(完整版)外贸业务部门制度及工作流程
外贸业务部工作职责及流程
外贸业务部工作职责及流程一.外贸业务部的定性及定位一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。
首先，直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。
其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的体现，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在体现着整个公司的文化。
再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司的运作，文化。
公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。
基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，但又能灵活处理事情，做事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见(无论好的或坏的)，对于突发事件的发生，要能镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。
在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。
外贸部门有其特殊性，但它不是孤立存在的，是以生产部门及其它部门为基础的。
在工作中要能同本公司其它部门进行积极有效的沟通。
处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。
二.外贸业务部门的工作流程1) 外部2) 内部3) 所需资料表格4) 工作要求(一).外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心，同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级配件供应商的联系。
同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。
各个环节之间要安排仔细。
外贸工作流程管理制度
一、总则为规范外贸业务流程，提高工作效率，确保外贸业务质量，降低风险，特制定本制度。
本制度适用于公司所有外贸业务部门及相关部门。
二、业务流程1. 市场调研与客户开发（1）市场调研：根据公司发展战略和市场需求，开展市场调研，了解国内外市场动态、行业趋势、竞争对手等信息。
（2）客户开发：根据市场调研结果，制定客户开发计划，通过电话、邮件、展会、网络等渠道寻找潜在客户。
2. 询价与报价（1）询价：与潜在客户沟通，了解客户需求，收集客户信息。
（2）报价：根据客户需求和公司产品特点，制定合理的报价方案，包括价格、付款方式、交货期、售后服务等。
3. 订单处理（1）订单确认：与客户沟通，确认订单细节，如产品型号、数量、价格、付款方式、交货期等。
（2）合同签订：与客户签订正式合同，明确双方权利义务。
（3）生产安排：根据订单情况，安排生产计划，确保按时完成生产任务。
4. 质量控制（1）原材料检验：对采购的原材料进行检验，确保符合国家标准和公司要求。
（2）生产过程检验：在生产过程中，对产品进行检验，确保产品质量。
（3）成品检验：在产品完成生产后，进行成品检验，确保产品符合合同要求。
5. 物流与运输（1）物流安排：根据客户需求和公司实际情况，选择合适的物流方式，确保货物安全、及时运输。
（2）运输跟踪：在运输过程中，对货物进行跟踪，确保货物安全到达客户手中。
6. 付款与收款（1）付款：根据合同约定，向供应商支付货款。
（2）收款：根据合同约定，向客户收取货款。
7. 售后服务（1）售后服务咨询：为客户提供产品使用、维修等方面的咨询服务。
（2）售后服务处理：对客户反馈的问题进行及时处理，确保客户满意度。
8. 客户关系维护（1）定期回访：定期与客户沟通，了解客户需求，维护客户关系。
（2）活动参与：积极参加行业展会、客户拜访等活动，提升公司品牌形象。
三、岗位职责1. 外贸业务员（1）负责市场调研、客户开发、询价、报价、订单处理等工作。
外贸业务部门制度及工作流程
外贸业务部门制度及工作流程外贸业务是指国内企业与国外企业之间进行的进出口贸易活动。
外贸业务部门是一个企业中专门负责处理和管理外贸业务的部门。
该部门的制度和工作流程的建立和执行对于企业的进出口业务的顺利进行非常重要。
下面是外贸业务部门制度及工作流程的完整版：一、外贸业务部门的职责：1.负责企业的外贸业务拓展与发展计划的制定；2.负责寻找国外买家，开展对外贸易谈判；3.负责签订外贸合同及其附件，解决合同履行过程中的问题；4.跟踪外贸合同的履行情况，及时处理合同履行过程中的问题；5.协调企业内部各部门的合作，确保外贸业务的顺利进行；6.负责外贸业务的售后服务，处理客户投诉和问题；7.及时掌握国际贸易政策和市场信息，为企业的外贸业务提供支持和参考。
二、外贸业务部门的工作流程：1.外贸业务拓展阶段：(1)开展市场调研，了解国外市场需求；(2)研究国际贸易政策，确定外贸业务发展方向；(3)寻找潜在的国外买家，进行初步洽谈；(4)筛选买家，选择合作对象；(5)进行具体的对外贸易谈判；(6)签订外贸合同及其附件。
2.外贸合同履行阶段：(1)外贸合同的录入和归档；(2)设立合同履行跟踪机制，及时了解合同执行情况；(3)处理合同履行过程中的问题，如质量问题、交付问题等；(4)确保合同履行的顺利进行。
3.外贸业务售后服务阶段：(1)处理客户投诉和问题，及时解决；(2)及时向客户提供产品支持和服务；(3)收集客户反馈，改进产品和服务质量；(4)与客户建立长期合作关系。
4.内部协调和支持：(1)与供应链管理部门合作，确保产品供应的及时性和稳定性；(2)与品质管理部门合作，确保产品质量符合合同要求；(3)与物流部门合作，处理货物运输和清关手续；(4)与财务部门合作，处理外贸结算和资金流动。
以上是外贸业务部门制度及工作流程的完整版。
一个高效的外贸业务部门需要建立科学的制度和规范的工作流程，以确保外贸业务的顺利进行。
同时，外贸业务部门还需要与企业内部的其他部门密切合作，形成良好的组织协同效应，提升整体的外贸业务水平和能力。
外贸部工作流程和制度
外贸部工作流程和制度外贸部的工作流程和制度如下：1. 市场调研：外贸部会对国际市场进行调查和研究，了解潜在的贸易机会和竞争情况。
2. 客户开发：外贸部会通过各种渠道寻找潜在客户，并与他们建立联系，开展贸易合作。
3. 产品选型：根据客户需求和市场需求，在与产品开发和生产部门沟通后，确定出口产品的类型和规格。
4. 报价和谈判：外贸部会根据产品成本、市场需求和竞争情况，制定合理的价格，并与客户进行谈判，以达成互利的贸易协议。
5. 合同签订：一旦与客户达成协议，外贸部会与法务部门合作，起草和签订贸易合同，确保交易条款的合法性和合规性。
6. 订单处理：外贸部会协调各个相关部门，确保生产、装运和交货等环节按时顺利进行，确保订单的及时交付。
7. 报关和结算：外贸部通过与海关、报关行和银行等合作，进行相关的报关手续和结算工作，确保贸易交易的合规性和顺利进行。
8. 售后服务：外贸部会与客户保持良好的沟通和关系，提供售后服务，解决客户在贸易过程中遇到的问题。
外贸部在工作过程中，通常会遵循一定的制度，包括但不限于以下内容：1. 内部协作制度：外贸部会与其他部门建立沟通机制，保持信息流通和工作协调。
2. 销售目标制度：外贸部会制定销售目标，并根据实际情况进行调整和评估。
3. 合规制度：外贸部会遵守国际贸易法律法规，确保贸易活动合法合规，并进行相关的合规培训和监督。
4. 数据管理制度：外贸部会建立健全的数据管理制度，包括客户信息、订单信息和贸易数据等的管理和保护。
5. 绩效考核制度：外贸部会根据销售业绩和客户满意度等指标对员工进行考核，激励和奖励优秀成绩。
以上是外贸部的一般工作流程和制度，具体情况可能会根据不同的公司和行业有所不同。
外贸部门工作制度
外贸部门工作制度一、总则1.1 为了加强外贸部门的管理，提高工作效率，确保外贸业务的顺利进行，特制定本制度。
1.2 本制度适用于我公司的外贸部门全体工作人员。
1.3 公司外贸部门应严格遵守国家法律法规、公司规章制度以及国际惯例，积极开展外贸业务，为公司创造经济效益。
二、工作内容2.1 外贸部门的主要工作内容包括：（1）收集、分析国际市场信息，制定外贸发展战略和计划；（2）开展外贸业务，拓展国际市场，维护客户关系；（3）负责外贸合同的签订、执行和跟踪；（4）负责外贸单证的办理，确保货物顺利出口；（5）负责外贸业务的售后服务，处理客户投诉和纠纷；（6）参与国际贸易谈判，争取公司利益最大化；（7）完成公司领导交办的其他工作任务。
三、工作流程3.1 外贸业务的开展应按照以下流程进行：（1）市场调研：收集国际市场信息，分析市场需求和竞争态势，为公司制定外贸发展战略提供依据；（2）客户开发：根据市场调研结果，开展客户开发工作，拓展国际市场；（3）合同签订：与客户协商确定合同条款，签订外贸合同；（4）生产备货：将合同内容传达给生产部门，确保按时备货；（5）单证办理：办理出口许可证、商检证、装箱单、提单等外贸单证；（6）货物出口：将货物顺利运往港口，办理出口手续；（7）售后服务：跟踪货物到达目的地后的情况，处理客户投诉和纠纷；（8）业务总结：对已完成的外贸业务进行总结，积累经验，提高工作效率。
四、岗位职责4.1 外贸部门经理：负责外贸部门的整体工作，制定外贸发展战略和计划，协调公司内部资源，确保外贸业务的顺利进行。
4.2 外贸业务员：负责客户开发、合同签订、生产协调、单证办理、货物出口等工作，确保外贸业务的有效开展。
4.3 外贸跟单员：负责生产备货、货物跟踪、售后服务等工作，确保外贸业务的顺利推进。
五、工作纪律5.1 外贸部门工作人员应严格遵守公司考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退。
5.2 工作中应保持良好的职业态度，积极主动，认真负责，注重团队合作。
外贸部门工作流程和职责
外贸部门工作流程和职责1. 引言外贸部门是企业中负责开展国际贸易的部门，其工作流程和职责对于企业的国际化战略和发展具有重要意义。
本文将详细介绍外贸部门的工作流程和职责，以帮助读者更好地了解和应用外贸工作。
2. 外贸部门的职责外贸部门的职责主要包括以下几个方面：2.1. 市场开拓和业务拓展外贸部门负责进行市场调研和分析，寻找潜在的市场机会和客户。
他们通过参加国际贸易展览会、建立国际贸易平台等方式，积极开拓市场，并与客户进行业务洽谈，促成业务合作。
2.2. 销售和订单管理外贸部门负责与客户进行产品销售和订单管理工作。
他们通过与客户保持良好的沟通，及时了解客户需求，并提供专业的产品咨询和解决方案，最终达成销售合同。
同时，他们还负责订单管理，确保订单及时交付和满足客户要求。
2.3. 国际物流和运输安排外贸部门负责安排国际物流和运输事宜，确保产品按时、按量出口。
他们需要与物流公司、运输公司等协调沟通，制定完善的物流方案，并监督货物的运输过程，确保货物安全到达目的地。
2.4. 财务结算和支付外贸部门负责财务结算和支付工作。
他们与客户协商商务条款和支付方式，并进行财务结算和收款工作。
同时，他们还需要与财务部门密切合作，确保支付和收款的准确性和及时性。
2.5. 合规管理和风险控制外贸部门负责合规管理和风险控制工作。
他们需要了解和遵守国际贸易法律法规，确保企业在国际贸易中的合规运作。
同时，他们还需要识别和评估国际贸易中的风险，并制定相应的风险控制措施，降低企业的贸易风险。
3. 外贸部门的工作流程外贸部门的工作流程可以分为以下几个阶段：3.1. 市场调研和潜在客户开发外贸部门首先进行市场调研，了解国际市场的需求和竞争情况。
然后，他们寻找潜在客户，建立客户数据库，并进行客户分类和分析。
3.2. 业务洽谈和合作协议签订外贸部门与潜在客户进行业务洽谈，包括产品介绍、价格谈判、交货期等方面的协商。
一旦双方达成共识，外贸部门将与客户签订合作协议。
外贸部部门制度及工作流程
外贸部部门制度及工作流程外贸部门是一个企业中非常重要的部门，负责着对外贸易的开展和管理。
外贸部门制度及工作流程的健全与否直接关系到企业的发展和利益的实现。
下面将详细介绍外贸部门的制度建设和工作流程。
一、外贸部门的基本职能和目标外贸部门的基本职能是负责公司对外贸易的开展和管理。
其主要目标是：1.实现销售目标和经济利益。
通过开展对外贸易，实现销售目标和经济利益的最大化。
2.拓展国际市场。
开拓新兴市场，拓展销售渠道，增加企业的国际市场份额。
3.推动产品创新和质量提升。
通过与国外客户的交流和合作，推动产品的创新和质量的提升。
4.调整产品结构和优化资源配置。
根据国际市场需求的变化，及时调整产品结构，优化资源配置，提高企业的竞争力。
二、外贸部门制度的建设外贸部门制度的建设是外贸工作的基础，它涉及到各方面的规章制度和流程，包括但不限于以下几个方面：1.业务拓展制度。
包括制定和执行市场调研、客户开发、产品推广等相关制度。
2.合同管理制度。
包括合同签订、履行、变更和解除等相关制度，确保合同的有效性和合规性。
3.报价和价格管理制度。
包括制定和执行产品报价、价格调整等相关制度，确保价格的合理性和竞争力。
4.订单管理制度。
包括接受订单、下达生产指令、生产跟进、产品出货等相关制度，确保订单的准时交付。
5.供应商管理制度。
包括选择供应商、评估供应商、签订供货合同等相关制度，确保供应商的可靠性和质量可控性。
6.销售数据统计和分析制度。
包括销售数据的收集、统计和分析，及时提供决策依据。
7.客户关系管理制度。
包括客户信息的收集和管理，及时回应客户需求，解决问题，提高客户满意度。
8.财务管理制度。
包括制定和执行财务预算、资金管理、费用控制等相关制度。
以上仅列举了一部分重要的外贸部门制度，根据企业的特点和需要，还可以制定其他相关制度。
三、外贸部门工作流程外贸部门的工作流程是实现外贸部门制度的具体操作过程，下面以订单管理为例，介绍外贸部门的工作流程：1.接受订单。
外贸团队流程管理制度范本
一、目的为提高外贸团队工作效率，规范工作流程，确保业务顺利进行，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有外贸团队成员。
三、组织架构1. 外贸团队由团队经理、业务员、跟单员、外贸助理等岗位组成。
2. 团队经理负责团队整体工作，协调各部门间的合作，对团队绩效负责。
3. 业务员负责市场开拓、客户洽谈、合同签订等业务工作。
4. 跟单员负责订单跟进、生产进度跟踪、物流安排等跟单工作。
5. 外贸助理负责文件整理、资料收集、客户信息管理等辅助工作。
四、工作流程1. 市场开拓（1）业务员根据公司产品特点和市场情况，制定市场开拓计划。
（2）业务员通过参加展会、拜访客户、网络推广等方式拓展市场。
（3）业务员对有意向的客户进行筛选，将客户信息反馈给团队经理。
2. 客户洽谈（1）团队经理根据客户信息，安排业务员与客户进行洽谈。
（2）业务员在洽谈过程中，了解客户需求，提供合适的产品方案。
（3）业务员与客户达成初步意向后，向团队经理汇报。
3. 合同签订（1）团队经理对业务员提供的客户信息和产品方案进行审核。
（2）团队经理与客户进行合同签订，确保合同条款的合规性。
（3）团队经理将合同签订情况反馈给业务员。
4. 生产安排（1）业务员将合同签订情况通知跟单员。
（2）跟单员根据合同要求，安排生产计划，确保生产进度。
（3）跟单员跟踪生产进度，确保产品质量。
5. 物流安排（1）跟单员根据合同要求，安排物流运输。
（2）跟单员与物流公司沟通，确保货物安全、准时送达。
6. 收汇与核销（1）业务员跟进收汇情况，确保货款到账。
（2）跟单员核对货物出库信息，进行核销。
五、绩效考核1. 绩效考核指标包括：业务完成率、客户满意度、合同签订数量、订单跟进效率等。
2. 绩效考核周期为每月一次，由团队经理负责组织实施。
3. 绩效考核结果作为员工晋升、调薪、奖金发放的重要依据。
六、奖惩措施1. 对表现优秀的员工，给予表扬、晋升、调薪等激励。
2. 对违反工作纪律、影响团队业绩的员工，进行批评教育、罚款、降职等处罚。
外贸公司业务部管理制度
第一章总则第一条为加强外贸公司业务部的管理，提高业务水平，确保公司业务目标的实现，特制定本制度。
第二条本制度适用于外贸公司业务部全体员工。
第三条业务部管理制度应遵循以下原则：1. 以客户为中心，提供优质服务；2. 严谨、务实、高效；3. 团结协作，共同发展；4. 依法经营，诚实守信。
第二章组织架构第四条业务部设部长一名，副部长一名，主管若干名，业务员若干名。
第五条部长负责全面领导业务部工作，副部长协助部长工作，主管负责分管领域的工作，业务员负责具体业务操作。
第六条部门内部实行分级管理，各级负责人对下级部门或个人负责。
第三章工作职责第七条部长职责：1. 负责业务部的整体规划、组织、协调和实施；2. 制定业务部工作计划，并监督执行；3. 负责业务部人员招聘、培训、考核和激励；4. 负责与公司其他部门的沟通与协调；5. 负责业务部的财务预算和成本控制。
第八条副部长职责：1. 协助部长开展工作；2. 负责分管领域的工作；3. 监督业务员的工作；4. 负责业务部内部事务。
第九条主管职责：1. 负责分管领域的工作；2. 监督业务员的工作；3. 协助部长、副部长开展工作；4. 负责业务部内部事务。
第十条业务员职责：1. 负责具体业务操作；2. 跟进客户需求，提供优质服务；3. 参与市场调研，收集行业信息；4. 协助上级领导开展工作；5. 完成上级领导交办的其他任务。
第四章工作流程第十一条业务流程：1. 市场调研：了解市场需求，收集行业信息；2. 客户开发：寻找潜在客户，建立业务关系；3. 跟进客户：了解客户需求，提供解决方案；4. 签订合同：与客户签订合同，明确双方权利义务；5. 实施合同：按照合同约定，完成业务操作；6. 跟踪服务：关注客户满意度，及时解决客户问题；7. 业绩评估：对业务员进行业绩评估，提供激励。
第五章考核与激励第十二条业务部对员工实行绩效考核制度，考核内容包括：1. 工作态度；2. 工作能力；3. 工作成果；4. 团队协作；5. 个人成长。
外贸业务部门制度及工作流程
外贸业务部门制度及工作流程一、部门概述外贸业务部门是负责公司对外贸易的核心部门，目的是通过开展国际贸易来促进企业的发展和扩大市场份额。
外贸业务部门在公司中具有重要的地位和作用，需要建立一套完善的制度和工作流程，以确保业务的顺利进行。
二、部门职责外贸业务部门的主要职责包括：1.寻找新的市场机会和客户资源，扩大公司的国际市场份额；2.深入了解国际市场动态、行业发展趋势和竞争对手情况，为公司制定合理的市场营销策略；3.负责与海外客户的业务洽谈、合同签订和订单跟进，确保订单及时交付；4.处理国际贸易相关的进出口手续和文件，确保符合相关法律法规；5.协调和管理供应链，确保供应、生产、物流等环节的顺利进行。
三、部门制度为了规范外贸业务部门的工作，制度的建立是必要的。
以下是一些常见的外贸业务部门制度：1. 客户管理制度客户管理制度是指对外贸业务部门在与客户的合作过程中应遵循的规定，包括：•定期与客户进行沟通和交流，了解客户需求和反馈；•建立客户档案，包括客户基本信息、合作历史、订单记录等；•维护客户关系，及时回复客户咨询和投诉，解决问题。
2. 销售流程管理制度销售流程管理制度是指对外贸业务部门的销售过程进行规范的制度，包括以下内容：•确定销售目标和计划，制定销售策略；•开展市场调研，确定目标客户群体；•开展业务洽谈，提供产品及服务方案，与客户沟通达成合作意向；•签订合同，明确交付时间和付款方式；•跟进订单，确保订单按时交付。
3. 供应链管理制度供应链管理制度是指对外贸业务部门的供应链环节进行管理的制度，包括以下内容：•建立合理的供应商评估制度，确保供应商能够按时提供符合质量要求的产品；•确定供应商采购合同，明确交付时间、价格和质量标准；•对供应商的产品进行验收和质量检测，确保产品符合质量要求；•跟进供应链的物流环节，协调和管理出口运输、报关等手续。
4. 外贸业务风险管理制度外贸业务风险管理制度是指对外贸业务过程中可能存在的风险进行预防和管理的制度，包括以下内容：•分析和评估国际市场的风险，做好市场调研和情报收集工作；•建立风险评估和预警机制，及时发现和应对风险；•对合同和相关文件进行严格审核，确保合法合规；•建立应对突发事件和危机的预案和救援措施。
外贸业务部门制度及工作流程
外贸业务部门制度及工作流程外贸业务部门是一个企业的重要部门之一，负责开展国际贸易、拓展海外市场、处理跨境运输以及与国外客户的沟通和协商等工作。
为了提高部门的工作效率和质量，建立一套完善的制度和工作流程是非常必要的。
本文将针对外贸业务部门的制度和工作流程进行详细的介绍。
一、外贸业务部门制度1.工作目标和任务的制定：每个季度，外贸业务部门需要制定具体的工作目标和任务，并通过行政层面和业务层面的会议进行沟通和协商。
2.业务拓展计划的制定：外贸业务部门要制定每个年度的业务拓展计划，包括市场的选择、产品的推广以及销售目标的设定等。
3.合同管理制度：外贸业务部门应建立合同管理制度，包括合同的签署、履行、变更和结算等方面的规定，确保合同的有效性和履行的及时性。
4.基础数据库的建立：外贸业务部门要建立客户信用数据库、市场信息数据库、产品型号数据库等基础数据库，方便业务人员查询和分析。
5.销售报价和询盘管理制度：外贸业务部门要建立销售报价和询盘管理制度，确保报价的准确和及时回复客户的询盘。
6.客户拜访和维护制度：外贸业务部门要建立客户拜访和维护制度，包括拜访的频率、拜访的目的以及拜访报告的填写等。
7.客户投诉处理制度：外贸业务部门要建立客户投诉处理制度，包括投诉的接收、处理和解决等方面的规定，确保客户的满意度和公司的声誉。
8.人员培训和考核制度：外贸业务部门要建立人员培训和考核制度，包括培训计划的制定、培训内容的确定以及培训效果的评估等。
9.安全防范和风险控制制度：外贸业务部门要建立安全防范和风险控制制度，包括货物运输的安全措施、支付方式的选择以及商业保险的购买等。
二、外贸业务部门工作流程1.市场调研和业务拓展：首先，外贸业务部门需要进行市场调研，了解不同国家和地区的需求和竞争情况。
然后，根据市场需求和企业资源，制定业务拓展计划，包括产品的开发和推广计划，寻找潜在的客户和合作机会。
2.销售报价和询盘处理：当外贸业务部门接收到客户的询盘后，需要及时进行报价，并与客户进行沟通和协商。
外贸业务员规章制度
外贸业务员规章制度一、前言随着全球经济一体化的发展，外贸业务在企业经营中的地位日益重要。
为了规范外贸业务员的工作行为，提高工作效率，保障公司利益，特制定本规章制度。
二、岗位职责1、客户开发与维护（1）积极寻找潜在客户，通过各种渠道（如网络、展会、邮件等）收集客户信息，并建立客户档案。
（2）定期与现有客户沟通，了解客户需求，提供优质的服务，维护良好的合作关系。
2、订单处理（1）准确理解客户订单要求，及时与生产部门协调，确保按时、按质、按量完成订单。
（2）跟踪订单进度，及时向客户反馈订单进展情况，处理订单过程中的问题和纠纷。
3、产品推广（1）熟悉公司产品特点、优势和市场定位，制定有效的推广策略。
（2）准备产品宣传资料，如样本、图片、视频等，通过各种渠道进行推广。
4、市场调研（1）关注市场动态和竞争对手情况，收集相关信息，分析市场趋势，为公司的产品研发和营销策略提供参考。
（2）定期撰写市场调研报告，提出合理化建议。
5、业务沟通（1）与国内外供应商、货代、报关行等相关单位保持良好的沟通与合作，确保业务顺利进行。
（2）内部与财务、生产、质检等部门协调工作，保证信息畅通。
三、工作规范1、工作纪律（1）遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不得无故旷工。
（2）工作时间内不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、聊天等。
2、业务操作（1）严格按照公司的业务流程和操作规范进行业务操作，不得擅自更改。
（2）所有业务文件和资料必须真实、准确、完整，不得弄虚作假。
3、保密制度（1）对公司的商业秘密和客户信息严格保密，不得泄露给无关人员。
（2）离职时必须交回所有涉及公司机密的文件和资料。
4、形象与礼仪（1）在与客户沟通和交往中，保持良好的形象和礼仪，展现公司的专业素养。
（2）尊重客户的文化和习俗，不得因文化差异而产生冲突。
四、绩效考核1、考核指标（1）销售业绩：包括销售额、订单数量、新客户开发数量等。
（2）客户满意度：通过客户反馈和调查评估客户对业务员服务的满意度。
外贸部工作流程和制度
外贸部工作流程和制度外贸部工作流程和制度是指在进行外贸业务的过程中，各个部门和岗位之间所遵循的具体工作流程和制度规定。
以下是一个常见的外贸部工作流程和制度的概述：1. 销售部门负责开拓业务和接洽客户，与客户沟通需求并提供相应的产品和服务信息。
2. 报价部门负责根据客户需求和市场行情，提供合理的产品报价和交货方式等信息。
3. 客户下单后，业务部门负责制定合同和订单，并将相关信息通过内部系统进行录入和确认。
4. 采购部门负责与供应商协商商品采购事宜，包括确定采购数量、价格、交货时间等，并与供应商签订合同。
5. 物流部门负责组织和安排货物的运输、清关、报关和支付相关费用等事宜，并与供应商及客户保持沟通。
6. 财务部门负责对外贸部门的相关费用进行核算和结算，并负责跟踪客户支付情况，并定期与客户进行对账。
7. 售后服务部门负责处理客户的售后问题和投诉，并与其他部门协调解决相关问题。
外贸部工作的制度则是指在外贸部门中制定的一系列规定和流程，以保证工作的顺利进行和各项任务的完成。
常见的外贸部门制度包括：1. 合同管理制度：规定合同的签订、执行和变更等各个环节的要求和流程，以确保合同的合法性和权益的保护。
2. 质检制度：规定对进口和出口商品的质量检测要求和流程，以确保产品符合质量标准和客户要求。
3. 运输制度：规定货物的运输方式、运费支付和保险事宜等，以确保货物的安全和按时到达目的地。
4. 外贸业务流程制度：规定外贸业务的整体流程和各个环节的时间节点和责任人，以确保工作的有序推进和结果的达成。
5. 售后服务制度：规定对客户投诉和售后问题的处理流程和责任分工，以确保客户问题得到及时解决和满意的服务。
以上是一个常见的外贸部工作流程和制度的简要描述，具体的工作流程和制度规定可能会根据不同企业和部门的情况而有所变化。
外贸部部门制度及工作流程
外贸部部门制度及工作流程一、外贸部部门制度概述二、外贸部部门制度内容1.人员编制和分工：明确外贸部门的人员编制和职责分工，包括外贸经理、业务员、市场开拓员等。
2.工作时间和考勤：规定外贸部门的工作时间和考勤制度，确保员工的出勤和工作效率。
3.外贸经营管理制度：包括外贸业务的准备和开展、成交合同的签订、货物交付和支付等各个环节的工作规范。
4.销售和市场拓展制度：包括市场调查、客户开发、产品推广和销售策略等方面的制度安排。
5.外贸流程和文档管理：明确外贸业务处理的流程和涉及的各类文件、合同等的管理和归档方式，确保资料的完整和安全。
6.外贸风险管理制度：包括客户信用评估、合同履行风险评估、产品质量问题处理等方面的制度安排，以降低风险带来的影响。
7.业绩考核和奖惩制度：明确外贸部门的工作目标和考核指标，并制定相应的奖惩制度，激励员工提高绩效。
8.外贸部门协作制度：包括外贸部门与其他部门协作的机制和规范，确保各项工作的协调进行。
三、外贸部门工作流程1.市场调查和客户开发：外贸部门根据企业的市场定位和产品定位，进行市场调研和分析，发现潜在客户并进行开发。
2.询盘和报价：外贸部门收到客户的询盘后，根据产品的规格和数量要求进行报价，与客户进行讨论和谈判。
3.合同签订：当双方达成一致后，外贸部门与客户签订正式的销售合同，明确交货时间、付款方式和质量要求等。
4.生产和交货：外贸部门与生产部门进行沟通和协调，确保按时生产和交货，并及时向客户通报进度。
5.付款和结算：外贸部门与客户进行支付和结算的谈判和操作，确保款项的及时到账。
6.售后服务：外贸部门负责与客户进行售后服务的沟通和处理，以解决客户在使用中遇到的问题和需求。
7.业绩汇报和分析：外贸部门根据工作计划和目标进行业绩的汇报和分析，进行总结和改进。
四、外贸部门工作的注意事项1.保持良好的沟通和协调：外贸部门应与其他部门保持良好的沟通和协调，确保工作的连贯和顺利进行。
外贸部管理制度范本（四篇）
外贸部管理制度范本为加强公司的规范管理，完善工作制度，提高部门工作效率，促进公司发展壮大。
根据有关法律，法规及公司章程的规定，特制订如下本公司外贸部门管理制度。
一.管理制度大纲1.外贸部门全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定____公司提倡全体员工积极学习相关科学技术和文化知识，努力提高自身的整体素质和水平。
____公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，给公司提出合理化建议。
鼓励员工发挥自己工作上和文娱方面的特长。
二.行政管理制度1.外贸部员工必须自觉遵守工作纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经经理同意。
____周一至周六为工作日，周日为休息日，工作时间为:8:00-12:00,13:30-17:30两个时段，(特殊情况，以公司通知为准)3.严格请、销假制度。
员工因私事请假应写请假条报经理批准。
末经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。
事情紧急的需电话联系经理批准，可事后回公司要补写请假条。
4.工作时间禁止上网打牌，下棋，聊天，玩游戏，听音乐等与工作无关的事情。
如有违反者每次罚款____元，累犯者依情加重处罚。
罚款由受罚人上级领导报公司财务部执行。
5办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用6所有员工杜绝浪费，努力降低办公材料消耗和办公费用。
三.业务管理制度1.一般业务文件由业务本人拟稿，本人印制，有价值文件由业务员本人按类别归档，外来的文件由接件人负责签收，重要的文件于接件当日报送本部门经理。
重要的外发文件由外贸部经理审核后发送，并由业务员本人按类别归档。
2.所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。
3.外贸业务中所用的各类工作表格，传真格式等使用统一制定的模板。
所有文件均要到各相关文件管理表中进行登记并获得相应编号。
4.业务人员在对客户的询价做出报价前，应了解客户基本信息5.对于客户的邮件、传真原则上在____小时内答复，特殊情况要延期的，应及时向客户解释及告知大概需要的时间。
外贸部规章制度范本
外贸部规章制度范本第一章总则第一条为了加强外贸部的管理，规范员工的行为，提高工作效率，根据我国相关法律法规和公司章程，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于外贸部所有员工。
第三条外贸部全体员工应严格遵守国家法律法规，遵循公司规章制度，坚守职业道德，为公司的发展贡献力量。
第四条外贸部负责人应按照公司授权，全面负责外贸部的各项工作，确保部门工作的正常运行。
第二章岗位职责第五条外贸部经理岗位职责：1. 制定外贸部的年度工作计划和目标，并组织实施。
2. 负责外贸部的团队建设，培训和提升员工业务能力。
3. 拓展国际市场，开发新客户，维护老客户。
4. 负责外贸合同的签订和执行，确保合同的履行。
5. 处理外贸部的日常事务，协调各部门的工作。
第六条外贸业务员岗位职责：1. 负责国际市场的调研，收集市场信息，分析市场趋势。
2. 开展业务谈判，签订外贸合同，执行合同。
3. 负责客户订单的处理，跟进生产进度，保证产品质量。
4. 负责出口货物的报关、运输、保险等工作。
5. 参加国际展会，拓展客户资源。
第七条外贸跟单员岗位职责：1. 负责外贸合同的执行和跟进，确保合同的履行。
2. 协调生产、物流等部门，确保订单按时完成。
3. 处理客户的投诉和退货，维护客户关系。
4. 负责外贸单证的办理，协助业务员完成出口手续。
5. 负责外贸业务的资料整理和归档。
第三章工作流程第八条外贸合同的签订：1. 业务员与客户进行业务谈判，达成意向后，编制外贸合同。
2. 合同经部门经理审批后，由业务员与客户签订。
3. 合同签订后，由跟单员负责合同的执行和跟进。
第九条订单处理：1. 业务员收到客户订单后，经部门经理审批，转交生产部门。
2. 生产部门根据订单要求，安排生产计划，保证产品质量。
3. 跟单员负责跟进生产进度，确保订单按时完成。
第四章员工管理第十条招聘与录用：1. 外贸部根据工作需要，提出招聘需求，经公司审批后，进行招聘。
2. 招聘过程中，要严格遵守国家法律法规，公平公正选拔人才。
工厂外贸部管理制度和工作流程
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(完整版)外贸业务部门制度及工作流程
外贸部部门制度及工作流程（暂行）为了适应公司外贸业务的发展需要，使公司的外贸业务运作更加规范化，从而更好的控制风险，提高运作效率，特制定本制度。
本制度包括如下内容：一．一般外贸业务流程分析及注意事项二．外贸业务流程图三．外贸部重要事项汇报制度四．客户信息管理制度五．网站，平台管理及维护制度六．外贸部合同、发票、单证及其它重要文件管理制度七．外贸部岗位职责八．附件1．答复外商询盘函件示例2．对外报盘示例3．外贸销售合同/形式发票示例4．文件及单证要求清单5．销售部管理制度一般外贸业务流程分析及注意事项外贸业务的整体流程一般应包括以下几个部分：一．初期询/复盘二．报价三．外销合同的磋商及签定四．运输安排五．制单结汇六．客户的联系与巩固一、初期询/复盘本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜索合适的外商询盘，并结合实际，有筛选性的予以复盘，并对有进一步消息回复的外商进行跟进管理，直至完成业务或者确认无法合作，对于未能达成合作的，须注明原因分析。
（详见附件《答复外商询盘函件示例》）本阶段操作的主要注意事项如下：1、对外商的询盘真实性进行分析。
2、推荐产品应注意：是否符合客户需求，能否满足商品使用地的相关标准。
同时须全方位了解国家对该类产品的政策信息，有无强制性限制等。
3、在报盘之前，还应尽可能的了解外商背景，如通过外商网站等了解其进口资质、是否终端客户、公司规模、消费区域，以及其产品的当地市场行情及动向。
4、在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完整，可适当配合产品图片及介绍，避免空话套话，邮件层次要清晰。
5、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。
6、对于每一个发过产品的介绍的外商都应在华邦营销管理系统上及时记录，以方便进一步的跟进操作。
7、为达到询盘数量最大化，每天各平台需更新50张以上的产品信息，外贸经理作不定期检查。
8、每个周一实行询盘数量统计，询盘质量分析例会，针对意向客户统计，已有客人分析，市场分析，时间为每周星期一上午九点半，时间有变另行通知。
外贸公司流程规章制度范本
外贸公司流程规章制度范本一、总则第一条为了规范外贸公司的业务流程，提高工作效率，确保公司业务的健康发展，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于外贸公司的所有部门和员工，对外贸公司的业务流程、工作规范、责任划分等作出明确规定。
第三条外贸公司应按照法律法规、国际贸易惯例和公司发展战略，制定合理的业务流程，确保公司业务的顺利进行。
第四条外贸公司各部门应严格执行本规章制度，确保业务流程的顺畅和公司目标的实现。
二、业务流程第五条外贸公司的业务流程分为以下几个阶段：1. 市场调研：收集国内外市场信息，分析行业动态，为公司决策提供依据。
2. 客户开发：通过各种渠道寻找潜在客户，建立客户档案，开展客户关系维护。
3. 合同签订：根据客户需求，制定合同条款，与客户协商一致后签订合同。
4. 生产备货：根据合同要求，安排生产计划，确保产品质量符合客户要求。
5. 货物运输：选择合适的运输方式，办理货物出口手续，确保货物安全、及时到达目的地。
6. 售后服务：处理客户的投诉和反馈，提供优质的售后服务，提高客户满意度。
第七条各部门在业务流程中应密切配合，确保各个阶段的顺利完成。
三、工作规范第八条市场调研：1. 定期收集国内外市场信息，进行分析整理。
2. 开展市场调研，了解客户需求和竞争对手情况。
3. 定期提交市场调研报告，为公司决策提供依据。
第九条客户开发：1. 建立客户档案，包括客户基本信息、业务往来记录等。
2. 定期与客户沟通，维护客户关系。
3. 深入了解客户需求，提供个性化服务。
第十条合同签订：1. 制定合同条款，明确双方权利和义务。
2. 与客户协商一致后签订合同。
3. 合同签订后，及时报批相关部门审批。
第十一条生产备货：1. 根据合同要求，制定生产计划，确保产品质量。
2. 监控生产进度，及时解决生产中的问题。
3. 货物完成后，进行质量检验，确保货物符合客户要求。
第十二条货物运输：1. 选择合适的运输方式，办理货物出口手续。
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外贸部部门制度及工作流程（暂行）为了适应公司外贸业务的发展需要，使公司的外贸业务运作更加规范化，从而更好的控制风险，提高运作效率，特制定本制度。
本制度包括如下内容：一．一般外贸业务流程分析及注意事项二．外贸业务流程图三．外贸部重要事项汇报制度四．客户信息管理制度五．网站，平台管理及维护制度六．外贸部合同、发票、单证及其它重要文件管理制度七．外贸部岗位职责八．附件1．答复外商询盘函件示例2．对外报盘示例3．外贸销售合同/形式发票示例4．文件及单证要求清单5．销售部管理制度一般外贸业务流程分析及注意事项外贸业务的整体流程一般应包括以下几个部分：一．初期询/复盘二．报价三．外销合同的磋商及签定四．运输安排五．制单结汇六．客户的联系与巩固一、初期询/复盘本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜索合适的外商询盘，并结合实际，有筛选性的予以复盘，并对有进一步消息回复的外商进行跟进管理，直至完成业务或者确认无法合作，对于未能达成合作的，须注明原因分析。
（详见附件《答复外商询盘函件示例》）本阶段操作的主要注意事项如下：1、对外商的询盘真实性进行分析。
2、推荐产品应注意：是否符合客户需求，能否满足商品使用地的相关标准。
同时须全方位了解国家对该类产品的政策信息，有无强制性限制等。
3、在报盘之前，还应尽可能的了解外商背景，如通过外商网站等了解其进口资质、是否终端客户、公司规模、消费区域，以及其产品的当地市场行情及动向。
4、在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完整，可适当配合产品图片及介绍，避免空话套话，邮件层次要清晰。
5、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。
6、对于每一个发过产品的介绍的外商都应在华邦营销管理系统上及时记录，以方便进一步的跟进操作。
7、为达到询盘数量最大化，每天各平台需更新50张以上的产品信息，外贸经理作不定期检查。
8、每个周一实行询盘数量统计，询盘质量分析例会，针对意向客户统计，已有客人分析，市场分析，时间为每周星期一上午九点半，时间有变另行通知。
9、各业务员每星期六13:30前需提供各平台后台信息给外贸经理，由外贸经理汇总并编好周、月、季报表上报总经理。
10、回复客人第一次询盘没有答复的，第三天应该重新发送一次，没有答复的询盘须做好标记，并不定期将公司新款介绍给客户；11、所有客户资源归公司所有，外贸部不能将客人询盘资料及客户信息占为私有或泄漏给其它公司；二、报价本阶段为与外商经过初期的询盘及回复，在对产品达成初步共识及一定意向之后，向外商提供产品及价格的阶段。
本阶段操作的主要注意事项如下：1、无特殊情况，业务员需考虑以C价为初步报价。
2、客户等级比较高或订单量比较大的情况下，业务员可选择B价给予客户优惠。
3、报盘价格采用A价需经外贸经理批准。
4、报盘价格低于A价需经总经理批准5、邮件答复客户需在管理软件上进行，如有特殊情况不能使用系统发送邮件，则需CC给业务经理。
三、合同\形式发票的磋商及签定本阶段为产品属性及质量等经外商确定，后就价格及合同细节与外商进行进一步磋商，以最终达成合作。
本阶段操作的主要注意事项如下：1、合同签定应由我方起草，明确双方权利义务、产品质量鉴定、付款方式、合同履行时效、违约责任、纠纷解决等必须条款（详见附件《外贸销售合同示例》）。
2、合同签定前须有完整的产品质量报告，书面送交外商正式确认，作为合同附件。
3、合同中须明确双方各自的进、出口资质，及相应国家的进、出口政策及限制。
4、任何对外合同的正式签定，均需经外贸部及财务部会审后报总经理审批确定。
5、其它根据具体产品特性可能涉及到的合同风险。
6、如若客户仅需要开具形式发票PROFORMA INVOCIE（PI）时，业务员需交由外贸经理签字及总经理盖章后才能发给客户。
7、待财务部核实收到客户付款后，由财务部在PI上盖章确认及签署到账日期。
PI一式两份，原件交由财务部保管，副本交由外贸经理存档。
四、运输安排本阶段是在外贸业务中不可或缺的一环节，具体包括：租船订仓、拖柜等地面运输、装船及空运等。
本阶段操作的注意事项如下：1、平时要多注意搜集整理货代及船运公司信息，比较价格及服务。
2、对外合同确定为CIF或CNF等卖方承担运输及运费的，应尽早与货代或船运公司联系，咨询船期安排，并在收到国外客户正式信用证后确定船运合同。
3、在与国外客户签定合同时，应明确我方所定船运公司是否需要对方确认或是否为对方国家所承认，即是否具有向外销目的地国家运输的资质，此条亦须在与船运公司的合同中明确。
如需我方联系货代，业务员必须将货代详细信息包括货代公司名称、联系人、联系电话上报外贸部经理。
4、在运输过程开始之前，业务员应该指定运输节点表格，清楚标注每一步的时间，地点，安排，联系人及联系方式，文件要求等。
5、如签定为FOB条款，应尽早与外商指定的船运公司联系确定船期，并与工厂交货期协调好，降低中间仓储所带来的成本费用。
6、如签订为EXW条款，应尽早确定寄件公司及运输期，将运输单号发给客户。
7、业务员务必与货代核实运费及考虑其他可能产生的费用，如属因个人操作失当而造成不必要的损失，业务员将承担该部分的费用。
8、业务员必须熟悉各型号产品包装信息，包括但不限于包装尺寸，净重量，毛重量等。
五、制单结汇本阶段为整个外贸业务流程中最重要的一环节，因为外贸业务多数是单据对单据的业务，单证是否齐全直接关系到业务收益能否顺利获得。
本阶段的操作注意事项如下：1、整个业务过程中，业务员应与公司财务就单证问题随时保持沟通，确保收到或者发出单证的合法性、有效性及完整性，同时方便财务人员最终完成结汇收款工作。
2、业务过程中所有涉及的单证除了正本应该妥善保管外，每份单证至少须备一式两份复印件副本，一份交公司财务部存档，一份由外贸经理存档，并在单笔业务完结后，作为公司档案保存备查。
3、业务员销售提成方案仍沿用公司于2015年10发布的《销售部管理制度》，详见附件。
4、各业务员需在业务完成后及时将销售信息录入华邦营销管理软件，公司将会以软件为依据计算业绩和提成。
六、客户的联系与巩固本阶段是公司外贸业务能否长期稳定发展下去的关键，巩固发展一个成熟的客户所花费的时间可能只有开发一个新客户的几分之一。
本阶段操作的注意事项如下：1、不管有无定期业务往来，均应定期向国内外客户致电致邮问候，交流各自情况，挖掘潜在的信息资源。
2、详细记录国内外客户的关键日期，比如国外客户的当地风俗节日，客户的生日等，届时可考虑进行客户关系稳固公关。
公共关键日期如圣诞，新年等更应该保持感情沟通。
3、对于联系过但未能达成合作的客户，也应有信息记录，按月或其它周期与客户联系，提供我公司最新业务及产品信息。
4、业务量发展到一定规模，可以考虑制定客户反馈活动计划。
具体事宜届时报批，一事一议。
5、如遇到客户因货物质量问题需要返修，应直接与跟单联系按流程维修，不得直接将货物送到维修部维修。
外贸业务工作流程图执行部门/人工作流程图概述支持文件客户业务员客户业务员财务部业务员/跟单员/仓库跟单员/采购员客户通过网站\平台\邮件等方式询盘业务员提供客户报价\产品介绍及推介\公司介绍（业务员如需采用A价格报价需要外贸经理审批，低于A价格需要总经理审批）业务员根据客户要求制订合同或形式发票（合同或形式发票需由外贸经理签字及总经理盖章）财务部核实收到客户汇款后在合同或形式发票上盖章并标注收款时间业务员联系货代及快递安排物流业务员将合同或PI及其他详细资料交给跟单员跟进如客户有额外要求需采购其他附件，由跟单员联系仓库主管。
仓库主管向采购主管下单采购，完成采购后交由仓库（业务员需在与客户磋商阶段提前告知跟单员，以便尽快准备）跟单员跟进货物包装、发货业务员监控整个物流过程确保货物安全准时到达。
报价单\产品说明书\公司简介合同模板/形式发票模板水单正式合同或形式发票、其他辅助文件采购申请单发货单/快递单号/提单外贸部重要事项汇报制度第一条为了更好的对公司外贸业务中存在的风险进行预防和监控，制定本制度，公司全员执行。
第二条按重要级别将外贸部业务事项划分为重要事项和一般事项两类，重要事项须直接报请总经理批示；一般事项报请相应部门负责人批示。
第三条以下各条款所涉及的业务及公司运转其它各方面的事项为重要事项：第四条涉及部门发展战略方向发展的一切事务。
第五条部门新产品、新项目的开发及确定。
第六条所有对外合同的签定，包括但不限于外销合同、运输合同等。
第七条正式书面对外报价或以公司名义发书面函件。
第八条报盘后在与外商的洽谈磋商中，确实需要调整价格及方案的。
第九条员工获知的与公司业务有关的国家或地方政策信息变化情况。
第十条员工获知的与公司业务有关的重要的新的市场信息、信息变化及其它动向。
第十一条以公司名义进行的重要活动，如客户回馈活动等。
第十二条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。
外贸客户信息管理制度第一条为了更好的开展公司外贸业务，做好业务档案信息的积累公司，不断丰富公司的客户信息资源，提高工作效率，特制定本制度，公司全员执行。
第二条公司外贸客户信息管理制度的原则为：分类管理、及时建档、分析反馈。
第三条公司外贸客户档案按类别分为业务客户和辅助型客户。
其中业务按联系洽谈进度，可分为VIP合作客户、普通合作客户、意向客户、普通潜在业务客户。
辅助型客户包括公司搜集到的各种信息、经济、法律类咨询机构及其它对我公司外贸业务有辅助、推动作用的公司。
第四条凡经过联系洽谈与我公司形成过实际业务超过三次以上或交易累计数额达一万元以上的客户，为VIP合作客户。
第五条凡经过联系洽谈与我公司形成过实际业务合作的客户，为合作客户；合作客户的档案应包括但不限于相方合作的合同/形式发票记录、销售产品的种类和数量、产品销售单价，相互沟通邮件等。
第六条与我公司就具体业务进行过深入洽谈，但最终未能达成实际合作的，为意向客户；意向客户的档案应包括但不限于客户的名称、国别、性质、联系人及联系方式资料等各类基本信息资料，以及主营业务、公司背景、相应国别的行业背景；与我公司洽谈过的业务过程及未能达成合作的原因分析等。
第七条仅与公司进行了简单的业务询盘，未有或未有详细回复的客户为普通潜在业务客户，基本资料应简单建档，作为公司信息备用客户，其中需记录有询盘产品，我公司报盘记录等。
第八条及时建档要求公司所有外贸业务员在业务开拓及操作巩固的过程中，在联系、接洽客户（含潜在客户）的同时，均应在与客户（含潜在客户）初次联系时，建立初级客户档案。
后根据具体的联系进程，再按上述第五、六、七条具体分类详细建档，以利保管、调用。
第九条客户业务档案建立之后，具体客户业务员应对自己负责的客户档案妥善保管，不断完善，并定期进行客户信息分析归纳，对实际业务客户进行跟进巩固，对其它客户定期沟通，发送公司最新产品信息等。