文件与记录管理办法

目的：

规定环境体系文件的编写、批准、发放、回收、使用、评审、修改、保管及销毁的方法。使体系文件处于受控姿态，以保证其有效性、持续适用性。

1. 范围：

本公司环境体系有关的文件和记录。

3. 名词定义：

（1）文件：是指可用以达成环境系统有效运作的书面化资料。包含纳图兹家具（中国）有限公司环境手册应用规章、作业表单及外来相关文件等。

（2）记录：是指可用以环境管理系统有效运作的作业记录。包含管理评审记录、合约评审记录、文件管制记录、纠正与预防措施记录、内部审核报告、教育培训

记录等。

（4）文件管制：对文件的制定、修订、颁行及废止等程序加以管制。

（4）记录管理：对作业记录的填写、储存、保存及废止等加以管理。

4. 工作程序

4.1 文件分类

4.1.1 按体系层次分

（1）内部文件(本公司内部形成的文件)；

（2）外来文件(法律法规、标准、上级及主管部门发放的文件)。

4.2 文件的编写：

4.2.1 EHS负责环境管理手册、程序文件的编写工作。

4.2.2 各相关部门负责编写第三层文件，技术部负责政策法规的获取。

4.3 文件的批准：

4.3.1 环境管理手册、程序文件由GM批准。

4.3.2 第三层文件由管理者代表批准。

4.4 文件记录的标识

环境手册、程序文件、管理文件、外来文件、记录均以编号方式标识。

（1）环境手册、程序文件编号从左往右:公司代号、发行代号、文件序号、版本号。

NC —0100—XXX—Rev. XX

版本号，01-99

文件顺序号，001-999

发行代号，公司级别0100

本公司代号

（2）三级文件编号：

三级文件编号从左往右:公司代号、部门代号、文件顺序号、版本号（见下图）。

NC-XXXX—XXX—Rev. XX

版本号，01-99

文件顺序号，001-999

部门代号

公司代号

（3）记录编号：

记录编号从左往右:公司代号、发行代号/部门代号、文件顺序号、表单顺序号（即NC-0100-001-01）。

4.5 文件记录的发行、回收与使用

4.5.1 环境管理手册、程序文件发行由EHS负责，第三层文件发行由相关职能部门负责。

受控文件发放加盖“受控章”，并有统一编号，发放要有发放签收记录。

4.5.1 “受控”文件发放范围为公司内部。

“不受控”文件发放范围评审机构。

4.5.2 各部门现场使用的文件必须有“受控”标记的有效版本。

4.5.3 发行新文件同时，回收旧版本，（若对于法律或积累知识需要而保留旧文件，应注

明“作废”、“回收保留”等方式明确标识以区别。

4.6 文件的评审、更改：

4.6.1 每年底由EHS对文件评审，原编写部门按评审结论进行修改，并按原审批。

4.6.2 管理评审对文件提出修改意见要求时，原文件编制部门按原程序修改。

4.6.3 原文件编写部门有修改要求时，可以组织修改，按原审批程序审批。

4.6.4 更改方式：

（1）在文件上直接划改（只限个别字句修改）；

（2）换页；

（3）换版；

（4）另附更改通知单。

4.7 文件与记录的保管

4.7.1 环境管理手册、程序文件接收者保管，第三层文件原稿由发放部门保管，法规原稿

由获取部门保管，以上保管期限为长期。

4.7.2 各使用现场，受控文件，由现场负责人保管。

4.7.3 受控文件原稿保管部门必须建立本部门的发放受控文件目录或一览表。

4.8 旧版本受控文件销毁

4.8.1 因更换版本，从现场回收的受控文件，由回收部门立即销毁。

4.8.2 更换版本后，旧版本的原稿由保管部门保存一年后销毁。

4.8.3 方式：打碎或焚烧。

5.附则

本程序自2013年3月1日起实施。

文件及记录销毁登记表

单位：填单日期：年月日

指定执行销毁人：销毁日期：年月日

管制文件借阅申请表

借阅人单位职称姓名借阅日期年月日

环境体系发文一览表

发文单位：页次：

（2）如属转发文件，需于备注栏内注明“转发”字样。

（3）编号：指管制文件分发一览表的收文单位“编号”。