会务工作PPT课件

明确会议组织机构 明确会议所需设备和工具 确定会议时间与会期
确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知
安排食住行
准备会议文件材料
制定会议经费预算方案
布置会场
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制作会议证件 会场检查
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10.2 会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
①小型会议室。 椭圆形、回字形、 T 字形、“马蹄”型、长方形。
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② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。
10.1.2 会议的要素
１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议 方式。
２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。
３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会 议结束、会议决定的贯彻落实。
４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。
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10.1.3 会议的作用及缺陷
1．会议作用
（１）．交流信息，互通情报 （２）．发扬民主，科学决策 （３）．组织领导，推动工作 （４）．带动消费，促进经济 （５）．联络感情，塑造形象
3、按时间分：
定期和非定期。
4、按出席对象分：
联席会、内部会、代表会、群众会.
5、按召开方式分：
电话会、电视会、广播会、网络会。
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6、公司常见会议类型
经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、
股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货 会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、 表彰会。
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10.1.4 会议的申报与审批
会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。
4、确定会议时间、会期
会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会 期的长短应与会议内容紧密联系。
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5、 确定会议所需用品和设备
（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和 设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明 设备、空调设备、投影和音像设备等。
1、 确定会议主题与议题
确定主题的主要方法： 一是要有切实的依据； 二是必须要结合本单位的实际； 三是要有明确的目的。 议题是对会议主题的细化。
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2、确定会议名称
会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议 的议题或主题来确定。
3、确定会议规模与规格
确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时 本着精简效能的原则。
2. 会议缺陷
（１）．造成时间、精力的浪费 （２）．造成经济的浪费 （３）．造成信息的重复、浪费 （４）．滋长不正之风
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10.1.4 会议的种类
1.按规模分：
特大型（万人以上）、大型（上千人）、
中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。
2.按性质分：
法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、
外事性 、专题性、综合性。
张 全体 董 股民
张 全体 董 股民
总
会 全体 计 股民
师
大会结束
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10、制发会议通知
会议通知的内容包括名称、 时间、地点、与会人员、 议 题及要求等。
会议通知的种类有书信式 和柬帖式。
会议通知的发送形式有正 式通知和非正式通知。
会议通知的方式有书面、 口头、电话、邮件。
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12、准备会议文件资料
4、下年度销售目标。
5、销售人员的招聘和重组。
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某股份有限责任公司股东大会日程安排
日期
3、9 上午
时间 9：00 9：30 9：40
11：00 11：30
内容安排
地点
主 参加 备 持人 注
报到
花园酒店大 李 XXX 会议厅 总 X
会议开始 ，张董致开 幕词
李总：年度经营报告
年度决算表
大会议厅 大会议厅 大会议厅
容等要求来确定。有时也考虑政治、
经济、环境等因素。
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9、安排会议议程与日程
会议议程是对会议所要通过的文件、所要解 决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表 达出来。
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。
某公司销售会议议程表
1、推选销售部经理的人选。
2、年度销售活动的总结。
3、有关销售问题的发言。
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障保障工作
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10.2 会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归档
催办与反馈工作
会议总结
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10.3 会务工作
10.3.1 指导会务工作的原则
1、准备充分； ２、组织严密； ３、服务周到； ４、确保安全。
10.3.2 会前准备工作
1、申报与审批的形式
口头申报、书面申报、会议申报。 2、会议申批的原则
精简从严原则
10.1.5 会议成本意识
会议成本= 2ABT 式中 A —平均工资的3倍（以小时计）;
B —参加会议的人数;
T —会议的时间（以小时为单位）。
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10.2 会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
确定会议名称
确定会议规模与规格
主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会 场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕 词和闭幕词、其他会议材料等。
13、安排食住行
会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、 方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调 工作.
会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可 能地满足与会人员住宿上的要求。
10.1 会议概述 10.2 会务工作流程 10.3 会务工作 10.4 常用会议的组织程序
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学习目的
通过本章学习，了解会务工作的 基本内容及工作程序，学会拟定会议 方案，掌握会议组织工作的环节和会 务工作中的文书工作。
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10.1 会议概述
10.1.1 会议的涵义
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通 信息、表达意愿的行为过程。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如 谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用 品和设备。
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6、建立会议组织机构
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会务组、宣传组、秘书组、文件 组、接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单
出席会议和列席会议的有关人 员。应根据会议的性质、议题、任 务来确定与会人员。
8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内
安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
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14、制定会议预算方案 文件资料费 、邮电通讯费、
会议设备和用品费、 会议场所租用费 、会议办公
费 、宣传交际费 、 食宿费、 交通费、其他费用。
15、布置会场 （1）会场的风格特点 庄严、肃穆、轻松、简洁、 喜庆、儒雅、简单朴素。
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（2）会场的类型及布局