Access 2010数据表知识点

Access2010单元2 建立和维护数据表知识点任务1 建立数据表一、关于表的基本概念。

表：是数据库中最基本的对象，一切数据只存储于表中。

字段：是指表中的列，一个表最多255个字段。

记录：是指表中的行。

字段名：最大长度不超过64个字符，字段名中不能有点、叹号、中括号（.![]），可以有空格但不能在前面。

主键：又叫主关键字，关于主键应掌握以下几点：①主键值能惟一地标识表中记录。

②一个表只能有一个主键。

③主键可以由一个字段，也可以由多个字段组成。

④主键的值不可重复，也不可为空(NULL)。

⑤Access自动按主键值的顺序显示表中的记录，如果没有定义主键，则按输入记录的顺序显示表中的记录。

⑥建立主键是两个表建立关联的基础。

⑦虽然主键不是必需的，但最好为每个表都设置一个主键。

⑧自动编号型字段可自动创建为主键，创建了主键的字段自动创建为无重复的索引。

外键：又称为外关键字，另一个表的主键在当前表中称为外键。

二、Access 2010的数据类型（12个）：①文本：最大长度255个字符，默认255个字符。

用于存储文本和数字。

②数字：在“字段大小”属性中有7个选项：字节、整型、长整型（默认）、小数、单精度、双精度、同步复制ID。

③货币：系统自动显示人民币符号和千位分节逗号。

④备注：长度一般大于255个字符，不超过65535个字符。

⑤日期/时间：用于存储日期或时间。

⑥自动编号：系统自动指定（递增或随机）唯一的顺序号，删除后不能再生成。

⑦是/否：用于保存只有两种状态的数据。

⑧OLE对象：主要用于存放图形、声音、图像等对象，可以采用嵌入和连接两种方式。

⑨超链接：主要用于存放网址。

⑩附件：用于在一个字段中存储多个不同类型的文件，比如可以是Word文档和图片文件。

○11计算：把多个字段值经过运算作为该字段值。

○12查阅向导：提供一个建立字段内容的组合框。

三、创建表的方法：0、Access数据表的视图（1）数据表的4种视图：①设计视图：主要用于创建及修改表结构、定义字段属性。

②数据表视图：主要用于输入、显示、编辑数据。

③数据透视表视图：④数据透视图视图：（2）4种视图之间的切换：工具栏上的“视图”按钮：，在工具栏最左端，单击小三角形选择各视图。

1、利用设计视图创建表：（1）打开设计视图的方法：“创建”选项卡→“表格”功能区→“表设计”按钮。

（2）、设计视图的结构：表的设计视图分为上下两部分，上半部分这字段输入区，从左至右分别是：字段选择器、字段名称、数据类型、说明；下半部分是字段属性区，用于设置字段的各种属性。

设计视图如下页图所示。

（3）、使用设计视图创建表结构一般步骤是：①输入字段名，②选择字段类型，③选择或输入字段属性，④设置字段关键字，⑤输入表名称并保存表结构，⑥返回到数据表视图输入表中数据。

2、通过输入数据创建表，步骤如下：①“创建”选项卡→“表格”功能区→“表”按钮，进入数据表视图。

②单击数据表中字段名称栏上的“单击以添加”，选择要添加字段的字段类型，即添加“字段1”，双击“字段1”，改名为需要的字段名称。

③重复些操作，依次添加“字段2、字段3，……”，并改名为需要的字段名称。

④输入各记录值。

⑤保存表。

⑥进入设计视图修改各字段其他属性。

3、复制表：如果需要的表跟数据库中某个表差不多，可进行数据表的复制，达到快速创建表的目的。

复制表的方法是：在数据库中选择表→“复制”→“粘贴”→出现“粘贴表方式”对话框，在对话框中输入新表名，选择“粘贴选项”：①只粘贴结构，②结构和数据，③将数据追加到已有的表。

4、导入表：Access可以与其他软件进行数据交换，比如微软的电子表格Excel、ODBC数据库。

把Excel中的表导入到Access中的操作方法：“外部数据”选项卡→“导入并链接”功能区→选择导入的数据类型（Excel）→出现“获取外部数据”对话框。

找到需要导入的文件，选择存储方式和存储位置。

四、输入数据表数据1、文本型、数字型、货币型、备注型、日期/时间型、超链接直接往数据表中输入数据。

2、自动编号型字段由系统自动产生，不需要用户输入，有“递增、随机”两种顺序。

3、是/否型字段的输入用鼠标单击。

4、OLE对象型字段的输入：①右击输入位置→“插入对象”命令。

②在对话框中选择“由文件创建”，找到图片或声音等文件。

③如果没有现存的，可以选“新建”然后选择一个应用程序立即创建。

④在对话框中，有一个“链接”复选框，如果选中，表示插入的这幅图是以“链接”的方式插入到表中的，否则是以“嵌入”的方式插入到表中的。

⑤链接和嵌入的概念：OLE是Object Linking and Embedding的缩写，直译为对象链接与嵌入。

链接：把OLE对象的位置信息和文件名保存在OLE对象字段中，即建立一个指向源文件的关系，数据库中不存储源文件的副本，比较节省磁盘空间，但源文件作了修改后OLE字段的内容会相应改变。

嵌入：将OLE对象的副本保存在数据库表的OLE对象字段中，这样源文件和OLE对象更改时，互不影响，但嵌入对象会比链接对象在数据库中占用更多的存储空间。

5、查阅向导型字段在表中直接选择输入，不需要打字。

6、“记录选择区”中几个符号的说明：①：表示正在编辑该记录。

②：插入新记录的行，最后一行。

③（黄背景色）：该记录正被选中。

五、定位记录1、使用导航栏定位当前记录导航栏位于数据表最下面：.2、使用光标键定位当前记录键盘上的上下方向键，PageUp、PageDown、Home、End、Tab等都能改变当前记录。

3、使用菜单命令定位当前记录“开始”选项卡→“查找”功能区→“转至”下拉按钮，下面的选项与导航按钮的差不多。

4、使用鼠标单击定位当前记录单击任何一条记录的任何位置，该记录就变成了当前记录。

六、数据的查找1、数据的查找指的是查找某一数据是否在表中出现。

查到后会把该记录变成当前记录。

2、查找方法：①Ctrl+F，②“开始”选项卡→“查找”功能区→“查找”按钮。

3、在“查找和替换”对话框中的“查找”选项卡中（如右图），①在“查找内容”后输入要查找的内容。

②在“查找范围”后选择整个表还是当前字段。

③在“匹配”后有三个选项：字段任何部分：查找内容是字段中的一部分。

整个字段：查找内容与整个字段完全相同。

字段开头：查找内容是字段开头若干字符。

④在“搜索”后有三个选项：向上：从当前光标开始向上查找，当前光标以下的就不查找。

向下：从当前光标开始向上查找，当前光标以上的就不查找。

全部：把“查找范围”内的所以数据全部查找一遍。

⑤如果查找的是英文字符，还有一个“区分大小写”的复选按钮。

⑥全部设置完成后，单击“查找下一个”按钮。

⑦如果查找成功，找到的数据会被选中，该记录变成当前记录；如果找不到，会出现一个“没有找到搜索项”的对话框。

⑧如果还要查找看还有没有满足条件的记录，可以再一次单击“查找下一个”（重复⑥⑦）。

七、数据的替换1、数据的替换是指把表中某一数据替换为另一数据，往往用于批量修改数据。

2、替换方法：①Ctrl+H，②“开始”选项卡→“查找”功能区→“替换”按钮。

3、“查找和替换”是同一对话框，所以替换与查找有很多设置相同，只是“替换”选项卡中多一个“替换为”行，用于填写要替换的内容。

4、替换的按钮有：“替换”按钮：只替换第一个查找到的数据。

“全部替换”按钮：替换所有与查找内容相同的数据。

八、修改表的结构：一般在设计视图中修改，某些修改也可以在数据表视图中进行。

1、在设计视图中修改表结构：在数据库窗口中选中要修改结构的表，单击“设计”按钮，就进入到表的设计视图。

①修改字段：像创建表结构一样可以方便地修改字段名、字段类型、字段大小及字段的各种属性。

②删除字段：进行“删除行”的操作：按钮、右击。

③增加字段：进行“插入行”的操作：按钮、右击。

插入的空白行在当前行之前。

④移动字段：选中字段再拖动字段前的黑色三角形。

2、在数据表视图中修改表结构：打开数据表，就是数据表视图。

在数据表视图中，除了不能修改字段类型、字段大小、字段属性，其他操作都可以，但方法有点不一样。

①修改字段名：双击字段名，输入新字段名。

②删除字段：进行“删除列”的操作：右击名称→删除字段。

③增加字段：进行“插入列”的操作：右击名称→插入字段。

插入的空白列在当前列之前，插入的列默认是文本型，要在设计视图中改为需要的字段类型。

④移动字段：选中字段再拖动字段名。

九、删除记录1、删除目的：节约存储空间，提高数据库运行速度。

2、删除方法：①“开始”选项卡→“记录”功能区→“删除记录”按钮②选择记录→“Delete”键③右击记录选区→删除记录3、特别强调：删除的记录不能恢复，不能用“撤消”操作进行还原。

任务2 设置字段属性一、字段大小：1、文本型在此输入最大字符数，最大255，默认255；2、数字型在此选择类型(7个)：整型、长整型、单精度、双精度等。

3、可以设置字段大小的只有“文本、数字、自动编号”三种字段类型。

二、格式：1、字段的显示格式，与内部存储无关。

2、数字型和货币型的常用格式有：常规、货币、标准、科学记数。

3、日期/时间型的格式有：常规日期，长、中、短日期，长、中、短时间。

三、输入掩码：控制字段的输入格式，避免一定的输入错误。

常见的“输入掩码”如下表记忆方法：数数字字空AZ,0 9 A a & C,L ? must may。

（用英文便于押韵）注意：输入掩码只可对文本型（可以有数字）和日期型字段起作用，且可用向导设置常见的输入掩码。

四、标题：在数据表视图中显示的字段名，或在窗体和报表上显示的标签，未设置标题属性则默认以字段名作标题。

五、默认值：自动输入到该字段中作为新记录的值，往往用于某个字段的内容不变或很少变化或大量相同。

六、有效性规则：用于限制该字段输入值的表达式。

七、有效性文本：当有效性规则不满足时出现的文本。

八、索引：是对字段的一种逻辑排序，可加快查询速度，但会降低更新速度。

一个表中可能为多个字段设置索引，但主索引只能设置一个。

设置索引时有三种选择：①无：默认，表示该字段不被索引。

②有（有重复）：允许字段值重复，如姓名、日期的索引。

③有（无重复）：不允许字段值重复。

如对编号、身份证号码可设置这种索引。

选择索引后可在“视图”→“索引”对话框中改变“排序次序”为升序或降序。

强调：Ⅰ）定义为主键的字段自动建立无重复的索引。

Ⅱ）不能建立索引的字段类型有：备注型、超链接、OLE对象型。

九、必填字段：有“是”和“否”两种选择值，当选择“是”时，在表中就必须输入数据，不输入光标不能移开。

十、小数位数：当字段类型设置成数字型和货币型后可设置其小数位数。

十一、使用“表达式生成器”：1、在设置字段属性时，有时需要输入表达式，比如设置“有效性规则、默认值”等。