档案学复习整理

档案学复习整理
一、档案的定义
●“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确
定的原始记录作用的固化信息。

”
二、档案的价值
档案的价值形态
一、凭证价值和情报价值
根据档案价值实现领域和效果的不同，可分为凭证价值和情报价值。

二、现实价值和长远价值
根据档案价值实现时间的不同，可分为现实价值和长远价值。

三、对于形成者的价值和对于社会的价值
根据档案价值主体的不同，可分成对于形成者的价值和对于社会的价值。

三、档案学
一、档案学的研究对象
总结：
1、档案学的研究对象应界定得更抽象、更简洁。

2、档案学是以档案现象为研究对象，以揭示档案现象的本质与规律为目标的一门综合性学科。

3、简单点就是指档案现象及其本质和规律。

二、档案学的任务
档案学的任务是由档案学的研究对象，尤其是社会需要决定的。

三、档案学的研究范围
1、基础理论研究
2、档案史学研究
3、应用理论研究
4、应用技术研究
5、边缘性、交叉性档案现象研究
档案实体管理
一、档案实体管理的概念P21
●指针对处于实体状态的档案进行一系列的管理工作。

二、、档案工作实体管理的内容P22
(一)档案收集工作 (二)档案整理工作 (三)档案鉴定工作
(四)档案保管工作 (五)档案统计工作 (六)档案利用工作
三、档案实体管理的基本特点
根据事物现实存在状态及情况对其进行管理。

而档案的虚拟管理主要是根据事物抽象的属性、特征（是一些只存在于人们头脑之中的观念性的东西，并不是客观事物本身）所实施的管理。

四、档案实体管理的原则(P23)
●来源原则全宗原则有机联系原则保管与利用方便原则
一、来源原则
●“把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则”。

来源原则的理解
●1、对同一机构、组织的认识
●2、机构或组织职能的变化，对来源有影响
●3、产生于一个特定机构或者组织的全部档案应该集中保存，不能把它与其
他来源的档案相混淆
二、全宗原则
●“一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。

”——
《档案工作基本术语》
（一）全宗原则的理论意义
●1、对客观存在的真实反映
●2、深刻揭示并维护历史活动的有机联系
●3、对实践具有普遍的指导意义
●4、在方法上简便求实
（二）全宗原则的实践价值P27
●1、维护了历史的本来面貌 2、可以使分类方法简便易行 3、不是万能
的
三、有机联系原则
维护档案的完整与安全
●完整：
● 1、从数量上：要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致
残缺短少。

● 2、从质量上：从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分
散，或者零散的堆砌。

维护档案的完整与安全
●安全：
● 1、力求档案本身不受损坏，尽量延长档案寿命，即保证档案管理的物质安
全。

●2、要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管
理的政治安全。

四、保管与利用方便原则
●体现在四个方面：
1、便于社会各方面对档案的利用，体现着档案工作的服务性质。

●档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能地创造
方便条件。

2、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作系统的总目标。

全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。

作为一个系统，它的目的性必须明确。

3、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作各业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程。

●档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应以便于利用着眼，
不能脱离系统总目标。

4、便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的主要标准。

●档案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能为国家和社会作出贡献，
能否创造社会效益和经济效益。

第四讲档案价值的鉴定
第一节档案鉴定的内容和意义
一、什么是档案价值鉴定工作
按照一定的原则、标准和方法，甄别判定档案真伪和档案价值，确定档案保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项业务工作。

简单地说，就是判断档案价值，、决定档案存毁的工作。

他是档案工作的业务内容之一，是档案馆（室）的一项专门业务。

什么是档案价值鉴定（P32）
区别：“档案鉴定”与“档案价值鉴定”概念
二者层次不同。

档案的鉴定一般是指区别于判定档案真伪和档案价值的鉴定，而经常的业务工作则是后者。

所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。

档案价值鉴定：是判定一份文件材料价值大小，确定归档与否并科学划分保存价值的重要环节，是文件材料归档的首要环节，它决定着文件材料的“命运”（或归缩）。

简单地说，就是判定档案价值，决定档案存毁工作。

它是档案工作的业余内容之一，是档案馆的一项专门业务。

二、鉴定档案价值的标准
（一）、档案属性标准：从档案方面分析，文件来源，内容，时间与时效及形式特征可作为鉴定档案价值的标准。

1、档案的来源标准
（1）分析文件的价值，应站在本机关的角度。

凡是记述和反映本机关主要职能，中心任务，基本情况方面的档案材料，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应作为永久保存；反之，可作为定期保存。

（2）分析文件的价值，应看立档单位在社会上的地位和作用。

一般来说，担负的职能和地位重要的立档单位所形成的档案全宗及其所属档案文件，从总体上具有较高的价值。

（3）在本机关制发的文件当中，具体的撰写者，制发机构也对档案价值产生影响。

2、档案的内容标准：文件的内容所记录的信息和反映的情况，是分析判断档案价值的最重要、最本质、最关键的因素，因为文件的用途是和内容联系在一起的。

分析文件的内容，主要看以下几个方面：
（1）看文件内容的重要性。

看说明了什么问题，反映了什么事实。

一般来说，反映党的方针政策、重大事件、主要业务活动比反映行政事务、一般的业务活动重要。

（2）看文件内容的独特性。

实践证明，内容独特，新颖的档案材料有较大的利用价值。

（3）看文件内容的真实性。

文件内容真实可靠才具有利用价值，内容不实则丧失利用价值而应当剔除，若将内容不实的文件保存起来并提供利用，会因以讹传讹而产生负面影响。

（4）看文件信息内容的综合性和集中性。

分析文件信息内容的综合性和集中性，主要看文件在记载某一事件、某一活动，某一主题时，是详略还是简略，是深入具体还是肤浅概括。

3、档案形成的时间与时效标准。

（1）文件形成时间对档案价值的影响，具体表现在文件形成时间的远近，文件形成于特别的时期还是一般时期。

文件时间形成时间久远的历史档案，应尽量多保存。

（2）档案价值的时效性，表现为档案可以再不同时期满足人们不同需要的阶段性，即现实的使用价值、历史参考价值，鉴赏的文物价值。

4、档案的形式特征标准：档案的形式特征是指文件的名称、作者、文本、载体形态、记录方式等等，这些形式特征在某种情况下，也可能对档案的价值产生影响。

（1）、文件的名称。

文件的名称具有特定的特质，表示着文件不同的作用，也在一定的程度上反映出文件的不同价值。

（2）文件的文本。

同一文件在撰稿、研制过程中可以形成各种稿本，如正本、副本、草稿、定稿、底图、蓝图等。

不同稿本的文件，在行政效能、凭证方面的作用是有区别的，因此价值不同。

（3）文件的外形特点。

有些文件从内容上看并不重要，但是它的外形特点影响其价值。

如制成材料、书法、图案等方面有科研或艺术价值，或者在文件上有著名人物的批示、题词、签字等，也影响其保存价值。

（二）、社会需求标准。

从社会的利用需求和利益去评价档案价值，是鉴定工作的核心，社会需求和利用对档案的价值有影响，调节和使用作用。

包括：
1、社会需求方向。

是指广大利用者需要利用哪些内容和哪些类型的档案，把握住总的方向。

2、社会需求面。

是多方面的和多层次的。

3、社会需求时间。

可分为近期利用需求和长远利用需求。

（三）、相对价值标准。

1、相关档案的保存情况。

注意一下几点
（1）看档案的完整程度。

（2）看档案是否重复
（3）看文件的可靠程度。

（4）看档案内容的可替代程度。

2、保管条件和费用
（1）现有的保管条件。

（2）保管费用。

指保管过程中的花费，包括储存费用、处理费用、保护费用、参考咨询费用。

档案收集工作的基本要求与特殊要求 P71
（一）及时、全面地把档案收集进馆（室）
（二）加强馆（室）档案来源的调查研究与指导工作
（三）推行入馆（室）档案的标准化。

（四）保持全宗不可分散性和全宗群的相对完整性
档案收集工作的特点 P74
一、预见性与计划性
二、针对性与及时性
三、系统性与完整性
整理工作的内容有哪些、原则 P119
整理工作的内容
区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列和编排案卷目录。

档案的整理按整理工作内容的范围包括：
（一）系统排列和编目（二）局部调整（三）全过程整理
整理工作的原则
档案整理工作的原则是：充分利用原有的基础，保持文件之间历史联系,便于保管和利用。

（一）充分利用原有的整理基础：档案不仅记录了当时的社会活动，而且反应了整理和保存档案的状况，整理档案时，要尊重历史和前人的劳动成果，充分利用原有的整理基础，这样有利于保持文件之间的历史联系，能够加快整理工作步伐，提高整理工作的质量。

充分保持原来整理基础，应做到：
1、提高对原来整理工作的认识
2、不要轻易打乱档案。

一般而言，只要不是零散文件，有了一定的整理基础，就力求保存原来的整理体系，通过必要的必要的加工整理或者其他的补救措施，提高整理体系水平。

（二）保持文件之间的历史联系
文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。

1．文件在来源方面的联系。

文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地形成的。

产生文件的这些单位，构成了文件来源方面不可分割的历史联系。

2．文件在时间方面的联系。

形成文件的机关、组织或个人所进行的工作活动时，都有一定的过程和阶段性，因而使文件之间具有一定的时间联系。

3．文件在内容方面的联系。

文件是机关、社会组织或个人在行使职权过程中形成的，是在解决一定问题的过程中产生的。

4．文件在形式方面的联系。

文件的形式标志着文件的特定作用，在一定的程度上反应了文件的来源、时间和内容的性质，因此，文件的形式也构成了文件之间一定联系。

所谓文件形式，包括它的内部形式（种类、名称)和外部形式两方面：(载体、记录方式)等。

这也构成了文件之间一定联系。

对于保持文件之间的历史联系，应该辩证地看待和处理。

（三）、便于保管和利用
整理档案时，注意充分利用原有的基础，保持文件之间历史联系,以便于保管和利用。

全宗
一全宗的概念及其含义(P124)
1 概念：全宗是一个国家机构、社会组织或者个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档室是第一层分类、管理单位。

2 我国档案全宗的类型:(1)按形成全宗的单位和全宗的内容性质来分，可划分为：机关组织全宗和个人全宗（人物全宗）；（2）按全宗的范围和构成方式划分，可分为：独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。

全宗的基本含义包括三方面
含义：（1）全宗是一个有机联系的档案整体。

这就说明全宗具有不可分割性。

某一国家机构、社会组织或者个人或同一生产建设和科研活动行程的档案，反映了它们的各种活动及其相互之间密切联系的整个过程；另外，全宗是组成国家档案全宗和进行档案分类、管理的基本单位，因此，同一全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不可混淆.
（2）全宗是在一定的历史活动中形成的。

这说明全宗是在社会活动中形成的。

它体现了档案及其形成的特点
（3）全宗是以一定的社会单位为基础的构成的，
这就说明了特定档案整体来源和界限。

全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的，这就为档案全宗确定了一个区分标志。

意义：（作用）P125
（1）按照全宗整理档案，能够揭示档案内容的实质，从而正确评价档案的价值，为档案的提供利用奠定了科学基础。

（2）全宗是档案管理的基本单位，对档案管理有重要的组织作用。

（3）按全宗整理档案，不仅仅是个方法问题，而且也是一个理论问题。

按全宗管理档案，是档案管理区别于图书管理及其他文献管理的重要特点之一。

全宗的构成条件与立档单位P126
立档单位就是指形成全宗的国家机关、社会组织或者个人或者生产建设、科研项目的组织者，也称为全宗构成者。

用以确定组织或个社会独立性的因素被称为全宗的构成条件
组织全宗的构成条件：
全宗从其形成者角度看，有组织和个人两大类。

组织全宗是全宗的主体部分，在现实中占大多数。

组织全宗的构成者就是立档单位。

确定一个组织单位是否是立档单位，主要是看它能否独立地行使职权，其主要标志是要看它们在工作上、组织上、财务上是否具有一定的独立性。

构成立档单位的条件：
（1）它可以独立行使职权，能主要以自己的名义对外行文，具有行文权。

（2）设有会计单位或独立的核算单位，自己可以编造预算或财务计划。

（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

这三个方面的条件，我们应看到它们是相互联系、同时存在的，有此有彼。

但对某些特殊情况，尤其是某些机关不同时具备该上述三个条件时，关键是看第一条，它是不是一个独立的法人代表，能否独立行使职权。

在档案整理中，如何确定一个单位是否具备立档单位的条件：
我们在档案馆内整理档案，特别是零散档案的时候，确定一个组织单位是否是立档单位，它所形成的档案能否构成全宗，可以从以下来年两个方面来考察：（1）从规定档案的职权范围、工作任务、隶属关系、组织编制等方面的法规性文件或领导性文件上查找依据。

比如一些决议、决定、章程、条例、办法、规定、命令、重要的会议记录等等，这些文件一般是上行机关制定或者批准的，可以从中看出这个单位的职权范围、工作任务等，即从这些法规性文件中找依据可以确定它是否是立档单位。

（2）要从该机关的实际情况来看，一般有比较健全的文书工作单位，通常就是一个立档单位。

人物全宗
人物全宗也叫个人全宗。

个人全宗的构成条件：
1、一般而言，只有那些对社会有具体贡献或重要影响的人，其档案才能成为一个实际的个人全宗，即具有名人的档案才可能成为个人全宗。

2、并不是所有的名人档案都能构成个人全宗。

如（毛泽东，周恩来），只有其档案基本上只有个人属性，不会与组织发生大面积交叉的名人档案才可能构成个人全宗。

3、即使是一个人名义从事社会活动的名人，其档案也未必构成了实际的个人全宗。

还取决于其档案是否较为完整系统地留存下来，留存下来的是否较为全面地反映了其基本情况与过程，档案机构是否对其档案进行了实际管理，是否将其作为个人全宗对待等诸多档案和档案管理方面的现实性因素。

注意两点：
1．不得收入官方档案原件
2．一个人一生无论身分、政治立场如何变化，只构成一个全宗。

人物全宗的收集问题：个人全宗与公共全宗的关系问题。

因为许多个人档案都是在公务活动中形成的。

个人在公务活动中形成的文件，原件应放在立档单位全宗中，复印件或附件可归入个人全宗；另外，个人在他非公务活动中形成的文件，原件应归入个人全宗。

全宗的分类（重点）
全宗内档案分类的意义，这体现在：
（1）分类是实体档案进行科学管理的重要方法之一。

（2）分类实施档案系统整理工作的重要的环节之一。

它为一系列的整理工作创造条件。

（3）分类为档案的管理和利用提供了便利条件。

全宗内档案分类的基本要求：
1、要求分类具有客观性。

2、档案分类体系应该具有逻辑性
3、全宗内档案分类应注重实用性。

便于保管、检索和利用。

组织全宗内档案分类的一般方法有
1．按文件产生时间分类
（1）年度分类法（2）时期分类法
2．按文件来源分
（1）组织机构分类法（2）作者分类法（3）通讯者分类法
3．按文件内容分类
（1）问题分类法（2）实物分类法（3）地理分类法
4．按文件形式分类法
（1）按文件种类分类（2）按载体形态分类（3）按形状规格分类
常用分类方法：
分类方法很多，常用的主要有三种：
（一）年度分类法
（二）组织机构分类法
（三）问题分类法
五、复式分类法的选择和分类方案的编制
（一）年度—组织机构分类法 P160
适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。

如XXX年办公室
（二）组织机构—年度分类法
适用于撤销机关档案。

（三）年度—问题分类法
多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。

总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。

（四）问题—年度分类法
多适用于撤销机关档案和历史档案。

四复式结构分类方法（联合分类法）的选择与分类方法的编制
在实际工作中只采用一种分类方法的情况是很少见得，往往是几种分类方法结合使用。

（一）年度--组织机构分类法
先把全宗内的档案按年度分类，再在年度下面按组织机构分类。

该分类方法适用
于立档单位内部组织机构相对稳定，即使有变化也不复杂的全宗，它一般也不受机构变动的影响，每年归档的案卷一次性依次上架，而且不需要留空，所以现行机关的档案采用这种分类方法比较适宜。

优点：简便易行。

缺点：即按年度分成一块一块，前后联系不够紧密。

（二）组织机构---年度法
先把全宗内的档案按组织机构分类，再在组织机构下面按年度分类，如果按年度分下来，文件还是较多的话，可以再按问题进行分类。

这种分类方法适用于立档单位内部组织机构多年来比较稳定或者是在比较稳定的情况下略有调整或者变动的全宗，一般多用于撤销机关的档案分类，如果是用于现行机关的话，排架时则需要留空。

（三）年度---问题分类法
先把全宗内档案按年度分类，再在年度下面按其所反映的问题进行分类。

这种分类方法适用于立档单位内部组织机构变动比较大且比较复杂，或者是由于机构之间分工不明确，或者是文书处理工作不规范等原因而导致难以区分文件的所属机构，以及没有设置内部组织机构或内部设置组织机构非常简单而没有必要按组织机构分类等情况，一般在不可能或者不适用于按年度组织机构分类时而采用该方法，特别适用于现行机关的小单位。

（四）问题---年度分类法
先把全宗内的档案按大的问题分开，再在问题下面按年度进行分类。

这种分类方法不适用于现行机关档案的分类，大多数是在整理历史档案或者是撤销机关的档案时才采用该方法。

以上四种复式结构分类法，在实际工作中真正运用时，情况往往比较复杂，我们应注意：在实际分类工作中，只要是在最大限度地保存全宗内档案的历史联系的前提下，根据全宗的实际具体情况可灵活采用和掌握合适的分类方法。

采用复式结构分类法时，要掌握全宗内档案分类统一性原则，第一层分类时只能采用一种分类方法，第二层分类时再采用其他方法，同级分类只能采用一种分类方法。

当然必要时也可以采用三级分类法，但不宜搞得层次太多。

为了对全宗内档案进行具体的分类，应该考虑不同立档单位全宗内文件的内容、成分和档案的保存状况，要选择最符合实际情况的分类方案，也可以称为分类大纲。

实际上就是各个类目名称，用于表示全宗内档案分类体系的一个纲要。

为了保证该分类体系的科学适用，制定时可以分为以下几个步骤：（1）调查研究，了解立档单位的职责和工作范围，，提出初步的分类方案，然后确定全宗内要设定的大类，对类目范围和归类方法加以说明。

（2）根据初步方案进行归类，在实际分类过程中对类、目归类等问题根据具体情况加以修正和补充。

（3）确定类项名称和顺序。

最终的结果以简单为好，便于保管和利用。

分类方案的编制：P164
（一）统一性
（二）排斥性
（三）伸缩性
档案信息资源开发的意义和原则
档案信息开发的含义：就是档案部门根据社会需要采用专业方法和现代化技术，发掘，采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息，方便利用者利用，以实现档案的价值和作用。

它包含的内容：
第一：档案信息资源开发主体是档案管理部门及其工作人员。

第二：档案信息资源开发的对象是指经过条理化、系统化并保存起来的馆藏档案，档案实体管理的有序化和科学管理，对档案信息资源开发奠定了良好的基础。

第三：开发档案信息要采用专业方法与现代化技术相结合的方式。

第四：档案管理部门和工作人员对馆藏档案中的有用信息进行浅加工和深加工。

第五：档案馆收藏的是处于静态的档案信息，经过档案工作人员的采集、加工、储存后，需要正常输出传递给利用者，以满足社会上方方面面的利用需要，这个过程称之为档案信息的传输工作。

意义：
（一）档案信息资源开发是实现档案自身价值的根本途径。

档案信息资源具有特性：分散性、历史性、原始性。

（二）档案信息资源开发是发展档案事业的需要
（三）档案信息资源开发能使档案工作更好地为社会主义精神文明和物质文明服务。

当前档案信息资源开发面临的主要障碍与采取措施
一、障碍：
档案信息资源开发是一个系统工程，开发过程中面临来自思想认识、政策法规、经济、科技、文化、教育、资源管理、人员等各方面的障碍。

这些障碍包括观念层面、实践层面、理论层面等。

（一）社会环境方面
1.封闭落后的传统观念的束缚
2.全民族文化素质还不够高
3.受经济发展水平的制约
（二）档案部门自身方面
1.档案人员观念上的障碍
2.工作上的障碍
（三）用户方面的障碍
1.社会档案意识淡薄
2.受利用者获取信息习惯的限制
3.用户获取档案信息能力的制约
二、措施：
档案信息资源开发应以创新观念、深入宣传、改善环境为出发点，通过优化丰富馆（室）藏、健全档案信息开发机构来确立资源与人员的保障体系，以采用现代化技术和手段为切入点，以市场为导向，以创造名牌产品为目标，走特色开发之路
（一）创新观念
1.发展观念
2.被动服务与主动服务并举观念
3.社会观念（或称开放观念）
4.文化观念
5.信息共享观念
（二）做好宣传，改善环境
当前社会环境不利于档案信息资源开发的主要因素是社会经济水平、人们的文。