秘书工作者所应具备的角色意识
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秘书工作者所应具备的角色意识
作为一名秘书工作者,要真正做好“三服务”工作,就要弄清自己的社会角色和分工,努力培训和强化正确的角色意识,这样才能明确职责和任务,顺利完成各项工作任务。笔者认为,秘书工作者应该牢固树立“高度负责、乐于受命、热情服务、和谐沟通、一流高效、严格守纪”的角色意识,为办公室工作的科学发展提供优质服务。
一要树立高度的责任意识。责任意识来源于对工作性质的认识。以本人供职的单位为例,陕西省人大及其常委会是地方国家权力机关,是完成宪法赋予各项职责的工作机关。无论是立法、监督,还是决定重大事项、选举或决定任命国家机构领导人员,都具有政治性强、涉及面宽的特点。人大机关的秘书处担负着为代表大会、常委会、常委会主任会议(简称“三会”)有关,为领导服务,为机关服务,为基层群众服务的重要职责,处在人大机关各工作环节的重要节点处,直接或间接地为本省的经济建设和社会发展服务,责任重大、使命光荣。以办会工作为例,每一次常委会议和主任会议召开之前都要进行议题安排,哪些议题上会,哪些不上,哪些是年初制定的工作计划中确定的,哪些是立法计划中确定的,哪些是“一府两院”新近提出来的,哪些是根据领导意见或工作需要临时增加的,等等,都需要人口回顾梳理,主动征求各委员会意见,遗漏了哪一项
工作都会给机关的工作大局造成影响。有了这种责任意识,就会认真到自己所从事工作的重要意义,责任心就会加强。
二要树立乐于受命的意识。同样一件工作,有的人做得热情高涨,面有的人则牢骚满腹,为什么?因为他们对工作的看法和认识不同从而导致了态度上的差异。作为秘书工作者,承担的工作繁杂琐碎,且有很强的被动性,如果不能以正确的心态对待,那就会产生厌烦的情绪。比如,当领导交办一项不属于自己职责内的任务时,如果有“这不是我应做的事”的想法,就会产生抵触情绪,找种种借口推诿。没有乐于受命的意识,又怎能做好“三服务”工作呢?
三要树立热情服务的意识。秘书工作者的服务体现在工作的各个环节上,所以服务的要求和标准理应更高。秘书工作都要比其他人“眼更亮”、“腿更勤”、“嘴更甜”,要有主要服务的意识和善于补台的能力。热情服务也许别人没有体会到,但冷漠粗心却会被服务对象“记住”,被其他人“放大”,有时还会成为大家议论和指责的焦点。可见,秘书工作者的服务就是在琐碎中见功夫,在平淡中显不凡。因此,秘书工作者要善于总结,不断完善细节、规范流程,把一些重要日常工作的操作流程和要点总结提炼出来,形成良好的运行机制。这有利于实现服务工作的规范化和标准化,使各项工作有章可循。
四要树立和谐沟通的意识。沟通,是做好秘书工作最主要的途径,很多工作都需要把本单位、本部门或外机关等方方面
面组织在一起协同开展。仔细回想,工作中的一些失误和不足,不是因为个人水平有限,也不是因为工作难度太大,而往往就是因为少打了一个电话、少问了一句话,或者是沟通不及时造成的。在秘书工作岗位上,不会沟通,就难以开展工作,就不能高效地完成任务。强化沟通意识就是要认识到,工作中的沟通,是一种责任心的传递,是一种工作态度和作风的传递。秘书工作者承担着大量对外交流交往、协调、组织的工作,应该具备必要的沟通艺术和技巧。比如,在资料收集时、在接待来宾时、在督办领导批示件时、在会议活动的组织安排是地,所有的沟通活动中,秘书工作者不仅代表自己,更代表领导,代表机关,只有带着责任心,变被动交流为主动沟通,才能圆满地完成各项目标任务。
五要树立高效运转的意识。以文书处理工作为例,每天都有成百上千份的文件从手上收受和分发出去,没有一流高效的作风是不行的。什么样的文件分发给谁,什么样的文件由谁来送发,什么样的文件需要呈办,什么样的文件什么时候送发,什么样的文件需要急办,什么样的文件编什么样的文号印发等,都需要在很短的时间内准确无误地完成,这是需要日积月累、不断总结的。也许就是因为你的判断不当,把本应尽快呈送领导批示的文件当作一般文件处理,就会延误工作或给工作造成相当大的被动。秘书工作者要想高质高效地完成工作任务,就必须加强学习,善于从工作实践中总结问题、研究问题、
解决问题。
六要树立严格的组织纪律意识。在任何一个组织或单位工作,都必须遵守该单位的各项规定,这种意识必须固化在每一项日常工作中。首先要有保密意识,特别是机要件的办理和机关档案的管理工作更是如此。其次要依照程序办文、办会、办事,遵守组织原则。第三要及时反馈,作为秘书工作者,必须遵守接受指令、处理指令、反馈结果的办事过程,不能等领导询问办理情况时才手忙脚乱、支支吾吾。
姚金川
摘自《秘书工作》(2009.02)