文件审批程序

文件审批程序

公文的审批发放程序一般包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序，具体：

一、公文的草拟、打印、校对

1、经办人负责公文的起草（包括录入、排版），草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸（A4），起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日，所有信息不得用简称。

2、起草公文后，统一打印成双面。

3、公文打印后，由机要秘书校对无误后签字。

二、公文审核

文件起草后，由经办部门经理领导审核、签字。如涉及其他部门，经办部门负责协调相关部门经理审核、会签。由起草文件部门经理根据事情的轻重缓急，在文件上加盖“特急”、和“急件”字样，普通文件不用做标识。

三、公文的会签

会签是撰拟公文的过程中，主办部门与有关部门协商并核签的一种办文程序，一般当公文的内容涉及本单位的多个部门或与其他分（子）公司有关时，需要进行会签。

1、公文意思表达是否清楚、准确、完整。

2、公文相关内容是否合理。

3、根据会签文件的业务性质分类、审批权限，分别呈董事会/管委会相关领导会签。会签审批权为：

4、文件处理的紧迫性，“特急”文件会签的所有相关领导须马上会签，“急件”会签的所有相关领导须在规定时间内会签完毕。普通文件的所有相关领导须在规定时间内会签完毕。如遇特殊情况可根据实际情况处理。

四、公文的签发

1、批阅文件时，“特急”文件须即阅即批，“急件”须当天批办，普通文件三天内批办，所有文件必须在两个工作日之内批阅完毕。如遇特殊情况根据实际情况处理。

2、公司领导签署修改意见后，由拟稿人修改（如果修改不涉及公文实质内容或者仅仅是个别字句的修改，可由行政部秘书直接修改）。如果修改内容涉及到相关部门，经办部门还须告知相关部门经理。

3、再次送签时必须确保公文严格按领导意见进行修改。

五、公文打印、用印、

1、公文签发后，经办人第一时间将文件与电子版交行政部秘书，并在收文登记本登记所交文件，秘书根据公文类型和范围发文至各部门。

2、行政部制作成正式文件须由经办人查看确认无误，再打印盖章（文件页数过多，不是红头文件的，须加盖骑缝章）。

3、发文前须准备好发文单，收文公司（部门）负责人收文签字确认。

4、加盖印章要清晰、端正。位置要求上不压正文，下要齐年盖月。

六、发文

1、对外发文要求

文件页数过多，可选用信函、快递邮寄或公司出差人员带发，统一由行政部办理。

2、对内发文要求：

（1）统一使用公司内部行文模板，不得随意改动或者使用其他模板。

（2）对内发文原则上只发复印件给相关部门。凡公示的文件必须经行政部领导签署公示意见后张贴；各公司（部门）或者个人需要张贴的文件或者其他资料需经集团行政部领导签署公示意见后公示，未经允许公示的文件、资料不得随意张贴。

（3）文件一般由各部门负责人签收，并组织大家认真学习文件精神，贯彻落实。

3、保密工作

对于涉及公司机密的文件及其他公司认为有必要保密的文件只能在相关部门传阅，禁止各部门复印、外传，严格按照《保密工作制度》执行。

七、归档

文件发完后，行政部将审批单、草稿、修改稿、定稿、正文及发文单一起保存及归档，并报电子版给企业管理部备案。

八、公文的借阅按《档案管理办法》有关规定执行。

九、公文的立卷、归档和废除按《档案管理办法》有关规定执行。