外来文件管理规范
外来文件管理规范
批准人
编写日期
审核日期
批准日期
5.3.3文件生效日期以外来文件本身法定之最新实施日期为准，文件发放日期以本公司管理者代表批准签署的文件分发计划表的日期为准。
5.4外来文件的分发与回收
5.4.1外来文件的分发
文控中心收集引进的法律法规等外来文件根据其文件的适用性，填写《文件分发计划表》，详细填写与文件对应的文件名称、生效日期、版本、文件编号、总页数，在相应分发部门/车间处注明分发份数，连同文件呈部门经理或所属中心总监或总监助理审核，管理者代表批准后受控发行；部门自行保管之外来文件则无需此过程。
3.0定义
无
4.0职责
文控中心：(1).负责法律法规文件的识别、收集与引进；
(2).负责外来文件有效性的稽查；
(3).负责外来文件的登记、编号、分发与监控。
相关部门：负责本部门所涉及外来文件的识别保管与使用维护。
管理者代表：负责外来文件的适用性审核，对外来文件Байду номын сангаас发范围给予控制。
5.0工作内容
5.1外来文件的接收与识别
5.3外来文件的编码过程及追溯
5.3.1由文控中心受控发行的外来文件其文件编号原则上是以外来文件原编号为准，若外来文件无文件编号则由文控中心根据外来文件的性质及类别进行编号。
5.3.2文件编号格式
A.外来文件编码为“WL”，其编码格式为：
WLXXXX-XXX
文件顺序编号
收集、引进部门代码
外来文件拼音缩写
5.7.3文控中心将盖有“外来文件”印章的原件存放于文控中心，不再盖“正本文件”印章。
6.0相关文件
COP4.2.3-001《文件控制管理程序》
WI-4110-001《文件分发&回收作业指导书》
公司外来文件管理制度
公司外来文件管理制度一、目的和原则本公司制定外来文件管理制度的主要目的在于规范外部文件的接收、处理、存储和销毁流程，确保商业秘密不被泄露，同时满足日常运营需求。
我们遵循的原则是“安全第一、效率优先”，在保障安全的前提下，优化流程，提升工作效率。
二、适用范围本制度适用于所有涉及接收和处理外来文件（包括纸质和电子格式）的员工。
无论是合作伙伴发送的文件，还是客户函件、邮件以及其他形式的外部交流文件，均应遵循本制度进行管理。
三、管理职责1. 综合部负责制定并更新本制度，监督执行情况。
2. 各部门负责按照制度要求，执行相关流程。
3. 信息技术部负责电子文件管理系统的维护和安全监控。
四、接收流程1. 所有外来文件必须通过指定的邮箱或平台接收，并由专人负责分发至相关部门。
2. 任何员工在收到外来文件后，应及时报告给直接上级，并按照指示进行后续处理。
五、处理原则1. 根据文件性质分类处理：机密文件需严格限制传阅范围；非机密文件可按常规流程处理。
2. 对于敏感或重要文件，须由授权人员在保密环境下处理。
3. 在处理过程中，不得擅自复制、转发或以其他方式外泄文件内容。
六、存储管理1. 所有外来文件应归档存储于指定位置，便于查询同时确保安全。
2. 电子文件应保存在公司内部服务器或受信任的云存储服务中，实行权限管理。
3. 定期对存储的文件进行审核，过期或无用的文件应按规定程序销毁。
七、安全与保密1. 加强对员工的保密意识培训，明确个人和公司的法律责任。
2. 采取必要的技术手段保护电子文件不被非法访问、修改或删除。
3. 对于违反管理制度的行为，将视情节严重性给予相应的纪律处分。
八、应急处理1. 若发现文件泄露或有被泄露的风险，应立即启动应急预案，采取措施控制损失。
2. 及时上报管理层，并根据情况调整和完善管理制度。
九、修订与解释1. 本制度根据公司运营实际情况和相关法律法规的变化适时进行修订。
2. 本制度的最终解释权归公司综合部所有。
外来文件管理制度模板
外来文件管理制度模板1. 文件管理概述本制度旨在规范企业对外来文件的管理，确保文件的准确性、完整性、及时性和安全性，提高工作效率。
外来文件包括但不限于合同、协议、报告、信函等书面文件。
2. 文件管理责任1.企业职能部门负责制定和执行外来文件管理制度，定期检查部门文件管理情况，并提供相关培训和指导。
2.各部门负责本部门外来文件的接收、分发、存储、归档和销毁等工作。
3. 外来文件接收1.接收外来文件的人员应在文件到达后24小时内确认接收，并进行登记，包括文件来源、日期、文件标题等信息。
2.在接收文件时，应仔细检查文件的完整性和准确性，如发现问题应及时向发送方反馈并协商解决。
3.接收人员应将已接收的文件及时传递给相关部门或人员，并记录相应传递信息。
4. 外来文件分发1.对于需要分发的外来文件，接收人员应按照规定的流程和权限将文件传递给相应的部门或人员。
2.分发人员应及时将文件送达，并在文件上进行签收确认，同时记录相应的分发信息，包括日期、接收人员等。
3.文件发送方应随时查询文件的分发情况，如发现问题应及时跟进解决。
5. 外来文件存储1.外来文件存储应有专门的文件柜或档案室，设置相应的分类和编号系统，方便文件的归档和检索。
2.文件柜或档案室的管理人员应负责对文件进行分类、编号、整理和保管，并定期检查文件的完整性和安全性。
3.文件的存储应按照一定的时间要求进行归档，即根据文件的保管期限和重要性确定文件的保存时间，并编制相应的销毁计划。
6. 外来文件归档1.归档人员应按照文件编号和分类将文件进行整理和归档，并制作相应的档案目录。
2.针对重要文件，应进行复制备份并存放于安全的地方，以防意外事件导致文件丢失。
3.归档人员应定期检查已归档的文件，并确保文件的完整性和安全性。
7. 外来文件销毁1.外来文件的销毁应严格按照销毁计划进行，以确保文件的保密性和安全性。
2.销毁人员应对待销毁的文件进行核对，确保文件的完整性和准确性。
公司外来文件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理，规范外来文件接收、登记、分发、归档和销毁等工作，确保文件安全、准确、及时地服务于公司各项工作，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有部门、子公司以及公司内部各层级机构。
第三条公司外来文件管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保外来文件的完整性，不得擅自删改、涂改或销毁。
2. 及时性原则：确保外来文件及时接收、登记、分发和归档。
3. 安全性原则：确保外来文件在接收、分发、归档和销毁等环节的安全。
4. 保密性原则：严格保密涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的文件。
5. 有效性原则：确保外来文件内容真实、有效，为公司决策提供依据。
第二章文件接收第四条文件接收部门：公司办公室（以下简称“办公室”）为文件接收部门，负责公司外来文件的接收、登记、分发、归档和销毁等工作。
第五条文件接收程序：1. 接收人员对来文进行初步审查，确认文件是否符合接收条件。
2. 对符合接收条件的文件，接收人员应在第一时间将文件送至办公室。
3. 办公室工作人员对来文进行登记，包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人等基本信息。
4. 办公室对来文进行分类整理，并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责，将文件分发至相关部门。
第三章文件登记第六条文件登记要求：1. 文件登记应做到准确、完整、规范。
2. 文件登记表应包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人、分发部门、归档日期等基本信息。
3. 文件登记表应使用统一格式的登记簿，并由办公室工作人员负责填写。
第七条文件登记程序：1. 办公室工作人员在接收文件后，应立即进行登记。
2. 登记完毕后，办公室工作人员应将文件登记表存档，以便查阅。
第四章文件分发第八条文件分发要求：1. 文件分发应按照文件性质、紧急程度和相关部门职责进行。
2. 文件分发应确保文件安全、准确、及时地送达相关部门。
3. 文件分发后，相关部门应做好文件接收、阅读、执行等工作。
技术部外来文件管理制度
技术部外来文件管理制度一、总则为规范技术部外来文件管理工作，提高文件管理效率和质量，保护公司信息安全，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于技术部门接收、传递、保存和利用的所有外来文件管理工作。
三、文件接收1. 技术部门接收外来文件，应当立即确认文件的真实性、完整性和及时性。
如有必要，应当与发件人核实并签收。
2. 对于涉密文件，技术部门应当按照公司保密制度进行处理，并及时报告保密管理部门。
3. 接收到的文件应当及时进行登记，并按照文件类型、来源、日期等信息进行分类和归档。
四、文件传递1. 技术部门在传递文件时，应当严格遵守公司文件传递流程，并确保传递的文件真实、完整和准确。
2. 对于涉密文件，技术部门应当按照公司保密制度进行传递，并确保传递的安全性和保密性。
3. 文件传递时应当确认收件人的身份和接收时间，并及时办理相关手续。
五、文件保存1. 技术部门接收的文件，应当及时进行整理、归档、备份和存档工作，确保文件保存的完整性和安全性。
2. 对于涉密文件，技术部门应当按照公司保密制度进行存储和管理，确保信息安全。
3. 文件保存期限按照公司规定执行，过期文件应当及时处理，可以进行归档、销毁或转交相关部门。
六、文件利用1. 技术部门在利用外来文件时，应当遵守相关规定和流程，确保文件的准确性和合法性。
2. 利用外来文件进行技术研究、项目开发等工作时，应当保护知识产权和商业机密，不得恶意抄袭和侵犯他人权益。
3. 对于外来文件中的机密信息，技术部门应当严格控制利用权限，避免信息泄露。
七、文件销毁1. 技术部门对于过期、无效和无需保存的文件，应当进行及时销毁，确保信息安全和空间利用效率。
2. 文件销毁应当严格按照公司规定执行，采取安全、环保的方式进行处理，并保留相关销毁记录。
3. 对于涉密文件的销毁工作，技术部门应当严格按照公司保密制度进行操作，并确保销毁工作的隐秘性和安全性。
八、责任和监督1. 技术部门负责人应当加强对外来文件管理工作的组织和领导，确保本部门的文件管理工作顺利进行。
公司外来文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司外来文件的管理，确保文件传递、处理、归档的规范性和效率，提高公司内部管理水平和信息交流质量，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有部门及员工对外来文件的管理工作。
第三条本制度遵循以下原则：1. 规范化：确保外来文件的管理工作符合国家相关法律法规和公司内部规定；2. 效率化：简化文件处理流程，提高文件传递和处理效率；3. 安全性：确保外来文件内容的安全性和保密性；4. 责任化：明确各部门及员工在外来文件管理中的职责。
第二章文件接收与登记第四条各部门指定专人负责接收外来文件，并对文件进行初步审核。
第五条接收外来文件时，应检查文件是否完整、是否符合要求，如有疑问应及时与文件发送单位联系。
第六条接收外来文件后，应填写《外来文件登记簿》，内容包括文件名称、发送单位、接收日期、接收人、文件份数、密级、处理意见等。
第七条《外来文件登记簿》由接收部门保管，并定期向公司档案室报备。
第三章文件处理第八条文件接收后，由接收部门负责人或指定专人负责处理。
第九条文件处理包括以下内容：1. 核实文件内容，确保文件真实、准确；2. 根据文件内容，提出处理意见，包括转发、存档、退回等；3. 处理意见需经部门负责人审批后执行。
第十条对需要转发的文件，由接收部门填写《文件转发单》，注明转发单位、文件份数、密级等信息，并经部门负责人审批后转发。
第十一条对需要存档的文件，由接收部门填写《文件归档单》，注明归档文件名称、发送单位、接收日期、归档日期、归档人等信息，并按归档要求进行归档。
第十二条对需要退回的文件，由接收部门填写《文件退回单》，注明退回单位、文件名称、退回日期、退回人等信息，并经部门负责人审批后退回。
第四章文件归档第十三条文件归档应按照公司档案管理规定执行。
第十四条归档文件应保持完整、清洁、有序，便于查阅。
第十五条归档文件应按照文件名称、密级、接收日期等进行分类整理。
第十六条归档文件应由接收部门负责人或指定专人负责归档。
外来文件管理制度
外来文件管理制度一、总则为规范外来文件管理工作，提高文件管理效率，保障文件安全，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有单位的外来文件管理工作。
三、文件管理的基本原则1、合法合规原则：外来文件管理必须遵循国家法律法规、规章制度的要求，保证文件处理的合法合规。
2、保密原则：外来文件应严格保密，妥善保管，加强文件安全管理，确保外来文件不外泄。
3、便捷高效原则：外来文件的收发和管理应当方便、快捷，提高管理效率。
4、信息共享原则：外来文件的信息应当合理共享，保证信息流通畅通。
5、科学管理原则：外来文件的管理要求科学、规范，避免文件混乱、丢失问题。
四、文件管理的主要内容1、文件收发1.1 外来文件的收取：接待处、办公室等单位的职责人员负责接收外来文件，并及时登记备案。
1.2 外来文件的发放：根据需求，及时发放已归档的外来文件，查无异议后方可发出。
1.3 文件的签收：收到外来文件后，负责人员应当及时签收，并按照规定存储。
2、文件登记2.1 外来文件登记：在接收外来文件后，负责人员应当按照规定进行文件登记，明确文件的来源、去向、保密级别等重要信息。
2.2 文件存档：已登记的外来文件应当按照规定进行存档，分类归档，方便检索。
3、文件保密3.1 严格保密要求：对于涉密的外来文件，必须符合保密要求，设置专门的临时密室，定期对其进行安全检查，保障文件的安全。
3.2 文件传递安全：对于涉密文件的传递，应当采取加密传输、隔离传输等措施，确保文件不外泄。
4、文件管理的安全保障4.1 档案柜保护：外来文件存档的档案柜需符合防火、防盗等要求，保障文件安全。
4.2 网络安全保障：对于电子文件，需要加强网络安全，防止黑客攻击、病毒侵入等危害。
4.3 物理保护：对于特别重要的外来文件，需要进行物理保护，如加密、封装等措施。
五、外来文件管理的责任1、接收单位负责人员：负责外来文件的接收、签收、登记工作，保障文件管理的顺利进行。
2、保密管理人员：负责涉密文件的保密管理工作，定期检查、审核文件安全情况。
医院外来文件管理制度
第一章总则第一条为加强医院外来文件的管理，确保文件传递、处理、归档等环节的规范性和高效性，提高医院行政工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于医院接收的所有外来文件，包括但不限于政府文件、行业规范、合作协议、通知公告、咨询函件等。
第三条医院外来文件管理应遵循“及时、准确、安全、保密”的原则。
第二章文件接收第四条医院设立专门的文件接收岗位，负责接收外来文件。
第五条文件接收时，应详细记录文件名称、发送单位、发送日期、文件编号等信息，并核对文件完整性。
第六条对于需要保密的文件，接收人员应严格保密，不得泄露。
第三章文件登记第七条接收文件后，应在当天完成登记工作，登记内容包括文件名称、发送单位、接收日期、接收人、文件编号、文件密级等。
第八条登记完毕后，将文件按照文件类型、密级等分类存放，并建立电子档案。
第四章文件传递第九条文件传递应按照文件密级和紧急程度进行，确保文件及时送达相关部门。
第十条传递文件时，应使用专用文件袋，确保文件安全。
第十一条对于需要送达院领导或相关部门的文件，传递人员应及时报告，并确保文件按时送达。
第五章文件处理第十二条文件处理应按照文件性质和职责分工，由相关部门或人员负责。
第十三条对于需要归档的文件，相关部门应按照归档要求整理、归档。
第十四条对于需要回复的文件，相关部门应在规定时间内予以回复。
第六章文件归档第十五条文件归档应按照档案管理要求，对文件进行分类、编号、装订。
第十六条归档文件应确保完整、清晰、便于查阅。
第十七条归档文件应定期进行整理、检查，确保档案安全。
第七章文件保密第十八条医院对外来文件保密工作高度重视，严格遵循国家保密法律法规。
第十九条对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等内容的文件，应严格按照保密规定处理。
第二十条严禁泄露、复制、篡改、销毁外来文件。
第八章附则第二十一条本制度由医院办公室负责解释。
第二十二条本制度自发布之日起施行。
通过以上制度，医院将更好地对外来文件进行管理，确保文件传递、处理、归档等环节的规范性和高效性，为医院各项工作的顺利开展提供有力保障。
外来文件管理制度
外来文件管理制度第一章总则为了规范和加强对外来文件的管理，提高文件管理的效率和安全性，制定本制度。
第二章外来文件的定义外来文件是指非本单位或非工作人员所编写或出版的文件，包括但不限于书籍、报刊、光盘、磁盘、电子邮件等。
第三章外来文件的采购1、单位需要采购外来文件时，应提前制定采购计划，并经过审批。
2、采购外来文件应选择正规的渠道和供应商，确保文档的质量和真实性。
3、在采购外来文件时，应注明文件的用途和归属单位，以方便管理。
第四章外来文件的接收与登记1、外来文件到达后，应有专人进行接收，并填写《外来文件接收登记表》，登记文件的标题、来源、数量等信息。
2、接收后的文件应及时送交相关部门或个人，未经授权不得私自留存或处理。
3、外来文件应按照规定时间内进行归档，确保信息的安全和便捷检索。
第五章外来文件的保管1、外来文件的保管应按照文件的种类、重要性和保密级别进行分类，并设立相应的档案柜或仓库进行存放。
2、对于机密文件或涉及个人隐私的文件，应设立专门的保密区域进行存储，并采取密封、密码等措施确保安全。
3、外来文件的借阅应按规定流程进行，借阅人需提供有效证明并经过审批方可借阅。
第六章外来文件的利用与销毁1、外来文件在使用过程中，应保持整洁、完整，并妥善保护，不得私自涂改或损坏。
2、外来文件使用完毕后，应及时归还原位置或交由专门人员进行清点和整理。
3、外来文件达到保存期限或失去使用价值时，应按照规定程序进行销毁，不得随意处理或外泄。
第七章外来文件的安全管理1、外来文件的安全管理应建立完善的制度和流程，对文件的获取、存储、传输等环节进行严格监控和管理。
2、对于涉及国家机密或重要信息的外来文件，应严格控制访问权限，并设立专门岗位进行监控和保护。
3、外来文件的传输应采取加密、签名等技术手段确保信息的安全性，禁止使用未经授权的传输设备。
第八章外来文件管理的监督与检查1、外来文件管理工作应定期进行自查和检查，在发现问题时及时整改和补救。
外来文件管理制度模板
一、目的为规范公司对外来文件的管理，确保文件处理工作的效率和质量，提高公司内部文件管理的规范化和科学化水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有接收的来自政府、上级单位、合作单位等外部机构的外来文件。
三、职责1. 综合办公室：负责对外来文件的接收、登记、分类、分发、归档等工作。
2. 各部门负责人：负责本部门接收的外来文件的审核、处理和执行。
3. 文件管理人员：负责外来文件的日常管理，包括文件的保管、借阅、销毁等。
四、制度内容1. 接收（1）综合办公室负责接收外来文件，并进行初步审核。
（2）对于不符合公司规定的文件，综合办公室有权拒绝接收。
2. 登记（1）接收的外来文件必须进行登记，包括文件名称、文号、发文单位、接收日期、接收人等信息。
（2）登记信息应准确无误，便于查询。
3. 分类（1）根据文件内容，将外来文件分为：政策法规类、业务指导类、通知通报类、其他类。
（2）分类后，按照类别分别存放。
4. 分发（1）综合办公室根据文件类别和内容，将文件分发给相关部门。
（2）分发文件时，应注明文件接收人及接收日期。
5. 审核与处理（1）各部门负责人负责对收到的外来文件进行审核，确保文件内容与公司业务相关。
（2）审核通过的文件，由相关部门负责人签字确认后，按文件要求执行。
6. 归档（1）外来文件处理完毕后，由综合办公室负责归档。
（2）归档文件应按照文件类别、年份等进行分类，便于查询。
7. 借阅与销毁（1）外来文件原则上不得外借，特殊情况需经部门负责人批准。
（2）借阅文件应办理借阅手续，并在规定时间内归还。
（3）文件保管期限到期后，经部门负责人审批，由综合办公室负责销毁。
五、监督与考核1. 公司定期对各部门的文件管理情况进行检查，发现问题及时纠正。
2. 对违反本制度的行为，公司将进行严肃处理。
六、附则1. 本制度由综合办公室负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
注：本模板仅供参考，具体内容可根据公司实际情况进行调整。
外来文件管理制度
外来文件管理制度1. 引言外来文件是指公司或组织从外部获得的各种文件材料，包括合同、报告、信件、备忘录等。
由于外来文件的重要性和数量不断增长，为了有效管理这些文件并确保信息的安全性和完整性，公司需要建立一套完善的外来文件管理制度。
2. 目的外来文件管理制度的目的是规范公司对外来文件的接收、存储、传递和销毁，保护公司的商业机密并提高工作效率。
3. 职责与权限•管理部门负责制定和执行外来文件管理制度，并监督各部门的执行情况。
•各部门负责按照制度规定的程序和要求，接收、存储、传递和销毁外来文件。
•公司员工应当严格遵守制度规定，妥善处理和保护外来文件，不得私自拷贝、传播或泄露文件内容。
4. 外来文件的接收•外来文件应当经过事先约定的渠道和方式送达公司，不得私自寄送或送达。
•接收人员应当及时查收外来文件，并按照接收记录进行登记和存档。
•对于重要文件，应当及时向有关部门或负责人通报。
5. 外来文件的存储•外来文件应当按照一定的分类和编号规则进行存储，以便于查找和管理。
•电子文件应当存储在公司指定的网络存储设备中，进行备份和加密保护。
•纸质文件应当存放在专门的文件柜或保险柜中，未经授权人员不得随意携带或外带。
6. 外来文件的传递•外来文件的传递应当采用安全、可追溯的方式，不得使用不安全的通讯工具或媒介。
•传递文件前应当核对文件的完整性和准确性，并填写传递记录。
•对于重要文件的传递，应当采取加密或密码保护等措施，确保信息的保密性。
7. 外来文件的销毁•外来文件的销毁应当按照制度规定的程序进行，不得擅自销毁或丢弃。
•纸质文件的销毁应当采用碎纸机进行，以防止文件内容泄露。
•电子文件的销毁应当通过格式化或磁盘擦除等方式进行，确保文件无法被恢复。
8. 文件管理的监督与检查•公司应当定期进行文件管理的内部检查和外部审查，发现问题及时整改。
•对于违反制度规定的行为，公司可采取相应的纪律处分措施，并追究相关人员的法律责任。
9. 附则•外来文件管理制度需要与公司其他相关制度相衔接，确保各项管理工作的协调性和一致性。
外来文件管理制度模板
外来文件管理制度模板一、目的为了规范公司对外来文件的管理，确保文件的安全性、完整性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门及员工接收、处理和保管外来文件的全过程。
三、定义外来文件：指公司外部单位或个人发送给公司的，需要公司内部处理或参考的文件。
四、职责分工1. 行政部：负责外来文件的接收、登记、分发和归档。
2. 相关部门：负责外来文件的内容审核、执行和反馈。
3. 信息安全部门：负责监督外来文件的安全管理。
五、文件接收1. 所有外来文件应首先送至行政部进行登记。
2. 行政部需对文件进行初步检查，确保文件无损坏、无病毒。
六、文件登记1. 行政部应建立外来文件登记簿，详细记录文件的名称、发送单位、接收日期等信息。
2. 所有外来文件必须有唯一的登记编号。
七、文件分发1. 行政部根据文件的性质和内容，决定文件的分发范围和对象。
2. 分发前应征得相关部门负责人的同意。
八、文件处理1. 相关部门在接到外来文件后，应在规定时间内完成内容的审核和处理。
2. 处理过程中应保护文件的完整性，不得擅自修改或删除文件内容。
九、文件反馈1. 相关部门在处理完外来文件后，应将处理结果反馈给行政部。
2. 行政部负责将反馈结果整理后，按照规定程序回复给文件发送方。
十、文件保管1. 外来文件应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。
2. 行政部应定期对文件进行清点和检查。
十一、文件归档1. 对于需要长期保存的外来文件，行政部应按照公司档案管理制度进行归档。
2. 归档的文件应有明确的分类和索引，便于检索。
十二、文件销毁1. 对于不再需要保存的外来文件，应按照公司文件销毁程序进行安全销毁。
2. 销毁前应得到相关部门和信息安全部门的确认。
十三、违规处理1. 对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款或解除劳动合同等处分。
2. 造成严重后果的，将依法追究责任。
十四、附则1. 本制度自发布之日起生效，由行政部负责解释。
外来文件管理规范-模板
1、目的通过外来文件的识别、收集、保管、发放等环节的控制，保证我公司（以下简称“公司”）外来文件现行版本的有效和完整保存，并在相关场所得到充分利用。
2、工作程序2.1 外来文件的识别外来文件指在公司所使用并保管的，非本公司所制定的文件，主要分类如下：a.国际、国家、行业、地方标准；b.现行技术法规、法律规范；c.供应商、合作方及客户提供的技术和文件；d.政府主管部门下发的文件；2.2 外来文件的收集、保管2.2.1 综合管理部负责国际、国家、行业、地方标准和法律法规的收集、保管；2.2.2综合管理部负责政府主管部门下发文件，股东单位发送文件的收集与保管；2.2.3 各部门、创业团队负责供应商、合作方及客户所提供的技术文件和记录的接收与保管；2.2.2 各相关人员收集或接收到外来文件后，要在《审定收文处理（传阅）单》中进行记录；2.2.5 外来文件应集中保存，并与公司内的文件分开放置，以避免混淆；2.2.6 外来文件持有人员负责文件完好和有效，不得随意借用，文件应保持清洁，不能在上面随意涂写。
2.3 外来文件的借阅需要借阅外来文件时，填写《文件借阅登记表》，并注明是外来文件，借阅人员要对文件妥善保管，借阅结束后要及时归还。
2.2 外来文件的发放2.2.1外来文件需要发放到其它岗位人员或公司以外时，要填写《审定收文处理（传阅）单》；2.2.2发放的文件只能为受控复印件，当发放外来文件进行受控管理时，应在发放的文件封上表明受控标识。
2.5 外来文件的回收、作废外来文件发生版本更新时，重新发放新文件的同时收回失效文件，回收的失效文件销毁。
2.6供应商、合作方及客户提供的技术和质量类的外来文件，其有效期以产品或服务终止3年为限，到期后应注明“作废参考”的标识，放在指定地点统一管理。
公司对外来文件的管理制度
第一章总则第一条为加强公司对外来文件的管理，确保文件的安全、准确、及时传递，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各子公司对外来文件的管理。
第三条公司对外来文件的管理应遵循以下原则：1. 安全性原则：确保外来文件在传递、存储、使用过程中的安全，防止丢失、损坏、泄露；2. 准确性原则：确保外来文件内容准确无误，避免因文件内容错误导致工作失误；3. 及时性原则：确保外来文件在规定时间内传递到相关部门，提高工作效率；4. 规范性原则：严格按照国家法律法规和公司相关规定对外来文件进行管理。
第二章文件接收第四条各部门、各子公司应指定专人负责接收外来文件。
第五条接收外来文件时，应仔细核对文件名称、发送单位、日期等信息，确保准确无误。
第六条接收外来文件后，应在文件上注明接收日期、接收人，并登记在文件登记簿上。
第七条对不符合接收要求的文件，应及时退回发送单位。
第三章文件传递第八条文件传递应严格按照文件登记簿上的记录进行。
第九条文件传递过程中，应确保文件完整无损，不得擅自拆封、涂改、复制。
第十条传递文件时，应使用公司内部传递系统，确保文件安全、快速传递。
第十一条文件传递过程中，如遇特殊情况，应及时报告上级领导，寻求解决方案。
第四章文件存储第十二条公司应设立专门的文件存储室，用于存放外来文件。
第十三条文件存储室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保文件安全。
第十四条文件存储应按照文件类型、日期等进行分类，便于查找和使用。
第十五条文件存储室应定期清理，及时销毁过期、失效的文件。
第五章文件使用第十六条文件使用前，应仔细阅读文件内容，确保准确无误。
第十七条使用文件时，应妥善保管，不得擅自涂改、销毁。
第十八条文件使用后，应及时归还，不得擅自带走。
第六章文件销毁第十九条文件销毁应严格按照国家法律法规和公司相关规定执行。
第二十条文件销毁前，应登记在文件销毁清单上，并由专人监督。
第二十一条文件销毁后，应及时上报上级领导，并做好销毁记录。
公司外来文件保密管理制度
一、总则为加强公司对外来文件的保密管理，确保公司商业秘密的安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司接收、处理、传递、存储和销毁所有外来文件，包括但不限于合同、协议、技术文件、市场调研报告、财务报表等。
三、保密责任1. 公司各部门负责人对本部门接收的外来文件保密工作负总责。
2. 各部门员工应严格遵守保密制度，对所接触到的外来文件保密。
3. 保密责任人应定期对部门员工的保密工作进行监督检查。
四、保密措施1. 文件接收（1）接收外来文件时，应核实文件来源，确认文件性质。
（2）对涉及公司商业秘密的外来文件，应在文件封面或附言中注明“保密”字样。
（3）对涉及国家秘密的外来文件，应严格按照国家保密规定进行接收和处理。
2. 文件传递（1）传递外来文件时，应选择安全可靠的途径，确保文件在传递过程中的安全。
（2）传递涉及公司商业秘密的外来文件，应指定专人负责，并采取加密、密封等保护措施。
3. 文件存储（1）存储外来文件时，应选择安全可靠的场所，确保文件在存储过程中的安全。
（2）对涉及公司商业秘密的外来文件，应分类存放，并设置密码或密码锁。
4. 文件销毁（1）外来文件不再使用时，应按照公司规定进行销毁。
（2）销毁涉及公司商业秘密的外来文件，应采用碎纸机、焚烧等方式，确保文件内容无法恢复。
五、违规处理1. 对违反本制度，泄露公司商业秘密的员工，公司将视情节轻重，给予警告、记过、降职、辞退等处分。
2. 对泄露公司商业秘密，给公司造成重大损失的，将依法追究其法律责任。
六、附则1. 本制度由公司保密委员会负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
外来文件管理规范
外来文件管理规范（ISO9001：2015）1. 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2. 范围本标准规范了公司外来文件的管理办法3．工作职责技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。
4. 术语及定义外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。
5、外来文件管理规则5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年；5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸）B、转换引用（如产品标准，接收准则等）C、参考(如工具书，体系标准)6、外来文件的管理流程6.1 文件接收、评审：技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。
6.2 文件转化：如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字。
6.3文件发放：技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。
A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话通知相关人员。
B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行发放。
C．外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通知相关人员。
必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。
6.4外来文件更新：职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新版外来文件后，遵循上述6.1～6.3的流程操作。
回收与报废按照《文件控制程序》执行。
外来文件管理制度
外来文件管理制度外来文件管理制度一、目的与意义外来文件是指非本机构部门或人员送达的文件。
为了规范外来文件的接收、分发、传递和存档工作，提高工作效率，确保文件安全，制定外来文件管理制度成为必要举措。
二、文件接收1. 外来文件的接收由专门负责人员进行，要求接收人员具备良好的文字理解能力和文件处理经验；2. 接收外来文件的同时，要认真填写接收登记表，记录文件的编号、标题、来文单位、来文日期等信息，并签字确认接收；3. 接收人员要及时核查文件的来源和真实性，确保接收的文件是合法合规的；如发现异常情况，应及时上报领导并协助处理。
三、文件分发1. 接收到的外来文件要尽快进行分发，确保相关人员及时获知文件内容；2. 分发时要根据文件的紧急程度、内容重要性和有关人员的工作职责合理安排；3. 分发时要填写分发登记表，记录文件的编号、标题、分发日期、受文人员等信息，并由受文人员签字确认。
四、文件传递1. 文件传递的方式可以采用纸质传递或电子传递，但要根据具体情况选择合适的方式；2. 纸质传递时要注意保密和防丢，避免文件被泄露或丢失；3. 电子传递时要使用加密工具进行文件加密，防止文件被非法获取或篡改。
五、文件存档1. 对于重要的外来文件，要及时进行存档，并做好归档记录；2. 存档采用按年度、按文件类型等分类方式，便于查找和管理；3. 存档材料要定期进行整理和清理，确保文件库容量充足。
六、文件处理1. 对于需要回复的外来文件，要及时安排有关人员进行回复，并保留回复的文件以备查证；2. 对于需要转发的外来文件，要按照相关程序进行转发，并保留转发的证据；3. 对于需要公开的外来文件，要及时公开并做好相关宣传工作。
七、督查与考核1. 部门负责人要定期对外来文件的管理情况进行督查，发现问题要及时进行整改；2. 外来文件管理纳入岗位责任考核范围，对于工作不到位、问题频发的人员要进行相应的处理和奖惩。
以上就是外来文件管理制度的内容。
外来文件管理制度[1]
![外来文件管理制度[1]](https://img.taocdn.com/s3/m/15745802e55c3b3567ec102de2bd960590c6d935.png)
外来文件管理制度一、引言为了规范企业的外来文件管理工作，确保文件安全、准确和及时流转，提高企业工作效率，特制定本外来文件管理制度。
二、适用范围本制度适用于企业内部的所有外来文件管理工作。
三、管理标准1.外来文件的分类外来文件分为以下几类：–办公类文件：如合同、报告、备忘录等；–邮件类文件：通过电子邮件、即时通讯工具等传输的文件；–纸质文件：以纸质形式提供的文件；–数字文件：以电子形式提供的文件。
2.外来文件的收取–对于纸质文件，接收人员应在接收时进行签字确认，并核对文件的数量和完整性；–对于电子文件，接收人员应在接收时确认文件的完整性和准确性。
3.外来文件的登记和编号–所有外来文件应进行登记，并分配编号，编号应包含文件类型、接收日期和流水号；–登记时应记录文件的标题、发送方、接收方、密级、附件、备注等相关信息。
4.外来文件的分发和传递–外来文件应按照文件的密级和重要性进行分类，并采取相应的安全保密措施；–分发时应注明接收人和接收日期，并记录相关信息。
5.外来文件的存储和保管–纸质文件应存放在专门的文件柜或保险柜中，保持整齐、防潮、防火和防盗；–电子文件应保存在安全的网络服务器或云存储中，并进行定期备份。
6.外来文件的查阅和借阅–外来文件的查阅和借阅应进行记录，并签署相应的借阅单；–借阅期限应合理安排，并在规定期限内归还。
四、考核标准1.文件管理制度的落实情况–每周随机抽查外来文件的登记记录和分发情况；–定期检查纸质文件的存储和保管状况。
2.文件查阅和借阅的合规性–定期检查文件查阅和借阅记录，核实是否符合规定；–随机抽查文件的归还情况。
3.文件安全和保密措施的执行情况–定期检查纸质文件的防火、防盗和防潮措施；–定期检查电子文件的安全备份情况。
五、违规惩罚制度对于违反外来文件管理制度的行为，将采取以下措施进行处理：1.轻微违规：口头警告或书面警告。
2.严重违规：–失职行为：给予批评教育、通报批评或责令整改；–泄露文件：依法追究法律责任；–涉及利益冲突：按公司相关规定处理。
0287外来文件管理制度范文
0287外来文件管理制度范文0287外来文件管理制度范一、概述为了规范外来文件的管理，保护机构的信息安全和知识产权，提高工作效率，制定本外来文件管理制度。
本制度适用于所有员工，包括外来文件的使用、传递、存储、保密等方面的规定。
二、外来文件的定义外来文件指的是由外部机构或个人提供给本机构的文件或资料，包括纸质文件、电子文件等形式。
三、外来文件的申请和审批1. 申请：员工在需要使用外来文件时，应向部门负责人提出申请，并附上申请使用文件的理由、数量和使用期限。
2. 审批：部门负责人对员工的申请进行审批，如果申请合理且符合需要，应及时批准。
审批结果需以书面形式通知申请人。
四、外来文件的使用1. 使用限制：外来文件仅限于本机构内部人员使用，不得向外部机构或个人透露或提供。
2. 使用环境：员工应在专用的办公区域内使用外来文件，不得带出办公区域。
3. 阅读方式：员工应按照文件的性质和机密等级，选择合适的方式进行阅读，如需要复制或打印文件，应经过相关部门批准。
五、外来文件的传递1. 内部传递：外来文件在本机构内部传递时，应通过内部邮件、网盘或内部文件传输系统等安全的方式进行，避免使用非安全的通信工具。
2. 外部传递：如需要将外来文件传递给外部机构或个人，应事先获得上级主管的批准，并采取加密、加印章、密码保护等措施，确保文件传递过程的安全和完整。
六、外来文件的存储1. 纸质文件：外来纸质文件应存放在专用的文件柜或保险柜中，柜门应加锁，并限制访问权限。
文件的保管人应定期检查文件的完整性和安全性，如有问题应及时采取补救措施。
2. 电子文件：外来电子文件应存储在专用的服务器或云平台中，服务器和云平台应具有一定的安全性能，保护文件不被非法访问和篡改。
对于重要的电子文件应进行定期备份，并存储在安全可靠的地方。
七、外来文件的保密1. 保密意识：员工应加强保密意识，严格遵守保密规定，不得以任何方式泄露、转送外来文件。
2. 保密措施：对于机密或重要的外来文件，应采取密码保护、加密、分级存储等措施，确保文件的机密性和完整性。
外来文件管理制度范文
外来文件管理制度范文外来文件管理制度范文一、背景介绍为了有效管理和控制公司内部的外来文件，确保文件的安全、完整和准确，制定本文件管理制度。
二、适用范围本文件适用于公司所有内部部门，包括各级领导、办公室、行政部门、财务部门、人力资源部门等。
三、定义1. 外来文件：指来自公司外部的文件，包括信函、合同、报告、备忘录、商业书信等。
2. 内部部门：指公司组织结构内的各个部门和单位。
四、文件管理机构和责任公司设立文件管理机构，负责制定、执行外来文件管理制度，并监督各部门的文件管理工作。
文件管理机构由公司领导委派负责，具体人员由文件管理机构自行确定。
五、文件管理的流程及要求1. 处理流程（1）所有外来文件必须先送达文件管理机构。
（2）文件管理机构负责审查文件的真实性和合法性，对于属于公司业务范围的文件，批准后分发给相关部门。
（3）相关部门负责对文件进行阅读、办理和回复，同时将办理情况和回复内容报告给文件管理机构。
（4）文件管理机构负责汇总和归档相关部门的回复和报告。
2. 存储要求（1）所有外来文件按时间顺序进行编目，并建立电子和纸质档案。
（2）电子档案必须进行备份，并定期进行维护和检查。
（3）纸质档案必须妥善存放，确保不受潮、火灾等因素的影响。
（4）保密文件必须进行密码加密，并严格限制访问权限。
六、文件的传递和交流1. 电子文件的传递（1）所有电子文件必须通过公司专用的电子邮件系统进行传递。
（2）文件发送者必须对文件进行加密，并在邮件标题中注明保密级别。
（3）接收者必须及时下载并保存电子文件，并在完成查阅后删除邮件。
2. 纸质文件的传递（1）纸质文件必须通过专人进行传递，不能随意放置或交给其他人员处理。
（2）传递人员必须确保文件的安全、完整和准确，如果发现文件有损坏或遗失，必须及时报告文件管理机构。
七、文件的转交和销毁1. 文件的转交（1）所有外来文件必须按规定流程转交给相关部门，并在转交记录中进行登记。
（2）相关部门收到文件后必须在规定时间内进行处理，并按要求进行回复。
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外来文件管理规范
（IATF16949-2016/ISO9001-2015）
1.0目的
对外来文件进行识别、评审并控制其分发，防止误用。
2.0适用范围
适用于本厂对外来的图纸、规范、产品标准等外来文件的控制。
3.0术语和/或相关标准
3.1术语
无
3.2相关标准
《文件和记录控制程序》
4.0职责
4.1产品部负责对外来的图纸、规范、产品标准等技术类外来文件进行识别、评审。
4.2 质量部负责与质量有关的外来文件的接收、传递。
4.3 商务部负责客户文件的接收、传递。
4.4 人力资源部负责外来行政类文件的接收、传递。
4.5 文控中心进行收集、发放及归档管理工作。
5.0作业内容
5.1外来文件的分类
5.1.1技术类外来文件
顾客来图、产品规范、项目开发过程中的一些技术协议、及涉及到本厂产品相
关的标准，包括国家标准、行业标准、顾客提供的企业标准等；
5.1.2与质量有关的文件
➢国家发布的与产品质量有关的政策、法令、法律、法规。
➢上级主管部门与质量有关的来文。
➢行业中与质量有关的来文。
➢地方政府与质量有关的来文。
5.1.3行政类外来文件
➢国家发布的与企业有关的政策、法令、法律、法规。
➢当地政府发布的与企业有关的政策、法令、法规。
5.2外来文件的识别与评审
5.2.1产品的标准识别
凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的标准，收到后应移交到产品部标准化工程师处进行识别，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本。
标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
在本公司的采标情况:全面采用、部分采用目录、是否受控制。
5.2.2技术文件的识别、评审
质量部、商务部、产品部等收到的来自顾客的图纸、产品规范、技术协议等，均交至主管的产品工程师，由主管的产品工程师首先负责组织相关的人员进行识别、评审，然后与评审表一起归至文控中心，外来文件评审时间不超过两个工作周。
5.2.3其它外来文件的识别、评审
与质量体系、环境、人事、行政有关的法律法规、标准、顾客特殊要求等，由收文部门根据需要组织评审。
5.2.4对外来文件的评审应包括但不限于下列内容:
➢评审外来文件是否包含顾客重点关注的内容(如特殊特性等)；
➢是否应由公司相关部门传阅或处置；
➢是否须转化成公司内部的技术或管理文件；
➢外来文件的要求在本公司是否能得到满足。
5.3外来文件的分发
5.3.1文控中心是外来文件的归口管理部门，任何部门及其个人对收集到的外来文件，均应移交到文控中心进行归档管理，对部门需经常参照执行的文件，均由文控中心文控员负责复印，将复印件按《文件和记录控制程序》的要求进行控制、发放。
5.3.2对需分发的外来文件，由文件接收识别评审部门确定发放范围，文控中心负责发放。
5.3.3对不需分发的外来文件，由文控中心负责逐级分送到各级领导进行传阅。
5.4文件的控制
5.4.1外来文件评审后与评审表一起交文控中心管理，文控中心及时登记到《外来文件登记台帐》中。
5.4.2外来文件各使用部门应妥善保管，防止丢失，一旦发生丢失，应及时上报文控中心，按《文件和记录控制程序》中文件丢失重新办理领取手续，并对原文进行作废。