公司行政文件管理制度(含表格)

公司行政文件管理制度

（ISO9001-2015）

1.0目的

对公司行政文件的编写、评审、批准、接收、发放、使用、更改、标识、归档、作废和回收等全过程进行控制，对行政公文的处理程序、行文原则、收发办法、立卷归档进行规范，以确保公司行政文件实施的有效控制，保证文件的、适用性、一致性、有效性。

2.0适用范围

本实施细则适用于公司行政文件的管理。

3.0定义：

3.1行政文件：包含党群类、行政管理类、财务类、TPS类、人事类文件、安全管理文件。受格式管控的文件有行政文件管理细则、行政公文、外来行政文件。

3.2行政文件管理实施细则：为加强公司业务的标准化管理，编制部门参照固定格式，编制发行的行政事务管理规范，由企管部按统一标准进行管控，一经发行，公司各各部门均需照此执行。

3.3行政公文：上行文、平行文、下行文、对外发文。俗称的红头文件包括下行文和对外发文。

3.3.1上行文：向公司管理高层上报签审的文件。包括：请示、报告、申请、提案等。

3.3.2平行文：部门间因工作需要，要求其他部门配合工作而制作的横向发文。

3.3.3下行文：公司向各部门、各车间的发文。包括：决议、决定、批复、制

度、通告、通知、通报等。

3.3.4对外发文：对同级单位或有关政府部门的发文。对同级单位发文主要为公函；对有关政府部门发文为请示、报告、情况说明等。

3.4外来行政文件：上级主管部门以电子邮件、红头文件等方式发送到公司的指导性、指令性文件。

4.0职责

4.1企管部负责行政文件的归口管理，负责与行政管理有关的外来文件的归口管理；负责行政文件的收取、发放、使用、更改、标识、归档、作废和回收的归口管理；

4.2总经办办公室负责行政公文的报批、复印、编号、发放、归档等归口管理；负责公司内部各部门呈报公司领导批示的请示、报告等的批复，负责外来文件的流转、督办、回收、销毁等工作；

4.3各职能业务部门负责职责范围内行政管理文件的编制和其他部门文件的会签；负责本部门文件、记录的编号；负责在行政管理文件发布前提报总经办进行原稿和电子版的校标；负责职责范围内文件的编制、会签、修改。

5.0工作程序

5.1党群类、经营决策类文件的管控要求参见《档案管理实施细则》。

5.2行政文件管理实施细则（包括行政管理类、财务类、人事类）的管控（包括编制、字体段落要求、评审、批准、会签、更改、报废、使用、保管）参见《文件和资料控制程序》。行政文件的具体内容，可根据文件规范的行政行为需求进行编制，不要求统一框架。行政文件管理细则控制流程图见附件8.1“行政文件管理控制流程图”，行政文件的编制、审核批准权限见附表1及见附件

8.1“行政文件管理控制流程图。

5.2.1编号规则同《文件和资料控制程序》5.1.1执行。

5.2.2组织结构描述类行政文件的编号规则

5.2.2.1 组织架构图类编号规则：

□□—部门代码

与《文件和资料控制程序》8.2保持一致

组织图的代码“ZZ”

5.2.2.2 岗位说明类编号规则：

□□—部门代码—二位顺序号

与《文件和资料控制程序》8.2保持一致

岗位说明的代码“GW”

5.2.2.3 文件的版本号依据《文件和资料控制程序》“5.5.1.3 修订版次之A/0版表示原版,A/1表示第一次划改,以此类推；若划改次数累计至第9次或划改部分超过页面或整个文件的20%时，则此文件应进行换版，其修订版次应全部改为B/0”

5.2.3文件的接收

5.2.3.1编制部门的文件管理员将审核、批准的文件原稿进行扫描后，填写《文件发放、更改申请单》附文件纸质版本（原稿）、电子版本（word版本和PDF 版本）提交给企管部体系组文件管理专员；

5.2.3.2企管部体系组文件管理专员对文件进行校标，符合要求的在《文件发放、更改申请单》的“十一、文件校标”栏签字确认，不符合要求的则退还给编制部门的文件管理员，由编制部门进行重新编制、审核、批准；

5.2.3.3校标完成后的纸质文件原稿由总经办档案室进行存档，具体要求参见《档案管理实施细则》。

5.2.3.4保密性文件（如薪酬类、财务专用类）自行校标、送审，原件由当事人自行保管。

5.2.4文件的发放

5.2.4.1行政文件管理的发放需经过审核、批准，由部门负责人审核，分管领导批准；审核、批准应在《文件发放\更改申请单》上签字确定；

5.2.4.2文件的发放为电子版本发放形式，行政文件管理文件的发放采用不可编辑的电子版本的格式进行公司内部局域网规定路径的发放（现行路径为：\\172.1

6.10.5\企管部\管理体系\管理文件\行政管理文件）；需在文件封面上加盖电子“受控”章。

5.2.4.3保密性文件（如薪酬类、财务专用类）在小范围纸本发放。

5.3行政公文的行文处理程序

5.3.1行政公文的处理程序详见附件8.2“行政公文控制流程图”

5.3.2行政公文的格式要求

5.3.2.1上行文、平行文编制的格式要求详见附件8.3“上行文、平行文编制的格式要求”。

5.3.2.2下行文、对外发文编制的格式要求详见附件8.4“下行文、对外发文编制的格式要求”。

5.3.3行政公文的编号规则

5.3.3.1上行文和平行文的编号如下图3所示：

**[****]***

发文序列号

年份

业务模块代码

图3：上行文和平行文的编号示意图

**：代表业务模块代码：如P表示行政后勤类；

****：代表发文年份：如2011

***：代表发文序列号：如总经办2011年第1份文件编号为P[2011]001

5.3.3.2下行文和对外发文的编号如下图4所示：

*****[****]***号

发文序列号

年份

发文单位

图4：下行文和对外发文的编号示意图

*****：发文单位：企管部为“新瑞人”，总经办为“新瑞办”，对外发文为“新瑞”；

****：代表发文年份，如2011

***：代表文件序列号，如总经办2011年第1份对外发文编号为：新瑞办[2011]001号

5.3.4行政公文的编制

5.3.4.1编制部门根据公文需送达的对象确定公文的类型；

5.3.4.2根据各类公文的格式要求拟稿；

5.3.4.2部门主管对公文的内容进行初审。

5.3.5行政公文的校标

5.3.5.1上行文和平行文由本部门文件管理员负责，保证文件编号的延续性；

5.3.5.2下行文和对外发文由总经办统一套文件格式、排编号。

5.3.6行政公文的审核及核准

5.3.

6.1上行文由分管领导审核，公司领导核准；