文件与记录管理办法
文件记录管理办法
文件记录管理办法1. 引言本办法旨在规范和管理公司的文件记录,确保文件安全、完整性和易于检索。
本办法适用于所有公司内部文件的管理。
2. 文件分类根据文件的性质和用途,文件应根据以下分类进行管理:- 机密文件:包含公司的商业秘密、合同协议、财务信息等敏感数据;机密文件:包含公司的商业秘密、合同协议、财务信息等敏感数据;- 重要文件:包含公司战略计划、重要会议记录、高层决策等重要信息;重要文件:包含公司战略计划、重要会议记录、高层决策等重要信息;- 一般文件:包含一般业务沟通、项目报告、日常工作记录等信息;一般文件:包含一般业务沟通、项目报告、日常工作记录等信息;- 临时文件:包含临时性文件、会议纪要等短期使用的文件。
临时文件:包含临时性文件、会议纪要等短期使用的文件。
3. 文件存储为确保文件的安全和完整性,公司将采用以下措施进行文件存储:- 电子存储:文件将以电子形式存储在公司内部服务器,并进行定期备份;电子存储:文件将以电子形式存储在公司内部服务器,并进行定期备份;- 实体存储:重要文件和机密文件将以实体形式存储在专用文件柜中,仅授权人员可访问;实体存储:重要文件和机密文件将以实体形式存储在专用文件柜中,仅授权人员可访问;- 备份存储:所有文件将进行定期备份,并存储在离线设备中,以防止数据丢失。
备份存储:所有文件将进行定期备份,并存储在离线设备中,以防止数据丢失。
4. 文件检索为便于文件的检索和查找,公司将建立以下文件检索系统:- 文件命名规范:所有文件应按照一定规范命名,包括文件名称、日期和关键词;文件命名规范:所有文件应按照一定规范命名,包括文件名称、日期和关键词;- 文件索引:公司将建立文件索引表,记录文件的存储位置、分类和关键词,以方便检索;文件索引:公司将建立文件索引表,记录文件的存储位置、分类和关键词,以方便检索;- 文件标签:公司将使用文件标签进行文件分类标记,以便于快速查找和辨识。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度一、目的本制度规定了文件和记录的分类、编制、审核、批准、发布、存档、更新、销毁等环节的管理职责和要求,以确保文件和记录的有效性、准确性和可追溯性。
二、适用范围本制度适用于公司及各部门在生产经营活动中编制、使用、存档的文件和记录。
三、职责1、文件管理(1)公司及各部门应明确文件管理的职责和分工,建立文件管理制度,确保文件的编制、审核、批准、发布、存档等环节的有效运作。
(2)公司及各部门应建立文件编码制度,确保文件的唯一性和可追溯性。
(3)文件的编制应遵循公司及各部门的相关规定,确保文件的规范性和准确性。
(4)文件的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行,确保文件的内容符合公司的规定和国家法律法规的要求。
(5)文件的发布和存档应按照公司及各部门的制度执行,确保文件的及时性和完整性。
2、记录管理(1)公司及各部门应明确记录管理的职责和分工,建立记录管理制度,确保记录的编制、审核、批准、存档等环节的有效运作。
(2)记录的编制应遵循公司及各部门的相关规定,确保记录的规范性和准确性。
(3)记录的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行,确保记录的内容真实、准确、完整。
(4)记录的存档应按照公司及各部门的制度执行,确保记录的长期保存和可追溯性。
四、工作程序1、文件编制(1)根据公司及各部门的需求,确定文件的编制范围和内容。
(2)按照公司的规定,准备文件编制所需的资料和依据。
(3)按照文件编制的规范和要求,进行文件的起草和编制。
(4)对编制的文件进行校对和审核,确保文件的准确性和规范性。
2、文件审核和批准(1)按照公司的规定,对编制的文件进行审核。
审核应包括内容、格式、语法等各方面。
文件和记录管理程序在任何组织或业务中,文件和记录管理都是至关重要的。
它们不仅包含了公司的关键信息,而且也是日常运营和决策制定的基础。
本文将探讨如何创建有效的文件和记录管理程序。
1.设定明确的目标和标准你需要明确文件和记录管理的目标和标准。
电子文件、记录管理办法
电子文件、记录管理办法第一条为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作,保障归档的电子文件安全有效地利用,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规,特制订本暂行办法。
第二条电子文件,是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通讯网络上传送的文件。
第三条行政部对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。
第四条凡有保存价值的电子文件,形成单位均必须归档。
电子文件的归档范围、保管期限和密级划分,参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行.第五条电子文件一般应在办理完毕后,即时向行政部传递并归档。
第六条电子文件物理归档的基本要求: 1.办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档; 2.电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理,下载到耐久性的载体上,(按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬盘等); 3.经过过程中的情况随时记录在相应的文件中;4.专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件; 5.归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保管期限;第七条电子文件归档时,《电子文件登记表》、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
第八条电子文件形成部门必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件,与原电子文件的存储载体一同归档,并使两者互联。
第九条电子文件在无纸化办公过程中,应采取安全措施,保证不会非正常改动。
第十条各电子文件形成部门应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量,安全的专用存储器,存放处理完毕应当归档保存的电子文件,以保证归档电子文件的完整与安全。
第十一条归档电子文件移交前,文件形成部门必须认真检测电子文件,并填写《归档电子文件移交接收检验登记表》,检验表一式两份,一份随电子文件移交给行政部,一份由电子文件形成部门保存.第十二条电子文件的检验应包括以下项目:(1)载体有无划痕、是否清洁等;(2)有无病毒;(3)核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续;(4)核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;(5)对特殊格式的电子文件,应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整;第十三条行政部按照检验要求对电子文件逐一验收,对检验不合格者,应退回形成部门重新制作。
文件和记录管理规章制度
文件和记录管理规章制度一、引言在任何组织或机构中,文件和记录管理是至关重要的。
它们对于组织的运营和决策具有重要的支持和保障作用。
为了确保文件和记录能够被准确、高效地管理和保存,制定并执行一套规章制度是必不可少的。
本文将提出一套文件和记录管理规章制度,旨在帮助组织更好地实施文件和记录管理。
二、文件管理规章制度1. 文件命名规范为了方便文件的识别和检索,应制定文件命名规范。
具体规定可包括文件名的格式、关键词的使用、日期格式等要求。
所有工作人员都应遵守该规范,确保文件命名的一致性和规范性。
2. 文件分类与归档在组织中,文件可根据不同的类别进行分类。
制定文件分类标准,确保文件能够被合理地归档和管理。
同时,建立一个文件索引系统,用于记录每个文件的相关信息,以便更方便地查找和访问。
3. 文件审批与授权为了确保文件的合法性和有效性,应制定文件审批和授权的流程。
明确文件的审批权限和授权范围,确保文件流转过程中的合规性和安全性。
同时,建立审批和授权记录,对每一份文件的流转进行记录和追溯。
4. 文件保存与销毁对于不再需要的文件,应制定文件销毁的规定。
根据合法要求和保密级别,合理制定文件保留期限,并确保文件的安全销毁。
同时,对于需要保存的文件,应明确保存的形式(纸质或电子),并建立相应的存档措施和周期。
三、记录管理规章制度1. 记录创建与填写记录的创建和填写应遵循一定的标准和规范。
明确记录所需的必要信息,规定填写的格式、要求和要点。
确保记录的准确性和完整性,防止信息的遗漏和错误。
2. 记录存储与访问记录的存储和访问应建立相应的档案管理系统。
明确记录的存档形式,并采取相应的安全措施,确保记录的机密性和可靠性。
同时,制定记录访问权限,对于需要访问的人员进行授权和审批。
3. 记录备份与恢复为了防止记录丢失或损坏,应建立定期备份和恢复的机制。
根据记录的重要性和机密级别,制定备份的频率和方式。
同时,定期进行恢复测试,确保备份的完整性和可用性。
文件与记录管理制度
文件与记录管理制度1. 背景与目的文件与记录管理是任何一个组织正常运营所必需的重要环节。
通过建立文件与记录管理制度,可以确保组织的信息流畅、有序,并且方便对过去的决策和操作进行审查和评估。
该制度的目的是确保文件和记录的合规性、有效性和安全性,并提供良好的管理框架和指南,以确保信息的及时获取和更好的决策制定。
2. 适用范围该制度适用于本组织所有部门和员工,包括全体管理人员、办公人员和技术人员。
所有员工都有责任遵守本制度,并接受相关培训以确保规程的执行。
3. 文件与记录管理原则3.1 合规性和法规遵守所有文件和记录必须符合相关法规和政策要求。
本制度要求所有相关人员熟悉和遵守适用的法规,确保文件和记录的合规性。
3.2 保密性和安全性所有文件和记录都包含着组织的重要信息,因此必须对其进行保密,并采取适当的安全措施对其进行保护,以防止泄露或未经授权的访问。
3.3 管理与访问权限文件与记录应该根据需要进行分类和归类,并为其设定适当的管理和访问权限,以确保只有授权人员能够获取和修改这些信息。
3.4 保存与备份所有文件和记录都必须按照适用法规和组织政策进行保存和备份,以保证其长期保存和可恢复性。
3.5 版本控制对于涉及更新和修改的文件和记录,必须建立适当的版本控制机制,确保可追溯性以及历史版本的访问和比较。
3.6 规范化与一致性为了提高文件和记录的操作效率和一致性,本制度要求建立统一的规范和格式,制定标准模板和命名规则,并确保所有员工了解和遵守这些规则。
4. 文件与记录管理流程4.1 文件与记录的创建与登记•申请人将文件或记录的创建需求提交给文件管理部门;•文件管理部门对申请进行审查,并进行登记和编号;•文件或记录创建完成后,向申请人提供联机或纸质副本。
4.2 文件与记录的归档与存储•文件和记录必须按照分类和归类的要求,进行归档管理;•文件管理部门将文件和记录存储在指定的位置,并进行标识和分类。
4.3 文件与记录的访问与控制•仅有授权人员可以访问和修改文件和记录;•文件管理部门负责对文件和记录的访问权限进行管理与控制。
文件与记录管理制度
文件与记录管理制度
1、范围
本制度规定了公司文件和记录的管理职责、管理范围及使用准则。
2、总则
2。
1 按照《文书档案管理细则》、《科学技术档案管理细则》和《声像档案管理细则》的要求对文件和记录进行归档管理.
2.2 公司文件和记录由质检科和生产技术科协商设专人统一分类管理。
2。
3公司文件应长期保存,各项记录至少保存2年,管理要科学系统,确保各相关部门能够及时查询历史资料。
3、文件及记录的保管和使用
3.1文件和记录由专人集中管理,本单位有关人员可以查、借阅.借阅应做好登记,用后应按期归还。
3。
2资料管理人员应熟悉和掌握资料情况,各类文件与记录均应分专业、分类立卷,并编制检查目录。
3.3任何人未经董事长(总经理)批准,不得将公司文件及记录私自提供给公司以外人员,否则除承担500元罚款外,对由此造成的一切后果负责。
3.4 经确定需销毁的文件和记录,由管理人员编造销毁清册,经总经理或经理批准后销毁.销毁的文件和记录清单由管理人员永久保存.
4、文件和记录包括:
4.1公司产品使用的国家标准和企业标准
4。
2公司产品技术文件资料
4。
3公司产品工艺文件资料
4。
4公司设备技术档案
4.5公司化验分析仪器技术档案
4.6公司产品登记材料档案
4。
7公司各项管理制度及质量保证体系文件
4.8公司生产经营活动中形成的各种记录
5、记录
5。
1文件记录资料借阅登记表。
行政文件与记录管理制度
行政文件与记录管理制度第一章总则第一条目的和依据1.为规范企业行政文件与记录管理,加强信息管理效能,保护企业信息资产,订立本管理制度。
2.本管理制度遵从相关法律法规,遵守企业内部管理规定。
第二条适用范围1.本管理制度适用于全部企业内部行政文件与记录的管理。
2.企业内各部门及员工应遵守本管理制度的要求。
第二章行政文件管理第三条文件分类和编号1.全部行政文件应依据功能分类,并依照肯定的编号规定进行编号,并依据文件密级进行标注。
文件密级分为机密、秘密和普通,应依据内容的保密程度确定。
2.文件编号应包含日期、文号、分类等要素,格式统一,以确保文件的唯一性和易查找性。
第四条文件的制发与审批1.企业内部的文件发文必需经过相应部门负责人的审批,并在文件上签署审批看法、盖章和签名,确保文件的合规和有效性。
2.机密和秘密文件的发文必需经过上级主管部门审批,并严格掌控发文范围和传阅情况,确保信息的安全性。
第五条文件的传阅和归档1.文件的传阅应依据工作需要,限制传阅的范围,并在文件上标明传阅范围和传阅时间。
2.文件的归档应依照肯定的时间次序和分类规定进行,确保文件的便于查找和保管。
3.全部文件均应建立电子档案,确保电子文件的备份和安全性,并依照相关规定进行归档存储。
第六条文件的更改和废止1.文件内容发生更改或需要废止的,应及时进行修订或注销,并通知相关部门和人员。
2.废止的文件应依照肯定规定进行销毁,确保信息的安全性和保密性。
第三章记录管理第七条记录的要求1.记录应准确、完整、真实、可靠,反映实际情况和工作进展,无虚假和隐瞒。
2.记录应依据工作的需要,有序分类,并设立适当的检索规定,以便于查找和利用。
第八条记录的保管1.企业内部的紧要记录应做好备份,确保备份数据的完整性和可恢复性。
2.依据相关规定,对于特定类型的记录需要保管肯定的时间,保证记录的备案和查阅有效性。
第九条电子记录的管理1.企业内部的电子记录应进行分类归档,并采取安全措施保护数据的安全性和完整性。
文件和记录安全管理制度
文件和记录安全管理制度第一章总则第一条目的和依据为保护企业的文件和记录的安全性,规范企业职能部门对文件和记录的管理和保管,订立本制度。
第二条适用范围本制度适用于企业职能部门内全部文件和记录的管理和保管。
第二章文件和记录的分类和管理第三条文件和记录的分类依据文件和记录的性质和用途,企业职能部门将文件和记录分为以下几类: 1. 内部文件:仅用于部门内部使用的文件,包含工作计划、会议纪要等。
2. 外部文件:用于与外部机构或个人沟通的文件,包含合同、协议等。
3. 保密文件:涉及企业机密的文件,包含商业计划、人事信息等。
4. 记录:包含日常工作记录、活动记录等。
第四条文件和记录的管理责任人企业职能部门设立文件和记录的管理责任人,实在负责文件和记录的管理和保管工作。
第五条文件的管理要求1.全部文件均应具备标识,包含文件名称、编号、日期等。
2.内部文件应依照工作流程进行签批和流转,确保文件的及时转达和阅办。
3.外部文件应保管原件,并依照相关规定归档,确保查阅和使用的便利性。
4.保密文件应采取加密和存储措施,确保保密级别符合规定,并妥当保管。
第六条记录的管理要求1.全部记录均应具备标识,包含记录名称、编号、日期等。
2.记录的填写应真实准确,包含时间、地方、参加人员等关键信息。
3.记录的存储和保管应依照相关规定,确保记录的完整性和可追溯性。
4.特殊情况下的记录(如会议记录)应及时整理归档,确保查阅和使用的便利性。
第七条借阅和归还文件和记录1.任何人需借阅文件和记录,应事先填写借阅登记表,并经责任人批准。
2.借阅期限不得超出7个工作日,超时需提出延长申请并得到批准。
3.借阅人应妥当保管文件和记录,不得私自复制、传阅或外借。
4.借阅期满应及时归还文件和记录,并在归还登记簿上签字确认。
第三章文件和记录的保密管理第八条保密管理责任人企业职能部门设立保密管理责任人,实在负责文件和记录的保密管理工作。
第九条保密级别依据文件和记录的敏感程度,企业职能部门将文件和记录划分为不同的保密级别: 1. 绝密级:涉及国家安全和企业核心机密的文件和记录。
文件记录和管理制度
文件记录和管理制度第一章总则第一条为了规范文件的记录和管理工作,提高工作效率,保障信息安全,制定本制度。
第二条文件记录和管理工作遵循依法、规范、高效、安全的原则,确保文件的真实性、完整性和及时性。
第三条文件记录包括文件的制度规范、文件的起草、审批、签发、送达等全过程的记录;文件管理包括文件的归档、借阅、销毁等环节的管理。
第四条文件记录和管理的责任主体是全体工作人员,必须严格按照本制度的规定开展相关工作。
第五条文件管理机构是各部门、单位设立的专门负责文件管理工作的机构,由文件管理员负责具体管理工作。
第六条文件管理机构根据部门、单位的规模和业务特点设立相应的文件管理岗位,负责文件的全程管理。
第七条文件管理机构应当定期开展文件管理培训,提高工作人员的文件管理能力和水平。
第八条文件管理机构应当建立完善的档案信息系统,实现对文件的全程跟踪和管理。
第二章文件的记录第九条文件的记录是指对文件全过程的制度规范、起草、审批、签发、送达等环节进行详细记录。
第十条文件的起草应当遵循文件的撰写规范,确保内容清晰、准确、完整。
第十一条文件的审批应当按照规定的审批权限和程序进行,不得越权操作。
第十二条文件的签发应当由相应的负责人进行,确保签发人真实、合法。
第十三条文件的送达应当按照规定的方式和时间进行,确保送达的效果和效率。
第十四条文件的记录应当按照制度规范进行,确保记录的真实性和完整性。
第十五条文件的记录应当标注文件的名称、文号、起草人、审批人、签发人、送达时间等关键信息。
第三章文件的管理第十六条文件的管理是指文件的归档、借阅、销毁等环节的管理。
第十七条文件的归档应当按照文件的性质和用途进行分类,建立相应的归档目录。
第十八条文件的借阅应当按照规定的程序和权限进行,确保借阅的合法性和安全性。
第十九条文件的销毁应当按照规定的时限和程序进行,确保销毁的合法性和安全性。
第二十条文件的管理应当建立相应的管理制度和控制措施,确保文件的安全和完整。
文件记录编号管理办法
文件记录编号管理办法第一章总则第一条为规范文件记录的管理,提高工作效率,保证工作的顺利进行,根据相关法律法规,制定本管理办法。
第二条本管理办法适用于本单位的所有文件记录的编号管理工作。
第三条文件记录的编号应当采用唯一性原则,避免重复的情况发生。
第四条文件记录的编号应当按照一定的规则进行编制,以方便管理和检索。
第二章编号规则第五条文件记录的编号规则应当根据实际需求和运行环境的特点,灵活设置。
第六条文件记录的编号规则一般包括以下要素:年份、文件类别、序号。
第七条年份的计算应当根据实际情况进行,一般以公历年份为准。
第八条文件类别的设置应当按照处理的内容和性质进行划分,例如会议文件、工作报告文件、行政指令文件等。
第九条序号的编制可以采用系统自动编制或由负责人手工编制,但必须保证唯一性。
第十条编号的格式可以为阿拉伯数字或字母,根据单位自身需求进行选择。
第三章编号管理第十一条文件记录编号的生成应当由负责人统一负责,确保编号的正确性。
第十二条文件记录的编号应当按照一定的规则和规范进行管理,避免混乱和遗漏。
第十三条每年的文件记录编号应当重新开始计数,以保证编号的连续性。
第十四条文件记录编号的使用应当遵循按顺序使用的原则,不得跳跃或中断。
第十五条文件记录的编号信息应当登记在编制记录本中,备案存档。
第十六条文件记录的编号应当在文件上标明,并在相应的系统中进行记录。
第四章监督与检查第十七条负责人应当定期对文件记录的编号进行监督与检查,确保编号的正确性和规范性。
第十八条负责人对编号的误用、滥用等违规行为应当及时进行纠正和处理。
第十九条相关人员需按照规定的流程和要求使用文件记录编号,不得私自更改或随意调整。
第二十条对于违反文件记录编号管理规定的人员,将给予相应的纪律处分。
第五章附则第二十一条本管理办法自发布之日起施行。
第二十二条本管理办法的解释权归本单位所有。
第二十三条本管理办法的修改和补充,应当由负责人提出,并经相关人员讨论决定。
QHSE体系文件与记录管理办法
企管法规处20XX年发布文件管控信息QHSE体系文件与记录管理办法(制度编号:XXX)1适用范围本办法规定了XX股份有限公司XX分公司(以下简称“公司”)QHSE 体系文件与记录的管理内容及要求。
本办法适用于公司、分公司、加油站、油库。
控股公司、参股公司参照本办法执行。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本文件的条款。
凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于文件。
凡是不注日期的引用文件中,其最新版本适用于本办法。
2.1《健康、安全与环境管理体系第1部分:规范》(Q/SY1002.1—2013)3术语和定义本文件采用以下定义:3.1文件指信息及其承载媒体。
3.2受控文件指包括但不限于管理手册、程序文件、规章制度、会计手册、技术文件、检验规范、强制性法律法规及标准等公司内部文件、行业准则和国家标准。
4风险5职责5.1QHSE办公室设在质量安全环保处,主要职责为:5.1.1负责组织制定、管理和维护本办法;5.1.2负责指导、监督各处室、各级单位QHSE文件与记录管理工作。
5.2总经理办公室主要负责公司QHSE来文来电处理、公文核稿、文件收发、传阅的控制管理。
5.3企管法规处主要职责为:5.3.1负责牵头组织公司QHSE规章制度的立项、审核和发布;5.3.2负责发布公司各类操作规程、作业指导书。
5.4各处室、分公司负责本处室、本单位QHSE文件的编制、审核、更改和控制,以及受控文件和记录清单的填写和更改。
5.5基层库站主要负责上级公司QHSE文件的落实和执行,填写、上报相关记录。
6管理内容及要求(SP08.01.05.01.12)6.1文件管理6.1.1公司QHSE管理体系文件的分类公司QHSE管理体系文件按以下规定分类:ー第一类(层),QHSE管理手册;ー第二类(层),管理类文件,如规章制度、公文;ー第三层(层),操作规程、作业指导书;6.1.2文件的形式和载体文件的形式包括语言、软件版本、图表等;文件的载体包括纸质和电子。
文件资料记录管理制度范文
文件资料记录管理制度范文文件资料记录管理制度第一章总则第一条为了规范文件资料的记录、利用和管理工作,提高文件资料的资源化、共享化水平,保障文件资料的真实性、完整性和安全性,制定本制度。
第二条本制度适用于本单位及其下属各部门的文件资料记录工作。
第三条文件资料应按照合法、及时、完整、准确、便于查询和运动的原则进行记录、管理和使用。
第二章文件资料的记录第四条文件资料记录应按照统一规范和存储方式进行,确保文件资料的安全和有效。
第五条文件资料应采用数字化管理方式,文件电子化和网络化的尽可能将文件电子化,并在单位内网中建立文件共享平台。
第六条文件资料的记录应包括:文件名称、文件编号、文件主题、文件起草单位、文号、文件日期、文件密级、归档类型等信息。
第七条文件资料的记录应按照形成顺序先后进行,并要求对外发文、接收文、签发文等分别进行记录。
第八条文件资料记录应按照原件、复印件和电子档案进行分类管理,确保文件资料的保存安全。
第三章文件资料的利用第九条文件资料的利用应按照合法授权和提供服务的原则进行。
第十条文件资料的利用应遵循“谁利用、谁创意、谁负责”的原则,确保文件资料的正常运行。
第十一条文件资料的利用应按照提供查询、提供复制、提供提供、提供借阅、提供下载等多种方式进行。
第十二条文件资料的利用申请应采用书面方式,对于涉密文件资料的利用应进行审查和批准,并保证涉密资料的安全。
第十三条文件资料的利用可以根据用户的需要进行定制,提供更加个性化的服务。
第四章文件资料的管理第十四条文件资料的管理应建立相应的制度和流程,确保文件资料的管理工作的有序进行。
第十五条文件资料的管理应明确职责和权限,明确文件资料的保管人、使用人和管理人。
第十六条文件资料的管理应实行责任制,对于负责人应定期进行考核,确保文件资料管理工作的有效进行。
第十七条文件资料的管理应定期进行检查,对于存在问题的文件资料进行整改。
第十八条文件资料的管理应建立定期备份和预防文件资料丢失的措施,确保文件资料的安全。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度一、总则为了规范企业的文件和记录管理工作,提高工作效率,保障信息安全,特订立本规章制度。
二、适用范围本规章制度适用于本企业全部部门及员工。
三、文件管理 1. 文件分类(1)依据文件的性质、用途和保密级别进行合理分类;(2)常见文件分类包含合同文件、财务文件、人事文件、行政文件等;(3)每个分类均设立相应档案室,明确存放位置。
2.文件命名规范(1)文件命名要简洁明白、具有代表性,以便快速查找;(2)应包含文件主题、日期和版本号,例如:“合同文件—20220101—v1”。
3.文件存储及归档(1)文件存储应采用网络共享硬盘或文件管理系统进行统一管理;(2)各部门应定期进行文件整理和归档,确保文件的完整性和保密性。
4.文件查阅与借阅(1)员工需要查阅文件时,应向文件管理员提出申请,经批准后方可查阅;(2)离开办公区时,应及时将借阅的文件归还,不得擅自带离公司。
四、记录管理 1. 记录的定义记录指各部门在日常工作中产生的各类信息、数据和报表等。
2.记录的备份与存储(1)各部门应定期对记录进行备份,并妥当保管备份数据;(2)记录的存储方式应符合信息安全要求,可以选择云端存储或离线存储。
3.记录的使用和保密(1)员工在使用记录时,应遵守信息安全规定,严禁泄露、窜改或擅自复制;(2)涉及机密和敏感信息的记录,应设置权限掌控,仅限授权人员可访问。
五、电子文档管理 1. 电子文档的归档(1)电子文档应依照文件分类进行归档,保持与实体文件的全都性;(2)电子文档归档应包含文件名、创建日期、修改日期、版本号等信息。
2.电子文档的备份(1)电子文档备份应定期进行,并保管在安全可靠的存储设备或云端服务中;(2)备份数据应定期测试还原,确保备份的有效性和完整性。
3.电子文档的传输和存储安全(1)对于紧要的电子文档传输,应采用加密方式保障传输安全;(2)电子文档的存储设备和云端服务应定期进行安全检查和防病毒更新。
文件和记录管理制度范文
文件和记录管理制度范文文件和记录管理制度一、总则为了加强组织文件和记录的管理,确保信息有效、安全、准确、完整,提高工作效率和决策能力,制定本文件和记录管理制度(以下简称“制度”)。
二、适用范围本制度适用于本组织内各级部门和各类工作人员。
三、定义1. 文件:包括纸质文档、电子文档、图像文件等记录组织活动和管理工作的各类资料。
2. 记录:包括会议纪要、工作记录等与业务相关的记录。
3. 文件管理:是指对文件进行分类、编号、存储、检索、流转、销毁等全过程的管理活动。
4. 记录管理:是指对与业务相关的记录进行整理、保存和查询的管理活动。
四、文件管理的原则1. 法律合规原则:文件的管理应符合国家法律法规和组织规章,保证合法、合规。
2. 保密原则:必须对涉密文件进行分类、标识、存储和流转,并制定相应的安全措施,保护机密信息不被泄露。
3. 规范性原则:文件的命名、编制、分类等工作应按照组织规定的标准和流程进行,保证文件的规范化管理。
4. 真实性原则:文件应真实、准确、完整地记录组织活动的相关信息。
5. 便利性原则:文件的存储和检索应方便快捷,能够快速找到需要的信息。
6. 过程记录原则:对重要决策和工作过程进行记录,留下工作痕迹和依据。
五、文件管理的流程1. 文件的创建与编制:文件创建时应明确文件的类别、编号、名称、日期等基本信息,编制文件内容应符合规定的格式和标准。
2. 文件的分发与传阅:文件应按照规定的流转程序进行分发和传阅,确保文件能够送达相关人员。
3. 文件的存储与归档:文件应存放在指定的档案柜、电子存储介质、云存储等位置中,按照一定的分类和编号规则进行归档。
4. 文件的检索与提取:根据文件编号、名称、日期等信息进行检索,找到需要的文件,并提供给相关人员进行使用。
5. 文件的销毁与备份:对于无效、过期或已完成的文件,应及时进行销毁,对于重要文件,应进行定期备份。
六、记录管理的流程1. 记录的准备与整理:会议记录、工作记录等应按照规定的格式进行记录,并及时整理归档。
文件记录管理制度范本
文件记录管理制度范本一、总则第一条为了加强企业文件和记录的管理,确保文件和记录的准确性、完整性和及时性,提高企业管理和运行效率,根据相关法律法规和标准,制定本制度。
第二条本制度适用于企业内部所有文件和记录的管理工作,包括文件的制定、审核、批准、发布、发放、回收、销毁等环节。
第三条企业应设立专门的管理部门或指定专人负责文件和记录的管理工作,确保文件和记录的安全、保密和有效利用。
第四条企业应建立健全文件和记录管理的各项规章制度,明确各部门和人员的职责和权限,确保文件和记录管理的规范化和科学化。
二、文件的制定和审核第五条文件的制定应遵循简洁、明了、实用、安全的原则,确保文件的内容符合国家法律法规、标准和企业的实际情况。
第六条文件的制定应经过以下程序:(一)提出文件制定的需求,明确文件的目的、范围、内容和要求;(二)进行文件的初稿编写,确保文件的内容完整、准确、明了;(三)对文件进行审核,确保文件的内容符合相关法律法规、标准和企业的实际情况;(四)文件的批准,由企业的管理层或指定的专门人员进行批准;(五)文件的发布,将文件发放给相关的人员和部门。
第七条文件的审核应由具有相关专业知识和经验的人员进行,确保文件的内容准确、完整、合理、可行。
第八条文件的审核应主要包括以下内容:(一)文件的内容是否符合国家法律法规、标准和企业的实际情况;(二)文件的内容是否简洁明了,易于理解和执行;(三)文件的内容是否具有可操作性和实用性;(四)文件的内容是否与其他文件存在冲突或重复。
三、文件的发布和发放第九条文件的发布应通过企业内部的信息系统或指定的方式进行,确保文件能够及时、准确、全面地传达给相关的人员和部门。
第十条文件的发放应建立受控文件清单,对文件的发放范围、对象、时间、数量等进行记录和控制,确保文件的安全、保密和有效利用。
第十一条文件的发放应经过以下程序:(一)文件的标识和编号,确保文件的唯一性和可追溯性;(二)文件的发放,将文件发放给相关的人员和部门;(三)文件的回收,对已发放的文件进行定期或不定期的回收,确保文件的及时更新和有效利用;(四)文件的销毁,对不再需要的文件进行销毁,确保文件的安全和保密。
文件与记录管理制度
文件与记录管理制度第一章总则第一条为了规范文件与记录的管理,确保信息的安全、完整和准确,保证工作的顺利进行,制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于本单位所有文件与记录的管理工作。
第三条文件与记录是本单位工作中产生的各种书面资料和电子信息,包括但不限于文件、会议记录、报告、资料、电子邮件等。
第四条文件与记录管理应符合法律法规的规定,遵循信息化建设的要求,做到安全、合规、便捷。
第五条文件与记录管理工作应当遵循科学、系统和规范的原则,建立健全的管理制度和工作流程。
第二章文件与记录的分类与保管第六条文件与记录应当根据内容和用途进行分类,并建立详细的档案目录和档案索引。
第七条文件与记录的保管应当严格按照保密、保存期限、利用和销毁的要求进行,确保信息的完整和安全。
第八条本单位应当建立健全文件与记录的归档、借阅和管理制度,严格控制文件与记录的流转和使用,防止信息外泄。
第九条电子信息应当建立电子文档管理系统,确保电子文件的存储、检索和安全性,做好电子数据的备份和恢复工作。
第十条本单位应当合理利用信息化技术,加强对文件与记录的管理和利用,提高工作效率和服务质量。
第三章文件与记录的编写和管理第十一条文件与记录的编写应当符合规范和标准,准确传达信息,清晰表达意思,避免文字模糊、内容不明确。
第十二条文件与记录的管理应当建立审查和审核制度,确保文件的真实性和合法性,防止虚假信息的传播和误导。
第十三条文件与记录的传阅和签发应当严格按照规定的程序和权限进行,保证文件的安全和完整。
第十四条文件与记录的备案和归档应当及时、全面地完成,做好文件的保存和管理工作。
第十五条在文件与记录的管理中,应当加强对保密信息的保护,严防信息泄露和滥用。
第四章文件与记录的销毁与归档第十六条文件与记录的销毁应当严格按照法律法规和规定程序进行,确保销毁工作的合法性和安全性。
第十七条文件与记录的归档应当按照相关规定进行,保证归档工作的及时性和完整性。
第十八条文件与记录的保存期限到期后应当及时进行销毁或归档,做好档案的整理和管理工作。
25 文件和记录管理规定
文件和记录管理规定1、职责1.1企业管理者代表对文件控制工作全面负责,记录按不同部门有部门负责人统一管理。
1.2综合部门负责质量管理文件的管理和控制,并负责文件的接受和整理归档文件。
1.3技术部门负责技术文件、记录的管理和控制。
1.4各有关部门按各自的职责、权限,对本部门的文件、相关记录进行管理和控制。
1.5各种外来文件接管辖分工由主管部门管理和控制。
2、工作程序2.1文件分类控制与编号2.1.1综合部门负责质量管理体系有关的管理文件控制,包括质量手册、管理制度、岗位责任制度2.1.2技术部门(质量、设备、计量)负责与生产质量有关的技术文件、记录控制,包括技术标准(产品标准、原材料标准、外购外协标准、试验方法标准,标志包装运输储存标准)、工艺文件、操作规程、图样、设备管理资料、计量管理资料、食品安全资料等。
2.1.3各种类型受控文件的编号按《文件编号规定》执行。
2.1.4企业文件分为受控文件和非受控文件,与质量管理体系有关的文件为受控文件,所有受控文件包含在《企业文件清单》中。
a综合部门根据各部门上报文件和实际,对所有文件进行标识,编制《文件清单》,并按《文件编号规定》对受控文件进行管理《文件清单》由部门领导审查,报管理者代表批准后使用,并保存记录。
b企业所使用的《质量管理手册》要加盖“受控文件”印章其受控文件根据各主管部门情况需要加盖印章。
2.2文件编号与审批2.2.1各职能部门负责《质量手册》的编写,综合部门负责汇总编审后,经管理者代表审核,报最高管理者批准后实施,由综合部门发放。
2.2.2共同使用的管理文件由各部门组织编写,部门负责人审核,确定发放范围,报分管领导批准后发放实施,同时送综合部门备案。
2.2.3各部门用于内部使用的管理文件,由本部门组织编写,确定发放范围,由部门负责人批准后发布实施,送综合部门备案。
2.2.4技术性文件由相关技术部门组织编写,部门负责人审核报技术部门汇总批准,确定发放范围,发布实施,并送综合部门备案。
记录及文件管理制度范文
记录及文件管理制度范文记录及文件管理制度范文一、制度目的及适用范围为了保证组织内部的信息和资料能够有序、高效地管理,提高工作效率,保障信息的安全和准确性,特制定本制度。
本制度适用于组织内所有部门的文员、财务及相关人员。
二、文件的定义及分类1.文件的定义:指由纸张或电子媒体制成的用以保存记录信息的载体。
2.文件的分类:根据文件的用途和重要性,将文件分为以下几类:(1)财务类文件:包括财务收支记录、审计报告、财务决算等。
(2)人事类文件:包括员工档案、绩效评估报告、薪酬福利文件等。
(3)行政类文件:包括会议记录、公告通知、行政决策文件等。
(4)项目类文件:包括项目计划书、项目执行报告、项目收尾文件等。
三、文件的管理原则1.信息准确性原则:文件应当真实、准确、完整地记录相关信息。
2.保密与安全原则:对于保密性较高的文件应采取严格的保密措施,并妥善保存。
3.权限控制原则:文件应根据不同人员的权限进行管理,确保不被非授权人员查阅和篡改。
4.便捷性原则:文件保存和检索应方便快捷,便于查阅和使用。
5.连续性原则:文件的管理应当具有连续性,保证文件的有序存储和流转。
四、文件的管理流程1.文件的创建与登记(1)文件的创建:文件的创建应有相关人员根据工作需要进行,确保文件内容准确清晰。
(2)文件的登记:每个文件都应有唯一的编号,并在文件登记表中进行记录,包括文件名称、编号、创建日期、责任人等信息。
2.文件的归档和存储(1)文件的归档:根据文件的分类规定,将文件归入相应的档案类别中,并在文件柜或电子档案系统中进行存放。
(2)文件的存储:文件的存储应放置在安全、防潮、防尘、防火的场所,确保文件的安全性。
3.文件的保管和借阅(1)文件的保管:严格按照权限要求,确定文件存放的责任人,并制定相应的保管制度,确保文件不丢失,不被损坏。
(2)文件的借阅:任何部门或人员需要借阅文件时,应填写借阅申请表,经审核后方可借阅。
借阅期限不得超过7天,在归还前不得私自篡改文件内容。
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目的:
规定环境体系文件的编写、批准、发放、回收、使用、评审、修改、保管及销毁的方法。
使体系文件处于受控姿态,以保证其有效性、持续适用性。
1. 范围:
本公司环境体系有关的文件和记录。
3. 名词定义:
(1)文件:是指可用以达成环境系统有效运作的书面化资料。
包含纳图兹家具(中国)有限公司环境手册应用规章、作业表单及外来相关文件等。
(2)记录:是指可用以环境管理系统有效运作的作业记录。
包含管理评审记录、合约评审记录、文件管制记录、纠正与预防措施记录、内部审核报告、教育培训
记录等。
(4)文件管制:对文件的制定、修订、颁行及废止等程序加以管制。
(4)记录管理:对作业记录的填写、储存、保存及废止等加以管理。
4. 工作程序
4.1 文件分类
4.1.1 按体系层次分
(1)内部文件(本公司内部形成的文件);
(2)外来文件(法律法规、标准、上级及主管部门发放的文件)。
4.2 文件的编写:
4.2.1 EHS负责环境管理手册、程序文件的编写工作。
4.2.2 各相关部门负责编写第三层文件,技术部负责政策法规的获取。
4.3 文件的批准:
4.3.1 环境管理手册、程序文件由GM批准。
4.3.2 第三层文件由管理者代表批准。
4.4 文件记录的标识
环境手册、程序文件、管理文件、外来文件、记录均以编号方式标识。
(1)环境手册、程序文件编号从左往右:公司代号、发行代号、文件序号、版本号。
NC —0100—XXX—Rev. XX
版本号,01-99
文件顺序号,001-999
发行代号,公司级别0100
本公司代号
(2)三级文件编号:
三级文件编号从左往右:公司代号、部门代号、文件顺序号、版本号(见下图)。
NC-XXXX—XXX—Rev. XX
版本号,01-99
文件顺序号,001-999
部门代号
公司代号
(3)记录编号:
记录编号从左往右:公司代号、发行代号/部门代号、文件顺序号、表单顺序号(即NC-0100-001-01)。
4.5 文件记录的发行、回收与使用
4.5.1 环境管理手册、程序文件发行由EHS负责,第三层文件发行由相关职能部门负责。
受控文件发放加盖“受控章”,并有统一编号,发放要有发放签收记录。
4.5.1 “受控”文件发放范围为公司内部。
“不受控”文件发放范围评审机构。
4.5.2 各部门现场使用的文件必须有“受控”标记的有效版本。
4.5.3 发行新文件同时,回收旧版本,(若对于法律或积累知识需要而保留旧文件,应注
明“作废”、“回收保留”等方式明确标识以区别。
4.6 文件的评审、更改:
4.6.1 每年底由EHS对文件评审,原编写部门按评审结论进行修改,并按原审批。
4.6.2 管理评审对文件提出修改意见要求时,原文件编制部门按原程序修改。
4.6.3 原文件编写部门有修改要求时,可以组织修改,按原审批程序审批。
4.6.4 更改方式:
(1)在文件上直接划改(只限个别字句修改);
(2)换页;
(3)换版;
(4)另附更改通知单。
4.7 文件与记录的保管
4.7.1 环境管理手册、程序文件接收者保管,第三层文件原稿由发放部门保管,法规原稿
由获取部门保管,以上保管期限为长期。
4.7.2 各使用现场,受控文件,由现场负责人保管。
4.7.3 受控文件原稿保管部门必须建立本部门的发放受控文件目录或一览表。
4.8 旧版本受控文件销毁
4.8.1 因更换版本,从现场回收的受控文件,由回收部门立即销毁。
4.8.2 更换版本后,旧版本的原稿由保管部门保存一年后销毁。
4.8.3 方式:打碎或焚烧。
5.附则
本程序自2013年3月1日起实施。
文件及记录销毁登记表
单位:填单日期:年月日
指定执行销毁人:销毁日期:年月日
管制文件借阅申请表
借阅人单位职称姓名借阅日期年月日
环境体系发文一览表
发文单位:页次:
(2)如属转发文件,需于备注栏内注明“转发”字样。
(3)编号:指管制文件分发一览表的收文单位“编号”。