秘书技能大赛的试题及答案

秘书技能大赛的试题及答案

秘书技能大赛试题答案如下

基本规则：

一、决赛题分为现场问答和即兴演讲两种形式，事先由选手从竞赛命制的试题中抽题。

二、现场问答：3道题，现场作答，时间3分钟。

三、即兴演讲：1道题，现场演讲，时间3分钟。

一号题

一、现场问答：

(1)仔细查看下面这份《电话记录单》，请回答它的基本要素是否完备?

电话记录单

来电时间：xx年11月×日×时×分

来电单位：北京市××公司

来话人姓名：×××

电话号码：010-8899×××2

通话内容：该公司将派2名业务员来我单位

商洽购销事宜......

电话记录人：×××

(2)大型会议活动的善后工作主要有哪些?

(3)开展档案利用工作的方式有哪些?

参考答案：

(1)缺“领导签批意见(或拟办意见)”、“办理结果”

(2)安排与会人员返程、会议文件资料的立卷归档、经费结算、总结等

(3)开设阅览室、档案外借、制发档案复制本、出具档案证明、提供咨询服务、印发目录、举办档案展览

二、即兴演讲：

一天，总经理办公室秘书小吕和几个同事相约一起吃饭。席间，大家谈到了公司马总经理和钱副总经理最近闹矛盾的事，有的说是马总对，有的说是钱副总对。同事要小吕就此发表看法，你认为此时此刻小吕该如何应答?

要点提示：背后议论上司的是非不妥。小吕作为总经理办公室秘书，更不宜参与其中，可另换话题巧妙避开。(言之成理即可酌情给分)

二号题

一、现场问答：

(1)公文眉首部分(文头)的构成要素有哪些?

(2)请以此次秘书职业技能大赛为例，谈谈会议经费预算方案的主要内容有哪些?

(3)明知领导拍板的这个方案存在重大缺失，但领导一再

坚持，这个时候，你作为秘书该怎么办?

参考答案：

(1)公文份数序号、密级程度、缓急时限、发文机关标

识、发文字号、签发人、红色反线

(2)文件资料印制费、通讯费、设备用品费、场所租用

费、会议交通费、食宿费等

(3)作为秘书要及时劝谏，陈说利害，提出修正建议。如

果领导仍然坚持，则应提前准备应急预案，以备后用。

二、即兴演讲：

秘书应如何处理好与异性上司的关系?

要点提示：忠于职守，维护上司权威;洁身自好，不被诱

惑所困;保持距离，不过分亲密接触。(言之成理即可酌情给分) 三号题

一、现场问答：

(1)撰写会议纪要应把握哪些要点?

(2)常见的会议座位顺序安排有哪几种?

(3)领导将你撰写的且你认为十分满意的文稿退回给你，

让你作大的修改，而你认为无处下手予以修改。此时，你该怎么办?

参考答案：

(1)高度的概括性，如实记录，突出会议的中心议题，主

次分明、条理清晰

(2)领导身份座位排法、专家身份座位排法、单位序列座

位排法、荣誉待遇座位排法、灵活穿插座位排法等(答出4项即可)

(3)及时与领导沟通交流，了解领导的意图并提出自己的

想法;换位思考，站在领导的角度重新审视原稿;如果双方看法仍难一致，则按领导要求重写。

二、即兴演讲：

200×年初，某公司总经理在医院用移动电话与本公司办公室秘书李某通电话，问及近来学习情况，李秘书在通话中谈及中央领导同志在某次重要会议上的讲话要点 (属机密级)中的部分内容。事后，秘书李某因泄露国家机密而受到处分。请你就此谈谈秘书如何做好保密工作?

要点提示：熟悉有关保密法律法规;自觉增强保密观念和

自我防范意识;严格遵守保密规定。

四号题

一、现场问答：

(1)公文按行文方向可分为哪几类?

(2)影响会议效果的主要因素有哪些?

(3)某公司总经理在会上批评了销售部吴经理，吴经理因想不通而闹情绪。秘书小郑了解到总经理批评不够客观，在这种情况下，小郑应该主动做些什么?

参考答案：

(1)上行文、下行文、平行文

(2)是否有开会的必要;是否准备充分;议程是否合理;主持人能力水平高低;环境状况

(3)利用适当时机，向总经理说明事实真相;积极为双方化解矛盾提出好的建议

二、即兴演讲：

一个心理健康的秘书应具有哪些基本特征?

要点提示：智力正常;性格沉稳;工作专注;心态平和;人际关系和谐。(言之成理即可酌情给分)

五号题

一、现场问答：

(1)对公文主题的要求有哪些?

(2)会议通知主要有几种形式?

(3)秘书小张经常为一些鸡毛蒜皮的小事与周围同事发生口角，人际关系非常紧张。作为同事，你该如何劝导小张?

参考答案：

(1)正确、深刻、新颖、集中

(2)口头通知、电话通知、书面通知、发电子邮件、广播、登报等(答对4项即可)

(3)指出小张的优缺点;克制自己，宽容他人;不斤斤计较，乐于与人相处

二、即兴演讲：

秘书小丁正在办公室埋头写文件。突然间，一位怒气冲冲的男士径直朝董事长办公室冲去，说是公司卖出的产品不符合质量要求，要求退货赔偿损失，并声称如果不退货、不赔偿，就要把事闹大。此时秘书小丁该如何办呢?

要点提示：不能以急应急、以硬碰硬，也不能推诿回避。应想法平静客户的心情，询问客户反映的问题，给客户一个解答问题的承诺。(言之成理即可酌情给分)

六号题

一、现场问答：

(1)公文承办过程中催办有哪些具体方法?

(2)邀请会议嘉宾有哪些程序?

(3)上司要你去车站代他去接多年未见面的乡下老父亲。当你与上司的老父亲见面后，首先该说点什么?

参考答案：

(1)电话催办、发函催办、登门催办、请承办部门来人汇报