项目部文件资料管理办法doc

项目技术文件管理规定

1、目的

为规范项目技术文件资料管理，保证项目技术资料的完整、准确及合理利用，按照ISO9000质量体系文件和记录管理办法制定本规定。

2、适用范围

2.1项目在准备、前期方案、规划、可研报告、初步设计、施工设计、上级部门报批、技术交流、招议标、合同签订、设备监制、施工管理、安装、调试、验收、交付等过程中产生的所有输入、输出的技术资料。

2.2 其中保密文件是上述技术资料中的项目可研、初步设计、施工设计、技术规格书、项目合同等；重要技术文件是除保密文件外的技术资料。

3、职责

3.1 项目办公室负责对项目过程中产生的技术文件的及时归档及对其利用有效进行检查和监督。

3.2 项目办公室是项目技术文件管理部门，负责项目技术文件的编号、存档、借阅、保管。并设有专职资料管理员。

3.3 各科室、各机台负责人负责本科室、机台技术文件的及时送档及其完整性。

3.4 资料员保管好项目的各种资料，严格执行借阅制度。做好项目资料的保密工作。

4、工作程序

4.1 项目文件的编号

4.1.1项目资料总体分为：文件、设备、基建、图纸、其它。涉及项目的资料编号为GJD -(资料性质)-(序号)。

（1）文件分为：项目方案文件、公司相关来文、发文、指挥部内部文件、政府部门批复、备案文件等；

（2）设备分为：设备立项（GJD -设备立项-(序号)）、设备合同（GJD -设备合同-(序号)）、技术规格书、涉及具体资料以设备为单位来分（厂家资料、询价、报价、招议标、设计资料、设备安装、设备调试、设备验收及相关资料等）；（3）基建分为：基建立项（GJD -基建立项-(序号)）、基建合同（GJD -基建合同-(序号)）、涉及基建的具体资料以工程为单位来分（包括询价、技术规格书、报

价、招议标、招标说明书、设计资料、竣工资料、过程变更、通知等）；

（4）图纸：自行设计的图纸以项目机台为单位来进行编号（编号方法为：GJD -（机台名称）图纸-序号）；设计院及外来图纸沿用其编号，分机台进行归档。（5）其它：项目过程中产生的随机资料应及时进行编号。例如：设备负荷试车大纲（GJD-负荷试车-序号）；设备工艺规程（GJD-工艺规程-序号）等。

4.1.2为保证项目技术资料的有效性，尤其是设备外来技术文件、图纸的有效性，需对每批归档文件另加注日期编号。

4.2 项目文件的归档

4.2.1 项目文件必须贯彻“先送档、归档，后借阅、使用”的原则。

4.2.2 所有外来文件及指挥部、各机台形成的内部资料等应当天提交办公室进行登记，编号，并至少提交一份存档，有电子版本的要拷贝归档。（立项建议书、合同等）应先进行编号后再逐级审批，所有需审批的文件由经办人审批结束后，必须立即交给资料管理员，资料管理员应填写《高精带项目资料接收登记表》并对文件资料进行分类、编号、整理、编制档案目录进行归档。所有归档资料原则上为原件，无原件归档需部门主管签字说明。

4.2.3设备到厂开箱验收时，由项目部兼职档案员会同专职档案员第一时间到场登记验收，安装调试后一周内由项目部进行归档。单体设备（包括基建）最终验收合格后，项目资料按照单体设备（或基建项目）向公司档案室进行移交。

4.2.4发往外单位文件：需发往相关单位的资料，机台负责人填写《技术资料领发意见单》确定保密等级、复印数量、发放范围及其他特殊要求等，经部门主管审核，报指挥长审批确认后，凭单至办公室办理资料领用手续。资料管理员办理复印、登记、签发工作。属保密的资料由办公室加盖“指挥部印章”并编号，签收人须妥善保管。根据合同规定需向外单位交付的资料，由具体负责人负责领取后交办公室，由办公室集中办理邮寄工作，所寄资料不予回收。本着节约的原则，向外单位邮寄资料时，可根据资料的重要程度、紧急状况分别寄特快、挂号或平信。

4.2.5项目实施过程中涉及的文件审批，按公司《高精带项目合同管理规定》、《高精带项目招议标管理规定》、《高精带项目设备采购交付控制程序》等文件的相关内容执行。

4.2.6 当部门需引用或转化外来技术文件（含图纸）时，需填写《外来技术文件

审批表》，严格履行审批程序。

4.2.7 项目施工过程中各机台设计施工-加工图纸、现场施工及变更通知及现场使用各项技术文件，需由机台签字，部门主管审核，指挥长审批后执行。

4.2.8 重要的技术文件电子文本由文件管理人员加密后刻录成光盘归档。

4.2.9资料管理员定期编制资料目录，送指挥部领导及各部门传阅，便于指挥部成员有选择地借用。公司或有关部门发送的文件、通知或其他相关资料等，根据指挥长审批意见，由资料管理员附传阅表，交相关人员传阅。

4.3 项目文件的更改

4.3.1 文件需要更改时，由更改人填写《文件更改申请表》说明更改理由；对重要的更改（如技术参数等）还应附有充分的更改依据；文件更改后应将《文件更改申请表》附于更改文件之后，以备查考。

4.3.2 文件更改的审核、批准由原审批人进行；外来文件施工中更改，经部门主管审核、指挥长审批。

4.3.3 文件进行局部修改，应采用划改方式，标明修改标记，不允许使用涂改液；大幅面修改应采用换页方式进行；

4.3.4 项目实施过程中相关设备图纸、基建图纸和技术参数等技术文件如有改动，必须先取得文件来源方的确认，再履行文件更改审批手续。

4.4 项目文件的借阅：

4.4.1保密文件一律不允许外借（公司之外的借阅），重要技术文件的电子版本一律不允许复制；若需外借或复制，必须经公司总经理批准签字确认。

4.4.2项目部人员因工作需要均可借阅技术文件，借阅时需办理文件借阅登记手续，填写《项目资料借阅登记表》，科室负责人批准后借阅；重要文件需部门主管批准后方可借阅复印件。

4.4.3公司其他部门人员若因工作需要查阅存档资料时，需经指挥长同意后，由资料管理员接待查阅；如需借阅，指挥长批准签字后，方可借阅。

4.4.4 借阅期限及其它要求：查阅资料时必须在指挥部的办公场所内进行，查阅时间不得超过1天，办理借阅手续后可借出，借阅时间不得超过5天。如特殊情况不能归还时，须办理续借手续。

4.5 责任追究

4.5.1无正当理由对应归档的资料不及时进行登记归档的，根据资料性质和重要