公司人事档案管理制度

合集下载

人事档案管理制度完整版

第一章总则第一条为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全，提高人事档案管理的科学化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，包括员工入职、离职、调动、晋升、培训等过程中的各类档案材料。

第三条公司人事档案管理工作遵循以下原则：（一）真实性原则：人事档案内容必须真实、准确、完整。

（二）保密性原则：人事档案属于个人隐私，必须严格保密。

（三）完整性原则：人事档案材料应当齐全，不得缺漏。

（四）安全性原则：人事档案保管应当安全，防止档案丢失、损坏、泄露。

第二章管理机构及职责第四条公司人力资源部负责公司人事档案的统一管理，设立人事档案管理岗位，配备专职档案管理人员。

第五条人事档案管理人员的职责：（一）负责公司人事档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

（二）负责档案材料的编制、统计、查询、报告等工作。

（三）负责档案库房的安全、保密工作。

（四）负责档案管理制度的宣传、培训和执行。

第三章档案收集与归档第六条员工入职时，应当提交以下材料：（一）身份证、户口簿、学历证书、专业技术资格证书等原件及复印件。

（二）入职申请表、劳动合同等。

（三）其他与入职相关的材料。

第七条员工离职时，应当提交以下材料：（一）离职申请表、离职证明等。

（二）离职原因说明。

（三）其他与离职相关的材料。

第八条档案归档应当符合以下要求：（一）按照档案材料的内容、时间、类别等进行分类。

（二）档案材料应当完整、齐全，不得缺漏。

（三）档案材料应当进行编号、登记、编目。

第四章档案保管与使用第九条档案保管应当符合以下要求：（一）档案库房应当保持清洁、干燥、通风，温度、湿度适宜。

（二）档案材料应当使用防潮、防蛀、防霉、防尘的包装材料。

（三）档案材料应当定期进行检查、维护。

第十条档案使用应当符合以下要求：（一）档案借阅应当办理借阅手续，登记借阅人、借阅时间、归还时间等。

公司人事档案管理规定制度大全

公司人事档案管理规定制度大全一、总则人事档案是公司对员工进行记录和管理的一项重要工作，旨在确保档案的完整性、准确性和保密性。

为规范公司的人事档案管理工作，促进员工个人发展和公司运营的有序进行，制定本《公司人事档案管理规定制度大全》。

二、档案管理责任1. 公司人力资源部门负责人担任全公司人事档案负责人，负责档案管理工作的组织协调和监督。

2. 各部门负责人负责本部门内员工档案的归档、查阅和更新，并及时向人力资源部门报告档案相关事项。

3. 公司员工也有责任妥善保管个人档案，并及时向人力资源部门提供更新的个人信息。

三、档案的归档和分类1. 档案材料的归档应按照员工个人信息的完整性、保密性和可查询性原则。

应包括员工个人基本信息、合同协议、培训记录、员工考核、薪酬福利记录等内容。

2. 档案应按照员工姓名、工号、部门等信息进行分类和组织，方便查询和管理。

四、档案的存储和保管1. 档案应存放在封闭、防火、湿度适宜、安全可靠的场所，禁止将档案材料随意带离办公场所。

2. 档案室应有专门人员进行管理和保管，定期检查档案的完整性和状态，并做好档案的防火、防潮、防虫等工作。

3. 档案的电子存储应采取备份和加密措施，确保档案信息的安全性。

五、档案的查阅和调取1. 员工有权查阅自己的档案，但需提前预约，并在档案室的工作人员的监督下进行查阅。

2. 非员工本人的档案查阅需经过严格的审核和授权，并由档案室的工作人员在规定场所进行查阅。

3. 档案的调取应由人力资源部门或相关部门提出申请，经过审批后方可调取，并在调取后及时归还档案。

六、档案的保密和安全1. 档案室的工作人员需签署保密协议，并接受保密培训，严禁泄露和篡改档案信息。

2. 档案的复印和打印需经过授权，并有记录，严禁私自复印和打印档案材料。

3. 公司将对异常操作和违规行为进行调查和处理，涉及严重违纪的将给予相应的纪律处分。

七、档案的保管期限和销毁1. 员工离职后，档案将保留至其离职文件袋的保管期满后一年，期满后将销毁档案纸质和电子材料。

公司人事档案管理制度

公司人事档案管理制度第一章总则第一条为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的完整性、真实性、保密性和有效性，保障公司和员工的合法权益，特制定本管理制度。

第二条本管理制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作。

第三条公司人事档案管理工作应遵循便利性、实用性、保密性和规范性原则。

第四条全体员工应自觉遵守本管理制度的规定，依法、规范、及时、准确地履行人事档案管理职责。

第二章人事档案的种类第五条公司人事档案包括基本档案、任职档案和退休档案。

1.基本档案是指员工在公司入职后，首次建立的、记录员工个人基本信息的档案，包括员工基本信息、家庭成员、教育经历、工作经历等。

2.任职档案是指员工在公司任职期间形成的记录员工工作情况和表现的档案，包括员工绩效考核、晋升晋级、处分记录等。

3.退休档案是指员工离退公司后形成的记录员工退休情况和享受待遇的档案，包括员工退休时间、退休工资、退休福利等。

第三章人事档案的管理第六条公司应设立专门的人事档案室，负责公司人事档案的管理工作，确保人事档案的安全、保密和完整性。

第七条公司应建立健全的人事档案管理制度和文件管理制度，明确人事档案的管理权限和流程，规范人事档案的存档、借阅和使用。

第八条公司应及时更新员工的人事档案，确保工作变动、奖惩等信息的及时记录和归档。

第九条公司应加强对人事档案的保密管理，严格控制档案的查阅权限，禁止未经许可的查阅和泄露人事档案信息。

第十条公司应建立档案条码或电子档案系统，方便对人事档案的管理和检索。

第四章人事档案的归档和销毁第十一条公司应设立人事档案的存档期限和销毁标准，根据相关法律法规和公司规定，明确人事档案的归档和销毁时限。

第十二条员工离职后，公司应及时将其人事档案进行归档处理，妥善保管并进行备份。

第十三条人事档案存档期限为员工离职后7年，满7年后应将人事档案进行销毁处理。

第五章附则第十四条本管理制度自颁布之日起实施，如有需要修改，须经公司领导同意后方可生效。

公司人事档案管理办法规章制度（5篇）

公司人事档案管理办法规章制度一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定1、基础管理1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。

在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。

材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗____年止)。

____人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

公司人事档案管理办法规章制度范文(3篇)

公司人事档案管理办法规章制度范文一、总则1.为规范公司人事档案管理工作，维护员工合法权益，提高管理效率，制定本办法。

2.本办法适用于公司所有现职员工的档案管理工作。

3.公司人事部门负责制定具体的操作细则，并进行监督和指导。

二、档案管理主体1.公司人事部门负责公司所有员工档案的建立、管理和维护工作，并负责相关政策的制定。

2.各部门负责员工档案的资料收集和整理，确保档案的完整和准确。

三、档案的建立和整理1.员工入职时，人事部门应按照规定的表格，将其个人信息及相关证件的复印件整理成档案，并存档。

2.员工离职时，人事部门应将其档案整理归档，并注明离职日期。

3.员工升职、调岗、晋升等情况，人事部门应及时修改档案并归档。

四、档案的保管1.员工档案应妥善保管，不得随意转交、遗失、毁坏或篡改。

2.公司人事部门应设定档案管理系统，确保档案信息的机密性和安全性。

3.公司人事部门应定期对档案进行备份，并存放在相应的备份设备中，防止数据丢失。

五、档案的使用和查询1.员工有权查阅自己的档案，但不得随意复制或将其提供给他人。

2.他人查阅员工档案，应得到员工本人的授权，并按照公司规定的程序进行。

3.人事部门应及时、准确地提供员工档案的查询服务，保障员工合法权益。

六、档案的保密1.人事部门应严格遵守国家、地方和公司相关法律、法规、规章制度，确保员工档案信息的保密。

2.人事部门不得将员工档案信息泄露给他人，不得将其用于违法活动。

七、违规处理1.任何单位和个人不得违反本办法的规定行事，否则将面临相应的纪律处分。

2.对于故意篡改、毁坏员工档案或泄露员工档案信息的行为，公司将追究法律责任。

八、附则1.本办法自发布之日起生效。

2.本办法的解释权归公司人事部门所有。

3.对于本办法未涉及的事项，可由公司人事部门另行制定相应的规定和流程。

本办法的制定旨在规范公司人事档案管理工作，保护员工的合法权益，提高管理效率。

在实际操作中，人事部门应严格按照本办法的要求，进行档案的建立、整理和保管。

人事档案管理制度

人事档案管理制度一、制度目的为规范公司人事档案管理，保障员工权益，使公司人事档案管理工作科学有序、质量高效。

二、适用范围本制度适用于所有进入公司劳动合同的工人、职员、管理人员，以及临时工，不包括兼职人员。

三、制度内容1. 建档原则1.身份真实：要求所有员工提供真实有效的身份证件。

2.完备准确：确保档案资料齐全、准确、不遗漏。

3.按时录入：在入职日起十个工作日内将资料完整录入电子系统。

2. 档案保管1.电子档案存储：使用公司提供的电子档案管理系统，将员工档案信息录入电子档案库中。

2.纸质档案存储：纸质档案按月份分类存储，置于专用文件柜中，并进行全面保密。

3. 档案查询使用1.需求范围：员工可以随时向人事部申请查阅个人档案，管理层可以向人事部申请查阅员工档案。

2.使用方式：员工可以书面或者口头申请，管理层可以采用口头或者书面申请，人事部查阅后向申请人提供答复。

4. 档案审核1.档案审核：在员工离职时，人事部门必须对员工档案进行归档审核。

2.审核结果：审核结果应在三个工作日内反馈员工，并将离职员工档案进行归档处理。

5. 档案合规性1.内部审查：公司人力资源部门需要定期对员工档案进行内部审查，确保每位员工档案信息合规。

2.外部审查：定期进行公司的外部审查，避免违规情况的发生。

四、档案保密1.档案保密原则：人事部门要加强保密工作，确保员工档案信息不泄露，员工的个人隐私得到充分保护。

2.保密措施：所有工作人员必须签署保密协议，并接受保密培训，严格遵守保密规定，防止档案信息被泄露。

五、制度执行1.人事部门负责制定本制度并定期进行检查和修订；2.全体工作人员应严格遵守本制度，凡违反本制度者，人力资源部门将依法按规定进行处理。

六、制度解释1.解释权：本制度由公司人事部门负责解释。

2.修改权：公司人事部门有权修改、调整、完善本制度。

所有修改的内容，将在工作人员范围内通知公告。

修改后的内容自发布之日起即可执行。

以上是公司的人事档案管理制度，希望大家能够认真遵守，确保公司的人事档案管理工作正常进行。

一般公司人事档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司人事档案管理，确保人事档案的完整、准确、安全，充分发挥人事档案在公司人力资源管理工作中的作用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工的档案管理。

第二章管理原则第三条人事档案管理遵循安全、保密、准确、完整、高效的原则。

第四条人事档案实行集中统一管理，专人负责，确保档案的完整性和安全性。

第三章管理范围第五条本制度管理的人事档案包括：1. 员工个人基本信息档案；2. 员工劳动合同、聘用协议等；3. 员工工资、福利、奖金等薪酬档案；4. 员工培训、考核、奖惩等绩效档案；5. 员工社会保险、公积金等福利待遇档案；6. 员工离职、退休等手续档案。

第四章管理职责第六条公司人力资源部负责公司人事档案的统一管理，具体职责如下：1. 制定人事档案管理制度，并组织实施；2. 指导各部门做好人事档案的收集、整理、归档工作；3. 负责人事档案的保管、借阅、查询等工作；4. 定期对人事档案进行整理、归档，确保档案的完整性和准确性；5. 对人事档案进行保密，防止档案泄露。

第七条各部门负责人负责本部门人事档案的收集、整理、归档工作，具体职责如下：1. 收集、整理本部门员工的人事档案资料；2. 及时将人事档案资料报送人力资源部；3. 配合人力资源部做好人事档案的借阅、查询等工作；4. 对本部门人事档案进行保密，防止档案泄露。

第五章管理程序第八条人事档案的收集：1. 员工入职时，各部门负责收集员工个人基本信息、劳动合同等资料；2. 员工入职后，各部门负责收集员工的薪酬、绩效、福利等资料。

第九条人事档案的整理：1. 按照档案类别和顺序进行整理；2. 对档案资料进行编号、分类、归档。

第十条人事档案的保管：1. 严格按照档案管理制度进行保管；2. 定期对档案进行检查、维护，确保档案的完整性和安全性。

第十一条人事档案的借阅：1. 借阅档案需经主管领导批准；2. 借阅档案时，需填写借阅单，注明借阅目的、期限；3. 借阅档案后，应及时归还。

公司人事档案事管理制度

一、目的为确保公司人事档案的完整性、安全性，提高档案管理的效率和准确性，规范人事档案的使用，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，包括但不限于员工入职、在职、离职等各个阶段产生的档案资料。

三、职责1. 人力资源部：- 负责制定和实施本制度；- 负责人事档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；- 定期对人事档案进行清理、检查和更新；- 对外提供人事档案查询服务。

2. 各部门：- 负责提供员工人事档案的相关资料；- 负责本部门员工人事档案的日常管理工作；- 配合人力资源部完成人事档案的收集、整理和归档工作。

3. 员工：- 主动配合人力资源部提供真实、完整的人事档案资料；- 依法使用和保管个人的人事档案。

四、档案管理要求1. 档案资料：- 人事档案资料应真实、准确、完整；- 严禁伪造、篡改、销毁档案资料。

2. 档案保管：- 人事档案应存放在安全、通风、防潮、防尘、防盗的档案室；- 严格执行档案查阅、借阅制度，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。

3. 档案归档：- 档案资料应按照档案类别、时间顺序进行归档；- 档案归档时应填写《人事档案归档登记表》。

4. 档案销毁：- 人事档案的销毁应严格按照国家有关规定和公司内部规定执行；- 档案销毁前，应进行审核、登记，并报请公司领导批准。

五、档案使用1. 查阅：- 任何单位和个人查阅人事档案，必须填写《人事档案查阅申请表》；- 查阅人应出示有效证件，并说明查阅目的；- 查阅档案时，应遵守保密规定，不得泄露档案内容。

2. 借阅：- 任何单位和个人借阅人事档案，必须填写《人事档案借阅申请表》；- 借阅人应出示有效证件，并说明借阅目的；- 借阅档案时，应遵守保密规定，不得泄露档案内容；- 借阅期限一般为一周，如需延长，应重新办理借阅手续。

六、附则1. 本制度由人力资源部负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

通过本制度的实施，旨在规范公司人事档案管理工作，提高档案管理的质量和效率，为公司发展提供有力保障。

人事档案管理制度范文(4篇)

人事档案管理制度范文标题：人事档案管理制度范本一、目的本制度旨在确保组织人力资源档案管理工作的规范化、科学化，维护员工个人隐私与信息安全，提高人力资源管理水平，促进组织快速发展。

二、适用范围适用于本组织所有员工的人事档案管理工作。

三、职责与权限1. 人力资源部- 负责制定和修订人事档案管理制度。

- 组织实施人事档案的全过程管理和归档工作。

- 提供各类人事档案查询服务。

2. 各部门- 配合人力资源部做好相关人事档案管理工作。

- 将员工相关信息及时提供给人力资源部。

四、档案的建立与归档1. 新员工入职档案- 新员工入职时，人力资源部制作入职档案，并收集和整理入职人员的相关资料。

- 新员工入职档案包括但不限于合同、身份证、学历证书等。

- 入职档案需在入职后两个工作日内完成归档。

2. 员工的业务档案- 员工的业务档案包括任职信息、晋升记录、奖惩记录等。

- 各部门需将员工的相关业务档案及时提供给人力资源部。

- 业务档案需在发生变更后的五个工作日内完成归档。

3. 员工离职档案- 员工离职时，人力资源部将员工离职档案归档，并保留一定的保存期限。

- 离职档案包括离职手续材料、毕业证书等。

- 离职档案需在员工离职后五个工作日内完成归档。

五、档案的保存与安全1. 档案的保存- 人力资源部应建立完善的档案室，并设立相应的档案管理人员。

- 档案应按照统一的分类、编号、归档与检索方法进行管理。

- 档案的存储采取纸质与电子化相结合的方式，并备份档案数据。

2. 档案的安全- 档案室应设有专门的防火、防盗、防湿等设施设备。

- 档案室应设置门禁，仅授权人员可以进入。

- 人力资源部应严格控制档案的访问权限，确保档案的安全性。

六、档案的查询与调阅1. 查询- 员工可以向人力资源部提出档案查询申请，注明查询目的和内容。

- 人力资源部应根据员工的查询申请，提供相关档案的查询服务。

2. 调阅- 组织内其他部门需要调阅员工档案时，应向人力资源部提出调阅申请。

公司人事档案管理制度

公司人事档案管理制度公司人事档案管理制度一、概述公司人事档案管理制度是为规范公司人事档案的建立、整理、保管和使用等过程，确保人事档案的完整性、准确性和安全性，维护员工和公司的合法权益，提高人力资源管理的科学性和高效性而制定的。

二、档案建立1. 人事档案的范围和内容人事档案的范围包括招聘、录用、绩效考核、培训等所有与员工相关的资料。

人事档案的内容应包括员工的个人基本信息、学历、工作经历、合同协议、绩效考核记录、晋升、奖惩等有关信息。

2. 档案管理责任及流程人事部门负责公司全体员工的档案管理工作，其中包括员工档案的建立、整理、保管和使用等环节。

人事部门应建立严格的流程，确保档案的准确性和时效性。

3. 档案建立的流程和要求员工入职后，人事部门应在规定时间内收集并建立员工档案。

员工个人应提供真实、完整和准确的个人资料，包括身份证、毕业证、工作经历等证明文件。

人事部门应按照流程对这些材料进行核实，并将其归档。

三、档案整理1. 档案整理的原则和方法档案整理的原则是按照时间顺序和相关性对档案进行分类和整理。

人事部门应制定档案整理的具体方法和步骤，并保持档案的完整性和准确性。

2. 档案整理的任务分工和流程人事部门应根据公司规模和人数确定档案整理的任务分工和流程。

可以将档案分为不同的类别，由不同的人员负责整理和归档。

四、档案保管1. 档案保管的目的和要求档案保管的目的是确保档案的安全和有效使用。

档案应妥善保管，防止遗失、损坏或泄露，并按照规定的时间保留期限进行保存。

人事部门应制定档案保管的要求和措施，确保档案的安全性。

2. 档案保管的责任和措施人事部门及相关人员对档案的保管负有责任。

保管人员应按照规定的要求和措施进行档案的保管，包括使用锁柜、防潮、防火等措施，并定期检查档案的完整性和安全性。

五、档案使用1. 档案使用的范围和条件档案的使用范围限定于有关人事、劳动合同、绩效等与员工和公司产生直接关系的工作。

其他部门和人员需提出申请，并经过相关部门的批准后方可使用档案。

人事档案管理八项制度范本

人事档案管理八项制度范本以下为人事档案管理八项制度的一个范本，供参考：一、档案管理机构的建立1. 根据公司规模和需要，设立专门的人事档案管理机构。

2. 人事档案管理机构负责编制、归档、保管和使用人事档案。

3. 人事档案管理机构应配备有专职人员，具备相关的知识和技能。

二、档案编制与归档1. 根据公司的招聘、聘用、培训等过程和要求，对员工的档案进行编制。

2. 档案的编制应包括基本信息、聘用合同、培训记录、晋升记录等内容。

3. 档案归档时，应按照固定的程序和标准，确保档案的完整性和可检索性。

三、档案保管1. 档案应存放在安全、防火、防潮的环境中，防止档案的遗失和损坏。

2. 档案保管人员应定期检查档案的完整性和安全性，及时修复和更新档案。

四、档案借阅和使用1. 档案的借阅必须符合相关制度和审批程序，必须经过授权才能借阅。

2. 档案的使用应遵守法律法规和公司的规定，严禁泄露和私自使用档案。

五、档案销毁1. 档案的销毁应按照一定的周期进行，不得随意销毁档案。

2. 档案销毁时，应经过相关部门的审批，并由专人进行销毁操作，确保档案的安全性。

六、档案的转移和交接1. 档案转移和交接应按照公司的规定和流程进行，确保档案的连续性和完整性。

2. 档案转移和交接时，应制作详细的记录和清单，确保档案的准确性和一致性。

七、档案管理的评估和改进1. 定期对档案管理工作进行评估，发现问题和不足进行改进和完善。

2. 根据评估结果，及时修订和完善档案管理制度，并向相关人员进行培训和宣传。

八、档案管理的监督和纠正1. 建立相应的监督机制，对档案管理工作进行监督和检查。

2. 对档案管理工作中的违规行为进行纠正和处理，确保档案管理的规范和有效性。

公司人事档案管理办法规章制度范文

公司人事档案管理办法规章制度范文一、目的与依据为规范公司人事档案的管理，确保人事档案的完整、安全和可查询性，提高公司人事管理的效率和质量，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本办法。

二、适用范围本办法适用于公司内所有人事档案的管理，包括员工入职、调动、离职等各类人事变动的档案管理。

三、管理责任1. 公司人力资源部门负责人负责全面的人事档案管理工作，包括档案的整理、归档、存储和销毁等。

2. 各部门负责人负责本部门员工的人事档案管理，并确保档案的及时更新和准确完整。

四、档案存储与归档1. 人事档案存储的形式可以是纸质档案、电子档案或两者结合，根据具体情况进行选择。

2. 纸质档案应按照员工姓名、工号、部门等信息进行分类存储，并标明存放位置和责任人。

3. 电子档案应建立统一的命名规范和文件夹管理制度，确保档案的统一性和可检索性。

4. 所有人事档案必须通过授权的渠道进行存储和归档，未经许可禁止私自复制、转移档案。

五、档案的更新与维护1. 员工入职时，应按照规定的程序提交相关入职材料，包括身份证复印件、学历证明、就业协议等，并及时归档。

2. 员工调动、晋升等人事变动时，应及时更新档案中的信息，并保留原始材料以备查阅。

3. 员工离职时，应进行离职手续，并按照规定的程序进行档案的整理和归档工作。

4. 所有的档案更新和维护必须由专人负责，并确保及时性和准确性。

六、档案安全与保密1. 人事档案必须妥善保管，严禁私自带离档案房间或移交给其他人员，确保档案的完整性和安全性。

2. 纸质档案应存放在安全的档案柜中，电子档案应有专用的存储设备，并设置密码保护和权限管理。

3. 涉密档案应按照国家的相关规定和公司的保密制度进行管理，确保档案的机密性和保密性。

七、档案查询与利用1. 员工有权查阅自己的档案，提出合理的请求，并经过授权后进行查阅。

2. 其他人员查询档案时，应提出申请并说明查询的目的和理由，并经过授权后进行查阅。

公司档案的管理制度范本（精选14篇）

公司档案的管理制度范本公司档案的管理制度范本公司档案的管理制度范本（精选14篇）在不断进步的社会中，越来越多人会去使用制度，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。

我们该怎么拟定制度呢？下面是小编收集整理的公司档案的管理制度范本（精选14篇），欢迎大家分享。

公司档案管理制度1一、目的为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。

二、范围本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

三、职责3.1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

3.2 人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。

外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

3.3 集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

3.4 集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。

四、人事档案管理的内容4.1 员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。

归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。

4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。

二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。

单位人事档案管理制度

第一章总则第一条为加强单位人事档案管理，规范人事档案工作，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及国家有关人事档案管理的政策和规定，结合本单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的全体员工，包括正式员工、合同制员工、临时员工等。

第三条人事档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保人事档案内容的完整性，不得随意删除、修改或遗漏。

2. 准确性原则：确保人事档案信息的准确性，及时更新员工信息。

3. 安全性原则：确保人事档案的安全，防止档案遗失、损毁和泄密。

4. 利用性原则：确保人事档案的有效利用，为员工个人和单位提供信息服务。

第二章职责与分工第四条人事档案管理工作由单位人事部门负责，具体职责如下：1. 制定和实施人事档案管理制度；2. 组织人事档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁；3. 对人事档案进行定期检查、清点和鉴定；4. 对外提供人事档案查询服务；5. 对违反人事档案管理规定的行为进行处理。

第五条各部门负责人对本部门员工的档案管理工作负直接责任，具体职责如下：1. 指导、监督本部门员工人事档案的收集、整理和归档工作；2. 确保本部门员工人事档案的完整性和准确性；3. 对本部门员工人事档案进行定期检查，发现问题时及时上报人事部门。

第三章档案收集与整理第六条人事档案的收集范围包括：1. 员工的履历表、学历证明、资格证书、专业技术职称评定材料等；2. 员工的劳动合同、薪酬福利、奖惩、考核等材料；3. 员工的培训、进修、交流、考察等材料；4. 员工的退休、离职、病退等材料；5. 其他与员工个人和单位有关的材料。

第七条人事档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照档案内容性质、时间顺序、重要程度等进行分类整理；2. 编号排序：为每份档案编制编号，并按照编号顺序排列；3. 档案装订：采用统一的档案装订格式，确保档案的整洁、美观和耐用；4. 照片粘贴：在档案封面粘贴员工近期免冠照片。

公司员工档案管理方法与制度范文(三篇)

公司员工档案管理方法与制度范文公司员工档案管理是指对员工的个人信息、工作记录、培训记录等资料进行收集、归档、保管和管理的一系列制度和流程。

下面是一些常见的公司员工档案管理方法和制度：1. 档案管理流程制度：制定明确的员工档案管理流程，包括档案建立、更新、归档和销毁等环节的具体步骤和责任人。

确保每个环节都有明确的操作规范，防止档案信息的丢失和混乱。

2. 档案建立规范：员工入职时，应建立个人员工档案并进行登记，包括个人基本信息、合同信息、身份证明、照片等。

同时，还要建立个人工作记录、绩效评定、培训记录等档案，以便于记录员工的工作历程和发展情况。

3. 档案更新和归档：及时更新员工档案信息，如个人信息变更、合同续签、晋升调整等，并做好档案归类和整理工作，确保档案的有序和完整。

4. 档案保管制度：建立安全可靠的档案保管制度，确保员工档案的机密和完整性。

档案应存放在专门的档案室或保险柜内，需要有专人负责档案的保管和查阅，并定期进行档案盘点和核对。

5. 档案查阅和利用：制定档案查阅制度，规定档案的查阅权限和流程。

员工可以通过内部申请，经过相关部门批准后，有权查阅自己的档案资料。

档案的利用应遵守相关法律法规和公司规定，不能被未经授权的人员随意使用。

6. 档案销毁程序：建立档案销毁程序和周期，对于已经到期或无效的档案及时进行销毁处理。

销毁时要采取安全防范措施，确保档案信息不被泄露。

7. 档案电子化管理：通过信息化手段，将员工档案电子化管理，方便档案的存储、检索和利用。

同时，也可以提高档案管理的效率和准确性。

总之，公司员工档案管理方法和制度的建立是为了确保员工档案的管理规范、安全可靠、便于查阅和利用。

通过科学的管理，可以提高公司对员工信息的保密性和便捷性，为公司的人力资源管理提供有效的支持。

公司员工档案管理方法与制度范文（二）1. 简介公司员工档案是对员工的个人信息、工作经历、培训记录等进行记录和管理的重要文件。

良好的员工档案管理方法和制度可以帮助公司更好地管理员工信息，提高工作效率和保护员工隐私。

公司人事档案管理制度

公司人事档案管理制度1. 目的和背景为了规范公司的人事档案管理，确保公司人力资源的有效利用和保护员工的合法权益，制定本制度。

2. 适用范围本制度适用于公司所有部门和员工，包括全职员工、合同员工和临时员工。

3. 管理标准3.1 档案管理责任1.人力资源部负责公司人事档案的管理工作，包括档案的建立、归档、保管和销毁。

2.各部门负责自身员工的档案管理，协助人力资源部完成档案工作。

3.2 档案建立1.每位员工入职时，应填写《员工信息登记表》，并提供有效的身份证明、学历证明、职称证书等相关证件。

2.人力资源部应及时将员工的个人信息录入系统，并建立员工的电子和纸质档案。

3.3 档案归档1.档案应按照员工的姓名和工号进行归档，并标明归档日期。

2.纸质档案应存放在安全、防火、防潮的地方，电子档案应存放在受密码保护的系统中。

3.4 档案保管1.人力资源部门应对档案进行保管，并定期检查档案的完整性和安全性。

2.未经批准，任何员工不得私自查阅、复制或篡改他人的档案。

3.5 档案查询和使用1.员工有权查询和使用自己的档案，但需提前书面申请，并由上级经理批准。

2.档案查询和使用需在人力资源部的监督下进行，不得随意泄露他人档案信息。

3.6 档案销毁1.档案保管期限一般为员工离职后的5年，具体保管期限根据法律法规和公司规定确定。

2.超过保管期限的档案应及时销毁，并做好相应的记录。

3.7 档案安全措施1.档案室需设置门禁系统，并设有监控摄像头，确保只有授权人员能进入档案室。

2.纸质档案需定期备份或复制，以防意外丢失。

4. 考核标准4.1 档案完整性1.人力资源部门应定期审核员工档案的完整性，确保档案中包含员工的基本信息、身份证明、学历证明和职称证书等必要文件。

2.存在档案不完整或遗漏的情况，人力资源部门应及时补齐，并做好记录。

4.2 档案保密性1.所有人事档案应严格保密，任何员工不得泄露他人的档案信息。

2.档案查询和使用需严格按照程序进行，违反保密规定的将受到相应的处罚。

人事档案管理制度范文(3篇)

人事档案管理制度范文第一章总则第一条为规范和统一本单位的人事档案管理工作，根据国家相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有人事档案的管理工作。

第三条人事档案管理是指对本单位人员的入职、调动、晋升、奖惩和离职等相关信息进行管理和保存的工作。

第四条人事档案包括个人基本信息、聘任文件、工作经历、培训记录、考勤记录、评定材料、薪酬福利等相关信息。

第二章人事档案管理的具体内容第五条人事档案的建档和归档应按照规定的程序和要求进行。

第六条人事档案的建档应包括以下内容：（一）人员入职申请表；（二）个人简历及相关学历、职称等证明文件；（三）劳动合同或聘用协议；（四）身份证、户口簿等身份证明文件；（五）体检证明和照片；（六）其他相关申请材料。

第七条人事档案的归档应包括以下内容：（一）人员调动、晋升、奖惩等相关批复文件；（二）工作经历证明和评定材料；（三）培训记录和证明文件；（四）考勤记录和绩效评定材料；（五）薪酬福利相关文件；（六）其他相关档案或材料。

第八条人事档案管理应保证档案的完整性和真实性，不得篡改、损毁或丢失。

第九条人事档案管理应遵守相关法律法规和保密要求，对个人信息进行保护，不得泄露或非法使用。

第十条人事档案管理应及时更新和调整，做到档案与实际情况相符。

第三章人事档案管理的责任及权限第十一条人事部门是本单位人事档案管理的责任主体，负责人事档案的建档、归档、管理和使用工作。

第十二条各部门和岗位应按照人事部门的要求，提供所需档案和资料。

第十三条人事档案管理工作由专人负责，确保档案的安全和完整。

第十四条人事部门应制定并不时修订人事档案管理的操作流程和标准，提供人事档案管理培训。

第十五条人事档案的查阅和使用应按照相关规定进行申请，经批准后方可进行。

第十六条违反本制度的行为将受到相应的处罚，并承担相应的法律责任。

第四章附则第十七条本制度由人事部门负责解释和修订。

第十八条本制度自颁布之日起生效，废止之前相关的规定。

人事档案管理规章制度(精品3篇)

人事档案管理规章制度（精品3篇）人事档案管理规章制度（1）一、档案保管制度：1、档案实行专人管理，管理严格保管档案箱、橱钥匙，不得带至办公室外，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。

2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处;档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。

4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，并插上查找案卷指引卡。

5、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。

6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

二、档案保密制度：1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。

2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。

3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。

5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。

三、档案借阅制度1、外单位查、借档案，必须持单位介绍信，审明查档案原因，经本单位分管档案领导批准后可准予查阅。

2、本单位人员查阅涉入本单位机密的有关档案，须经领导批准后方可查阅。

3、查、借档案者必须认真填写借阅登记簿。

4、查借档案者要爱护档案，不准在卷内涂改、勾画、撕拆、抽取档案。

5、查阅档案一律在本单位内查阅，原件一般不得借出，如特殊情况需外借者，须经领导批准，限十天内归还，并办理借阅登记手续。

6、档案归还时，档案工作人员应清点无误后签收，发现问题要查明原因，报领导处理。

四、档案鉴定制度：1、按期对档案保管满15年的短期档案进行鉴定工作。

2、鉴定工作要在分管领导下的主持下，由分管领导、业务人员、档案人员组成鉴定小组，逐卷进行鉴定，鉴定后要写出鉴定报告并注明鉴定日期。

3、对鉴定后继续保存的档案要调整保管期限，并在备考表中注明鉴定时间、意见，由小组负责人签字。

完整公司人事档案管理制度

完整公司人事档案管理制度第一章总则第一条为规范公司人事档案管理制度，维护公司员工的合法权益，提高人事档案管理工作效率，根据国家相关法律法规，制订本制度。

第二条公司人事档案管理制度适用于公司内部所有部门及员工的人事档案管理工作。

第三条公司人事档案管理工作应遵循便民、高效、安全、保密的原则。

第二章人事档案的建立和管理第四条人事档案是公司用于管理员工的人事信息、工作经历和工作业绩的重要文件，包括个人资料、员工合同、考核记录、奖惩记录、培训记录等。

第五条新员工入职时，公司应建立其人事档案，并按照相关规定完善其相关信息。

第六条公司应在员工离职后及时整理其人事档案，并根据法律法规保存相关文件。

第七条公司应建立健全人事档案管理系统，并设立专门的管理部门负责人事档案的存储、整理和归档工作。

第八条公司人事档案管理部门应负责对人事档案进行定期审核和更新工作，保证人事档案的准确性和完整性。

第九条公司应建立健全人事档案借阅和使用制度，明确人事档案的借阅权限和使用范围，确保人事档案的安全和隐私。

第十条公司应严格保管人事档案，禁止私自拷贝、传播、泄露员工的人事档案信息。

第三章人事档案的保管和保存第十一条公司应制定人事档案的保管和保存制度，明确人事档案的保存期限和保存方式。

第十二条人事档案应按照档案文件类型、年限等相关规定进行分类、装订和编号。

第十三条人事档案应保存在防火、防潮、防虫的环境条件下，并设立专门的档案室进行保存。

第十四条人事档案的保存期限应根据国家相关规定进行合理确定，超过时限的档案应及时进行销毁处理。

第十五条公司应定期进行人事档案的整理和清理工作，确保档案的有序和整洁。

第四章人事档案的借阅和使用第十六条员工申请借阅自己的人事档案，应填写相关申请表格并由上级主管审批后方可进行借阅。

第十七条公司内部部门需要借阅员工的人事档案，应经过相关部门负责人的审批才可进行借阅。

第十八条人事档案的使用应符合工作需要，不得违反员工的隐私权和合法权益。