规章制度文件管理办法
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文件名称规章制度文件管理办法制订单位人力资源中心版次A/0 文件编号HR-001 制订日期2007-11-01 页数1/4
文件名称规章制度文件管理办法制订单位人力资源中心版次A/0 文件编号HR-001 制订日期2007-11-01 页数2/4
文件名称规章制度文件管理办法制订单位人力资源中心版次A/0 文件编号HR-001 制订日期2007-11-01 页数3/4
例：2/10表示总计10页中第2页。（职务说明书以流水号表示页数）
4.5.5 文件撰写格式：
4.5.5.1规章制度：1.目的、2.范围、3.权责单位、4. 内容5.使用表单
4.5.6 文件撰写布局：
1.
1.1
1.1.1
1.1.1.1
4.6 文件与资料分发、回收作业：
4.6.1 所有颁布发行文件，均需右上角加盖文件发行章(附样)后发行，收
文单位于“文件收发记录表”上签收。
4.6.2 修改及废止时，应由人力资源中心依分发记录发放新文件，即刻回收旧
版文件并执行4.7，回收时应注意数量及内容之完整性。
4.7 废止文件与资料的销毁：
4.7.1 自各单位回收之旧版文件与资料，由人力资源中心统一处理，处理方式有：
⑴销毁；
⑵正面用笔打“×”，反面它用。
4.7.2 人力资源中心需要保留原件文件，需在文件上注明“旧版”以视区分，
并列帐管理。
4.7.3 人力资源中心需要销毁保留旧版原件文件，需企管办副总批准即可。4.8 文件与资料保存：
4.8.1 经颁布发行的规章制度、表单等，原件由人力资源中心列帐保管。
4.8.2 分发到各单位文件由该单位文件签收人员或兼职文管人员保管。
4.8.3如因文件管理人员离职，需将完好无缺的文件移交下一位本职工作负责人
或人力资源中心。
4.8.4如因人为造成文件丢失的，将按公司相关制度追究当事人责任。
4.9 文件与资料档案管理：
4.9.1 文件管制：
4.9.1.1 人力资源兼职管理，文件如有修改，人力资源部当月底发行一次“文
件最新版次一览表”，供各单位核对其使用文件与资料是否为最新有效
版本。
4.9.1.2 使用单位每次收到文件时，需填写“文件收发记录表”。
4.9.1.3 人力资源中心不定期对各部门文件保存情况予以检查，发现不符合
本规定所规定的作业内容立即给予指正、销毁等，并记录于稽查档案。
文件名称规章制度文件管理办法制订单位人力资源中心版次A/0 文件编号HR-001 制订日期2007-11-01 页数4/4
4.9.2 使用单位：
4.9.2.1 使用单位不得以任何借口自行影印正式文件与资料，如需增发或发现
文件与资料有缺页，字迹模糊破损等情况时，应填写“文件申请单”，
经审查、核准后，向人力资源中心申请补发后，同时交回旧文件与资
料(缺失除外)。
4.9.2.2 制度使用单位所使用文件与资料必须置于作业场所适当位置。
4.10 其它作业方法：
4.10.1各部门如需在外批量印刷表单时,需先到人力资源中心进行确认表单的
正确性后方可进行外发批量印刷。
5、使用表单：
5.1 文件申请单
5.2 文件收发记录表
6、附件：
6.1 文件与资料管制流程
6.2 文件封面
6.3文件内容页
附件一：
规章制度管制流程权责单位
HR中心、相关单位
中心负责人
稽查组、（副）总经理
（副）总经理
HR中心
HR中心
HR中心
HR中心
文件申请单
文件收发记录表
东莞市原野服装有限公司
签呈
内部联络单
东莞市原野服装有限公司
附件四：
文件名称制订单位版次文件编号制订日期页数
1、目的：
2、范围：
3、权责：
4、内容：
5、使用表单：