1. 业主咨询与误解(1) 对业主提出的各类咨询应做好记录，并予以答复。
(2) 对业主的误解，物管人员应进行必要的耐心解释。
2. 业主投诉与报修(1) 接待、接受业主投诉、报修等信息，形成职责上的承诺。
(2) 对业主投诉、报修中提到的问题，及时进行记录，并在当天进行调查、核实。
(3) 将处理结果汇报物业服务中心责任部门和主任；不能解决的，向有关部门和主任汇报，由主任决定处理办法。
3. 工程质量问题(1) 对业主提出的工程质量问题，由物业公司进行登记。
(2) 以“工作联系单”的方式，将问题转交工程部，并由工程部联系施工单位进行维修。
(3) 工程部承诺修复时限，并将维修结果反馈给物业公司，由物业公司向客户解释。
(4) 由客户服务中心督促工程部在规定时间内维修完毕，并让业主进行验收。
4. 服务范围内的其他问题(1) 对业主提出的在本物业服务范围之内的问题，应承诺解决的方法和时限。
(2) 对已解决的问题，在不超过三日或一周内回访业主，征求意见。
三、回访时间与形式1. 物管经理/主任每年登门回访2-5次。
2. 日回访：以当日报修情况逐一回访，由前台工作人员负责回访，采用电话回访的方式，并将回访内容及时记录，累计汇总制作回访情况分析，要求回访率100%。
3. 专项回访：以业主报修需要厂家或施工单位维护情况报修，管家负责回访及维护，接到报修第一时间打确认电话并上门确认专项报修事项，让业主体验到物业工作专业对接的服务态度，管家加细了解业主报修情况，并告知业主维修进展，做到让业主心中有数，而不是石沉大海。
4. 季度回访：对服务质量、满意度等进行调查，了解业主需求，改进服务工作。
5. 年度回访：对业主进行满意度调查，收集意见和建议，为下一年度服务工作提供参考。
物业公司业主投诉处理和回访制度模版
物业公司业主投诉处理和回访制度模版第一章总则第一条为规范物业公司对业主投诉的处理和回访，提高物业服务质量，制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司管理的小区内发生的业主投诉事项。
第二章投诉处理第三条业主投诉途径1. 业主可以通过物业公司设立的投诉热线电话、电子邮件、微信公众号等渠道向物业公司提出投诉。
2. 物业公司应当在小区内设置投诉箱，鼓励业主将投诉以书面形式提交。
第四条业主投诉处理流程1. 物业公司接到业主投诉后，应当及时登记投诉内容、联系方式等信息，并向业主反馈接收到投诉的确认回执。
2. 物业公司应当立即成立投诉处理小组，负责对投诉进行调查核实。
3. 投诉处理小组应当在收到投诉后24小时内进行初步核实，并及时沟通、协调相关部门或人员进行处理。
4. 物业公司应当对投诉进行分类，并按照事发程度分级处理，确保按时处理和解决。
5. 物业公司应当及时将投诉处理情况向业主进行反馈，并在7个工作日内提供处理结果。
第五条投诉处理注意事项1. 物业公司对业主投诉要保持耐心、细致的态度，认真听取业主意见和建议。
2. 物业公司应当对业主投诉进行梳理，分析症结和原因，并提出相应的解决方案。
3. 物业公司在处理投诉过程中，要与相关部门或人员密切合作，协调解决问题。
4. 物业公司对涉及违法违规行为的投诉，应当及时报告相关部门，配合调查处理。
第三章投诉回访第六条投诉回访方式1. 物业公司应当在投诉处理完成后，对涉及的业主进行回访。
2. 投诉回访方式可以采用电话回访、上门回访等形式。
3. 物业公司应当尊重业主意见，认真倾听业主对投诉处理结果的反馈。
第七条投诉回访内容1. 物业公司应当与业主沟通，了解业主对投诉处理结果的满意度。
2. 物业公司应当听取业主对投诉处理过程中的建议和意见，进行总结和改进。
第八条投诉回访记录1. 物业公司应当对投诉回访进行记录，包括回访时间、回访内容、业主反馈等信息。
2. 投诉回访记录应当及时归档，做好保存工作。
物业公司业主投诉处理和回访制度范本
物业公司业主投诉处理和回访制度范本第一章：总则第一条：为了保障业主的合法权益，加强与业主的沟通和联系，完善投诉处理和回访制度，制定本制度。
第二条：本制度适用于我公司所管理的物业项目，包括住宅小区、商业综合体等。
第三条：本制度的目的是规范投诉处理和回访流程，及时解决业主的问题，提高物业管理服务质量。
第四条：物业公司要建立健全投诉处理和回访制度的组织机构和工作机制，明确责任部门和责任人员。
第五条：本制度的内容包括业主投诉的受理、处理、查证、回访等环节的具体规定。
第六条：物业公司要加强对员工的培训，提高其业务水平和服务意识，确保投诉处理和回访工作的顺利进行。
第二章：投诉受理第七条：业主投诉可以以书面形式、口头形式、电话形式等多种方式进行，物业公司要为业主提供多种投诉渠道。
第八条：物业公司要设立专门的投诉受理办公室，负责业主投诉的受理工作。
投诉受理办公室的工作人员要经过专门培训，具有一定的业务水平和服务意识。
第九条：业主投诉受理办公室要及时受理业主的投诉，并在24小时内予以回复，告知业主投诉的进展情况，并向业主说明相关的处理流程和时限。
第十条：投诉受理办公室要将业主的投诉内容进行登记，并形成投诉案件。
投诉案件要注明投诉人的姓名、联系方式、投诉内容、投诉时间等相关信息，以便后续的处理工作。
第十一条：投诉受理办公室要对业主的投诉进行初步筛选，分为一般投诉和重大投诉两类。
一般投诉由专人负责处理，重大投诉由负责人直接负责。
第十二条：对于一般投诉，投诉受理办公室要及时将投诉内容转交给相关部门，并督促其进行处理。
相关部门要在规定时间内完成处理，并向投诉受理办公室报告处理结果。
第十三条：对于重大投诉，投诉受理办公室要立即成立投诉处理小组，由负责人带队，进行调查处理。
投诉处理小组要及时召开会议，研究投诉处理方案，并制定实施计划。
投诉处理小组要对投诉进行查证，听取相关的证词和证据，做出准确的判断。
第十四条：投诉受理办公室要对某一投诉案件的处理进展情况进行跟踪，并及时向投诉人进行反馈。
物业服务回访管理办法全套
物业服务回访管理办法1.总则为了建立和保持与业主的良好关系，定期收集业主对物业管理工作的意见、建议，公司特制定本办法。
2.回访形式和内容（1）回访形式。
回访形式包括上门回访、电话回访和信函回访（公开信）等。
（2）回访内容。
1）业主意见征询的回访。
按照客户服务部的统一规定进行意见征询回访。
2）对投诉的回访。
对日常工作中接待的投诉、上级单位转呈的投诉等进行回访。
3）对意见、建议的回访。
对客户服务部工作人员在日常巡视中收集的业主意见、建议进行回访。
4 ）向业主提供维修服务的回访。
维修质量的回访，按《维修工作手册》中关于〃维修过程的检验〃的规定执行，每月抽查派工单的5%（当月抽查总量≤总户数的5%）,由维修主管和客户服务部主管进行电话回访，将回访情况录入〃回访记录〃中。
3.回访工作流程(1)按工作计划与业主预约回访时间，对于临时发生的事情，随时与业主预约请求回访。
(2)按预约时间携带回访业主会谈内容记录表前往约定地点对业主的意见、想法、建议进行记录。
如有必要，现场作出合理、实事求是的解释。
如不能当时解答业主的疑问或不能自行决定是否可以满足业主的要求时，应把业主的要求与想法记录在案，并向公司管理层反映、寻求解决方案。
(3)完成对业主的回访工作后,认真填写业主回访记录表并存档备查。
(4)电话回访也要填写业主回访记录表，但必须注明。
4.回访工作要求(1)责任人：客户服务部经理及工作人员、维修主管等。
(2)上门回访必须有业主的签名，电话回访不做此项要求，但在业主回访记录表中写明〃电话回访〃。
(3)客户服务部经理对客户服务部工作人员的回访工作进行检查并签署意见。
(4)对回访中，业主又重新提出的意见、建议或投诉等，不能当即解释清楚或暂时无法作出明确答复的，应告知预定回复时间。
对需要进行第二次回访的，必须进行第二次、第三次甚至更多次的回访，在第二次以后的不属于第三类投诉的回访可采用电话回访形式。
(5)当需要对同一问题进行回访时,可以用公开信的形式给业主答复，公用言应存入回访档案。
物业服务中心业主回访制度模版（3篇）
物业服务中心业主回访制度模版为加强物业服务中心与住户的联系,及时为住户排忧解难,把管理工作置于住户监督下,从而集思广益,及时总结经验、教训,不断改进管理,提高服务质量,特建立接待来访投诉回访工作制度。
一、接待来访投诉工作1、接待来访投诉工作由办公室负责,物业服务中心应设置宣传接待投诉的办公地点、电话,让住户投诉有门。
2、任何管理人员在遇到住户来访投诉时,都应给予热情接待,主动询问,耐心、细致地做好解释工作,当住户有不理解住宅区的管理规章制度时,要晓之以理,动之以情,让住户理解并支持物业服务中心的工作。
3、对住户投诉、来访中谈到的问题,接待人员应及时进行记录,并在当天进行调查、核实,然后将处理结果汇报物业服务中心责任部门和主任;不能解决的,要将问题和意见向有关部门和主任汇报,由主任决定处理办法。
4、当住户主动前来提合理化建议时,要详细、认真地做好记录,并及时向主任汇报,由主任决定采取或制定整改计划。
5、责任部门在处理来访、投诉时,要热诚、主动、及时,要坚持原则,突出服务;不得推诿责任、为难住户或乘机索取好处,在处理完毕后应将结果回复住户和物业服务中心主任,做到事事有着落、件件有回音。
6、全体管理人员要认真负责,做好本职工作,为住户提供满意的服务,尽量减少住户的投诉、批评,将住户的不满解决在投诉之前。
7、当同行物业管理单位要求来参观时,须征求公司主管部门的同意后,物业服务中心员工应给予热情接待,把住宅区情况做全面的介绍,通过互相学习,共同提高小区管理水平。
二、回访工作1、回访要求:1)、物业服务中心正、副主任把对住户的回访列入职责范围,并落实到每年的工作计划和总结评比中。
2)、回访时,虚心听取意见,诚恳接受批评,采纳合理化建议,作好回访记录。
3)、回访中,对住户的询问、意见,如不能当即答复,应告知预约回复时间。
4)、回访后对反馈的意见、要求、建议、投诉,及时逐条整理、综合研究、妥善解决,重大问题向公司请示解决。
业主回访制度
物业部业主回访制度
一、适用范围
业主的回访工作，包括日常回访、业主家发生突发事件回访、重大节假日回访、投诉回访、请修回访等。
二、工作细则
（一）日常回访
日常回访是指对请修的业主、投诉的业主、提出建议的业主之外业主的回访。
由物业主管每月对小区内业主抽1-2户进行回访，征询业主的意见。
（二）业主投诉回访
详见服务流程中业主投诉受理部分。
（三）业主家中发生突发事件
业主家中一旦发生事故，物业员工接报后迅速赶到现场，进行各种紧急情况的应急处理。
业主家中事故处理完毕后，物业主管应上门回访，根据实际情况做好各类善后及防范工作，如：积极调查事故原因，对住户开展安全教育宣传，检查其他隐患并处理，安慰住户，帮助解决一些实质性困难，协调各方面关系等。
（四）重大节日上门拜访
重大节日上门拜访是指在如春节、中秋、重阳节等节日对业主的拜访。
（五）业主报修回访
回访方式：对业主的回访形式应该是多样化的，常用的包括：电话回访、上门回访、书信回访、口头回访等，还包括采用调查表的形式。
回访记录：对业主的一切回访应以文字形式或图片形式记录，以备追溯，具体按实际情况和相关规定认真填写《业主回访记录表》。
每月对业主的投诉、请修、日常回访等进行统计，应用各类分析方法对业主的情况进行分析，及时发现服务过程中的问题。
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物业公司业主投诉处理和回访制度
为了加强物业公司与业主的联系，及时为业主排忧解难，把管理工作置于业主的监督之下，提高物业服务质量，特建立接待业主投诉处理和回访制度，以规范对处理业主投诉的工作行为的管理。
一、适用范围
适用于物业公司层面对投诉的处理，确保业主的投诉能及时、准确、合理地得到解决。
其内容包括:
1、业主来访接待室负责对物业所未解决的业主投诉进行协调与处理。
2、业主来访接待室负责对比较重要的业主投诉进行协调与处理。
3、对业主投诉的紧急维修内容转报处理。
二、管理标准
1、受理投诉耐心，处理投诉及时，事后应有回访。
2、有处理记录，做到事事有着落，件件有回音。
三、处理投诉工作内容
1、业主来访接待室接到客户投诉后，应首先向业主表示歉意，并在《业主投诉记录》上做好登记。
2、对不能马上回复或解答的问题，业主来访接待室将投诉情况向物业员反应，物业员根据投诉内容进行核实之后通知相关单位限期解决，特殊情况向经理汇报。
3、针对业主反映的问题，物业员判断业主反映问题的责任部门，属于管理或服务不到位的，沟通责任部门或请示主管领导解决问题；属于外单位责任范围的，积极协调相关部门帮助业主解决问题。
对业主反映的问题，不能立即答复的，应确定具体答复时间。
4、相关部门在处理完投诉后，要迅速将处理结果报业主来访接待室,安排回访，做好总结评价工作。
5、对业主的恶意投诉，做到坚持原则并耐心解释。
6、投诉记录由物业员进行统一管理。
三、投诉规避
1、逐步完成管理规约的签订工作，或根据《物业管理条例》和上级管理制度的规定，明确物业公司和业主或使用人的权力义务，防止以后不必要的麻烦。
2、对物业的公共部位和共用设备设施安排合理的日常维护、检修，使问题减少到最低点。
3、经常开展物业服务满意度反馈调查和便民服务，了解业主需求，及时发现问题、解决问题。
4、对新入住业主应及时交予管理规约书、业主手册、装修手册，并予以解释，降低投诉率。
四、投诉受理
1、业主投诉以投诉热线、来访和网络三种方式进行受理。
2、详尽记录投诉人姓名、单位名称、单元号码、投诉内容及联系电话。
3、耐心听取业主投诉，禁止以任何理由或借口推卸责任。
即使错误在业主本身，亦不可当面指出，业主态度即使很坏，亦不可顶撞客户，并记下投诉内容。
4、对于业主的设诉，能当场做出解释应当场给客户解决；若不能马上处理
的应记下投诉人的姓名、事件的经过、投诉对象以及投诉人的联系方法，以便及时告诉结果。
5、应感谢业主指出的不对之处，对业主提出的建议表示感谢，并把事件提交到相关部门进行处理或报上级主管审批。
6、对于某个人违纪的投诉，应详细登记投诉的事件经过、证明人以及证物、投诉人及联系电话、签字。
及时派有关人员检查，确保事实的准确性，再依照事件的大小提请有关部门给予处理。
7、投诉处理完毕致电或走访业主，询问其对处理结果是否满意，是否有别的建议，并再次感谢其对我们工作所做出的帮助。
8、规范用语:
1] 您好!请问我们能为您做些什么?
2] 非常感谢您对我们提出宝贵的建议/意见。
3] 我们会及时把处理结果通知您。
4] 您是否对处理结果感到满意。
5] 您是否还有什么要求。
6] 有什么可以帮助您！
物业公司。