物业管理档案明细索引

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物业管理小区档案细目录

物业管理小区管理档案细目录1、小区简介2、小区总平面图及实景照片3、土地使用权出让合同4、土地使用权5、建设工程规划许可证6、小区规划红线图7、规划设计要求、控制文本8、立项批复 59、规划会审记要10、项目初步设计会审记要 511、项目初步设计批复12、规划许可证(如分期开辟的，按分期项目采集)13、建设工程施工许可证14、竣工平面图15、地名号图16、地下室车位平面图1、项目验收资料1.1、竣工综合验收申请表(如分期开辟的，按分期项目采集) +1.2、房屋建造工程竣工验收收备案表(按幢为单位采集) +1.3、房屋建造工程竣工验收报告(按幢为单位采集)1.4、项目竣工综合验收会议记要(如分期开辟的，按各期项目采集)1.5、项目消防验收资料(如分期开辟的，按各期项目采集) +1.6、技防工程验收合格证(如分期开辟的，按各期项目采集)1.7、项目准用证(如分期开辟的，按各期项目采集)2、项目接管资料2.1、物业公司参预房屋及附属设施检查、验收原始记录(其中房屋验收资料，以幢为单位整理归档)2.2、主要设备、设施(如电梯、泵房、小区专变、技防、消防等)交接资料1 、小区管理单位概况1.1、企业简介1.2、企业法人营业执照1.3、企业资质证书1.4、公司章程1.5、企业管理人员花名册及学历、技术职称复印件1.6、保安、保结、绿化、维修等人员花名册及身份证复印件、求职登记表1.7、公司获奖证书及颂奖部门下达的文件、照片1.8、税务登记证、组织机构代码证1.9、物业用房清单及产权证复印件2、小区物业管理招标资料2.1、项目招标文件2.2、项目主投标书2.3、法人授权委托及参预现场答辩人履历表2.4、项目投标陈述报告2.5、公证书2.6、中标通知书2.7、中标承诺书本合同根据市建委建房管[2003]367 号文件规定编制，由物业公司与开辟公司共同签署和归标本协议按市建委颁发的示范文本要求，结合小区实际情况编制而成，经属地物业主管部门备案后，在建设单位销售物业时，由物业公司与物业买受人共同签署，拟按房屋幢为单位整理归档维修基金使用规定及使用情况(目前我市尚未建立)1、房屋使用手册1.1、商品房使用说明书1.2、宁波市住宅质量保证书1.3、消防设施使用说明书2、相关制度2.1、小区房屋装修管理制度，电梯使用，车辆管理等协议书2.2、业主暂时公约(需经属地物业主管部门备案)2.3、上述制度同小区其他公众管理制度编成一本<入住手册>在住房入住时，由物业公司分发给每一个业主，样本存档1、属地物业主管部门关于允许成立小区业主委员会批复2、业委会筹备小组会议记要3、业委会筹备小区公告4、选举业主代表公告5、业主代表选票(按幢整理归档)6、业主代表选票开票会议记要7、当选的业主代表公告8、业主代表推选业委会委员候选人会议记要9、召开业主代表大会公告10、首届首次业主代表大会会议记要 (含业委会筹备小组工作报告、物业公司初期物业管理工作报告)11、当选的业委会主任、副主任、委员公告12、〈小区业主公约〉、〈业主大会议事规则〉、〈物业管理委托合同〉公示公告13、业主代表、业委员成立名单14、业委员成立过程中有关公告、会议现场照片1、该合同根据市场房地局、市工商局、市房[2000]110 号文件颁发的〈物业管理委托合同〉示范文本要求，结合小区实际情况编制而成，小区业委会成立后与被聘的物业公司签署后归档2、业主代表大会审议〈小区业主公约〉、〈业主大会议事规则〉、〈物业管理委托合同〉的会议纪要3、业主代表大会、业委会每次会议纪录、记要(含会议签到册、有关照片等)1、制作小区创优规划及实施方案，经业委会允许并加盖印章后归档2、小区每年度工作计划、总结1、上级物业主管部门相关法规、规定1.1、全国物业管理条例1.2、平湖住宅小区物业管理条例1.3、XXX 甬政发[2005]131 号文关于印发《前期物业管理服务合同示范文》的通知1.4、XXX 建委建房管[2003]367 号文关于印发《前期物业管理服务合同示范文本》的通知1.5、XXX 建委房管[2003]368 号文关于印发《业主暂时公约示范文本》的通知1.6、XXX 建委房管[2003]482 号文关于印发《业主大会，业主委员会运作规程(试行)的通知2、企业规章制度物业管理的各项规章制度(包括公众管理制度、内部管理制度)，各岗位工作标准、职责及考核办法，拟编撰成一本《企业管理制度》归档员工岗位证书、员工花名册、员工道德行为规范，文明礼貌用语；此条考核标准，重在实际考察1、撰写小区应用计算机等现代化管理手段概况2、相关管理制度专辑2.1、计算机使用管理规定2.2、计算机操作人员岗位职责2.3、消、监控设施管理规定2.4、消、监控值班人员岗位职责2.5、对讲机使用管理规定2.6、其他相关制度3、技防设施相关图纸1、相关规定、制度1.1、所有物价局文件1.2、会计岗位职责、出纳岗位职责2、相关资料2.1、物业公司向物价主管部门提出的小区物业管理综合服务收费备案报告2.2、小区住户物业收费台帐(拟以各幢单位设定)1、房屋档案资料1.1、小区房屋总平面图1.2、小区地下管网竣工图1.3、小区房屋数量、种类、用途统计表1.4、房屋建造、结构、电气、管道、给排水、消防等竣工图(以幢为单位分别卷盒归档)2、共用设施设备档案资料2.1、小区专变、泵房、消防、电梯等主要设施、设备均统一设立台帐2.2、小区专变设计、土建、设备安装、调试相关资料，变配室主要设备产品合格证，使用说明等2.3、泵房设计、土建、设备安装、调试相关资料，各类水泵、水泵控制柜等设备的产品合格证、使用说明书等2.4、消防设施设备：风机、总线联动控制器、烟感探测器、喷淋、火灾控制器、灭火按钮、联动模块等设施的产品合格证、质保单、使用说明书等，并采集相关设施的操作方法，编码对应表及消防联动逻辑关系等资料2.5、电梯：有生产厂家的用房手册、安装合格证、产品合格证、验收检验报告、安全检验合格证等1、住户档案1.1、开辟公司签发的交房通知单、住户入住情况登记表、房屋接交单。

物业服务企业档案分类

物业服务企业档案管理分类1.档案分类框架2.档案分类明细物业服务企业档案分类行政管理人力资源管理品质管理工程管理物业服务（项目留存档案）经营管理市场拓展品牌管理财务管理维修资金历史使用资料档案历史使用资料每次从申请维修资金开始到使用结束的整套资料1.房屋专项维修资金使用申请（立项）表复印件2.物业公司营业执照、经办人委托书、经办人身份证复印件（若成立业主委员会需要有业主委员会委托书）3.维修部位的现场照片、影像4.维修和更新、改造方案复印件及公示影像照片5.维修和跟新、改造方案书面确认结果及维修和更新、改造方案书面确认明细表的复印件及公示影像照片6.若有第三方审价的需保存预算咨询报告复印件7.比选维修施工单位结果复印件及公示影像、照片（公开招标的需存档招标公告、招标文件、中标通知书复印件及开标现场影像、照片）8.维修前书面材料公示证明复印件9.市维修基金管理中心出具的使用申请受理通知单原件10.维修和更新、改造项目施工合同原件11.若有主要材料变更的需留存施工主要材料变更清单复印件及公示影像照片12.施工过程中的现场影像照片13.若有隐蔽工程的需留存隐蔽工程验收记录复印件及公示影像照片14.竣工后的现场影像照片15.竣工验收和结算报告复印件及公示影像、照片16.维修后书面材料公示证明复印件17.物业公司收到维修资金使用款的收据复印件（若委托施工单位收款，需留存收款委托书和施工单位收到维修资金使用款的收据复印件）18.维修施工单位出具的发票复印件19.市维修金金管理中心打印的本次维修费用业主实际分摊和自筹明细物业公司项目档案分类物业服务档案（项目档案）基础管理档案综合管理物业项目各类管理制度、应急预案、工作流程1.体系文件制度2.应急预案3.应急预案演练记录。

物管处各部门月报表及工作记录索引一览.doc

物管处各部门月报表及工作记录索引一览编制时间：2002年7月18日品味人生1、不管鸟的翅膀多么完美，如果不凭借空气，鸟就永远飞不到高空。

想象力是翅膀，客观实际是空气，只有两方面紧密结合，才能取得显着成绩。

2、想停下来深情地沉湎一番，怎奈行驶的船却没有铁锚;想回过头去重温旧梦，怎奈身后早已没有了归途。

因为时间的钟摆一刻也不曾停顿过，所以生命便赋予我们将在汹涌的大潮之中不停地颠簸。

3、真正痛苦的人，却在笑脸的背后，流着别人无法知道的眼泪，生活中我们笑得比谁都开心，可是当所有的人潮散去的时候，我们比谁都落寂。

4、温暖是飘飘洒洒的春雨;温暖是写在脸上的笑影;温暖是义无反顾的响应;温暖是一丝不苟的配合。

5、幸福，是一种人生的感悟，一种个人的体验。

也许，幸福是你风尘仆仆走进家门时亲切的笑脸;也许，幸福是你卧病床上百无聊赖时温馨的问候;也许，幸福是你屡遭挫折心灰意冷时劝慰的话语;也许，幸福是你历经艰辛获得成功时赞赏的掌声。

关键的是，你要有一副热爱生活的心肠，要有一个积极奋进的目标，要有一种矢志不渝的追求。

这样，你才能感受到幸福。

6、母爱是迷惘时苦口婆心的规劝;母爱是远行时一声殷切的叮咛;母爱是孤苦无助时慈祥的微笑。

7、淡淡素笺，浓浓墨韵，典雅的文字，浸染尘世情怀;悠悠岁月，袅袅茶香，别致的杯盏，盛满诗样芳华;云淡风轻，捧茗品文，灵动的音符，吟唱温馨暖语;春花秋月，红尘阡陌，放飞的思绪，漫过四季如歌。

读一段美文，品一盏香茗，听一曲琴音，拾一抹心情。

8、尘缘飞花，人去楼空，梦里花落为谁痛?顾眸流盼，几许痴缠。

把自己揉入了轮回里，忆起，在曾相逢的梦里;别离，在泪眼迷朦的花落间;心碎，在指尖的苍白中;淡落，在亘古的残梦中。

在夜莺凄凉的叹息里，让片片细腻的柔情，哽咽失语在暗夜的诗句里。

9、用不朽的“人”字支撑起来的美好风景，既有“虽体解吾犹未变兮”的执着吟哦，也有“我辈岂是蓬蒿人”的跌宕胸怀;既有“我以我血荐轩辕”的崇高追求，也有“敢教日月换新天”的豪放气魄。

物业管理档案明细索引

物业管理档案明细索引一、产权资料（一）产权关系资料1.建设工程开工许可证2.建设工程用地规划许可证3.商品房销售许可证4.商品房质量保证书5.总平面图6.启用地名通知及相关资料（二）工程资料1.竣工总平面图2.建筑施工、竣工图、给排水、暖通、电气、梯、泵等系统图纸3.竣工验收证明书4.暖通、电气、梯泵等设备使用说明书5.消防系统验收证明（三）交接记录1.接管图纸档案目录2.房屋交接验收单3.钥匙交接记录4.供水、暖通、电气、梯泵、卫星电视、智能管理、监控、消防等系统交接验收单（四）资料档案管理1.资料档案管理制度2.档案员岗位职责3.档案借阅制度4.档案借阅登记表二、专业化管理（一）公司合法经营资料1.公司法人营业执照2.公司资质证书3.公司营业收费许可证4.公司税务登记证（国、地）（二）管理机构1.岗位设置图2.组织机构设置图3.法人管理机构图4.物业管理机构设置图（三）员工管理1.企业员工花名册2.企业员工身份证、毕业证3.企业员工职称证书、培训结业证4.企业员工任职文件5.企业员工光荣册三、企业管理制度（一）内部管理1.企业管理规章制度汇编2.企业员工企业奖惩制度3.培训计划：年度培训计划4.培训记录：岗前、岗位5.企业员工公司培训考核情况6.企业年度工作总结7.企业年度工作计划8.企业年度财务状况9.企业文化（通报表扬、表扬信、照片档案）10.外来文件：⑴上级下发文件档案⑵上级主管部门下发有关物业管理文件⑶其他行业管理部门下发文件（二）业主管理1.小区业主档案2.小区功能介绍、小区管理办法3.入住公约4.业主公约5.住户手册6.大厦管理各项通知四、企业发展总体规划（一）总体规划：企业发展规划（二）申报评优：各种申报评优材料五、业主会档案（一）业主会成立资料1.关于成立业主会筹委会的通知2.业主会筹委会成员个人简历3.业主会筹委会会议记录4.业主会筹委会委员工作记录5.业主会业主代表登记表（二）首届业主大会1.首届业主会成立方案2.大会议程3.物业管理委托合同4.业主会章程5.业主公约6.业主大会通过的业主委员会成员的基本资料（三）业主会活动资料1.业主会对物业公司的工作认定2.物业公司与业主会沟通联系制度3.业主会活动经费帐目六、房屋维修、养护资料（一）房屋主体：房屋管理规定（二）维修养护1.房屋修缮管理规定2.来人来访（报修）登记表3.报修单及报修情况统计表4.维修回访记录表七、设备管理（一）台帐：机电设备台帐（二）管理制度1.维修中心组织机构图2.运行组人员职责3.维修组人员职责4.值班室管理规定5.配电房管理规定6.水泵房管理规定7.电气维修管理规定8.供水管理规定9.停、送电管理规定10.电梯机房管理规定11.电梯安全管理规定12.电梯安全操作规程13.电梯困人救援规程14.配电柜/控制柜保养记录15.水泵月保养记录16.水泵/电机半年保养记录17.风机半年保养记录18.配电室值班记录19.公共设施维修保养记录20.水池（水箱）清洗记录八、市政配套设施（一）协议1.供水协议2.供电协议3.保洁合同4. 排水协议5.设施分布示意图（二）交通管理1.交通标志图2.道路维修养护规定3.道路管理规定（三）车辆管理1.车辆管理规定2.大厦机动车清单3.机动车出入登记4.车场交接班制度（四）消防管理1.业主（住户）消防安全责任书2.消防重点点位图3.灭火器配置计划及配置情况4.消防施工图纸、平面竣工图5.消防系统设备移交单6.消防产品鉴定证书及产品合格证7.平面图及各种图纸8.消防专业知识培训合格证9.消防管理规定10.防火安全“三级”检查制度11.消防控制中心管理制度12.消防灭火流程及灭火应急规程九、保洁（一）环卫体系1.环卫设施概况及示意图2.环卫设施维修养护规程3.环境卫生管理规定4.标准化清扫保洁规定5.大厦清洁设备设施清单6.垃圾清运程序7.保洁机构示意图8.保洁员登记表9.道路清扫保洁程序10.保洁员清扫分工说明11.化粪井清吸记录表12.保洁领班职责13.保洁员职责（内、外）14.保洁员纪律15.地下室、天台、转换层保洁操作规程16.楼层通道保洁操作规程17.大厦保洁检验标准18.大厦消杀工作检验标准19.消杀记录十、保安管理（一）保安管理1.治安保卫管理规定2.保安员值勤制度3.巡逻岗位职责4.巡逻岗工作规程5.保安员交接班制度6.保安员交接班记录7.保安员巡视路线8.二十四小时保安规定9.保安员仪容仪表规定（二）人员管理1.保安队组织机构图2.队员花名册3.保安员职业道德规范4.保安员训练考核标准5.保安人员奖惩制度6.保安人员工作标准7.突发事件处理规定8.盗匪警处理规定9.保安警用器械管理规程及明细10.保安会议记录11.保安检查巡视记录12.物品搬出管理规定13.物品搬出登记十一、财务公开（一）管理规定：1.财务管理公开、监督制度2.管理费用使用规定3.管理费收缴规定（二）公开内容：1.物价局对小区物业费收费标准批文2.小区收费许可证3.有偿维修服务价目表十二、企业物资物料管理：1.办公设施管理台帐2.各部门购物申请表3.工程维修部成本管理台帐4.电工、保洁物料收发卡十三、业主档案：户情情况十四、住户回访记录1.业主征询意见表2.业主满意率统计表3.业主满意度管理办法4.业主投诉处理管理办法5.投诉处理记录6.业主财产保险7.收费统计报表8.社区文化建设（文章、照片资料）十五、设施设备开放记录计划、组织、签到、内容、反馈、整改、小结每月一次，照片留存十六、各类应急预案及演习十七、企业负责人、项目负责人月、周接待日制度公示内容、接待记录。

物业内业档案总目录

上德嘉信物业管理顾问（北京）有限公司内部研发资料，仅供参考
项目资料目录
资料；
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上德嘉信物业管理顾问（北京）有限公司内部研发资料，仅供参考
上德嘉信物业管理顾问（北京）有限公司内部研发资料，仅供参考
上德嘉信物业管理顾问（北京）有限公司
内部研发资料，仅供参考
护人员严格遵守操作规程与保养规范
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上德嘉信物业管理顾问（北京）有限公司内部研发资料，仅供参考
向上的社区文化活动
上德嘉信物业管理顾问（北京）有限公司内部研发资料，仅供参考。

物业管理档案的检索利用与保存

物业管理档案的检索利用与保存一、物业管理档案的检索(一)纸介质档案检索纸介质档案的检索工具种类很多，物业管理档案管理常用的检索工具有：目录、簿式索引、指南、卡片式检索工具等。

1．常用检索工具的编制方法(1)分类卡片目录分类卡片目录是根据档案分类的逻辑关系建立的目录体系。

这类目录的优点是系统性、灵活性高，但难度较大，需要一定的时间。

(2)专题卡片目录专题卡片目录是按某一特定的题目，将同一主题内容或属性的各类文献组合，以卡片形式提供档案室某一专题档案内容。

(3)主题卡片目录主题卡片目录是指以规范关键字、词组织档案相关内容的索引系统。

(4)名称索引名称索引是指以字母或其他文字排序方法的顺序将全宗内档案文件所涉及的单位按名称制作索引，以提供使用的索引编制方法。

2．档案提供利用的方式(1)档案检索的步骤和方式档案检索的一般步骤和方法是：分析应用需求，明确检索范围或根据索引的指引，查找到需要的档案文件。

(2)档案提供利用的方式档案提供利用的一般方式有：档案室阅读，外借，制作副本，向查阅者提供档案及档案检索专业知识与方法等。

(二)电子媒体档案检索电子媒体档案一般分为两类：一类是保存于电脑硬盘的文字和图形图像资料，这类资料一般是以数字形式存贮的；物业管理师资料：/kcnet610/ 物业管理师培训 /kcnet610/另一类是闭路视频监控设备产生的录像资料，一般以模拟形式存贮于录像磁带中。

尽管新的监控设备已将二者合一为硬盘数位形式存贮，但是目前仍有相当多的企业还在使用磁带方式存贮的视频监控系统，这类形式存贮的录像磁带与纸介质档案的存放方式相似。

各类软件的检索查询设计，目前无统一的检索查询形式。

二、物业管理档案的保存与安全(一)档案保存1．档案的保存价值和保存期限某个单份档案文件的价值是不能孤立鉴定的，应当从相互关联的一组档案文件来综合考虑档案的保存价值和保存期限。

例如，某物业在施工过程中有一份混凝土试块检测报告，单个来看也许并不显得有多重要，但从施工过程中产生的一系列文件来考虑的话，这一组文件完整地反映了施工过程中的基本情况，即使是在该物业投入使用多年之后，仍然可以透过这一组文件获得该物业在施工过程中的完整信息，因此，有必要将这份文件列入长期保存的档案中。

物业档案资料目录

物业管理档案资料目录序号12 3 4具体内容用地批准文件物业规划档案项目批准文件移交证明资料验收证明资料物业接管验收资料物业项目部专业化管理资料房屋本体维修基金管理房屋使用资料房屋使用及公众制度公众制度小区规划图建设用地规划许可证建设工程规划许可证施工许可证建造物命名、更名审批资料用水指标批文用电指标批文物业移交会议记要或者移交证明工程设备交接资料工程、设备技术资料交接清单房屋钥匙交接清单工程竣工验收证明消防验收资料环保达标(噪声)验收资料房屋验收表物业项目部简介物业项目部成立文件管理服务收费标准及批复停车场营业执照停车场组织机构代码证停车场税务登记证停车场收费许可证、价目表会所卫生许可证游泳卫生许可证当地房屋本体维修基金管理规定房屋本体维修基金管理制度三方返修合同本体维修基金收支账目 (放季度管理报告中)及使用审批手续房屋使用说明书房屋质量保证书业主手册市容和环境卫生管理条例业主公约精神文明建设公约消防管理规定装修管理规定室外广告、招牌管理制度56 78 业主委员会物业委托管理合同争创规划和实施方案管理制度及工作标准业主委员会筹建及成立资料争创规划方案实施情况质量保证制度及工作制度收费管理制度安全管理制度维修管理制度环境管理制度客户服务管理制度筹建业主委员会的申请报告及批复筹建工作计划筹建委员会委员简介筹建委员会会议记要业主委员会委员自荐/推荐表业主委员会委员候选人简介业主大会通知及会议记要业主委员会选票、选举结果公告业主委员会备案申请报告 (附委员名单、业主委员会章程、业主公约、物业委托管理合同)及批复业主委员会公章刻制手续开辟商物业委托管理合同业主委员会物业委托管理合同争创优秀示范小区规划和实施方案成立争创小组的通知实施过程的相关资料争创工作总结公司质量管理体系文件标准政策法规清单标准政策法规物业项目部收费管理制度物业项目部财务公开监督制度控制中心管理制度无线电通讯设备管理制度空置房管理制度停车场管理制度非机动车辆管理制度停车场收费管理制度消防管理规定消防设施养护及使用规范防火岗位责任制维修服务承诺及回访制度房屋维修养护制度节能降耗管理制度设备机房管理制度保洁工具用品使用及管理方法绿化设备使用及管理制度保洁岗位责任制消杀类农药管理制度客户投诉处理、回访制度物业项目部值班制度接待参观来访管理制度商铺管理制度91011121314 人事、考核管理档案各类人员岗位资格证书服务人员仪容礼仪标准物业项目部自治机构及岗位职责办公自动化资料财务管理档案行政后勤管理制度人事资料员工培训记录员工考核记录礼仪标准财务管理制度财务收支情况公司人事行政管理制度文档资料管理制度信息工作管理制度工作例会制度办公室管理制度资料室管理制度培训室管理制度仓库管理制度食堂管理制度宿舍管理制度员工餐厅管理制度采购管理制度资产管理制度办公设备管理制度办公用品管理制度员工个人资料人事任免、调动记录年度培训计划月度培训计划培训签到表培训考核记录培训效果评估记录安全训练记录预案演习记录员工月/季度开合记录员工奖罚通知书持证上岗人员清单岗位资格证书复印件通用礼仪规范各岗位专业礼仪规范物业项目部组织结构图物业项目部岗位职责物业项目部办公自动化设备清单物业管理工作软件安装手册物业管理工作软件手册物业管理企业财务管理制度物业管理服务收费指导标准公司财务管理制度物业项目部收费管理制度物业项目部财务公开监督制度各类收费标准批文会计科目表季度管理报告收入成本明细账完税证1516171819竣工资料工程档案技术资料产权资料业主档案租户档案值班制度及记录竣工总平面图地下管网竣工图单体建造、结构、设备、附属配套设施竣工图绿化竣工图房屋种类、数量、用途的分类表设施设备安装、试验、调整、验收资料设施设备图纸、合格证明、使用说明的技术资料房屋及公用设施设备大中修、改造变更资料设施设备台账(设备管理软件)房屋产权清册管理用房产权证明商业用房产权证明及清册配套设施产权证明及清册土地使用权出让资料地界界桩放点报告入住通知书业主委托书业主及加糖成员等级资料委托银行代收款协议书房屋交付验收表钥匙(门禁卡)发放记录停车场车位租用协议书家庭服务协议书装修合同复印件装修施工单位资质证明装修申请表(附图纸)装修管理责任书装修施工人员登记表装修许可证装修现场监控记录房产证租赁许可证暂住人员登记资料租户管理协议书停车场车位租用协议书停车场服务协议书家庭服务协议书物业项目部值班制度工作信息记录本202122232425262728 客户服务档案客户意见调整资料维修服务资料各类标识清单房屋管理档案装修管理档案共用设施设备管理资料共用设施设备管理档案共用设施设备运行维护记录给排水系统维护保养给排水系统管理档案二次供水清洗资料供配电系统管理档案客户投诉处理、回访制度投诉/建议及处理回应投诉(建议/咨询)处理任务书客户来信业主恳谈会议记要客户意见调查表整改措施维修服务承诺及回访制度居家服务情况记录表开辟商制作的各类指示牌清单 (平面示意图、路标)物业项目部制作的各类标识清单房屋维修养护制度、记录空置房管理规定空置方检查记录装修管理制度外立面配件 (如：推拉闸、窗花、不锈钢防盗门、天顶遮阳棚、凉台遮阳棚、窗台遮阳棚)标准款式及安装要求设备维修保养责任制设备维护分工表设备档案卡维修工具清单设备年度检查记录公用设施检查记录公用设施保养维护记录电讯系统检查、维护保养记录停电/点/气/试消防通知书给排水系统检查记录给排水系统运行维护保养记录泳池、泳乐设施运行记录泳池、泳乐设施维护保养记录水景设施保养维修记录事故应急处理方案当地生活饮用水二次供水管理制度二次供水清洗消毒许可证二次供水清洗消毒人员上岗证二次供水设施清洗消毒合同二次供水水质检测报告二次供水设施清洗消毒记录暂时用电管理制度供配电系统检查记录2930313233 电梯系统管理档案小区封闭式管理档案安全管理档案安全防范措施消防管理档案电梯管理资料电梯维护养护记录安全管理资料安全工作记录安全工作检查记录消防管理资料消防应急方案消防工作记录消防系统运行维护记录发机电运行、维护养护记录供配电系统运行、维护保养记录停电应急处理方案电梯故障应急处理方案电梯准用证年检合格证电梯检查记录电梯系统维护保养记录电梯供方维护保养记录电梯供方维护保养评估记录来访人员登记表公司进出人员登记表物资搬运放行条安全岗位设置巡逻路线配置图巡逻签到点规划安全员装备清单控制中心交接记录安全员交接班记录安全员巡查记录暂住人员情况登记表拾遗物品登记表邮件签收记录夜间查岗计划安排表夜间查岗情况表治安事件应急预案应急预案演习记录紧急集合记录当地消防管理条例物业项目部消防管理制度消防设施清单消防设施分部平面图消防设施养护及使用规范小区义务消防队资质架构及职责义务消防队员名单防火责任制区域防火责任人分工消防作战示意图及岗位职责消防演习情况记录表消防安全知识宣传资料消防系统检查记录消防主机运行记录消防联动柜运行记录34353637383940 停车场管理档案非机动车辆管理档案保洁管理档案消杀服务档案商业网点管理档案宠物管理档案绿化管理档案停车场管理资料停车场管理记录保洁管理资料保洁工作记录绿化管理资料绿化工作记录消防主机/联动柜保养维修记录自动灭火系统保养维修记录消防管网系统保养维修记录消防器材保养维修记录方排烟送风系统保养维修记录当地停车场管理制度物业项目部停车场管理规定停车场车位清单租、售车位登记表停车卡发放记录停车场车辆情况登记表实处车辆异常情况登记表车辆收费情况登记表车辆进出凭证非机动车辆管理规定非机动车辆停放点位置图非机动车辆检查记录保洁工具清单保洁工作作业细则保洁人员分工表保洁岗位责任制保洁工具用品使用及管理办法保洁工作检查记录洗手间定时清洁记录供方保洁工作检查记录保洁服务供方工作评估报告消杀农药管理制度消杀工作记录消杀效果检测评估记录商铺管理规定租赁合同从业人员登记资料商户管理协议书商户消防管理协议书(如购买包括人股数、业主档案)当地限制养犬规定物业项目部宠物管理规定小区宠物登记表宠物管理宣传资料绿化工具清单绿化苗木清单绿化工作安排表绿化设备使用管理规定绿化设备保养维修记录绿化养护巡查周记表4142434445 社区文化活动档案经营管理档案行政管理档案后勤管理档案质量管理档案创建安全文明小区资料社区文化活动资料管理服务费收缴资料便民有偿服务档案政府部门来文集团来文公司往来文件物业项目部日常行政管理文件采购文件资料仓库管理记录内务管理记录质量推进活动资料文件资料管理记录质量控制记录突发事件处理记录钥匙管理记录创建安全文明小区申请创建方案创建工作总结社区文件活动计划社区文化活动通知社区文化宣传资料社区文化活动记录及效果评估社区文化活动影集或者录相新闻媒介报导剪辑管理费收缴统计表家政服务人员管理规定常规服务项目表长期家政服务清单物资申请供方评估服务评估物资出入库登记物资领用登记物资报废处理不合格物资处理其他内务检查记录物业项目部书籍清单其他活动课题活动记录活动考勤活动情况文件领用审批表文件资料存储清单文件发放签收表借阅登记表文件资料报废申请表内部质量审核报告不合格服务个案表预防措施报告突发事件处理记录表突发事件相关记录钥匙配置申请表钥匙清单钥匙使用登记表客户委托钥匙管理记录其他物业项目部签订的各类合同合同评审记录合同登记表其他其他质量记录46 合同管理档案。

物业管理档案主要内容归纳

13
临时动火申请表
14
装修单位现场巡查签到表
15
违章整改通知书
16
地库销售单据及蓝牙卡登记
17
门禁出入卡登记
18
钥匙领取签收表及托管承诺
19
治安消防平安责任书
物业管理档案主要内容
1、固定资产档案明细
2、设备档案及设施设备运行检修记录明细
3、物业维修记录档案
4、与第三方〔包括消防、电梯、门窗、广告及商业活动、垃圾清运等〕交接、售后及承诺情况。
5、工程档案：小区平面图、水电布置图、消防等
6、员工档案
7、物业日常工作记录档案〔包括会议记录、各类通知等〕
8、业主档案
座号：楼层单元业主姓名：Biblioteka 序号内容原/复印件
归档日期
份数
备注
1
入住通知书及流程单
2
购房合同、收据
3
业主身份证、营业执照
4
业主临时公约、承诺书
5
物业管理效劳协议
6
入户登记表
7
房屋〔室内〕验收移交表
8
装修申报表
9
室内装饰装修管理效劳协议
10
装修施工单位营业执照
11
装修施工单位资质
12
室内装修平面图、配电图

物业管理档案(全套)

物业管理档案(全套)简介本文档旨在提供一套完整的物业管理档案，以协助物业管理机构或个人进行高效的物业管理工作。

本档案包括以下内容：1. 物业规划文件- 物业规划报告：包括物业规划的目的、范围、计划和实施方案等，为物业管理提供指导。

- 用地规划文件：包括土地使用证明及用地规划、规划图纸等，确保物业符合土地规划要求。

2. 物业管理协议- 物业管理合同：详细规定物业管理机构与业主之间的权责、服务内容和费用等，确保双方的权益得到保障。

3. 物业维护记录- 维修记录：记录物业维修和保养情况，包括保养项目、时间、费用等，为未来的维修工作提供参考。

- 故障维修报告：记录物业设施故障维修情况，包括设备故障描述、维修方案和维修结果等，为提高设备运行效率提供数据支持。

4. 物业保险文件- 物业保险合同：记录物业保险的保险公司、保险金额、保险期限等详细信息，确保物业在意外情况下得到保障。

5. 政府相关文件- 证照文件：包括物业的营业执照、税务登记证等，保证物业合法经营。

- 安全检查合规文件：记录定期政府安全检查合规的情况，保证物业的安全运营。

6. 业主相关文件- 业主信息记录：包括业主姓名、联系方式等个人信息，便于与业主进行有效沟通。

- 投诉处理记录：记录业主投诉内容、处理过程和结果，确保对业主的合理投诉进行妥善处理。

7. 财务相关文件- 费用收据：记录物业收取的费用、收费方式、收费时间等，确保费用收支的合理性和透明度。

- 财务报表：包括年度财务报表、资产负债表等，为物业财务管理提供依据。

- 合同付款记录：记录与供应商签订的合同及付款情况，确保合同履行的合规性。

结束语本物业管理档案提供了一套完整的记录和管理物业所需的文件和信息。

它将有助于提高物业管理的效率、透明度和合规性。

建议在物业管理过程中，将这些文件进行规范化、备份、定期更新，以确保其有效性和可持续性。

物业档案管理内容

物业档案管理内容1物业管理档案内容：基础档案：建筑工程图纸资料、房屋附庸设备设施资料等；商家、客户或物业使用人档案；装修管理档案；维修运行档案；治安、消防、车辆管理记录；环境卫生、绿化清洁工作记录；信息受理、投诉与回访记录；员工聘用及培训记录；其他管理服务活动记录及档案；2 财务档案内容：会计凭证类；会计帐簿类；财务报告类；其他类。

2档案管理系统建立程序2.1档案收集：交接文据、移交目录、接收征集记录、档案来源和价值说明等。

2.2档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。

2.3档案鉴定：鉴定小组名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示、批复、清册等。

2.4档案保管：安全检查记录、抢救与修复情况、重点档案的特殊保护措施等。

2.5档案统计：档案收进、移出登记，档案基本情况统计、利用统计表等。

2.6档案利用：全宗指南、开放利用和控制使用范围说明、档案汇编、案例等。

2.7档案管理新技术的应用：缩微、复制、计算机辅助管理情况等。

3档案管理方法3.1系统收集，集中管理。

3.2实体管理——对档案进行归档（收集）、整理、鉴定、保管、统计等。

3.3信息管理——对档案内容信息的进行分析、检索、编码、提供和利用等。

3.4归挡文件排列-----归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。

3.5未及时整理归档的零散文件管理-----未及时整理归档的零散文件，可排在同一年度、期限、（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，并上述情况应在备考表中加以说明。

3.6归档文件装盒----将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

不同期限的不能装在同一盒内。

采用级别（问题）分类的，不同级别（问题）的文件资料不能装在同一盒内。

3.7电子文件与纸质文件共同保存保管---对需要作为档案保存的电子文件，一定要转化为纸质文件，与电子文件共同保存。

物业管理管理处档案资料目录

深圳市新安居物业管理有限公司管理处档案目录、基础管理:1-001 管理处档案目录1-002 公司规章制度（管理制度、岗位职责、工作流程、工作标准）1-003 物业管理合同1-004 小区基本信息（小区基本信息表、平面图）1-005 小区业主信息1-006 小区店铺信息1-007 小区车主信息1-008 员工档案资料（员工信息明细表、简历表、身份证复印件等）1-009 员工排班考勤表（排班表、考勤表、请假条）1-010 员工考核资料（奖惩记录）1-011 管理处会议记录（签到表、会议纪要）1-012 管理处培训记录（培训计划、培训方案、讲义、考试资料、签到、培训纪要）1-013 管理处工作计划及总结（工作计划表、月报表）1-014 管理处值班记录表1-015 小区日常巡查记录1-016 业主投诉记录表1-017 物品领用发放记录表1-018 住户满意度调查资料（通知、调查样表、调查统计、问题汇总、整改情况）1-019 通知文件资料（通知明细表、外发住户通知、内部通知）1-020 外来文件资料（外来通知文件）1-021 管理处财产登记表（管理处设备、保安设备、保洁设备、消防设备）1-022 应急预案1-023 合作企业资料1-024 管理处其他记录（岗亭消防器材检查表）、保安、消防、车辆管理:2-001 保安员值班表2-002 保安员交接班表2-003 保安员查岗表2-004 保安员巡逻签到表2-005 义务消防队资料（义务消防队组织架构、职责、人员名单）2-006 消防培训资料（消防培训计划、方案、实施记录）2-007 车位使用协议书2-008 车辆月卡信息表2-009 外来车辆登记表三、环境卫生管理:3-001 保洁管理资料（保洁分工表）3-002 保洁工作检查表3-003 保洁日常巡查记录3-004 定期消杀记录表四、公用设施设备管理:4-001 公共设施运行检查记录表（道闸、监控、路灯、视频门禁、沙井盖）4-002 公共设施维修保养记录表五、管理效益:5-001 票据管理记录表5-002 管理费收费统计表（包括住宅、商业、车辆等所有收费项目）5-003 每月收费明细表（每月缴费明细表、每月欠费明细表、每月收费率登记表等）5-004 •其他收费相关文件六、宣传资料6-001 宣传资料记录表（宣传栏、悬挂横幅、经营状况公布、宣传资料发放）七、专题资料:（存档管理处开展的各项专题工作的存档）。

物业管理档案目录(创优迎检)(1)

主目录档案盒标签内容档案盒内文件明细
档案盒编号
1.1.1土地使用证
1.1.2建设工程规划许可证
1.1.3销售许可证
1.1.4建设工程施工许可证
1.1.5建筑工程规划许可证
1.1.6总平面图
1.2.1交接计划和实施方案
1.2.2空调工程竣工图
1.2.3电力系统竣工图
1.2.4电气图
1.2.5智能化工程竣工图
1.2.6夜景照明工程竣工图
1.2.7幕墙工程竣工图
1.2.8室外广场铺装、照明详图
1.2.9内装工程竣工图
1.2.10建筑图
1.2.11结构竣工图
1.2.12消防工程竣工图
1.2.13给排水图
1.2.14结构施工图
1.2.15消防图纸
1.2.16消防资料
1.2.17公共区域验收汇总
1.2.18绿化收汇总表
1.2.19大堂资料类
1.2.20冷却塔相关资料物业管理档案目录（示范大厦）
1-11-2-11.1.产权资料
1.2.验收手续（一）
1 .基础管
理
备管理。

物业内业档案总目录

物业内业档案总目录一、引言二、项目基本信息档案2.1 项目规划方案档案2.2 项目建设许可证档案2.3 用地、土地性质档案2.4 建筑施工许可证档案2.5 绿化工程档案2.6 消防审批档案2.7 地下管线档案2.8 工程验收档案三、物业管理档案3.1 物业管理合同档案3.2 物业管理费收费档案3.3 物业费收费清单档案3.4 物业费收费凭证档案3.5 物业费收费核算档案3.6 物业服务标准档案3.7 物业服务投诉档案四、企业信息档案4.1 开发商资质档案4.2 物业公司资质档案4.3 企业营业执照档案4.4 组织机构代码证档案4.5 企业税务登记证档案4.6 企业法人代表身份证档案五、人事档案5.1 物业管理人员档案5.1.1 招聘简章及面试记录档案 5.1.2 任职通知书档案5.1.3 人员培训档案5.2 合同员工档案5.2.1 员工劳动合同档案5.2.2 聘用合同档案5.3.1 人事档案5.3.2 工资档案5.3.3 奖惩档案5.4 离职员工档案5.4.1 离职手续档案5.4.2 人事关系解除证明档案六、财务档案6.1 财务会计档案6.1.1 会计凭证档案6.1.2 收支票据档案6.1.3 会计账簿档案6.1.4 财务报表档案6.2 财务审计档案6.2.1 财务审计材料档案6.2.2 审计报告档案七、合同档案7.2 水务合同档案7.3 清洁合同档案7.4 保安合同档案7.5 设备维保合同档案 7.6 业主委员会合同档案 7.7 投资合同档案7.8 委托代理合同档案八、维修档案8.1 设备维修档案8.2 设施维修档案8.3 检修记录档案8.4 维修费用档案九、投诉处理档案9.1 业主投诉档案9.2 投诉处理记录档案 9.3 投诉处理结果档案十、安全管理档案10.1 应急预案档案10.2 安全培训档案10.3 安全检查档案10.4 安全事故档案十一、其他档案11.1 监控系统档案11.2 电梯管理档案11.3 车辆管理档案11.4 会议记录档案11.5 报修记录档案十二、总结以上即为物业内业档案的总目录，包括了各类档案的名称和类别。

物业管理工程部档案目录

（2）规划总平面图、
（3）道路规划图、
（4）竖向规划图、
（5）市政设施管网综合规划图、
（6）绿地规划图、
（7）详细规划说明书、
（8）环境预评价书；
4、与规划部门往来文件；（备注：所有资料、图纸要有相关批准部门加盖审批章）；
二、物业公司验收记录及问题处理情况；
三、物业公司收集资料；
1、小区竣工总平面图；
2、房屋总平面图；
3、地下管网图；
4、单体建筑、结构、设备安装程竣工验收证明材料；
7、供水、供暖的试压报告；
8、维修基金使用的记录（包括使用申请、批准及使用的各类票据）；
四、房屋及维修养护
1、房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善；
房屋及维修养护精品文档就在这里各类专业好文档值得你下载教育管理论文制度方案手册应有尽有精品文档设备维修保养计划排水管道雨水井化粪池定期清掏记录
物业管理工程部档案目录
一、规划建设住宅及配套设施档案
1、建设用地规划许可证；
2、建设工程规划许可证；
3、规划图纸（六图二书）：
（1）1/1000比例尺的现状图、
2、房屋、设备的基数；
3、房屋、设备普查资料；
4、有关设施、设备安装、使用和维护保养技术资料；
5、房屋、设备修缮资料；
6、房屋质量保证文件和房屋使用说明文件；
7、装修协议；
8、装修验收记录；
五、共用设备设施管理
1、大、中、小修和检查记录；
2、设施设备运行记录
3、房屋安全普查表（上年度和本年度）；
4、共用设施设备台帐；
13、供电管理措施（含超负荷用电管理的内容）；
14、设备定期保养记录；
15、设备维修记录；

物业管理档案主要内容

物业管理档案主要内容
1、固定资产档案明细
2、设备档案及设施设备运行检修记录明细
3、物业维修记录档案
4、与第三方（包括消防、电梯、门窗、广告及商业活动、垃圾清运等）交接、售后及承诺情况。
5、工程档案：小区平面图、水电布置图、消防等
6、员工档案
7、物业日常工作记录档案（包括会议记录、各类通知等）
8、业主档案
座号：楼层单元业主姓名：
序号
内容
原/复印件
归档日期
份数
备注
1
入住通知书及流程单
2
购房合同、收据
3
业主身份证、营业执照
4
业主临时公约、承诺书
5
物业管理服务协议
6
入户登记表
7房屋（室内）ຫໍສະໝຸດ 收移交表8装修申报表
9
室内装饰装修管理服务协议
10
装修施工单位营业执照
11
装修施工单位资质
12
室内装修平面图、配电图
13
临时动火申请表
14
装修单位现场巡查签到表
15
违章整改通知书
16
地库销售单据及蓝牙卡登记
17
门禁出入卡登记
18
钥匙领取签收表及托管承诺
19
治安消防安全责任书

物业公司物业管理档案分类目录

物业公司物业管理档案分类目录类别序号类别名称卷册编号档案名称页数/份数备注1.1文件资料管理1.1.1质量体系文件1.1.1.1质量手册工作手册1.1.1.2内审资料/外审资料1.1.1.3管理评审资料(质检报告)1.1.1.4质量记录清样1.1.1.5管理办法流程(作业指导书)1.1.2公司相关单位项目文件1.1.2.1公司发文1.1.2.2物业管理处、各部门上报公司文件1.1.2.3外来文件（上级部门、开发建设单位、相关单位）1.1.3证照法律法规收费标准1.1.3.1证照管理1.1.3.2法律法规及相关资料（见书目及卷内目录）基1.1.3.3收费标准1.1.4项目资料／创优资料1.1.5合同协议1.1.5.1物业管理合同一(1)前期物业服务协议(2)业主临时公约础1.1.5.2专项服务合同1.2基础技术资料管理1.2.1总平面图、平面图1.2.2竣工资料、竣工图1.2.2.1竣工资料1.2.2.2竣工图（）建筑竣工图1 管（2）结构竣工图（3）水施竣工图（）电施竣工图4（）设施竣工图51.2.3工程决算、竣工验收1.2.3.1供电系统1.2.3.2弱电系统理1.2.3.3电梯系统1.2.3.4给排水系统1.2.3.5消防系统1.2.4房屋权属清册（清册及房屋权属变更清单）房号对照一览表权属清册变更表1.2.5公共设施设备清单设施设备清单设施设备变更记录1.3业主档案1.3.1客户通讯录1.3.2业主档案分户资料1.3.2.1一期一单元（01—01）1.3.2.2一期二单元（01—02）1.4人力资源管理(1)人员花名册（2）个人培训计划（3）离职人员照片资料1.5标识资料管理2.1财务管理2.1.1主营业务收费情况(1)费用减免报告(2)年度财务现金预算编制底稿2.1.2财务联派工单统计情况(1)特约服务派工单（维修费）（2）特约服务派工单（临时抄水电表单子）（3）特约服务派工单（家政）2.1.3收费统计情况服(1)电费发票复印件(2)水电费催款通知书(复印件)？(3)水电抄表记录二务管2.1.4财务报表(见电子文档)(1)月财务工作目标报表(2)水电气应收应付统计表(3)住户入住变动情况表（4）财产物资申购表理2.1.5物资物品的管理(1)物资物品申购(2)库存材料盘点表(3)办公设施资料(清单/说明书清单)(4)入库单存根(5)出库单存根(6)钥匙管理2.2内部管理记录2.2.1项目内部发文（1）内部发文（2）发文签收表2.2.2计划总结(质量目标管理报告、个人工作计划)2.2.3会议纪要及内部沟通会议纪要内部通知、通报。