公司行政文件管理制度(含表格)

公司行政文件管理制度（ISO9001-2015）1.0目的对公司行政文件的编写、评审、批准、接收、发放、使用、更改、标识、归档、作废和回收等全过程进行控制，对行政公文的处理程序、行文原则、收发办法、立卷归档进行规范，以确保公司行政文件实施的有效控制，保证文件的、适用性、一致性、有效性。

2.0适用范围本实施细则适用于公司行政文件的管理。

3.0定义：3.1行政文件：包含党群类、行政管理类、财务类、TPS类、人事类文件、安全管理文件。

受格式管控的文件有行政文件管理细则、行政公文、外来行政文件。

3.2行政文件管理实施细则：为加强公司业务的标准化管理，编制部门参照固定格式，编制发行的行政事务管理规范，由企管部按统一标准进行管控，一经发行，公司各各部门均需照此执行。

3.3行政公文：上行文、平行文、下行文、对外发文。

俗称的红头文件包括下行文和对外发文。

3.3.1上行文：向公司管理高层上报签审的文件。

包括：请示、报告、申请、提案等。

3.3.2平行文：部门间因工作需要，要求其他部门配合工作而制作的横向发文。

3.3.3下行文：公司向各部门、各车间的发文。

包括：决议、决定、批复、制度、通告、通知、通报等。

3.3.4对外发文：对同级单位或有关政府部门的发文。

对同级单位发文主要为公函；对有关政府部门发文为请示、报告、情况说明等。

3.4外来行政文件：上级主管部门以电子邮件、红头文件等方式发送到公司的指导性、指令性文件。

4.0职责4.1企管部负责行政文件的归口管理，负责与行政管理有关的外来文件的归口管理；负责行政文件的收取、发放、使用、更改、标识、归档、作废和回收的归口管理；4.2总经办办公室负责行政公文的报批、复印、编号、发放、归档等归口管理；负责公司内部各部门呈报公司领导批示的请示、报告等的批复，负责外来文件的流转、督办、回收、销毁等工作；4.3各职能业务部门负责职责范围内行政管理文件的编制和其他部门文件的会签；负责本部门文件、记录的编号；负责在行政管理文件发布前提报总经办进行原稿和电子版的校标；负责职责范围内文件的编制、会签、修改。

5.0工作程序5.1党群类、经营决策类文件的管控要求参见《档案管理实施细则》。

5.2行政文件管理实施细则（包括行政管理类、财务类、人事类）的管控（包括编制、字体段落要求、评审、批准、会签、更改、报废、使用、保管）参见《文件和资料控制程序》。

行政文件的具体内容，可根据文件规范的行政行为需求进行编制，不要求统一框架。

行政文件管理细则控制流程图见附件8.1“行政文件管理控制流程图”，行政文件的编制、审核批准权限见附表1及见附件8.1“行政文件管理控制流程图。

5.2.1编号规则同《文件和资料控制程序》5.1.1执行。

5.2.2组织结构描述类行政文件的编号规则5.2.2.1 组织架构图类编号规则：□□—部门代码与《文件和资料控制程序》8.2保持一致组织图的代码“ZZ”5.2.2.2 岗位说明类编号规则：□□—部门代码—二位顺序号与《文件和资料控制程序》8.2保持一致岗位说明的代码“GW”5.2.2.3 文件的版本号依据《文件和资料控制程序》“5.5.1.3 修订版次之A/0版表示原版,A/1表示第一次划改,以此类推；若划改次数累计至第9次或划改部分超过页面或整个文件的20%时，则此文件应进行换版，其修订版次应全部改为B/0”5.2.3文件的接收5.2.3.1编制部门的文件管理员将审核、批准的文件原稿进行扫描后，填写《文件发放、更改申请单》附文件纸质版本（原稿）、电子版本（word版本和PDF 版本）提交给企管部体系组文件管理专员；5.2.3.2企管部体系组文件管理专员对文件进行校标，符合要求的在《文件发放、更改申请单》的“十一、文件校标”栏签字确认，不符合要求的则退还给编制部门的文件管理员，由编制部门进行重新编制、审核、批准；5.2.3.3校标完成后的纸质文件原稿由总经办档案室进行存档，具体要求参见《档案管理实施细则》。

5.2.3.4保密性文件（如薪酬类、财务专用类）自行校标、送审，原件由当事人自行保管。

5.2.4文件的发放5.2.4.1行政文件管理的发放需经过审核、批准，由部门负责人审核，分管领导批准；审核、批准应在《文件发放\更改申请单》上签字确定；5.2.4.2文件的发放为电子版本发放形式，行政文件管理文件的发放采用不可编辑的电子版本的格式进行公司内部局域网规定路径的发放（现行路径为：\\172.16.10.5\企管部\管理体系\管理文件\行政管理文件）；需在文件封面上加盖电子“受控”章。

5.2.4.3保密性文件（如薪酬类、财务专用类）在小范围纸本发放。

5.3行政公文的行文处理程序5.3.1行政公文的处理程序详见附件8.2“行政公文控制流程图”5.3.2行政公文的格式要求5.3.2.1上行文、平行文编制的格式要求详见附件8.3“上行文、平行文编制的格式要求”。

5.3.2.2下行文、对外发文编制的格式要求详见附件8.4“下行文、对外发文编制的格式要求”。

5.3.3行政公文的编号规则5.3.3.1上行文和平行文的编号如下图3所示：**[****]***发文序列号年份业务模块代码图3：上行文和平行文的编号示意图**：代表业务模块代码：如P表示行政后勤类；****：代表发文年份：如2011***：代表发文序列号：如总经办2011年第1份文件编号为P[2011]0015.3.3.2下行文和对外发文的编号如下图4所示：*****[****]***号发文序列号年份发文单位图4：下行文和对外发文的编号示意图*****：发文单位：企管部为“新瑞人”，总经办为“新瑞办”，对外发文为“新瑞”；****：代表发文年份，如2011***：代表文件序列号，如总经办2011年第1份对外发文编号为：新瑞办[2011]001号5.3.4行政公文的编制5.3.4.1编制部门根据公文需送达的对象确定公文的类型；5.3.4.2根据各类公文的格式要求拟稿；5.3.4.2部门主管对公文的内容进行初审。

5.3.5行政公文的校标5.3.5.1上行文和平行文由本部门文件管理员负责，保证文件编号的延续性；5.3.5.2下行文和对外发文由总经办统一套文件格式、排编号。

5.3.6行政公文的审核及核准5.3.6.1上行文由分管领导审核，公司领导核准；5.3.6.2平行文由部门领导审核，分管领导核准；5.3.6.3下行文由总经办填写“发文稿纸”后，交公司领导核准签发；5.3.6.4对外发文由编制部门直接送至公司领导核准。

5.3.7行政公文的签发及送达5.3.7.1核准后的上行文反馈给编制部门按公司领导签署意见执行；5.3.7.2核准后的平行文传达至需会签部门的领导，签署会签意见后，相关部门按照达成一致的签署意见执行；5.3.7.3核准后的下行文由总经办复印、盖章，下发至公司相关部门执行；5.3.7.4核准后的对外发文由编制部门送达外部单位。

5.3.8行政公文的保管5.3.8.1上行文和平行文由编制部门文件管理员按文件序列号建目录保管；5.3.8.2下行文和对外发文的原稿交由总经办档案室保管。

5.3.8.3行政公文原则上从发布之日起三个月内为有效期，若要作为长期规定的，请纳入相关文件中。

5.4外来行政文件的处理流程5.4.1文件接收单位收到外来行政文件后，填写《行政来文处理单》，交给总经办文件管理员流转。

5.4.2总经办文件管理员应随时跟踪文件的流转状态，填写《行政来文流转跟踪单》。

5.4.3总经办文件管理员送呈总经理批示，总经理因公外出，由其授权人批示。

5.4.4分管副总批示下发给具体业务部门执行。

5.4.5业务部门负责人给出处置结论，并遵照执行。

5.4.6流转文件由档案室存档，分发、公布。

6.0相关文件6.1《文件和资料控制程序》6.2《档案管理实施细则》7.0记录7.1《行政来文处理单》行政来文处理单.xls7.2《行政来文流转跟踪单》行政来文流转跟踪单.xls附件1：行政文件的编制、审核批准权限表序号行政文件类型编制部门编制人审批发放范围及途径备注1 行政管理类后勤管理类总经办部门负责人或授权人分管副总及以上全公司发放/文件服务器2 行政管理类总经办部门负责人或授权人分管副总及以上全公司发放/文件服务器3人事管理类人力资源规划类、招聘与配置类、员工与劳动关系类企管部部门负责人或授权人分管副总及以上全公司发放/文件服务器培训与开发类文件纳入体系文件管控4 福利类、绩效管理类部门负责人或授权人分管副总及以上全公司发放/文件服务器5 薪酬类部门负责人或授权人保密性文件纸本小范围发放6财务类通用类财务部部门负责人或授权人分管副总及以上全公司发放/文件服务器7 专用类财务部部门负责人或授权人分管副总及以上保密性文件纸本小范围发放8 TPS类企管部部门负责人或授权人分管副总及以上全公司发放/文件服务器9 安全管理类企管部部门负责人或分管副总及以全公司发放/文件服务器。