电子档案文件整理及归档研究

电子档案文件整理及归档研究

档案工作发展的现阶段，处于一个信息化的阶段，由于现在的档案资料越来越多，工作量十分庞大且繁琐而且不好进行统一整理归档，因此电子档案的出现成为了一种必然的趋势。

现如今电子文件的整理归档的载体主要有磁盘、光盘、磁带这几种类型，为了使得这项工作能顺利开展应当按照档案的不同种类分开整理，应该明确归档的具体信息，例如归档时间、范围、相关技术坏境，相关软件及版本、数据的类型及格式，还有数据检测等，以此来确保电子档案的质量。为了使电子档案的可利用性得到保证，应当从电子文件初形成时就应该有一套完整的管理标准制度和相关技术措施，使得档案信息的安全性、可靠性，真实性得到保证，在电子档案整理归档的同时应当注意它一同存在纸质档案或其他载体形式的文件中的相关内容信息，描述一定要保持一致，对于那些具有长期保存的电子文件，必须对电子档案进行适时生成纸质文件等的硬盘拷贝，并同时和原始档案文件一起归档。

在保存与纸质档案文件内容相同的电子档案文件应当使用相关明确标识将两者关联起来，以便查找，为了电子档案文件不被非正常的改动，必须采取相关严格的管理安全措施，在进行整理时，相关电子档案文件必须随时备份，储存于能脱机保存的载体上，在电子档案整理过程中应当注明文件储存格式及属性，用扫描仪获得的图像电子文件采用非标准算法压缩时要与相关软件一并收集整理，利用视频和音频获得电子类型的档案文件应注意压缩算法，属性，和相应软件的收集整理，要按相关要求对于电子档案文件进行文件备份，每份电子档案文件应在相关登记表上登记，登记表要与相关的电子文件一同保存，并同时附有打印件。

电子档案在整理过程中应当要按照内容，保管期限，保密等级等要求相对集中整理，电子文件按照相关档案的著录规则著录，并制作成机读目录，归档电子档案文件时应填写相关登记表。

每隔一段时期应当把符合归档条件的电子档案文件，按照档案的相关管理要求的储存方式，进行脱机载体保存，对于电子档案文件的归档范围应当按照相关规定执行，相关归档时间应实时进行，物理归档时间是定期进行的，在进行电子档案文件的归档检测工作时，要检测其技术条件，包括，硬件环境，软件环境及信息记录格式，归档前的归档鉴定工作应当按照国家相关文件规定执行，鉴定结果应制作相应标识，对于电子档案文件的有效性和完整性要进行相关鉴定审核，并附有相关负责人签字，相关保管期限的划分应该按照现行的规定执行。

电子档案归档的要求主要有以下几个方面：

1.电子文档的拷贝，一共要复制2套，一套用于封存保管，一套便于查阅。

2.归档时采用的载体的优先顺序排列：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等，同時需要注意的是禁止用软盘作为电子档案文件长期保存的载体

3.对于储存了电子档案文件的载体或包装盒上要注明相关信息：编号、名称、保密等级、保存期限，软件及硬件坏境

4.要将电子档案的文件目录，及其他相应说明一并归档

5.电子档案的原数据集成载体在晚完成归档后至少保存一年。

电子文件归档后要相关规定移交档案管理部门。