合同签订流程及规定

合同签订流程及规定

为规范公司合同管理，维护公司利益，特制定如下规定：

一、销售合同相关规定：

1．销售合同签订流程：

2．签订的订单一式四份：客户、业务员、财务部、生产调度（彩板车间：边艳飞；钢构车间：赵杰）各留存一份原件。

3．业务员在签订合同和订单时必须填写的基本资料包括：合同编号、业务经办人、订货单位、单位地址（家庭住址）、订货人（联系人）、联系电话、订货日期、合同金额、产品名称、产品数量、产品单价、产品规格。

4．销售部、财务部相关负责人需填写“包头恒久公司销售订单、合同登记表”

存档，登记内容：

业务部：序号、合同编号、业务经办人、订货单位、签订日期。

财务部：序号、合同编号、业务经办人、订货单位、单位地址（家庭住址）、签订日期、订货人、联系电话、产品名称、合同金额。

5．对金额较大、货币不能及时两讫的及有风险的合同进行合同评审，对欠款发货的客户进行信用等级评审之后才能决定是否发货。

6．对欠款人或单位应办理的手续：

执行“签订工程承包合同及销售合同应具备的资料”规定，同时办理欠款或抵押手续。

7．客户以支票或汇款等方式付帐的，在货款入帐后才能发货〔请示相关领导（工程请示工程部经理；销售请示销售部经理）可适度执行〕。

8．财务部每周五向总经理报送“包头恒久公司销售订单、合同登记表”。

二、工程合同相关规定：

1．工程合同签订流程：

2．签订的合同一式三份：客户、财务、工程部管理组各留存一份原件。

3．工程部业务在签订合同时，按合同范本规定内容严格填写。必须填写的基本资料包括合同编号、业务经办人、合同金额、签订单位、单位地址（家庭住址）、联系人、联系电话、工期、付款方式、工程结算方式、质保金留存金额及年限、甲方单位开户行、帐号、税号。

4．工程部、财务部相关负责人需填写“包头恒久公司工程合同登记表”存档，登记内容：

工程部：序号、合同编号、业务经办人、签订单位、签订日期、施工地点。财务部：序号、合同编号、业务经办人、签订单位、单位地址（家庭住址）、签订日期、联系人、联系电话、合同金额、施工地点。

5．不按合同付款约定付款的，对客户进行信用等级评审。

6．对不按合同付款的，经评定可以继续施工的，应办理延期付款手续，需加盖甲方公章并由法人或授权人签字，如甲方是个人需由签订合同的人签字。7．客户以支票或汇款等方式付帐的，在货款入帐后才能发货。

8．财务室每周五向总经理报送“包头恒久公司工程合同登记表”。

注：客户信用等级评审人员由总经理、常务副总经理副总经理、财务经理、相关业务经理、业务经办人组成。

下发于：总经理：

常务副总经理：

副总经理：

工程部：

销售部：

财务部经理：

综合办公室：

注：各部门负责人必须将文件传达到本部门相关员工。

包头恒久钢构有限公司/ 二零壹零年九月二十三日

备注:销售业务流程的解释

一、订货单，销售合同的签订

1、订货单的签订:

订货单作为一种简易的销售文本合同或销售合同的补充附件，由销售人员在充分考虑公司生产能力，原材料供应，交货时间等条件满足的前提下，通过与客户洽谈、协商一致后签订。

订货单内容应包含：订货单位名称、联系人电话和地址、订货时间、提货时间、货物名称、规格、尺寸、型号、数量、单价、金额、付款方式，交货地点、提货方式等。

订货单一式四联。第一联，作为销售部门业务统计，销售员保存；第二联，作为下达生产通知单和开具出库单的依据，生产调度保存；第三联，作为收款结算及发货出库的依据，财务保存；第四联，作为提货的依据，由客户保存。

2、销售合同的签订：

销售合同是在合同额较大或执行周期较长而签订的一种规范双方责任和义务的文件。由销售人员在充分考虑公司生产能力，原材料供应，交货时间等条件满足的前提下，通过与客户对合同的各项条款洽谈，经公司相关部门组织评审认定后签定。

销售合同一式四份，主本两份，副本两份，分别由甲乙方保存。合同签

定后，原件（主本）交财务部门存档，复印件（副本）由销售公司保存，复印后按使用人分发。

销售合同执行时应有对方签字确认的定货单作为组织生产和发货的依据。

3、销售合同和定货单应统一按公司的要求进行编号。

二、收款的操作流程

销售合同或订货单签订后，由业务人员陪同客户持合同或订货单到财务收款处交款。收款员根据合同或定货单规定的应交金额开具收入凭证（现金、支票收入），并收取款项。

未收全款的订货单，每次收款时收款人要在订货单上注明实收款项、收款人、日期。业务人员应留存一联收入凭证，同时对订货单和销售合同的正确性承担责任，收款人员应留存合同或定货单，同时对定货单和销售合同的准确性承担复核责任，并做好开票记录。

三、生产的操作流程

生产调度根据业务人员转来的订货单登记业务记录，并下达生产通知单。业务记录包含所有的与本单位相关的往来；用各种符号表示诸如：所交款项多少，生产通知单是否下达，用何种材料、厂家、厚度，提货时间，那种已发运等。

生产通知单包含订货单位（统一使用合同编号），提货时间，产品名称，合同约定规格型号、尺寸、颜色、数量、图形、总数量，原料选用（用约定的标识），任务下达人、任务接受人等。

生产通知单开具后，经生产调度交定单签订人复审无误后双方签字确认，按产品的类别送到相关车间生产。

生产通知单一式三联。第一联存根联，由生产调度留存；第二联，车间联，由车间主任（生产部部长）作为安排生产和统计生产量依据；第三联保管联由库管作为发放原材料及产成品入库依据。

当产品定货单发生变化时定单签定人(即销售人员)应及时通知生产调度进行相应的调整。

车间主任（生产部部长）在接到生产通知单后，应根据提货时间和生产情况对生产进行安排，发生冲突时和生产调度协商调整。同时到库管处办理材料领用手续。

产品生产完成后车间主任通知成品库管办理成品入库手续。

生产调度对生产单的正确性承担责任，定单签定人，库管、车间主任（生产部部长）承担复核责任。

四、出库的操作流程

1、销售出库单联次及用途

销售出库单一式六联：第一联存根联，由部门留存作为业务部门的统计依据：第二联会计联，作为收款及结算的计帐依据；第三联保管联，作为库管人员发货的依据；第四联送货回执联，作为证明客户收到货物的依据，由往来会计人员单独存档；第五联客户联，作为给客户留存的联次；第六联出门证联，作为货物出门时由门卫人员验货放行的依据。

2、销售出库单的领用、缴销手续