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目的 1

适用范围 1

参考文件 1

定义 2

职责 2

程序2~4

附则 4

附件5~8

修订履历

版本日期修订情况编制审核批准

A/0 2012/10/31 首次发布

1目的

实现公司人事档案制度化、规范化、科学化的管理，维护人事档案材料的真实和完整，防止档案丢失、损坏、遗漏，便于相关人事档案的借阅和使用。

2适用范围

本制度适用于四川上美商业管理有限公司全体员工。

3参考文件

无。

4定义

员工人事档案：员工自入职之日起，公司为其建立的包括入职、转正、考核、岗位调动、职级变动、薪资调整、培训、奖惩、离职、劳动合同、相关协议等各项资料的集合。

5职责：

5.1人力资源部负责公司员工人事档案的建立、收集、审核、更新、归档、借阅、销毁等工作。

5.2公司全体员工有义务提供个人档案管理所需的材料，并保证其真实性和有效性。

6程序

6.1档案分类

6.1.1入职档案：个人简历、应聘登记表、面试评估表、笔试试卷、健康证明、身份证复印件、

学历证复印件、相关资格证书复印件、户口本复印件（户主及本人页面）、录用审批表、

人力成本表、劳动合同、应届毕业生就业协议、实习协议、保密协议等。

6.1.2薪酬考核档案：试用期考评表、试用期总结表、季度或年度考核记录表、薪资调整申请

表或审批表、绩效考核表、考核面谈表等。

6.1.3培训档案：新员工入职培训、专业培训、外派培训、培训登记表、培训考核表、培训记

录表、效果评估反馈表等。

6.1.4职务异动档案：平级调动、晋级、降级记录表和审批表。

6.1.5离职档案：离职申请、离职工作交接单、离职面谈、离职证明存根等。

6.1.6其他档案：员工奖惩记录、各类补充协议等。

6.2档案归档与信息核实

6.2.1档案入档一般流程

(1)对新入档材料进行鉴别，判断是否符合归档要求，相关信息是否真实完整。

(2)按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。

(3)在人事档案表上补登该材料的入档记录，并最终归档。

(4)在电子版人事档案索引表中同步更新入档信息。

6.2.2档案的初次建立

(1)员工正式入职后，档案管理员须在员工录用审批表审批通过后的7个工作日内，将员工

入职相关资料收集、整理完毕并单独存放入新的档案袋，同时建立员工人事档案表（详

见附件一【上美人事档案表】）并对其进行编号。

(2)初次建档时，须对员工个人信息进行仔细核实，并查核相关学历证明、资格证书证明的

真实性，确保员工各项档案信息的完整性和有效性。

6.2.3归档要求和规范

(1)归档形式

纸质归档：人事档案的原始资料以纸质的形式存档，且必须使用碳素、蓝黑墨水笔书写，禁止使用圆珠笔或铅笔。

电子版归档：电子版文档用于记录员工各项档案资料的类目、存档日期、存档情况等，需根据归档情况及时更新和补充，方便索引查询。

(2)编号规则

每个员工档案分配唯一的档案编号，编号格式为四位数，从“1”开始，如0001、0002……，依次排序。

同一员工的纸质档案和电子档案记录的编号须保持一致。

离职员工的档案编号不可重新使用。

(3)存档位置要求

每个员工的档案分设一卷，资料独立装袋，每个部门分设一档。

卷内文件材料应依其形成规律或特点，保持文件之间的密切联系并进行系统的排列，密不可分的文件材料应排列在一起。

6.2.4双重管理人员档案的管理

(1)公司经理级人员或者受集团相关部门双重管理的人员，其档案管理参考集团相关人事管

理办法及本制度管理办法执行。

(2)岗位编制在本公司的双重管理人员，人力资源部仍需建立并备份员工的档案资料原件或

复印件，以备查询及跟进员工信息动态。

6.2.5档案的检查

(1)突发事件之后，或发现可疑情况，须对档案进行检查与核实；

(2)对于存档时限较久的文档，应定期进行检查，对其破损情况采取补救措施。

6.3档案的调动和借阅

6.3.1人事档案调动

在集团内部，发生跨子公司之间的人员调动，应由所在公司人力资源部和接收公司人力

资源部进行档案交接。

6.3.2人事档案查阅权和知悉权

(1)公司总经理、副总经理、总经理助理等高层领导，人力资源部经理、档案管理员及集团

行政人力中心、集团高层领导具备对公司全体员工档案的查阅权和知悉权。

(2)部门负责人具备对本部门员工档案的查阅权和知悉权。

(3)其他部门人员因工作原因，需要调阅人事档案的，须提交相关申请。

6.3.3人事档案调阅流程

(1)档案调阅人员应提交《人事档案调阅申请》（详见附件二【人事档案调阅申请表】），经

人力资源部经理或总经理审批后实施调阅。

(2)档案调阅人员归还档案时，档案管理员必须当面查清，并填写《人事档案调阅情况记录

表》（详见附件三【人事档案调阅情况记录表】），如有损坏和遗失应及时追查。

(3)调阅人员应爱护档案，确保档案整洁、安全，不得擅自涂改、翻印、抄录或损坏，更不

得转借他人。

6.4档案管理期限及销毁

6.4.1在职员工的档案自入职之日起建立并持续维护，职员级和主管级员工的档案自解除劳动

合同之日起保存3年，经理级员工的档案自解除劳动合同之日起保存5年，超过年限后

按照规定进行销毁。

6.4.2档案的销毁

(1)档案管理员将须销毁的档案登记造册，呈送总经理审批后销毁。

(2)文件销毁可采取碎纸机粉碎或直接焚烧的方式，销毁文件须登记造册，以备查考。

(3)档案销毁时，必须由公司指派的专人与档案管理员同时在场进行监督，防止资料外泄。

6.5档案的保密

6.5.1档案管理员必须按照制度规范进行档案的管理，防止档案资料的遗漏、损坏或信息的外

泄。

6.5.2档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

7附则

7.1本制度经总经理办公会讨论通报董事会审批，自发布之日起生效。

7.2本制度由人力资源部负责解释及修订，未尽事宜参考公司相关制度执行或另行补充。

8附件

8.1附件一：上美人事档案表

8.2附件二：人事档案调阅申请表

8.3附件三：人事档案调阅情况记录表

8.4附件四：人事档案管理流程图

附件一：上美人事档案表

上美人事档案表

编号：