意见箱管理办法

意见箱管理办法

一.目的

为完善公司建议管理体系，规范意见管理工作。营造更加开放式的管理氛围，及时发现和解决问题，给予员工正确有效的疏导，保障员工合法权益，营造和谐公平的管理氛围，特制定意见箱管理办法。

二.使用范围

适用于公司全体员工。

三.管理原则

1、可投于意见箱内材料包括：合理化建议（管理流程、生产工艺、技术改进等有关方面）、问题反映（管理层滥用职权、工作投机取巧等工作相关问题）、举报投诉（损害公司利益、偷窃公司财物、损害公司名声等既定事实）等有关公司方面相关事宜。

2、提倡员工提意见时使用真实姓名，以便尽快展开调查，及时解决问题。

3、反映意见时，应真实客观反映事实，不得利用意见箱进行辱骂、恐吓、造谣等不文明行为，一经查实给予严肃处理。

4、意见箱处理人员应严格保密期内容，不扩散员工反映的情况和问题，不将待处理情况泄露，不随意泄露扩散不宜公开的材料。

5、处理人员处理员工意见时遵循解决问题与思想疏导相结合原则，客观对待意见，对其反映应做到有则改之，无则加勉。

6、禁止对意见反映人打击、报复、恐吓、威胁等不良行为，一经查实给予严肃处理。

四.意见箱设置

意见箱设于公司前台处。

五.处理流程

1、意见收集：意见箱管理人员定期开启意见箱，收集意见。（如对意见箱设置、设计有任何意见或建议请联系***********,或发送邮件至**@**.cn）

2、意见报送：意见箱管理人员根据收到的意见涉及面、重要程度、所属业务范围等内容报送至相关部门负责人处理。如其意见内容涉及部门负责人则将意见报送至分管总监/总经理处。

3、意见调查：各部门负责人收到意见后，须及时通过多种手段开展调查工作，并将调查方式及调查过程形成书面材料。

4、给予答复：展开调查后应在三个工作日（如情况特殊、复杂可延至五个工作日）内联系意见反映人，给予答复，答复可通过信件、电话、面谈等形式。在此过程中应秉承保护意见反映人原则，注意对外保密其答复内容及意见反映人个人相关信息。如意见描述抽象，无法取证，根据具体实际情况可不给与具体答复。

5、意见处理：如意见反映属实，应对其反映者进行适当嘉奖，并就其反映问题进行解决。如意见反映属无中生有，应对其反映者给予惩罚。

6、归档备查：意见处理部门应将意见调查至意见处理发生事宜形成书面材料交于意见箱管理人员，意见箱管理人员接到相关材料后应及时存档备查，并按周期（每月）定时报呈总经理。

7、不满上诉：如意见反映人不满处理结果，可自意见处理之日起向总经理申诉，联系方式：（电话）***********，如通过短信申诉，请注明“最高申诉”，

其内容应该明确申诉理由（不满原因）及希望达成效果。

8、上诉处理：总经理室将在十个工作日内根据公司制度、法律法规对最高申诉给与书面答复并通过公告栏进行公布，同时采取措施解决员工所提问题。

9、归档备查：总经办将申诉材料、调查方式、处理结果形成书面材料交于意见箱管理人员，意见箱管理人员接到相关材料后应及时存档备查。

六.各级职责

分管总监/总经理:处理重要意见或重大投诉（涉及部门管理人员或涉及经济问题数额较大的问题）。

相关负责部门：接到意见箱管理人员反馈的相关意见后，应及时调查、处理及回复，不可借故推诿。处理结束后及时整理材料形成书面材料报送意见箱管理人员。

总经理室：收到最高申诉后，通过多种调查手段，以公平公正的态度处理申诉并解决其反映问题。

人力资源部经理：担任意见箱管理员。负责开启意见箱，收集整理意见，将相关意见反馈于各责任部门或责任人，督促其及时回复及解决，并将相关材料存档备查，最后将处理结果定期（每月）向总经理汇报。

七.其他

1、意见箱为实现企业管理有效沟通而建立，望全体员工能报以积极的态度反映问题或者提出建议。

2、意见箱为公司财产，不得任意毁坏，违反者按原价赔偿。

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