胸科医院后勤报修管理系统方案书V3

上海市胸科医院

后勤设备设施管理系统

建设方案书

作者：刘光阳

完成日期：2015-9-14

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目录

1 需求概述 (1)

2系统概述 (1)

2.1建设目标 (1)

2.2 管理目标 (2)

2.3功能概述 (2)

2.4 系统功能模块 (3)

2.5 系统界面介绍 (3)

3 系统流程规划 (7)

4 系统网络规划 (9)

5 系统集成 (9)

6项目实施规划 (10)

6.1项目实施功能范围 (10)

6.2 项目实施目标 (11)

7项目资源需求 (11)

8项目实施可行性 (12)

9项目实施流程 (12)

10成功案例 (12)

1 需求概述

胸科医院目前后勤维修服务由总务科负责，共有工人13人，负责水、电、弱电、木工、空调、压力容器（锅炉、气体）等项目维修。维修服务不区分工作班组，员工按照楼栋实现区域包干，一个区域内的所有维修项目由该区域员工负责。经过调研，目前胸科医院后勤设备设施接报修管理中存在着以下现状及问题：

1、日常工程报修全靠电话和手工单据，已不能适应信息化社会发展的步伐。

2、医院的后勤设备台账和运维，缺少系统化的管理。

3、设备PM计划执行、维保质量监督缺乏流程控制和过程管理。

4、五金耗材及配件的库存管理全靠手工，容易出错，并且无法做用途监控。

5、外包服务质量评价缺乏数字化依据。

6、无法量化员工的维修任务。

7、无法量化整年的报修量，无法为增加人员提供数据依据。

8、实现调度按区域派工。

2系统概述

2.1建设目标

针对胸科医院目前设备设置接报修管理的现状及问题，通过实施后勤设备设施管理系统，以期实现以下目标：

●日常报修、巡修、维保业务的流程化：包括设备PM计划执行、报修等

业务流程，使得各项业务的制定或申请、下达、执行、反馈等操作流程

化、信息化、网络化。

●实现报修任务的绩效分析(质量、效率、成本)和满意度测评。

●实现五金物料仓库和工单联动，有效监控物品损耗，控制成本。

●实现全院临床科室的在线报修，实现报修有凭有据，评价反馈。

2.2 管理目标

通过后勤设备设施管理系统，使系统的各个应用角色能够达成以下管理职能：

●医院科室：在线报修、现场确认、问题投诉、满意度

●医院总务：报修任务、任务进度、维修材料管理、科室满意度。

●后勤维修：报修任务、巡修任务、材料领退、现场确认、进度情况。

●医院管理：报修总体状况、科室材料使用状况、科室满意度。

2.3功能概述

医院设备管理系统是以医院的各种勤设备作为管理对象，建立起科学的、功能完善的信息管理系统。对医院设备进行台帐建立-使用-维护-报废的全生命周期的动态管理，以台账、运维、报修、PM、质控评价为主线，通过对医院的设备管理业务进行整合分析，协同后勤外包服务，规范相关工作流程，加强数据对比分析，满足主管院领导、后勤处、设备使用科室等各方面对医院设备的管理需求，从而为医院的临床和管理工作提供更好的服务保障。

系统架构图如下：

质量控制

2.4 系统功能模块

2.5 系统界面介绍

3 系统流程规划

根据对胸科医院后勤接报修的现场管理管理调研，胸科医院目前的接报修工作存在以下两个特性：

1、不分维修班组：胸科医院的工程维修不是区分不同的工种不同的作业班组，

按照工种职能进行项目分类维修，而是采用大集中，员工分区域包干的作业形式，一个员工同时担当多个项目类别的维修。调度不区分维修班组，直接将报修任务按照报修区域派发至所在区域的责任员工。

2、项目维修需要审批：对于部分报修项目，需要设置两个前置审批流程，一个

是报修人的直接领导审批，一个是后勤接报修人直接领导审批，只有两个审批流程都通过后，才可以进入正常的报修流程。

根据以上特性，特制定以下适合胸科医院的工程报修作业流程：

4 系统网络规划

5 系统集成

目前，胸科医院后勤总部部门涉及到3个信息系统的应用，分别是办公自动化系统（OA）、物资管理系统、能源监控预警系统。各系统应用范围如下：OA系统：主要是完成日常的行政办公、通知公告、以及后勤总务的各种流程申请、审批等工作流处理。

物资系统主要是针对后勤相关的固定资产类物资进行从申购到入账的全流程处理，与工程维修的配件材料没有关系。物资系统目前与OA系统实现集成，通过OA系统可以直接登录物资系统，并且物资系统相关信息可以在OA系统中进行消息提醒。

能源监控预警系统主要用于相关能源设备的各种参数采集和超标预警。是一套独立自主的系统，主要由后勤总务部门负责运行维护。

经过和胸科医院总务科，信息科相关业务人员调研、讨论，最终对于拟实施的工程接报修系统，形成如下系统集成建议：

1、接报修系统和OA系统进行集成，与物资系统，能源监控系统不进

行集成。

2、接报修系统通过OA系统实现单点登录。即用户通过登录OA系统

后，直接在OA系统中可以进入接报修系统，不需要再次输入用户

名密码进行身份验证。

3、把OA系统中现有涉及到报修审批的流程，剥离到接报修系统中进

行申请和审批。

4、接报修系统和OA系统对审批流进行集成，接报修系统向OA系统

推送审批申请信息，OA系统对当前登录用户进行审批信息提醒，

用户直接点击提醒信息进入接报修系统进行审批处理。

以上系统集成需求，流程如下：

6项目实施规划

6.1项目实施功能范围

由于胸科医院现场的特殊性，目前设备设施管理系统计划只上线接报修模