公司文书管理制度

公司文书管理制度

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公司文书管理办法

第一章总则

第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化, 提高公司公文办理的质量与效率, 根据公司管理实际, 特制定本管理办法。

第二条公司公文是公司颁布规章制度、指导和洽谈工作、请示和回复问题、报告情况制定计划、交流总结经验、记载活

动的重要工具。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理( 立卷) 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精密、高效的原则, 做到及时、准确、保密、安全。

第五条公司总经理办公室是公文处理的综合处理部门。

第二章公文种类

第六条公文分类

根据公司需要, 方便管理与识别, 将公文分为五大类:

一、一类公文: 指红头文件, 主要用于公司下发各种正式的规章制

度、通知、决定、指示、决议、通告以及向上级相关单位送达或传递的请示、报告、意见、通报等公文。一类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档; 其它部门一律不得自行向上、向下或对外印发此类公文。

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二、二类公文: 指红头公函, 主要用于公司与平行的或不相隶属的

单位之间互相商洽工作、询问和答复问题所使用的正式公文。二类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档; 其它部门因工作需要可经过总经理办公室印发此类公文。

三、三类公文: 指对外非红头公文, 主要用于公司或各对口部门与

外部相关单位之间, 不用红头文件、公函形式传递的各种公文。三类公文均由拟文部门负责印制、发送、保管, 办公室负责指导、修正。

四、四类公文: 指内部非红头公文, 主要用于各部门在公司内部向

上级领导汇报工作或与部门之间传达工作信息而不用红头文件、公函形式传递的各种文件。

五、五类公文: 指部门拟定的各种规章制度及工程标书、合同等

公文。

第六条公文版式制定标准

一、公文格式

公司行文统一使用统一格式和标准版头。

二、文头部分

由文件版头、发文字号、横格线组成。

三、行文部分

由文件标题、主送机关、正文、结束语、附件、落款、成文时

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间、印鉴组成。

四、文尾部分

由主题词、抄报抄送、打印校对、印发部门日期组成。

五、公文排版:

( 一) 公文文字一律从左到右横写横排。

( 二) 使用字体:

文件标题——2号黑体加粗, 主题词——3号黑体, 正文及其它——四号宋体。

六、页面设置

( 一) 一类和二类公文页面设置为: 上、下边距为25。4㎜, 左边距为28㎜, 右边距为26㎜。

( 二) 三类、四类、五类公文页面设置原则上为电脑自动默认设置, 即: 上、下边距为25。4㎜, 左、右边距为31。7㎜。

装订要求: 一类和二类公文必须在左侧上下双钉匀称装订; 三类、四类和五类公文可根据版面装订。

上边距为37㎜, 下边距和左、右边距均为27, 行距1。5倍行距。

七、使用纸张

公文用纸: 除单位特殊要求外, 各类公文均采用国际标准A4型( 210㎜*297㎜) 打印纸( 或复印纸) 。

八、序号排列

层次”一、”、”( 一) ”、”1、”、”( 1) ”。

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第三章发文程序

第七条公文发文程序为: 拟稿、核稿、送审、样稿、传阅、签发、打印、发文、归档等。

一拟稿。根据公司工作需要和领导的意见, 由主办部门指定专人草拟文稿。草拟文稿必须从公司整体工作角度出发, 不抵触法律法规, 操作性强, 文字精炼, 避免出现差错与语义分歧, 标点符号要正确。

二审核。文稿拟就后, 拟稿人填写”公司发文用纸”, 详细写明文件标题、附件名称、发送范围、抄送单位、印刷份数、密级、拟稿单位与拟稿人等; 然后附同草稿一起送交部门经理(对文稿内容、质量负责)审核。

三送审。主办部门领导审核后送主管总经理或总经理, 由主管总经理或总经理对草稿的条文进行修正。

四样稿。领导核正后, 由主办部门送至总经理办公室, 由办公室文秘打印出样稿, 办公室主任签署处理意见后, 办公室文秘送至相关领导签批意见。

五传阅。办公室文秘根据领导签批的意见对拟发文件进行相关部门的传阅。

六签发。经传阅后的文稿由办公室负责整理并报送总经理签发。

七打印。总经理签发后的文稿由办公室文秘负责统一编号、

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