书面沟通的种类
第六章 常见的沟通方式
第六章常见的沟通方式第一节书面沟通书面沟通是以文字为媒介的信息传递，形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等（口头沟通是以口语为媒体的信息传递，形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等）书面沟通是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低。
一、书面沟通概述书面沟通是以文字为媒介的信息传递，形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等(口头沟通是以口语为媒体的信息传递，形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等)书面沟通是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低。
这种沟通方式一般不受场地的限制，因此被我们广泛采用。
这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。
在计算机信息系统普及应用的今天，我们很少采用纸质的方式进行沟通。
二、书面沟通的优点书面沟通本质上讲是间接的，这使得其有许多优点：可以正式的或非正式的，可长可短。
可以使写作人能够从容地表达自己的意思。
词语可以经过仔细推敲，而且还可以不断修改，直到满意表达出个人风格。
书面材料是准确而可信的证据。
所谓“白纸黑字”。
书面文本可以复制，同时发送给许多人，传达相同的信息。
在群体内部经常受限于约定俗成的规则。
书面材料传达信息的准确性高。
三、书面沟通适用情形（1）简单问题小范围沟通时（如3～5个人沟通一下产出物最终的评审结论等）；（2）需要大家先思考、斟酌，短时间不需要或很难有结果时（如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等）；（3）传达非重要信息时（如分发周项目状态报告等）；（4）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。
四、书面沟通应遵循的原则1.思维清晰思维能力是各种沟通技能的基础，也是书面沟通能力强弱的衡量标准。
优秀管理者的特征之一就是思路清晰、思维敏捷。
尤其对于管理层而言，只有在思维清晰的前提下，才能实现有效沟通。
2.写作目的明确从撰写者的角度来看，书面沟通的主要目的包括提出问题、分析问题、给出定义、提供解释、说明情况和说服他人，因而撰写者必须明确自己如何展开文件内容，需要传递什么信息，将信息传递给谁以及希望获得怎样的结果。
管理沟通复习重点知识材料
另一方面，提高他人对自己的反馈程度，缩小盲区，扩大开放区。
第二章倾听技能
第一节倾听概述
倾听：用耳听，用眼观察，用嘴提问，用脑思考，用心灵感受，换句话说，倾听是对信息进行积极
主动的搜寻的行为。取得智慧的第一步；有智慧的人都是先听再说。
语速以每分钟150个字左右为宜
视觉辅助器具使用注意事项
保持简洁
图表文字大小适中
每张文字尽量不超过8行
在图表上做注记
不要挡住听众视线
面对观众演讲
(演讲者始终是中心，而不是辅助器具)
演讲成功的关键是什么？——日常训练和充分准备
演讲的准备：
9.明确目的是简单地传递信息，还是要说服听众、激励听众或娱乐听众
10.了解环境
空间距离的划定
社交距离；亲密距离；人际距离；公众距离
影响沟通距离的因素
文化的影响；地位的影响；个性的因素；人与人之间的熟知程度
第四节时间暗示的解析
对于是否守时赴约的心理准备取决于双方的价值估量．
对参加会议的到会时间控制上，通常，会议成员提前到会等待，而会议主持人或主席则准时
列会。
第五节音质暗示的解析
选取大多数人普遍关心的问题来演讲。
选取能带给听众新的信息、新的知识、新的思想观点来演讲。
选取适合自己的身份、适合听众实际水平的内容来演讲。
14.收集资料
举例、比较、访谈记录、调查结果、统计数据、图表、视听媒介、专家证明等
（材料要服务主题，针对性强）(理性感性;普遍/个别;单面/双面;首因/近因)
15.组织演讲稿开场白→过渡→主体→结尾
对两件事物间的相互联系性进行提问
第四章 书面沟通技巧
2.按照沟通的通用途划分 根据书面材料的用途，书面沟通可以分为以下 5种类型 （1）通用公文 （2）事务文书 （3）专用文书 （4）生活文书 （5）涉外文书
启示：办公人员在传达文件的时候，一
定要严格按照ISO9001:2008的文件管理标准 的要求，一定要有传达的书面函件，该签字 的要求签字，该署名的要求署名。否则，出 现上述情况，既耽误了工作，又难以说清责 任，同时还反映了管理水平的落后和管理方 式的不足。
实例二 二OO六年三月某日，本公司外派维修的 售后服务工程师陈某电话要求工厂售后服务 部门为其在安徽芜湖的维修现场发送配件一 个，按规定要求，陈某应当书面传真具体的 规格型号然后发货，以保证准确性。
3.按照沟通渠道划分 根据渠道的不同，沟通可以分为纸张沟通与电 子沟通，纸张沟通包括报告、信件和备忘录等 一般纸张沟通，同时也包括传真沟通。 电子沟通包括电子邮件沟通和电子会议系统沟 通。
4.2 书面材料的写作过程
4.2.1 写作的过程 书面沟通很重要的一个方面就是如何进行写作。 一般来讲，顺利完成写作大致包括三个步骤： 1.写作准备 （1）确定写作目标 （2）分析读者，认真分析读者，才能使你提 供材料符合他们的需要。 （3）收集信息。 （4）列出大纲
总经理把曹小姐和技术部都召集到总经 办会议室，问这个事情。技术部负责人回答 说，当时他没有听到曹小姐传达关于上交时 间的要求。而曹小姐说，自己确实传达了， 为什么公司十二个部门就技术部没听清楚？ 技术部负责人说，确实没有听到。 到底是曹小姐没传达，还是技术部没听 到？没有书面的东西，说不清楚。
第八章：书面沟通技巧文件
沟通方法：书面语言技巧知识要点：1．书面沟通的优缺点；2.书面沟通的种类；3.书面沟通的主要障碍。
技能要求：1．掌握求职简历的写作技巧；2. 掌握书信的基本结构和写作技巧；3. 掌握电子邮件使用礼仪。
一、书面沟通概述书面沟通，就是用书面文字作表达方式，进行信息传递与思想交流的沟通形式。
如企业处理日常事务时常使用信函、计划书、报告、合同协议等方式。
（一）书面沟通的优缺点1.书面沟通的优点（1）书面沟通可供阅读，可长期保留，并可作为法律证据（2）书面沟通可使下属放开思想，避免由于言辞激烈与上级发生正面冲突（3）书面沟通的内容易于复制，有利于大规模地传播（4）书面沟通讲究逻辑性和严密性，说理性更强（5）书面沟通可以反复推敲、修改，直到满意为止2.书面沟通的缺点（1）书面沟通耗费时间较长（2）容易产生沟通障碍（3）信息反馈速度较慢（4）无法运用情景和非语言要素（二）书面沟通的种类按照不同的标准，从不同的角度可以将书面沟通划分为不同的类型。
1.按照书面沟通的主体与客体分类，可分为写作和阅读。
2.按照书面沟通所用的文体分类，常用的书面文体大致可分为六类：（1）行政公文（2）计划类文书（3）报告类文书（4）法律性文书（5）新闻性文书（6）日常事务类文书二、常用文书沟通方法与技巧（一）求职简历的写作方法作为应聘者，简历是你和招聘方沟通的第一通道，往往是招聘单位了解你的第一个途径。
1．简历写给谁看雇主的需要：（1）要方便招聘人员阅读：简历一定要从招聘者的角度来设计，让对方能够快速获得明确的信息。
（2)有针对性：好的简历，必须具有针对性，雇主希望了解的内容详尽充实，雇主不需要的内容简单省略。
2．简历写作的礼仪要求礼貌用语；开头问候结尾祝颂；详略得当；语言客观平实；格式恰当；篇幅宜短；精心编排打印。
3．自我评价用事实说话：对于自己的优点，应该通过具体的事例来证明、来体现，而不应当自我夸耀。
不要自我中心主义：把以“我”开头的句子，省略掉主语，或把主语隐含于句子之中，使用主语隐化的句子可以避免自夸之嫌。
第14讲 书面沟通
● 包含日期、接收者的 姓名与地址和称谓
● 1至2页的篇幅 ● 以结束语、签名和工
作头衔作为结尾
信函的基本格式
— 无缩进式 — 修正的无缩进式 — 半缩进式
建议书的种类
推荐报告
建议书 的
种类
解决技术问题 具体的管理计划
具体的补偿措施
构建建议书的大纲
简介
根据有关 规定对所 建议的问 题展开讨
• 客服书 面沟通 的心里 障碍
策略之三
• 对不同 书面沟 通个体 进行分 析
写作技能训练
第十四讲 书面沟通
书面沟通的类型
备忘录
信函
电子邮件
书面沟通
建议书
报告
摘要
备忘录的4个要素
日期 主题 送交 发送
附件 复印件
日期： 主题： 送交： 发送：
送交： 发送： 日期： 主题：
送交： 主题：
日期： 发送：ຫໍສະໝຸດ 送交： 主题： 日期： 发送： 复印： 件附件：
信函
信函的要素
编辑过程及内容
检查逻辑 检查表述 检查思路之间的关系 再次阅读文章，检查错别 字、列表及格式不一致处
商务写作的语气
专业但不僵硬 友善但不虚伪 自信但不傲慢 礼貌但不卑微
商务信函类型
说明性和肯定性信函
三种类型
负面性信函
劝说性信函
说明性和肯定性信函的种类
内部信函 确认信 摘要 致谢和祝贺投诉的回复
负面信息的缓冲语
— 表示同意 — 表示谢意 — 作出承诺 — 给予赞扬 — 合作意向 — 好消息 — 表示理解
负面信函的种类
否定和拒绝
解雇和开除
第三节 沟通的形式
或一个部门进行沟通。这种沟通的集中性
也是比较大的。
4、轮式沟通
在轮型(Wheel)沟通中，一个成员居中，
四个成员居于舵轮各把柄的一端。这种
X
模式的信息沟通是高度集中的，因为位
于舵轮把柄上的成员只能同居中的成员
进行信息交流，除此之外没有其他的人
轮型
5、全通道式沟通
全通道(All-channel)型是高 度分散的。该团体的每一个 人都能直接同其它任何一个 人进行交流。
单向沟通：是朝着一个方向的沟通，信息的发送者和接收者之间 的地位不变。其特点是速度快、无干扰、秩序好，但由于没有反 馈，实收率低，接收者容易产生挫折、抗拒和埋怨心理。
双向沟通：是信息流动方向可逆的来回反馈式沟通，信息的发送 者和接收者之间的地位不断变化。其特点是速度慢、气氛活跃、 有反馈、实收率高、人际关系较好，但信息发送者的心理压力较 大。
一、正式沟通与非正式沟通
链式
正
式
全通道式
环式
沟
通
轮式
Y式
链式沟通
游戏：传声筒
在链型(Chain)沟通中，有两个成员作为端点，他们各
自只能同另外一个居于中间位置的人直接交流。这两
X
个中间人的作用是达到中心人物的中继点。在这种场
合下，中心人物可以直接同两个中间人进行交流，但
不能同作为端点的两个人进行交流。因此链条式也是
一、正式沟通与非正式沟通
是指以社会关系为基础，与组织内部
非
单串 流言
明文规定无关的沟通。这种沟通不受
正 式
式
式
组织监督，也没有层次结构上的限制， 是由员工自行选择进行的，如员工之 间的交谈，议论某人某事，传播小道
管理沟通第五章 书面沟通
课堂互动
1、请你用表格的方式制订出本学期的学 习方案。方案中要有目标、时间、内容、 要求、措施方法等。
2、你因某种原因不能按时上课〔上班〕， 请你向老师〔上级〕写一份请假条。
课堂互动
3、请指出下面会议通知中的错误，并加 以改正。
会议通知 各部门有关领导：
第二节 写作的根本过程
一、拟订提纲 1、确立目标 2、确定主题 3、分析读者 4、列出提纲
二、收集资料 〔一〕确定需要哪些资料 1、明确写作目的 2、了解读者对象 3、确定文书性质 〔二〕明确资料来源 1、书面媒体 2、非书面媒体 3、现代媒体
〔三〕资料收集的一般技巧 1、从身边的资料开始收集 2、尽量利用高科技手段 3、平时注重积累 4、保持适度的资料数量
四、编辑修改 〔一〕修改的范围和要求 1、校正文章主题 2、增删更换资料 3、调整结构 4、变换写作手法 5、推敲润色语言
〔二〕修改的技巧 1、修改前把写作材料搁置一些时候 2、不要太专注于所写的材料 3、修改内容，改进结构
第三节 企业常用文书的写作方法与技巧
一、工作规划 〔一〕特点 1、时间一般在三五年以上 2、范围大都是全局性工作或涉及面较广
3、结尾 结尾：可以指出努力方向、提出改进
意见。结尾要简短利索。 4、落款
落款：一般在正文右下方署名。
实践演练
请你写一份年度个人学习或工作总结。 1、字数在1000字左右 2、总结要有标题、正文和落款 3、正文要有取得的成绩、存在的问题及
今后的打算等。
第四节 求职信和个人履历的写作方法与 技巧
实践演练
请你通过各种渠道，收集有关“民营 企业成长模式〞方面的资料，要求每个 人收集的资料不得少于5篇。
沟通的种类及应用领域有
沟通的种类及应用领域有沟通分为很多不同的种类，根据不同的目的和应用领域，也会有不同的沟通方式和技巧。
以下是一些常见的沟通种类及其应用领域。
1. 书面沟通：包括书信、备忘录、报告等。
书面沟通广泛应用于商务、行政、教育等领域，可以用于正式的沟通和文件传递。
书面沟通需要注意语言准确、结构清晰和逻辑性。
2. 口头沟通：指用口头语言进行的沟通，如电话交流、面对面对话等。
口头沟通广泛应用于各个领域，包括商务谈判、客户服务、团队协作等。
口头沟通要求语速适中、清晰明了、态度友好。
3. 非语言沟通：包括身体语言、面部表情、姿势、肢体动作等。
非语言沟通在各个领域都有应用，特别是在演讲、演艺、销售等行业中非常重要。
非语言沟通要求注意自己的姿态、动作和表情，同时也要能够解读对方的非语言信号。
4. 跨文化沟通：指不同文化背景下的沟通。
在国际交流、文化交流等领域应用广泛。
跨文化沟通要求了解对方的文化习俗，尊重差异，避免误解和冲突。
5. 简报沟通：指以简短和直接的方式传达信息，如新闻报道、企业简报等。
简报沟通应用于各个领域，例如政府、媒体、企业等。
简报沟通要求简明扼要、准确真实、针对目标受众。
6. 社交沟通：指人们在社交场合中进行的沟通，如社交聚会、派对等。
社交沟通在人际关系的建立和维护中非常重要。
社交沟通要求表现自信、友好、尊重他人。
7. 引导沟通：指引导他人通过提问、倾听和反馈来沟通和表达。
引导沟通在教育、咨询、辅导等领域应用广泛。
引导沟通要求善于倾听、提问和反馈，帮助他人更好地表达和理解。
8. 团队沟通：指组织内部成员之间的沟通和协作。
团队沟通在企业、组织和项目管理中非常重要。
团队沟通要求密切合作、相互理解和有效协调。
这仅仅是沟通种类及其应用领域的一部分，不同的领域和环境可能还有其他特定的沟通方式和技巧。
无论是何种沟通方式，都需要注重语言运用、理解对方、积极倾听和有效表达，以实现信息的传递和目标的达成。
在不同的沟通情境中，通过灵活运用各种沟通方式，有助于提高沟通效果，促进交流和合作。
沟通的种类与技巧
沟通的种类与技巧沟通是我们在日常生活中非常重要的一种能力和技巧。
在个人生活中，良好的沟通能够帮助我们建立和维持良好的人际关系，提高我们的自信心和自尊心。
在职场中，有效的沟通可以帮助我们更好地与同事合作，解决问题，以及提升我们的领导能力。
在本文中，我们将探讨沟通的不同种类和一些常见的沟通技巧。
1.口头沟通：指的是通过口头语言进行的沟通，如说话和听取他人的说话。
这是最常见和直接的沟通方式，可以很快地传达信息。
然而，口头沟通也容易受到语言差异和理解偏差的影响。
2.书面沟通：指的是通过写作来进行的沟通，如电子邮件、备忘录和报告。
书面沟通可以提供更多的时间和空间来整理思路，并提供准确的信息。
然而，书面沟通也容易被误解或理解不清。
3.非语言沟通：指的是通过非语言方式进行的沟通，如面部表情、姿势、眼神、身体语言等。
非语言沟通可以传达情感和意图，加强口头和书面沟通的效果，但有时也容易被误解或理解不准确。
沟通的技巧：1.积极倾听：积极倾听是一种重要的沟通技巧。
它包括专注于对方的讲话，给予肯定性的回应和提问以展示对对方的关注。
积极倾听可以帮助建立信任和理解，缓解紧张气氛，并提高沟通质量。
2.明确和简洁：在沟通中使用清晰、简洁和明确的语言非常重要。
避免使用复杂的术语和长句子，注意用简单明了的语言表达自己的意思。
这有助于减少误解，提高信息的传递效果。
3.观察和运用非语言沟通：观察对方的面部表情、姿势和眼神等非语言信号是沟通的重要技巧之一、通过观察对方的非语言信号，可以更好地理解对方的情感和意图，并作出适当的回应。
4.尊重和理解：在与他人沟通时，必须尊重他们的意见和观点。
尝试理解对方的角度，并在表达自己的观点时采取尊重和友善的态度。
这有助于建立积极的沟通氛围，促进合作和共识。
5.自我表达：有效的沟通不仅仅是听取他人的观点，也包括表达自己的想法和意见。
在表达时要清晰明了，并尽量避免使用模棱两可的语言。
同时，要注意表达方式和语气，以确保自己的观点得到正确理解。
第四章 书面沟通技巧
4.3 商业文书写作的具体问题
1、商业信函 2、行动指南 3、随机翻阅的文件 4子沟通
1、沟通方式的转变 2、沟通方式的选择 取决于：信息丰富性、情境复杂性
第四章 书面沟通技巧
本章学习目标
1、了解书面沟通的特点 2、掌握写作的一般过程和写作的影响因素 3、熟悉各种商业文书的写作方法
4.1.1 书面沟通的特点
1、可长期保存，有助于信息接收者对信 息进行 深度加工与思考。 2、可促使信息发送者对自己要表达的东西进行 更加认真的思考，使其更加条理化。 3、是一种多样性的有形展示。 4、耗时较长。 5、不能及时提供反馈信息。
4.1.2 书面沟通的种类
1、按照沟通目的划分： 通知型、说服型、指导型、记录型 2、按照沟通用途划分： 通用公文、事务文书、专用文书、 生活文书、涉外文书 3、按照沟通渠道划分： 纸张沟通、电子沟通
4.2.1 写作的过程
1、写作准备： 确定写作目标、分析读者、收集信息、列出大纲 2、正式写作： 写作的一般技巧、集体写作 3、编辑修改
沟通实务.
沟通实务一、沟通的重要性（举例）沟通十分重要（一）沟通能影响效益。
（二）沟通能改变人生。
二、什么是沟通？（一）概念。
沟通是社会中的个人与组织间基于一定的目的，通过语言、文字、图像、行为等方面传递信息，以期获得相互了解，密切情感，达成共识的活动。
要点：1、是双方的；2、有一定目的；3、传递信息；4、以期获得相互了解、密切情感、达成共识（沟通的功能）。
（二）有效沟通的意义：1、减少磨擦；2、降低内耗；3、形成合力。
三、沟通的种类（一）书面沟通：信件、备忘录、布告栏以及组织内部行为期刊等介质传递，书面文字或文字符号的沟通。
（二）口头沟通：口头传递信息的方式，是非常常见的方式。
（三）非语言沟通：是指用手势、体态、眼神不同的语调等非语言形式进行信息传递的沟通方式。
（四）电子媒介沟通：是指依靠各种各样的电子媒介进行信息传递，如：电话、电子邮件等。
四、沟通的构件任何沟通都是由“倾听”、“说”、“非语言”构成。
（一）“倾听”：就是凭助听觉器接受语言信息，而通过思维活动达到认知，理解的全过程。
1、倾听的作用：①表示关注和尊重对方。
②得到对方认同和认同对方。
认同：认为彼此是同类，具有亲近感或归属的愿望。
认同是最好的赞美。
③得到完整的信息。
④了解对方说话的意思和隐含的意思⑤寻找双方共同点。
⑥给对方发泄的机会（举例）。
2、倾听的要求：①克服自我中心，不要总是谈自己，急于表现自己。
②克服自以为是，不要总想占主导地位，认为自己总是对的。
③尊敬对方，不要轻易打断别人说话，要让对方把话说完。
④要体察对方的感觉。
⑤要注意反馈，及时查证自己是否了解对方。
⑥要关怀、了解、认同对方。
鼓励或帮助对方寻求解决问题的途径。
⑦目光专注、柔和地看着对方，及时给予回应。
⑧多听少说。
3、倾听的禁忌：①对谈话内容漠不关心。
②只听内容忽略感觉。
③喧宾夺主，把论题扯开。
④在对方没说完前急于发表自己的观点。
4、倾听的层次：①假装倾听；②选择性倾听；③认真倾听。
管理沟通知识点总结
管理沟通知识点总结1. 沟通的定义和重要性沟通是人类社会活动中不可或缺的一部分，它是人与人之间交流信息、传达意思和情感的过程。
在组织管理领域，沟通是指组织内部成员之间或组织和外部利益相关者之间相互传达信息和理解意思的活动。
沟通在管理中的重要性主要体现在以下几个方面：- 促进合作：良好的沟通可以促进团队成员之间的合作，增进彼此之间的信任和理解，提高团队的凝聚力和执行力。
- 解决问题：通过有效的沟通，可以及时解决团队内部以及与外部利益相关者之间的问题和冲突，促使团队更好地协作共赢。
- 提高效率和绩效：良好的沟通可以减少信息传递的误差和偏差，从而提高组织的运作效率，促进绩效的提升。
2. 沟通的种类和形式管理沟通的种类和形式多种多样，根据不同的传递对象和传递方式可以分为以下几种：- 内部沟通：指组织内部成员之间相互交流和传递信息的活动，包括领导和下属之间的沟通、团队成员之间的沟通、部门之间的沟通等。
- 外部沟通：指组织与外部利益相关者之间的沟通活动，包括与客户、供应商、合作伙伴、社会大众、政府等外部机构或个人的沟通。
- 书面沟通：指通过书面文档、邮件、公告等形式传递信息的沟通方式，书面沟通可以记录下信息内容，以备后续查阅和证明。
- 口头沟通：指通过口头语言、会议、电话等形式传递信息的沟通方式，口头沟通便于及时沟通和互动，能够更直接地传递情感和态度。
3. 沟通的障碍和解决方法在管理沟通过程中，常常会出现一些障碍，阻碍信息的传递和沟通的效果。
常见的沟通障碍包括言语障碍、心理障碍、文化障碍、信息障碍等。
解决这些障碍需要采取一些具体的方法和措施，如：- 建立良好的沟通氛围：营造轻松、愉快和积极的工作环境，让员工可以更自由地表达自己的想法和意见。
- 增加沟通途径：通过多种沟通方式，比如会议、电话、邮件、即时通讯工具等，使信息能够更快速、准确地传递。
- 学习和尊重对方的文化习惯：了解和尊重对方的文化背景和习惯，避免文化上的冲突和误解。
项目五-书面沟通技巧
项目五书面沟通技巧教学要求了解书面沟通的含义、特点和原则；掌握书面写作的基本流程；熟悉多种书面沟通的文种及写作方法。
教学重点书面写作的基本流程教学难点掌握多种书面沟通的文种及写作方法课时安排本章安排8课时。
教学内容模块一书面沟通概述一、书面沟通的含义书面沟通是指沟通双方利用书面文字作为主要表达方式，在人们之间进行信息传递和思想交流的工具。
在日常生活和工作中，书面沟通包括公务文书、启事、海报、商务信函、电子邮件等多个文种。
书面沟通往往可以弥补难以言传或多说无益的不足。
它是人际沟通中必不可少的方式。
二、书面沟通的特点严谨准确、便于保存、广泛传播、间接婉转、灵活方便。
三、书面沟通的优点与缺点1. 书面沟通的优点书面沟通准确而可信，有形有据，可重复使用，永久保存；书面沟通可以不断修改，直至满意表达；书面沟通更加正式，使沟通能更有组织、更审慎地传递信息；书面文本可以复制；弱化沟通者的消极情绪。
2. 书面沟通的缺点耗费较多的时间；不能即时反馈；要求沟通主体的文字表达能力强；书面沟通若写得太匆忙，可能会有悔之不及的事情发生，甚至造成难以挽回的失误或不良影响。
四、书面沟通的种类根据不同的分类标准，书面沟通可以划分为不同类型。
（1）按照沟通目的划分，书面沟通大致分为通知型书面沟通、说服型书面沟通、指导型书面沟通和记录型书面沟通。
（2）按照书面材料和沟通的用途划分，书面沟通可以分为通用公文、事务文书、专用文书、生活文书和涉外文书。
（3）按照沟通渠道的不同，书面沟通可以分为纸张沟通与电子沟通。
纸张沟通包括文件、报告、信函、启事、海报和备忘录等一般纸张沟通，还包括传真沟通。
电子沟通包括电子邮件沟通和电子会议系统沟通。
五、书面沟通的基本原则好的书面沟通文书都在遵循基本原则的基础上有特色风格。
书面沟通的基本原则可称为7个“C”1，即清楚（clarity）、简洁（conciseness）、具体（concreteness）、完整（completeness）、礼貌（courtesy）、体谅（consideration）、正确（correctness）。
书面沟通
第三节 常用的书面沟通文体介绍
• 尽管分类有所不同， 但计划类文书在内容上的共同点是都涉及了 “做什么” “怎么做” 和“做到什么程度” 三个部分。
• １. 工作规划 • 工作规划具有以下特点： 时间一般都要在５ 年以上； 范围大都是全
局性工作或涉及面较广的重要工作项目； 在内容和写法上比较概括 。规划是为了对全局或长远工作做出统筹部署， 相对其他计划类文 书而言， 规划带有方向性、战略性、指导性的意味， 因而其内容往 往要更具有严肃性、科学性和可行性。
• ３. 书面沟通的内容易于复制， 有利于大规模地传播 • 书面沟通可以将内容同时发送给许多人， 给他们传递相同的信息。
书面沟通的载体形式多种多样， 包括报纸、杂志、书籍、信件、报 告、电子邮件、传真、通知等。
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第一节 书面沟通的特点
• 广泛的载体形式使得书面语可以不受时空限制， 从一地转到另一地 。而且， 只要载体上所印制或储存的文字及其他信息符号能够保存 ，内容就可以长期保存下来。
第一节 书面沟通的特点
• 既能使问题得到解决又照顾到双方的脸面， 维护了双方的自尊， 避 免由于言辞激烈而与上级发生冲突与不快。反之， 上级采用书面的 形式与下属沟通， 既能拉近彼此之间的距离， 让下属感到亲切， 同 时下属也比较重视， 能够及时改进自己的不足。同时， 采用书面形 式沟通， 写作者可放开思想包袱， 从容表达自己的想法， 避免了口 头沟通时说话不连贯、吞吞吐吐、欲说还休的尴尬情况。
• ４. 书面沟通讲究逻辑性和严密性， 说理性更强 • 人们把所要表达的内容说出来和写出来是大不一样的。一般而言，
说出来要比写出来更为容易， 因为说的时候不必对文字仔细推敲， 也不必讲究语法和修辞， 并且还可以伴随着大量的肢体语言和表情 等。但要把自己口头表达的内容变成文字， 就必须对其进行认真组 织， 既要讲究语言的运用， 又要考虑修辞、逻辑以及条理性。
活动中常见的沟通类型
在各种活动或组织中常见沟通类型：
1.面对面沟通：这是最直接和常见的沟通方式，涉及两个人或多个
人之间的言语和非言语交流。
2.书面沟通：包括电子邮件、信件、报告等。
这种沟通方式常用于
传递详细信息或正式文件。
3.口头沟通：如演讲、讲座、小组讨论等。
这种方式常用于传递简
短、明确的信息或收集反馈。
4.电子沟通：如在线会议、社交媒体帖子、短信等。
这种沟通方式
具有即时性，便于远程交流。
5.非言语沟通：包括肢体语言、面部表情、手势等。
这种沟通方式
传递的信息有时甚至超过言语本身。
6.正式与非正式沟通：正式沟通通常涉及正式场合或官方渠道，如
会议或公司内部通讯；非正式沟通则更随意，如茶水间的闲聊。
7.单向与双向沟通：单向沟通是指信息发送者只发送信息而不接收
反馈，如广播消息；双向沟通则需要接收者给予反馈或提问。
8.纵向与横向沟通：纵向沟通涉及上下级之间的交流，如经理与下
属；横向沟通则更多是平级之间的交流。
9.内部与外部沟通：内部沟通是组织内部的交流，如部门间的会议；
外部沟通则是与组织外部的交流，如与客户或供应商的会议。
10.文化性沟通：涉及不同文化背景下的交流，需要考虑到文化差异
和语言障碍。
第五章 书面沟通
写作方式
直截了当地告知好消息，综述要点。 列出细节和背景资料 积极说出可能的消极因素 阐明读者受益处 结尾充满友善、积极、关怀和期待
① 缓冲语开头，以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏 消息先行铺垫，使之有思想准备。（例如：表示谢意或 赞扬或同意或理解） ② 明确而婉转地陈述坏消息，并给出令人信服的理由。 ③ 有益的、友好的、积极的结束，减少坏消息的影响。 ① ② ③ ④ 陈述主要观点 提供背景资料 列举有关细节 结尾表明友善及乐意提供帮助
→结尾
第二节
企业常用文书的书写技巧
计划类文书---工作安排
注意事项
发文方式
一种是上级对下级安排工作．尽管涉及面较小，也要用文件形式下发，分 为标题和正文两部分；另一种是单位内部的工作安排，由标题、正文、落 款及时间三部分组成。
安排的标题可以是“三要素”写法(即主体名称+内容+“安排”) ， 也可以是“两要素”写法(即省略主体名称) （如《关于出版经济 管理系列丛书的工作安排》） 安排的正文一般由开头、主体和结尾三部分组成，也有的省略结尾。
第二节
述职报告
企业常用文书的书写技巧
述职报告是管理者向所属部门和员工以及上级组织和领导对自己在一定 时期内的任职情况进行自我评述性质的报告。 述职报告的格式
标题→署名及日期→正文
述职报告的书写要求：
思路要清晰 以职责为中心 业绩要典型 问题要具体 态度要诚恳 语言要平实
第二节
工作总结
企业常用文书的书写技巧
工作总结是组织、部门或个人对过去一个时期内的 工作活动作出系统的回顾归纳、分析、价，并从 中得出规律性认识，用以指导今后工作的事务性文 书。 工作总结的格式
标题→正文（前言／主体／结尾／落款）
医患沟通的分类
医患沟通的分类医患沟通是医学领域中至关重要的一环，它涉及到医生和患者之间的交流和理解，对于疾病的诊断、治疗和预防起着至关重要的作用。
医患沟通的分类可以从不同的角度进行划分，下面我们将从几个方面进行分类介绍。
一、根据沟通方式的不同1.口头沟通口头沟通是医患互动中最常见的一种方式，包括医生和患者之间的对话、问答、解释等。
医生需要通过语言表达来传递信息，而患者则需要通过听取和理解来接受信息。
口头沟通的优点是直接、快捷，可以在较短时间内传递大量信息，但缺点是容易出现误解和信息不全的情况。
2.书面沟通书面沟通是指医生和患者之间通过文字进行交流，包括病历记录、医嘱、检查报告等。
书面沟通的优点是信息准确、清晰，可以避免口头沟通中的语言障碍和误解，但缺点是需要花费较长时间进行编写和阅读，对于一些急需处理的情况可能不太适合。
3.非语言沟通非语言沟通是指通过肢体语言、面部表情、眼神交流等方式进行的沟通。
这种沟通方式常常用于医生和患者之间的情感交流，可以增强双方之间的信任和理解。
但是，非语言沟通的缺点是容易出现误解和不完全的信息传递。
二、根据沟通目的的不同1.诊断沟通诊断沟通是指医生和患者之间进行疾病诊断的沟通。
医生需要通过询问病史、进行体格检查和实验室检查等方式来确定患者的疾病种类和程度。
在诊断沟通中，医生需要耐心、细致地进行信息收集和分析，以确保准确的诊断结论。
2.治疗沟通治疗沟通是指医生和患者之间进行疾病治疗的沟通。
医生需要向患者介绍治疗方案、药物使用方法、注意事项等，同时还需要告知患者可能出现的不良反应和治疗效果。
在治疗沟通中，医生需要与患者建立起信任和合作的关系，以确保患者能够按照治疗方案进行治疗。
3.预防沟通预防沟通是指医生和患者之间进行疾病预防的沟通。
医生需要向患者介绍预防措施、健康生活方式、疫苗接种等，以帮助患者预防疾病的发生。
在预防沟通中，医生需要向患者传递正确的健康知识，帮助患者养成良好的生活习惯。
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1 分类
7、按照报告内容的紧迫性，分为日常报告、特 殊报告和紧急报告。 8、按照提交报告的周期，分为每日报告、每周 报告、月度报告、季度报告、年度报告等。 9、按照报告涉及的业务范围，分为工程报告、 财务报告、评估报告等。 10、按照报告的写作文体，分为叙述性报告、说 明性报告、图解性报告和统计性报告等。
预祝研讨会圆满成功！ 张晓怡
2016年5月18日
4 范文
友情提醒 尊敬的住户：
贵单元电表今日已抄，请根据您用电的情 况于15日内到工商银行缴费存折中备足存款， 并与7日后向工商银行索要收费发票。如无 发票，可能是由于存款金额不足，不够扣除 电费，请抓紧时间不足余款，以免引起不必 要的麻烦。
谢谢合作！ 联系电话：*******
昆山市供电公司电费组 2009年9月1日
3
建议书
1 特点
存在不确定性 可塑性较强 文本性较强
2 基本结构
标题
. 称呼
正文
祝福语
署名
日期
3 范文
《市场管理建议书 》
甘露寺大市场管理委员会： 来至工作已有半个月，在忙于工作的同时，经过自
己的观察，我对市场有了初步的了解。现将自己对市场管 理的一些建议汇报如下，谨供领导参考：
信头
2 基本结构
称谓
存档号码
主题行或标题 收信人地址
正文
结束语
落款
时间
3 主要类型
从商务信函的形式及其传 递的内容看 商务信函包括通知、公告、 通讯、介绍信、感谢信、 邀请信、慰问信、求职信、 备忘便条等。
REALIZATION
从商务信函的沟通目 的及其采用的语气看 商务信函可分为 肯定性信函 负面性信函 说明性信函 劝说性信函
致 收文者职位 由 发文者职位 事 发文主题 时 发文年月日
部门发文编号
5 范文
致：职员李明 由：经理李华
接×××公司来电，谈判人员于明天 上午10时30分到达。请做接机及相关接 待工作。
2016年5月18日
2
商务信函
1 特点与要求
特点
要求
1、内容比较单一 2、结构相对简单 3、语言表述简练
1、结构完整而简洁 2、内容正确而无误 3、语气友好而诚恳 4、礼节规范而自然 5、格式讲究而规范
书面沟通种类
备忘录 电子邮件
信函
建议书
报告 摘要
1
备忘录
1 四要素
1
2
3
4
日期 主题 送交 发送
2 分类——按使用对象
外交备忘录
外交会谈中，一方为了使自 己所做的口头陈述明确而不 至于引起误解，在会谈末了 当面交给另一方的书面纪要
公司备忘录
书面合同的形式之一
3 主要内容
D C B
A
4 格式
2 基本形式
固定格式 商务报告
备忘录形式 商务报告.
文件形式 商务报告
书信形式 商务报告.
3 语言特点
1பைடு நூலகம்
2
客观公正 严谨规范
明确真实
4
4
3
5
逻辑紧凑 简明扼要
4 基本结构
报告简介（ 前言）
报告正文
报告结尾（总结）
6
Question
1 备忘录的四要素
从商务信函的沟通目的及其采用 2 的语气来看，商务信函可分为哪
计划非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司 的广泛支持和欢迎。
也非常感谢您邀请我作大会发言。不过十分遗憾的是， 今年5月我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。
在此我愿意推荐我的同事张阳，他将是另一个理想的发 言者。我相信，如果时间允许的话，他会很乐意参加此研 讨会，并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果 可以的话，我将让他与您联系。
4 范文
亲爱的XX公司： 您好!我是xx公司的经销商，我司感
谢广大群众对我们的购买以及对我们的 信任与支持，在11月11日这特别的日子 在丽日广场隆重举行“回馈新老客户” 的特别活动，您的到来就是我司的莫大 荣幸。
祝：事业步步高升! xx日用公司 2016年5月18日
4 范文
尊敬的田波先生： 我对于贵公司在今年5月即将举行的公司交流研讨会的
1、进一步调整门面布局 2、增加经营主便利措施 3、拓展市场信息交流渠道
以上不当之处，请见谅！祝您工作顺利 杨洋
2016年5月18日
4
电子邮件
1 基本内容
主题
收件人
附件
正文
4 范文
5
报告
1 分类
1、按照报告的长短，分为长篇报告、中篇报 告和短篇报告等 2、按照内容，分为经营报告、信贷报告、调查 报告、事故报告、建议报告、可行性报告等。 3、按写作用途，分为临时报告、行动报告、状 态或进展报告和总结报告。 4、按正式程度，分为正式报告和非正式报告。 5、按照报告的格式特征，分为信函式报告和纲 要式报告等。 6、按照报告的使用范围，分为公开报告和内部 报告等。
4 范文
尊敬的王茵女士： 您好！感谢您坐我们的航班！据我们南航餐饮部主任李波报告
说，在您6月19日乘坐我们公司的航班从上海飞往昆明的途中， 您的餐盘中发现了一直蟑螂。在此，请接受我们公司对您的最诚 挚的歉意。
尊敬的王茵女士，顺便给您送上一份小礼物，再一次表示最诚 挚的歉意，祝你工作生活愉快！
此致 康晓东 南航客户关系部 2008.09.12