外来文件管理规范

外来文件管理规范

（IATF16949-2016/ISO9001-2015）

1.0目的

对外来文件进行识别、评审并控制其分发，防止误用。

2.0适用范围

适用于本厂对外来的图纸、规范、产品标准等外来文件的控制。

3.0术语和/或相关标准

3.1术语

无

3.2相关标准

《文件和记录控制程序》

4.0职责

4.1产品部负责对外来的图纸、规范、产品标准等技术类外来文件进行识别、评审。

4.2 质量部负责与质量有关的外来文件的接收、传递。

4.3 商务部负责客户文件的接收、传递。

4.4 人力资源部负责外来行政类文件的接收、传递。

4.5 文控中心进行收集、发放及归档管理工作。

5.0作业内容

5.1外来文件的分类

5.1.1技术类外来文件

顾客来图、产品规范、项目开发过程中的一些技术协议、及涉及到本厂产品相

关的标准，包括国家标准、行业标准、顾客提供的企业标准等；

5.1.2与质量有关的文件

➢国家发布的与产品质量有关的政策、法令、法律、法规。

➢上级主管部门与质量有关的来文。

➢行业中与质量有关的来文。

➢地方政府与质量有关的来文。

5.1.3行政类外来文件

➢国家发布的与企业有关的政策、法令、法律、法规。

➢当地政府发布的与企业有关的政策、法令、法规。

5.2外来文件的识别与评审

5.2.1产品的标准识别

凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的标准，收到后应移交到产品部标准化工程师处进行识别，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本。

标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。在本公司的采标情况:全面采用、部分采用目录、是否受控制。

5.2.2技术文件的识别、评审

质量部、商务部、产品部等收到的来自顾客的图纸、产品规范、技术协议等，均交至主管的产品工程师，由主管的产品工程师首先负责组织相关的人员进行识别、评审，然后与评审表一起归至文控中心，外来文件评审时间不超过两个工作周。

5.2.3其它外来文件的识别、评审

与质量体系、环境、人事、行政有关的法律法规、标准、顾客特殊要求等，由收文部门根据需要组织评审。

5.2.4对外来文件的评审应包括但不限于下列内容:

➢评审外来文件是否包含顾客重点关注的内容(如特殊特性等)；

➢是否应由公司相关部门传阅或处置；

➢是否须转化成公司内部的技术或管理文件；

➢外来文件的要求在本公司是否能得到满足。

5.3外来文件的分发

5.3.1文控中心是外来文件的归口管理部门，任何部门及其个人对收集到的外来文件，均应移交到文控中心进行归档管理，对部门需经常参照执行的文件，均由文控中心文控员负责复印，将复印件按《文件和记录控制程序》的要求进行控制、发放。

5.3.2对需分发的外来文件，由文件接收识别评审部门确定发放范围，文控中心负责发放。

5.3.3对不需分发的外来文件，由文控中心负责逐级分送到各级领导进行传阅。

5.4文件的控制

5.4.1外来文件评审后与评审表一起交文控中心管理，文控中心及时登记到《外来文件登记台帐》中。

5.4.2外来文件各使用部门应妥善保管，防止丢失，一旦发生丢失，应及时上报文控中心，按《文件和记录控制程序》中文件丢失重新办理领取手续，并对原文进行作废。