文书档案管理系统说明文档

XX文书档案管理系统

说

明

文

档

XXXXXXX有限公司

2016年4月

目录

1.系统介绍

系统提供了一个易用、安全、高效的档案一体化管理平台，通过严谨、灵活的权限管理机制和档案共享机制，使用户单位可以安全、可靠、高效和便捷地对档案进行存储、共享、分发应用、浏览和授控调阅等。

使用C#.NET2008 SP1开发环境。

使用MS SQLSERVER2005数据库。

采用B/S结构。

1.1系统特点

⏹符合国家、行业对档案管理的相关标准要求；

⏹存储与归档系统具有操作简便性、高效性及实用性，安全性高、成本低、

易维护等特点；

⏹档案可视化应用，条码化管理，容灾性强；

⏹对重要档案信息的存取、运行环境实现虚拟管理，系统具有兼容性；

⏹档案各类操作具有可控性，可对档案分区多级授权、多用户共享；

⏹多样化的检索和调档手段，极大地满足档案的分级管理需求；

⏹实体档案、电子档案互为关联，安全、管理一体化，系统极具有包容性。

1.2系统定位

通过对电子档案进行动态加解密和权限设定，可便捷地实现具有对电子档案生命周期的全过程保护、共享和再利用功能的信息安全类产品，它可以被广泛应用于需要约束档案访问权限、访问密级和访问可控的领域：

1．党政机关和军事部门：涉及国家机密的文档（公文、机密文件、会议纪

要、军事情报、素材资料等）；

2．行业企业：需要限制共享对象的企业文档（科技成果、生产资料、设计图纸、财务预算、商业计划、合同定单、管理制度等）；

3．金融机构：包含大量敏感信息和商业机密的文档（投资信息、客户信息、上市公司年报等）；

4．研发行业：需要保护的知识产权文档（源代码、设计文档、知识产权等）。

1.3系统优势

2.体系结构设计

2.1系统架构

文书档案管理系统通过统一组织结构与统一编码服务和统计分析服务来实现文书档案管理的前后台管理功能，见图2-1。

图2-1文书档案管理系统总体架构图

由图2-1可见，系统由后台数据层、核心业务层、公共服务层、安全支撑体系等几部分组成。其中，系统接口完成与企业平台应用的接口功能。

2.2部署结构

本系统采用集中方式部署，在企业机房部署应用服务器和数据库服务器。各级终端用户均无需安装任何软件，利用IE浏览器即可进行系统操作和浏览，见图2-2。

图2-2文书档案管理系统部署结构图

2.3如下：

图2-3文书档案管理系统功能结构图

1．后台数据层：该层是系统运行的基础，是运用当前最新存储技术、存储

理念将各类资料档案安全、高效地进行存储备份以及系统维护。后台数据支撑体系主要实现文档管理、用户管理、统计分析、基础数据维护、系统管理等任务。

2．核心业务层：该层是系统的核心层，它根据档案业务流程对电子文档进行归档、查询、调用、借阅、分发。核心业务支撑体系主要实现电子和实体档案一体化管理、索引信息著录与调阅等功能。

3．公众服务层：该层是对外接口层，为外部系统提供电子和实体档案的目录查询检索，便于档案交流和应用。公众服务支撑体系主要实现档案题录的对外发布和档案的授权分发等功能。

3.系统功能

3.1功能结构

文书档案管理系统由6大部分组成，主要分为用户管理、文档管理、查询借阅管理、统计分析、基础数据维护、系统管理。见图3-1。

图3-1文书档案管理系统功能结构图

3.1.1 用户管理

可以实现对用户的各项管理，包括用户维护、角色管理、权限管理及修改密码。

用户维护：主要实现浏览用户、增加用户、删除用户的功能，浏览用户可以查看当前数据库中的所有已创建用户；新增用户可以给数据库增加一个用户自定义用户；删除用户可以实现从数据库中删除选定的用户。

角色管理：可以实现浏览角色、新增角色、分配编辑角色权限以及删除角色

功能，浏览角色可以查看当前数据库中的所有已创建角色；新增角色可以给数据库增加一个用户自定义角色；分配编辑角色可以给新创建或已有的角色分配表权限，包括创建表、查询、更新、删除等权限，以及对已创建角色的权限进行修改；删除角色可以实现从数据库中删除选定的角色。

权限管理：根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，对已注册用户进行权限分配、修改管理，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。

修改密码：可以实现用户根据一定的密码设置规则进行重新设置用户登录密码。

3.1.2 文档管理

可以实现对文档的各项管理，包括文件接收、文件分发、文件信息维护、案卷管理、文件归档。

文件接收：文书室接收经所办传递下来的文件。

文件分发：文书室将接收的文件经领导批示后形成电子文件，分发相关用户进行阅读。

文件信息维护：实现对文件的相关信息进行更新修改。

案卷管理：

文件归档分为电子文件归档和纸质文件归档。电子文件归档按照国家文件相关分类法进行归档；纸质文档归档要经过预立卷、拆卷、分类、组卷、著录五个过程，最后进行归档。

RFID的应用：在案卷管理阶段，使用RFID既减轻了工作人员劳动强度，提高了工作效率，而且可以使文档清点成为一项经常性的工作，提高了管理水平。查找文档时，则只需在RFID阅读器中输入要检查的号码段或要找的文档名称等，沿着档案柜依次扫描，一旦发现排架错误或找到所要的文档时，立刻用声光报警，这使得工作人员的查找变得非常方便，同时显著降低错架率。

RFID标签上有一个可写的记录区，假若放入一些统计数据，如出借次数、有效天数等或详细的档案信息，如档案柜号等，进行剔旧、整理上架等更加容易。