行政采购管理制度

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行政采购管理制度

为合理控制采购价格，降低采购成本，规范采购流程，提高工作效率，特制

订本制度。

一、本制度所指行政类采购范围：

1、单价2000元以下的所有公司行政类低值资产的采购，主要

包括笔、纸、本、橡皮、文件夹、文件袋、曲别针、订书器/钉、打孔

器、文具刀、笔筒、磁钉、等日常月度例行采购的办公用品；应急药

品、饮品等生活用品；卫生纸、擦手纸、吸收液、消毒液等保洁用品；

办公家具、照片洗印、喷绘、会议桌花、横幅、员工活动奖品、礼品、

装饰性刻字、晒图、印刷制品等临时物品。

2、公司各类行政服务的采购，主要包括保安、保洁、团膳、物

业、酒店、机票、维修、宿舍租赁、设备租赁、花卉租摆等服务类采

购。

二、物品采购原则与价格依据：

(一)采购原则：

（1）所有物品采购，本着较高性、价、的采购原则；

（2）月度例行采购，本着需求合理、适当配货的原则；

（3）临时采购的，本着原则与灵活性并存；

（4）批量采购的，须按照招投标流程执行采购；

(二)价格依据：

1、月度例行采购

（1）每年初，由行政部“采购主管”根据物品常规使用情况，拟定《常用物品清单》（见附件一）,并通过3家及以上供应商询价、比价，

确定《常用物品价目表》（见附件二），报行政部财物组经理和行政

总监审批后，作为本年度、月度例行采购依据。

（2）每季度由“采购主管”根据市场价格波动、公司购买需求以及供应商更新报价，对《常用物品清单》更新一次,报行政部财物组经理

批准后实施更新。

（3）采购过程中，“采购主管”严格按《常用物品价目表》采购，如因市场等客观原因，采购价格高于《常用物品价目表》时，须在《采

购订单》（见附件三）中说明理由。

2、临时物品采购，由“采购主管”依据《供应商甄选及管理办法》寻找

三家以上有资质的供应商进行比价。

三、月度例行采购作业流程（流程图见附件四）

1、采购申请：每月1日、15日，由各部门助理根据《常用物品价目表》，

填写《常用物品采购申请单》（附件五），并经所在部门负责人签字确认后，向行政部“采购主管”提交采购申请。

2、采购审核：由“采购主管”对其采购申请的合理性等进行初审。并依

据《行政预算管理办法》进行费用审核。如对采购需求有疑问，须要求“申请人”给予说明。初审确认后，将《常用物品采购申请单》和《预算使用报表》（见附件六）一并提交“财物组经理”审批。如预算使用金额超出（），须经行政部总监审批。

3、采购实施：采购申请经批准且签字手续齐全无误后，由行政部“采购

主管”填写《采购订单》一式两份，一份交公司协议供应商备货、送货；另一份存档备份。

4、入库、验收及发放：（流程见《库房管理办法》）“库管专员”凭备份的

《采购订单》进行入库验收。库管专员依据《采购订单》，联系各部门助理，按当月申请数量进行发放，各部门助理需当场验收、领取并在

《出库单》上签字确认。

5、采购结算：每月末，“库管专员”将本月已签核《常用物品采购申请单》、

《采购订单》、《送货单》、《发票》等交“采购主管”初审、“财物组经理”复审后，提交OA进入结算流程。

四、临时物品采购作业流程（流程图见附件七）

1、采购需求

由“申请人”（各部门助理或员工个人）以邮件方式提报“采购需求”。

2、判断是否为行政部采购物品

由“采购主管”根据《物品分类汇总》判定拟需采购物品是否为“行政及员工关系部”采购权限之内，判断为“行政部”负责采购的，走行政采购流程；判断为其他采购部门负责采购的，告知“申请人”走其他部门采购流程（如：资产采购部或信息部）

3、采购审核：由“采购主管”对其采购申请的合理性等进行初审，如对

采购需求有疑问，须要求“申请人”给予说明。

4、询价：“采购主管”根据“采购需求”并依据《供应商甄选及管理办法》

在3日内进行询价、货比三家，确定最终采购价格。

5、通知：“采购主管”通知“申请人”拟采购物品价格，并由“申请人”

填写《临时物品采购申请单》（附件八），并经所在部门负责人签字确认后，向行政部“采购主管”提交采购申请。

6、“采购主管”将《常用物品采购申请单》和《预算使用报表》（见附件

六）一并提交“财物组经理”审批。如预算使用金额超出（），须经行政部总监审批。

7、采购实施：采购申请经批准且签字手续齐全无误后，由行政部采购主

管填写《采购订单》一式两份，一份交公司协议供应商备货、送货；

另一份存档备份。

8、入库、验收及发放：（流程见《库房管理办法》）“库管专员”凭备份的

《采购订单》进行入库验收。库管专员依据《采购订单》，联系申请人，

按当月申请数量进行发放，申请人需当场验收、领取并在《出库单》

上签字确认。

9、采购结算：每月末，“库管专员”将本月已签核《常用物品采购申请单》、

《采购订单》、《送货单》、《发票》等交“采购主管”初审、“财物组经

理”复审后，提交OA进入结算流程。

五、保洁用品、饮品等常规库存物品采购的特别规定：（具体管理办法见“库房管理办法”）

采购流程如下：

1提出采购需求：“库管专员”根据库存情况，提报《库房管理登记表》、《常用物品采购申请单》至“采购主管”。

2采购审核：由“采购主管”对“采购申请”的合理性等进行初审。并依据《行政预算管理办法》进行费用审核。如对采购需求有疑问，须

要求“库管专员”给予说明。初审确认后，将《常用物品采购申请单》

和《预算使用报表》（见附件六）一并提交“财物组经理”审批。如

预算使用金额超出（），须经行政部总监审批。

3采购实施：采购申请经批准且签字手续齐全无误后，由“库管专员”

填写《采购订单》一式两份，一份交公司协议供应商备货、送货；另

一份存档备份。

4入库、验收及发放：（流程见《库房管理办法》）“库管专员”凭备份的《采购订单》进行入库验收。库管专员依据《采购订单》，按当月

申请数量当场验收、领取并在《出库单》上签字确认。由物业公司相

关人员（如：保洁主管、饮料添加员等服务人员）会同“库管专员”

前往库房，双方登记《物品领用签单》后从库房领取。