论秘书的角色意识

论秘书的角色意识摘要：当前，随着经济社会及现代科技的迅猛发展，秘书人员所面临的挑战越来越多。

在快速发展的新形势下，秘书如何才能更好地承担起参与处理事务和为领导提供服务的职能，真正起到秘书的作用？我认为最重要的一个方面就是要具备正确的角色意识。

秘书的角色意识是做好秘书工作的重要保证，在秘书工作中，了解秘书角色和角色意识，对于加深秘书对自己的认识，把握秘书的角色特征，调整秘书的角色定位，才能更好地开发秘书的潜能，改善工作作风，提高办公效率。

秘书人员一定要时刻培养和提高自己的角色意识。

秘书人员的角色意识决定秘书从业人员的的工作态度，对秘书工作有重要意义。

随着资历的不断提高，意识也会随着相应变化，要冲破传统秘书的束缚，转换角色以更适应工作的需要。

正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。

本文围绕秘书的角色定义及其角色职能来论述秘书的角色意识。

[关键词] 秘书、角色、角色意识、秘书工作目录一、浅析秘书的角色 (1)（一）秘书 (1)（二）秘书角色定位 (1)二、秘书角色的职能 (1)（一）办理事务 (1)（二）沟通协调 (2)（三）辅助决策 (2)（四）督促检查 (2)（一）秘书的角色意识 (3)（二）秘书的角色意识误区与角色错位表现 (3)（三）树立正确的秘书角色意识 (4)1．补偿意识 (4)2．参谋和助手意识 (6)3．全局意识和服务意识 (6)4．被动中求主动，准确定位意识 (7)5．准备充分，善于灵活创新意识 (7)（四）秘书角色意识的养成与发展 (8)四、结语 (9)五、参考文献 (10)一、浅析秘书的角色在社会生活中，每个人都承担着一定的社会角色，履行着相应的社会职责，只有这样，才能在社会生活中施展自己的才华，发挥自己的潜能。

作为辅助管理的秘书同样要明确并扮演好自己的职业角色，这样才能够最大程度的辅助好领导、上司，实现自己的职业价值。

（一）秘书在当今世界范围内，秘书已成为最广泛的社会职业之一，我国目前从事秘书职业的人员就大约有2300万人。

在我国秘书是指党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人的职业。

（二）秘书角色定位在社会中，有相当大一部分人对秘书的角色存在着错误的理解，认为秘书是领导的高级保姆，认为其不需要专业的技能，学会察言观色即可，秘书是领导者，主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办事等为主要职能，是领导者的参谋和助手。

因此，秘书作为一种特定的社会角色，不仅有自己重要的工作内容，而且有自己独立的人格，秘书人员是依靠自己的知识、能力和勤奋的工作塑造自己的人格形象的，而秘书人员由于处在一个单位中的中枢位置，要参与单位的许多重要活动，秘书人员对外要联系工作，接受文电处理信息等，对内要沟通、协调、组织会议、开展调研、也可以说是处在一种复杂的人际关系的枢纽。

二、秘书角色的职能秘书职能是指在组织管理过程中，秘书所承担的职责和应发挥的作用和总体功能。

秘书的基本职能就是当好领导的助手，基本职责和作用是协助领导开展领导活动和商务活动，实行组织和社会管理。

秘书与领导的关系是秘书最重要、最基础的社会关系。

秘书在工作中所承担的职能，体现在领导活动中及秘书与领导的关系中，具体表现为：（一）办理事务管理事务是领导活动的一部分。

辅助领导做好日常管理工作也是秘书的重要职能。

秘书快节奏高效率地管理事务，能够有效地促进领导机关，特别是领导者工作效率的提高，进而对整个组织运转产生积极的影响。

管理事务是秘书日常工作的主要内容，是秘书部门为领导机关服务，为领导工作服务的重要手段。

秘书是领导的助手，协助领导人处理日常事务是其重要职能，秘书管理事务，有着极为有利的职能基础。

（二）沟通协调秘书的协调沟通作用是由秘书的工作任务、工作地位和工作方式决定的。

秘书常常代表上司，传达领导的指令或收集领导所需要的情况，与其他部门、人员有着广泛的接触，也容易产生矛盾，需要及时协商、沟通、调解。

秘书的地位往往是在“一人之下，众人之上”，又处于工作网络的“关节点”，上下左右的工作与人际关系都要秘书去协调，力争达到平衡和统一。

沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书部门和秘书人员的重要职责。

秘书在组织内外的沟通协调中，能够发挥重要的作用，具有不可替代的职能。

（三）辅助决策辅助决策，是指秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。

随着我国改革开放的不断深入和社会主义市场经济体制的不断完善，整个社会的管理体制正在发生着一系列深刻的变化。

决策作为组织管理的中心正逐步向科学化、规范化发展。

由于现代管理日趋复杂，各级组织的决策者或领导人无论从才干上还是精力上，都无法在决策过程中仅凭个人的努力胜任其责，必须充分发挥各种辅助力量的作用，比如智囊团、顾问团以及各种咨询机构等。

其中，秘书作为领导的左右手，由于具有显著的职位优势，独特的视角优势，明显的层次优势和突出的沟通优势等，在辅助领导决策的过程起着重要的作用。

（四）督促检查科学的领导离不开督查,督查是决策落实的“第一推动力”是整个领导行为中的一个关键环节。

从事秘书工作，要明确督查的职能基础、特点以及方法,协助领导进行督查工作,为领导机关进行科学管理服务。

检查督办是上级领导机关检查、督促所属子系统对上级的决策指令执行情况的重要管理手段。

是作为司控系统的上级以自己的决策目标来影响作为受控系统的下级的管理行为。

领导人常把检查督办的任务委派给秘书去执行。

不少机关已将检查督办工作列入其秘书部门的职能范围。

在管理系统中，秘书承担检查督办工作，有着优越的职能基础。

三、秘书所需的基本角色意识角色意识是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知与认识、自己对周围的人种种角色关系的理解与协调。

秘书的角色意识是指秘书对所担任角色的社会地位及由地位所规定的职责的知觉、理解和体验。

秘书的角色意识是做好秘书工作的关键所在，秘书能否形成鲜明强烈的角色意识，是其能否干好工作并且发挥主观能动性的基础；不能形成正确的角色意识，就很难成为优秀的秘书。

鲜明而正确的角色意识是从事秘书职业的灵魂所在，要想成为一个合格、优秀的秘书，就必须培养自己树立正确的角色意识。

（一）秘书的角色意识秘书的角色意识，是指秘书人员对所担当角色的社会地位及由地位所规定的职责的知觉、理解和体验。

一个秘书能否经常意识到自己是“秘书”，意识到社会对秘书角色的期待，是能否进入秘书角色、适应岗位的关键。

因此，秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心理体验，是秘书工作活动中的心理活动，淡化和削弱了这种心理活动，秘书人员就无法发挥秘书自身的主观能动作用，只能做一个机械履行秘书职能的“机器”，不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。

例如人家说秘书是领导的“高级保姆”，这就贬低了秘书工作；人家说秘书是“花瓶摆设”这就轻视了秘书工作。

因此，一名优秀的秘书人员，不仅就具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。

因为秘书每天要处理的事情很多，只有端正了态度，摆正了位置，才不至于犯“角色错位”的错误，才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应付，才能更好地为领导提供及时、准确、高效的服务。

（二）秘书的角色意识误区与角色错位表现影响秘书角色知觉的因素主要可以分为两大类：一是客观方面的原因，如社会文化发展水平、社会政治经济条件以及社会角色特征的差异等；而是主观方面的因素，如个体的社会经验、行为动机、人格特征等。

由于这些主客观影响因素繁多复杂，所以秘书很容易受到外界一些不良因素的影响，形成不正确的秘书角色知觉，使自己难以安心从业、乐业、敬业。

对这些不正确的秘书角色知觉必须予以澄清。

秘书是领导的“高级保姆”、秘书应唯唯诺诺、低三下四、秘书应英俊漂亮或是花瓶、秘书游山玩水、清闲自在、秘书是领导的高级参谋，这些都是最近几年较流行的对秘书角色知觉的几种偏见的观点。

进入职场，秘书必须时刻清醒地把握自己的角色，把握好角色的分寸，恰如其分地经营好自己的职业生涯。

但是，在实际工作中，不少秘书做不到这一点，经常自觉不自觉的地表现出不符合角色定位的过分行为，致使角色错位偏离角色位置，给自身形象及职业生涯带来不良影响乃至损失，应当引以为戒。

常见的秘书角色错位表现为：关系越位、工作越位、表态越位、社交越位。

造成秘书角色错位的原因还在于对秘书角色的认识与理解不正确，对秘书角色与领导角色的关系把握不正确，再加之一些人从业动机不纯，个人主义意识强烈，过分的看重自己的利益，给秘书角色人为的赋予了某种以权谋私的色彩，其消极影响不可低估，对组织、对领导、对自身都会带来损害。

（三）树立正确的秘书角色意识一名优秀的秘书人员，不仅就具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。

因为秘书每天要处理的事情很多，只有端正了态度，摆正了位置，才不至于犯“角色错位”的错误，才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应付，才能更好地为领导提供及时、准确、高效的服务。

一个秘书能否经常意识到自己是“秘书”，意识到社会对秘书角色的期待，是能否进入秘书角色、适应岗位的关键。

因此，秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心理体验，是秘书工作活动中的心理活动，淡化和削弱了这种心理活动，秘书人员就无法发挥秘书自身的主观能动作用，只能做一个机械履行秘书职能的“机器”，不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。

那么秘书在现实的工作生活中树立正确的角色意识对于自己工作的开展和发展都有重大的影响：1．补偿意识从某种意义上说，秘书就是对领导的一种补偿，主要包括精力补偿、智力补偿和心理补偿。

（1）精力补偿领导的能力一般来说是毋庸置疑的，但领导的精力毕竟是有限的。

很多琐碎的事情是不值得领导去完成的，这就需要秘书出面解决掉，从而让领导有精力去完成更重要的工作。

例如接打电话、收发文件、安排日程和时间表、准备会议等等，这些秘书要完成的工作也是对领导最大的精力补偿。

（2）智力补偿领导作为普通的人, 其智力、能力水平不可能十全十美，自然有需要补偿的地方。

秘书作为领导的智力补偿, 是为领导决策拾大遗、补大缺，是为领导“出主意, 想办法”。

从总体上来说，智力补偿主要涵盖了对领导知识上的、能力上的补偿。

知识补充层面上讲，共同的工作内容要求秘书与领导有部分相同的知识结构, 但绝不是全部相同, 还要有不同侧重的知识面。

秘书某方面的知识侧重点, 将是领导这方面知识不足的补充。

秘书要多注意信息积累，多参与领导决策活动，善于更新自己的知识结构, 尤其是要集中精力专攻与领导工作紧密相关，但领导却无暇顾及的知识。