公司人事档案管理制度

公司人事档案管理制度

公司人事档案管理制度

一、总则

为规范公司人事档案管理制度，确保员工档案的真实性、完整性、保密性，提高档案利用率，保障公司的合法权益，制定本制度。

本制度适用于公司全体员工档案管理，包括员工个人基本情况、工作经历、个人资格证书、培训、考核、奖惩、离职等方面。

二、档案验收

1.新员工应在入职前填写员工基本信息表和申请表。个人信息

全部填写真实，包括身份证、户口、婚育情况、学历、工作经历等。

2.接收员工申请表并审核，核实员工的基本信息和其他相关证

明材料是否齐全，如身份证、毕业证书、学位证书、离职证明等。

3.如申请未通过，应向申请人提供详细原因说明，如有异议，

应进行再次核验。

三、档案管理

1.档案管理应遵循真实、完整、准确、保密、便捷、高效的原则。

2.档案管理部门应制定档案管理表格和各类表单，并按照规定

进行存档。

3.管理部门应每年对员工档案进行统一整理，清理无用文件，

归档有用文件，确保档案完好无损。

4.档案管理部门应为员工档案设定网上档案管理系统，并进行

必要的备份。

5.档案管理部门应定期组织员工档案负责人进行档案学习和管

理流程培训。

6.员工档案应按照业务流程、绩效考核、薪资发放等情况进行

整理，记录员工出勤状况、职务变动、工资变动等信息，并及时报备、更新档案。

四、档案借阅

1.实行工作需要、审批通过、出具申请单的原则进行档案借阅，并记录借阅人姓名、所在部门、借阅时间、借阅目的、借阅文件等信息。

2.借阅人应提供工作证、身份证、经办人同意书，填写借阅申

请单；

3.借阅人必须在档案馆内查阅档案，严禁将档案外泄；

4.借阅人须保护档案资料的完整，不得发生毁损、删改或泄露

等情况。

5.妥善保管借出的档案，借阅期满应归还，否则视为违规行为。

五、档案归档

1. 非常重要的档案资料应在防火等级高的保险柜内归档；

2. 档案不得随意移动位置，动态整理按月进行；

3. 离岗离职员工档案应在解离岗离职后15天内归档；

4. 工作证明、离职证明等相关资料的存放期限不得少于50年。

六、档案销毁

1.档案管理部门应定期和不定期清理，主动筛选和销毁无用、

过期的档案，以减少档案负担。

2.销毁应经过内部审核、上级领导审批，签署销毁文件后，方

可进行销毁。

3.重要的档案应按照相关规定留存备查。

七、违规责任

1. 档案管理人员严格遵守档案管理制度，保证档案安全无误；

2. 允许档案被窃取、遗失、篡改等行为的，将承担相应的责任；

3. 如遇员工因违规操作，索领、非法盗取、泄漏公司档案，将视情况采取纪律处理和相应的法律手段。

八、其他

1. 本制度从制定之日起实行，如有修改，经公司领导批准后执行；

2. 发现制度错误或落实不到位情况，应及时报告，并建议修改或补充完善；

3. 本制度由公司人事部负责解释。

以上就是公司人事档案管理制度的详细内容，所有职员都应认真遵守，以确保公司人事档案的真实性、完整性、保密性。