行政采购管理规定

行政采购管理规定

为规范公司采购程序，确保各部门所需物品能够及时、保质、保量地采购到位，特制定本制度。

一、行政采购定义及主管部门

（一）行政采购：指固定资产（包括电脑、办公家具、投影仪等）、办公用品（包括笔墨纸张、文件框、文件夹等）、后勤保障采购（如：日常劳保用品、保洁用品、物耗等采购）、安全保障（灭火器、安防设备等）、印刷品、礼品、福利品、会议活动用品采购及其它的临时性采购。

（二）行政部负责总部及分公司的全部行政采购及审核工作，京外单位由行政部根据采购项目集中采购或由当地行政负责人采购。

二、预算编制

（一）各部门应根据财务部要求提交预算表，将涉及行政类采购金额具体注明（附上明细表），预算审核通过后，即可在该预算生效当月执行，当月预算未执行，不累积到下个月，下月需重新申请。

（二）各部门申请采购物品应填写相应《物品申购单》，经部门负责人、行政部批准后方可申购。

（三）行政采购如无预算，各部门提出申请由行政部集中报总裁审批，审批同意后由行政部执行采购。

三、采购程序

（一）行政采购按规定时间和流程执行

1、办公用品采购：以《办公用品采购流程》为准

2、资产采购：以《资产采购流程》为准

3、印刷品采购：以《印刷品采购流程》为准

4、其它采购：以业务便签形式按逐级审批。

（二）采购遵循“高质、高效、节约”的原则进行，一般采购渠道以大型电子商务网站购买为主。如因付款、税票或网上价格较高、无法提供产品的情况下，可采取自寻供应商方式采购，自寻供应商提供产品的价格不应高于主流电商同类产品均价。

（三）涉及售后维护产品，供应商应提供售后承诺或签订合同，合同签订按照合同管理相关规定要求执行。

（四）采购的物品应与申购部门要求相符，若无法采购到相同的物品而采购替代品，应与申购部门提前沟通，同意后方可采购。

（五）物品领用

1、物品采购完成后，行政部进行入库登记，申购部门需按照规定时间来行政部领取，物品领用应保留领用记录。具体领用时间如下：

（1）办公用品、劳保易耗：除新员工入职外，常规领用时间为每月10日。

（2）固定资产：行政部或当地行政采购人与审批程序完成后一周内到位，具体时间可根据《资产购置审批表》与申购人协商确定。

（3）印刷品根据需求应至少提前10天申购，部分特殊印刷品还需要根据印刷工艺确定时间。

（4）活动及其它临时采购以活动计划采购，至少提前一周申请。

2、办公类等物品领用由各部门指派固定人员，统一签字领取，拒绝除指定人员之外的其他人员领用。

3、物品领用后，即由使用人负责保管。

（六）退货要求因质量问题，造成采购的物品无法使用的，可交由采购人员退货，并重新采购，退货时应将原有包装及说明书等保存完整。

四、其它规定

（一）各部门应加强内部物品使用的控制,内部领用应建立领用记录,杜绝浪费,行政部将对各部门的使用情况进行核查，若出现记录不全、有浪费现象，将根据情况核减其相应物品采购数量。

（二）低值易耗品及固定资产将根据《固定资产管理制度》落实责任到人，建立相应的台帐和明细，进行控制。

（三）员工离职或岗位变动，应交接固定资产、办公、劳保用品，未进行交接的，按原价值从其工资中扣除。

五、本规定由行政部负责制度解释，自下发之日起施行。

附件：1、《物品申购单》

2、《办公用品采购流程》

3、《资产采购流程》

4、《印刷品采购流程》

5、《印刷品申请单》

行政部

二〇一五年十二月三十一日

附件1：

物品申购单

申购时间：申购部门：

审批人：审核人：制表人：

附件5：

印刷品采购申请表

申请部门：申请时间：申请人：

需求时间：联系人及联系方式：

审核人：审批人：印刷对接人：

联系方式：备注：需求时间最终须按设计时间及印刷制作实际要的时间为准。